i 7 -ps pg^r
[DE WAARDE(N) van
- -%fe-
'/f
f
Door Eric Ketelaar*
arcïiie^en
In de jaren dertig van de twintigste eeuw hield de
paleis/raadhuis-kwestie de gemoederen bezig. Het
in 1655 in Amsterdam in gebruik genomen stadhuis
aan de Dam werd onder koning Lodewijk Napoleon
(1808) een koninklijk paleis. Koning Willem I gaf
het gebouw in 1813 aan de stad terug, maar de
stedelijke financiën beletten Amsterdam het te
behouden en daarom werd het aan de koning 'in
provisioneel gebruik' teruggegeven. De paleis/raad
huis-kwestie draaide om de vraag of het gebouw
stadseigendom was gebleven. Het Rijk beweerde
van niet: Amsterdam kon het gebouw terugkrijgen
als de stad een nieuw koninklijk paleis zou betalen.
De Amsterdamse gemeentearchivaris wist de onom
stotelijke bewijzen van de stadseigendom op te
diepen, het Rijk moest voor het paleis/raadhuis
betalen: de gemeente kreeg in 1935 15 miljoen gul
den. Sedertdien heeft de gemeentearchivaris nooit
meer over zijn salaris hoeven te praten: de waarde
van de archiefdienst stond voldoende vast.
In datzelfde gemeentearchief, een paar jaar
later, werkten de archivarissen aan de vervalsing
van zeventiende- en achttiende-eeuwse trouw
en doopboeken. Daarmee hielpen ze joodse
Amsterdammers aan een niet-joodse grootouder.
Iemand die kon bewijzen dat zijn vier grootou
ders allen slechts driekwart joods waren, was
Paleis op de Dam.
geen jood in de zin van de Neurenberger wetten.
Trouw- en doopregisters kregen een waarde als
middel om levens te redden.
In het hele land liggen nog explosieven uit de
Tweede Wereldoorlog. In 2001 is er op grote
schaal onderzoek gedaan in de archieven om de
locaties van de explosieven vast te stellen. In
vele gevallen was dat archiefonderzoek voldoen
de en kon kostbaar technisch onderzoek achter
wege blijven. Dat lijkt op het archiefonderzoek
ter opsporing van de plaatsen waar sedert de
zeventiende eeuw met het toxische loodwit is
gewerkt. Men kan loodwit opsporen door grond
monsters te analyseren. Een zo'n analyse kostte
(tien jaar geleden) 900 gulden, maar als uit het
archiefonderzoek vaststond dat loodwit een van
de metalen was, slechts 150 gulden. In het
Rotterdamse gemeentearchief konden de loca
ties van alle 26 vroeger bestaande loodwitfabrie-
ken worden opgespoord. Daardoor kon het
bodemonderzoek veel gerichter zijn en werden
de kosten van de bodemanalyse drastisch
beperkt.
Bewaarplicht en bewaarwenselijkheid
Bij en kort na hun schepping hebben
archieven waarde in de eerste plaats voor de
archiefvormer zelf. Ze ondersteunen de sturing
van het primaire werkproces, de verantwoor
ding en de communicatie. Ze documenteren
transacties en relaties. Ze ontstaan en worden
vastgelegd en bewaard als verantwoording en
bewijs.
De Algemene wet inzake rijksbelastingen en
diverse andere wetten bevatten administratie-
en bewaarplichten voor onderscheidenlijk
privé-personen, rechtspersonen, ondernemers
en beoefenaren van vrije beroepen, subsidieont
vangers, geneeskundige hulpverleners. De
bewaarplicht (meestal zeven jaar) moet onder
scheiden worden van de bewaarwenselijkheid.
De meeste rechtsvorderingen verjaren na vijf
jaar, maar er zijn ook vorderingen die pas na
twintig jaar verjaren of - als het gaat om schade
als gevolg van verontreiniging van lucht, water
of bodem - dertig jaar. Het kan daarom wense
lijk zijn om stukken langer dan de minimum
termijn van zeven jaar te bewaren.
Na afloop van de wettelijke bewaartermijn mag
het archief vernietigd worden, tenzij het archief
nog waarde heeft. Zo moet de medicus (genees
kundigehulpverlener) het medische dossier ver
nietigen op verzoek van de patiënt, maar in elk
geval na tien jaar, tenzij de bescheiden van
waarde zijn (de wet spreekt van: aanmerkelijk
belang) voor een ander dan de patiënt, of wan
neer langere bewaring 'redelijkerwijs uit de zorg
van een goed hulpverlener voortvloeit', danwel
enige wettelijke bepaling zich tegen vernieti
ging verzet. Een ander voorbeeld levert de Wet
bescherming persoonsgegevens (Wbp).
Persoonsgegevens mogen niet langer worden
bewaard dan noodzakelijk is voor de verwerke
lijking van de doeleinden waarvoor zij worden
verzameld of vervolgens worden verwerkt.
Hierop bevat de Wbp een uitzondering voor
wat betreft persoonsgegevens die voor histori
sche, statistische of wetenschappelijke doelein
den worden bewaard. De informatie die in de
dynamische fase voor doel A is aangelegd en
verwerkt - en dus waarde A had -, kan voor een
ander doel (doel B) bewaard worden en krijgt
dus waarde B in de statische fase.
Een nieuwe betekenis
Dit is een toepassing van de regel dat
archiefbescheiden, gecreëerd om in een bepaald
werkproces te dienen, later, buiten de context
van hun ontstaan, als historische bron een nieu
we betekenis, nieuwe waarde krijgen. Die secun
daire betekenis heeft principieel niets te maken
met de primaire betekenis. De auteur van een
artikel of boek schrijft met de bedoeling dat de
lezer zijn intentie begrijpt. De auteur van een
archiefstuk denkt echter niet aan wat een toe
komstige historisch onderzoeker misschien tus
sen de regels door zal willen lezen. De bijvoor
beeld als boekhouding geschapen archivalia
kunnen, eenmaal inactief geworden in de hoe
danigheid van procesgebonden informatie, later
gebruikt worden voor velerlei historisch onder
zoek dat met de oorspronkelijke intentie van de
auteur van de boekhouding niets te maken
heeft, dat door die auteur ook niet te voorspel
len was. Records worden archives. Records zijn een
neerslag van transacties in het heden, transac
ties die een begin hebben en een eind, een
afsluiting die ze tot verleden maakt. Daarmee
hebben ook de records primair een afsluiting
gevonden, zijn ze onveranderbaar verleden
geworden. Hun secundaire gebruik als archives
ligt in de onvoorspelbare toekomst. Of, in de
woorden van de filosoof Jacques Derrida, het
archief wordt nimmer afgesloten: het is een ver
wachting van de toekomst.
Het is als met ons geheugen: dat is niet op het
voorbije, maar op het komende gericht. 'We regi
streren onze gewaarwordingen en ervaringen
met het oog op ons handelen in de toekomst:
wat er in het verleden is gebeurd is alleen van
belang voorzover het ons in staat stelt te antici
peren op wat ons later overkomt.'1 We weten dat
het menselijk geheugen actief is. In vroegere
geheugenmetaforen zoals fotografie - we spreken
nog wel van het fotografisch geheugen - nam
men aan dat de waarnemingen als onveranderlij
ke sporen werden opgeslagen. Tegenwoordig
wordt vaak de computermetafoor gebruikt. Die
laat wel toe om veranderingen aan te nemen: het
geheugen als een computer slaat niet een exacte
reproductie op, maar filtert de binnenkomende
informatie en codeert die tot een representatie
van de werkelijkheid.2 Het geheugen is dus geen
passieve opslag: er vindt een waardebepaling
•J
1*. ex
-»/ ^-1 /O w ~z\ "r*v
0/ t-co&aj jctM ■ti/-<rêfec}
plaats van hetgeen in het historisch geheugen
wordt opgeslagen en wat niet. We kunnen alleen
functioneren als we ook vergeten.
Organisatiegeheugen
Het archief is het geheugen van de organisa
tie. Ja dat willen archivarissen graag geloven.
Maar ze zien vaak over het hoofd dat het archief
slechts een van de bergplaatsen van het organi
satiegeheugen is. In hun klassieke studie over
het organisatiegeheugen (1991) wezen Wals en
Ungson nog vijf andere retention facilities aan,
waaronder individuen, cultuur en structuur.
Walsh en Ungson concludeerden dat de werke
lijke betekenis van het organisatiegeheugen
voor het management van de organisatie nog
onduidelijk is. Zeker, er zijn gevallen bekend
waarin herhaling van fouten uit het verleden
kon worden voorkomen dankzij het organisatie
geheugen. Er zijn andere cases waar argumenten
opgediept werden uit het verleden om een
beslissing in het heden te legitimeren. Maar, bij
gebrek aan voldoende case studies van 'decoded
organizational memory1, kunnen we niet vast
stellen welke waarde het organisatiegeheugen -
en a fortiori het archief - heeft. Managers verto
nen een informatiegedrag dat informatieweten
schappers irrationeel noemen. Het (kunnen)
beschikken over relevante informatie heeft geen
waarde, men moet er iets mee doen. De
bestuurskundige Paul 't Hart kwam tot de som
bere vaststelling dat 'geheugen geen vanzelfspre
kend en onproblematisch bestuurlijk attribuut
is'. Er is in beginsel voldoende georganiseerde
geheugencapaciteit voorhanden, maar de benut
ting ervan is belabberd, 't Hart bepleit herstel
van wat hij noemt de verbroken verbindingen
tussen verleden, heden en toekomst. Een van de
middelen is volgens hem herwaardering en
modernisering van de archieffunctie, die van
vitaal belang is in tijden van tempoversnelling
en elektronisering van bestuurlijke communica
tie.3
Een vervalst doopregister
uit het Gemeentearchief
Amsterdam.
archievenblad
maart 2004
maart 2004
archievenblad
