[De ©aak]
KVAN nieuws
Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland
Nieuwe KVAN-leden
De KVAN verwelkomt de volgende
nieuwe leden:
student IDM, Archiefschool te
Amsterdam, tevens div-medewerk-
ster bij DNB te Amsterdam
adviseur bij de gemeente
Nieuwegein
student IDM, Archiefschool te
Amsterdam, tevens medewerkster
bibliotheek bij de Amsterdam School
of Real Estate
projectleider Beeldbank bij
Nationaal Archief te Den Haag
student IDM, Archiefschool te
Amsterdam
student Archiefwetenschappen UvA
te Amsterdam,
tevens medewerker Bureau Beheer
bij Het Archief. Centrum voor Stads
en Streekhistorie Nijmegen
Student IDM, Archiefschool te
Amsterdam, tevens coördinator div
bij gemeente Ooststellingerwerf
student Communicatie- en
Informatiewetenschappen UvA te
Amsterdam, tevens medewerkster
div bij de UvA te Amsterdam
hoofd backoffice, afd. Information
Library Services, Koninklijk Instituut
voor de Tropen te Amsterdam
Gemeentearchivaris bij gemeente
Boarnsterhim
bedrijfsarchivaris bij Corns Staal te
IJmuiden
Over het overdragen van een archiefstuk
Je zou haast denken dat het in dit
digitale tijdperk niet meer zou voorko
men: twee archiefdiensten in discussie
over het overdragen van een archiefstuk.
Het deed me denken aan een van mijn
voormalige bazen die in dat soort geval
len placht te zeggen: "mevrouw, ik heb
papier genoeg." Maar goed, onlangs
hoorde ik over een gemeentearchief dat
van een ander gemeentearchief een ver
zoek had gekregen om een los stuk over
te dragen. Op zich geen probleem zou je
zeggen: de Handleiding van Muller, Feith
en Fruin schrijft immers al voor dat
stukken mogen worden teruggebracht
naar het archief waaruit ze zijn afge
dwaald. En in de internationale beroeps
code valt te lezen dat archivarissen ertoe
bij dienen te dragen dat archiefbescheiden
in de meest geëigende archiefbewaarplaats
worden bewaard. Daar zat het probleem
ook niet: de archiefdienst die het bewus
te document in bezit heeft, was best
bereid bovenstaande regels te volgen.
De archiefdienst die om het document
had gevraagd, gaf daarvoor een inhou
delijke reden: het document had betrek
king op een van hun middeleeuwse
stadsbestuurders. Oeps, is dat niet het
oude pertinentiebeginsel, dat mij op de
archiefschool zo duidelijk is afgeleerd?
Er werd niet vermeid of het stuk ooit tot
een archief bij de vragende dienst had
behoord.
Maar er was nog een ander probleem: bij
de archiefdienst waar het stuk zich
bevindt, was niet bekend hoe het stuk in
de collectie verzeild was geraakt. En aange
zien het een opvallend en fraai stuk was,
wilde men het niet zomaar overdragen.
Want stel dat er iemand om zou vragen.
En was het wel eigendom van de gemeen
te of was het in bewaring gegeven? En was
het mogelijk afgedwaald uit een van de
andere archieven? Wat te doen?
Kunnen we in een dergelijk geval iets
met de beroepscode? Hoofdregel 5 luidt:
archivarissen dienen het omgaan met het
archiepnateriaal te documenteren en in staat
te zijn daarover rekenschap af te leggen. Dat
is in het verleden dus kennelijk ver
zuimd. Maar dat zou nu wel moeten
gebeuren. Uit de toelichting bij dit artikel
blijkt dat professioneel handelen in dit
geval vereist dat de archivaris een eerlijke
beslissing neemt, met inachtneming van
onder andere de bevoegdheid om archief
over te dragen, te schenken of te verkopen.
Werk aan de winkel dus: zoeken in aan
winstenregistraties, nakijken van oude
correspondentie, vragen aan oud-colle
ga's. Kost veel tijd (en dus veel geld). En
of het stuk van zo groot belang is dat het
al deze inspanningen rechtvaardigt, kan
worden betwijfeld: er is ook nog zoiets als
doelmatig besteden van overheidsgeld.
Misschien is er een veel simpeler oplos
sing mogelijk: draag een fraaie (eventueel
ook digitale) kleurenreplica over - tegen
woordig zijn die, zeker in een vitrine,
vaak niet van echt te onderscheiden. Het
stuk is zo bij twee diensten te raadplegen
en er zijn veel werk en kosten bespaard.
Deze Zaak maakt in ieder geval overdui
delijk hoe belangrijk het is om goed vast
te leggen hoe een dienst aan archieven en
archiefstukken is gekomen. Want we wil
len toch niet meer terug naar bijna een
halve eeuw geleden toen, zo wil het ver
haal, twee Groninger archivarissen in de
hal van het rijks- en gemeentearchief
werden betrapt terwijl ze, met elk een
hand aan hetzelfde archiefstuk, uitriepen
"het is mienent!" - "nee, mienent!"
Archivarissen horen, volgens de code,
conflicten met collega's te vermijden en moei
lijkheden op te lossen met inachtneming van
archivistische normen en van de beroepscode
voor archivarissen. Het enige jammere
daarvan is dat het de archiefgeschiedenis
niet meer zal verrijken met kleurrijke ver
halen. Maar daarvan zijn er al genoeg.
34
Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland
KVAN nieuws
Voor het voetlicht: mr. Otto Schutte
Secretaris Hoge Raad van Adel 1968-2003
Hij is ondertussen een jaar gepensio
neerd. Dat betekent voor hem echter
niet stilzitten en achter de geraniums
proberen de dag om te krijgen. Daarvoor
heeft Otto Schutte een veel te boeiende
baan gehad. Hij heeft wel meer tijd
gekregen om thuis eens 'alles op te rui
men' en nog liggend genealogisch en
heraldisch werk af te
maken. Zijn levensrit
me is aangepast aan
de vrije tijd die hij nu
bezit. Daar hoort ook
veel lezen bij en ook
meer fietsen.
Otto Schutte, van ori
gine een Amsterdam
mer, volgde nog drie
jaar middelbaar on
derwijs in de Neder
landse hoofdstad en
verhuisde hierna met
zijn ouders naar De
Steeg bij Arnhem.
Hier maakte hij het
gymnasium af en
ging toen rechten stu
deren in Leiden, hoewel Utrecht eigen
lijk dichter bij huis was. In 1964 studeer
de hij af en mocht hij zich voortaan
meester in de rechten noemen. Het
archief was geen onbekend fenomeen
voor hem. Reeds in zijn Arnhemse tijd
was hij geen onbekende op het Rijks
archief, toen hij daar genealogisch
speurwerk verrichtte naar de familie van
moederskant, die uit Harderwijk kwam.
Zoals gebruikelijk in die dagen wachtte
hem na het afstuderen de militaire
dienstplicht. Hij belandde eerst bij de
geneeskundige troepen. Uiteindelijk
belanddde hij bij de militaire juridische
dienst in het Duitse Seedorf; zijn eerste
schreden op het juridisch pad.
Na zijn dienstplicht kwam het
'echte werk'. Het archiefwerk boeide
hem nog steeds. Hij kreeg in januari
1966 een tijdelijke baan bij het
Algemeen Rijksarchief (ARA), thans
Nationaal Archief, in Den Haag. Otto
meldde zich aan voor de archiefcursus,
die reeds een half jaar aan de gang was.
Omdat men ook een meester in de
rechten wilde hebben tussen al die his
torici, kreeg hij alsnog de gelegenheid.
Hij moest wel
zorgen dat hij
kon 'lezen', al
dus prof. Van
der Gouw, die
paleografie
heel belangrijk
vond. Hij vol
deed aan de
verwachtingen
en rondde in
december 1966
zijn archiefstu
die met goed
gevolg af.
Tijdens de stu
die inventari
seerde hij de le
gatie-archieven
van de Vere
nigde Nederlandse Republiek uit de
periode 1584 tot 1810.
In 1968 kwam door overlijden de func
tie vrij van secretaris van de Hoge Raad
van Adel. Een voorzichtig polsen bij de
voorzitter van deze instelling naar zijn
kansen, deed hem besluiten op deze
post te solliciteren, en met succes.
Ingaande 1 september 1968 werd
de jonge Schutte benoemd tot secreta
ris van de Hoge Raad van Adel. Hij
bleef hiernaast, op advies van Van der
Gouw, nog familiearchieven inventari
seren om 'in vorm te blijven'. Vanaf nu
kwam hij alles te weten over erken
ning, verheffing en inlijving in de
Nederlandse adel, de gemeentewapens
en de wapens van waterschappen,
hoogheemraadschappen en emblemen
van marine en luchtmacht. Ook het
archief van de Hoge Raad van Adel zelf,
dat nog geheel bij de Raad berust, de
unieke collectie van handschriften,
heraldische en genealogische collecties
en de bibliotheek vielen onder zijn ver
antwoordelijkheid. Bij gemeentelijke
herindelingen was er altijd veel werk
aan de winkel, omdat er voor elke
nieuwe fusiegemeente een nieuw
gemeentewapen moest worden samen
gesteld en in overleg moest worden
goedgekeurd.
Het is niet verwonderlijk dat
Schutte zich ontwikkelde tot een
gezaghebbend publicist op het gebied
van de heraldiek, genealogie en biogra
fie. Privé en werk liepen bij hem door
elkaar. Een stroom van publicaties
kwam op gang, waaronder het bekende
tweedelige naslagwerk over de
Nederlandse vertegenwoordigers in het
buitenland en de buitenlandse verte
genwoordigers in Nederland tussen
1584 en 1810 en het boek 'De Orde van
de Unie', handelend over de ridderor
den van koning Lodewijk Napoleon
(1806-1810).
Hij was vijftien jaar (1976-1991)
hoofdredacteur van de Nederlandsche
Leeuw, het orgaan van het Koninklijk
Nederlandsch Genootschap van Ge-
slacht- en Wapenkunde, waarvan hij in
1983 tot Erelid werd benoemd. Bij het
Centraal Bureau voor Genealogie was
hij jarenlang lid van de Heraldische
Commissie en van de Publicatie
commissie.
Zoals reeds aangehaald heeft Otto
Schutte nu de tijd om zijn dagindeling
zelf te maken. Het woord verveling zal
echter bij hem ontbreken.
35
Hp
Mevrouw drs. A.P.P. Beex
De heer drs. C. Fluijt
Mevrouw I. Giesbers
Mevrouw D.W. van der Haar
De heer E.B. de Jong
De heer drs. W.L. Mastenbroek
De heer J. Smit
Mevrouw P. Thie
Mevrouw drs. J.F.M. Tieleman
De heer drs. A. Tuinhout
De heer J.U. van Wijngaarden
Yvonne Bos-Rops
archievenblad
maart 2004
Hp
Diplomaten
Adel
Publicaties
Harry Strijkers
maart 2004
archievenblad
