regionaal-historische samenwcdng Rotterdam van start
de praktijk
egïonaal
""Historische
Samen
de praktijk
werking
Dat op zich valt toe te juichen. De
ervaring heeft de afgelopen jaren ech
ter geleerd, dat het culturele erfgoed
van deze gemeenten weliswaar in geor
dende staat bewaard wordt in de depots
van het Rotterdamse gemeentearchief,
maar dat het grosso modo daarbij ook
blijft. Voor vele geïnteresseerden (parti
culieren, instellingen en besturen) is
dit culturele erfgoed 'op afstand'
komen te staan; het is vrijwel onzicht
baar geworden voor deze potentiële
gebruikers.
Bovendien beperken de contracten met
de gemeenten zich tot het beheren en
ter beschikking stelling van deze
archieven. Activiteiten op het gebied
van het behoud en (nader) toegankelijk
maken van de archieven en verzame
lingen worden op verzoek van de
gemeentebesturen tegen het reguliere
tarief uitgevoerd. Verwerving van parti
culiere collecties en verzamelingen en
educatieve activiteiten zijn ook niet
inbegrepen.
Het Gemeentearchief Rotterdam wil de
komende jaren meer inhoud geven aan
zijn functie als regionaal historisch
centrum door naar (meer) mogelijkhe
den tot samenwerking te zoeken om de
zichtbaarheid van het culturele erfgoed
van de zeven Zuid-Hollandse gemeen
ten en daarmee het publieksbereik in
de regio te vergroten.
Daartoe is het Pilotproject Regionale
Historische Samenwerking in het leven
geroepen, financieel gesteund door het
Ministerie van OC&W en de provincie
Zuid-Holland.
Fase 1: Inventarisatie
Deze fase kenmerkt zich door het opbou
wen, uitbreiden en consolideren van een
netwerk van contacten binnen de zeven
deelnemende gemeenten. Gedurende dit
'netwerken' wordt duidelijk, welke be
hoeften er leven binnen de verschillende
gremia ten aanzien van de bij het
Gemeentearchief Rotterdam berustende
culturele erfgoederen. Deze fase maakt
uit te werken projecten zichtbaar. Ook is
duidelijk in hoeverre er bereidheid is om
op vrijwillige basis mee te werken aan
het doen slagen van het project. De pro
jectleider zoekt ankerpunten en gene
reert enthousiasme binnen de (potentië
le) samenwerkingspartners.
Fase 2: Projecten
In deze fase zullen de vruchten van de
inventarisatie- en consultatierondes uit
fase 1 geplukt worden. In totaal drie,
maximaal vier, in het oog springende
deelprojecten, waarin meer dan één
gemeente kan participeren, worden uit
gewerkt in plannen van aanpak. Het ligt
in de bedoeling sterk gevarieerde projec
ten van de grond te krijgen. In deze fase
zal de projectleider al stevig inzetten op
ondersteuning vanuit de gemeenten, die
het aangaat.
Producten die de regiogemeenten kun
nen verwachten liggen bijvoorbeeld op
het gebied van: Digitale Stamboom; digi
talisering notariële archieven en litera
tuur- en archievenoverzichten; ver
filming, scannen, restauratie(planning),
ontsluiting, beschrijving en toegankelijk
maken van archieven, verzamelingen,
beeldmateriaal e.d.; bevordering zicht
baarheid van het culturele erfgoed bin
nen de gemeentegrenzen, bijvoorbeeld
door middel van eigen websites en het
samenstellen van beeldbanken.
Fase 3: Realisatie
In fase 3 zal de projectleider, samen met
betrokken gremia, aanvangen met het
uitvoeren van de uitverkoren projecten.
In deze fase moet ook duidelijk worden,
in hoeverre en in welke mate de gestarte
deelprojecten na afloop van de project
periode beklijven en als voorbeeld kun
nen dienen voor activiteiten in andere
gemeenten. De rol van relevante
gemeentelijke instellingen, andere lokale
organisaties en vrijwilligers zal hierbij
van onschatbare waarde zijn.
Besturen en ambtelijk verantwoorde
lijken nemen een voorbeeldfunctie in als
het gaat om het enthousiasmeren van
andere (historisch) belanghebbenden in
de verschillende gemeenten. Tijdens de
symposia over regionale samenwerking,
die in maart en mei 2003 in Rotterdam
zijn gehouden, is door de aanwezigen al
enthousiast gereageerd op nauwere
samenwerking. Dit enthousiasme dient
omgezet in de wil, om daadwerkelijk 'de
handen uit de mouwen te steken'.
Er zijn met de gemeenten over het alge
meen alleen afspraken gemaakt over het
beheren van hun archieven door het
Gemeentearchief Rotterdam. Gedurende
het project zullen ook zaken als behoud,
ter beschikking stellen en andere wijzen
van toegankelijkheid speerpunten zijn.
Gemeentebesturen zijn ontvankelijk
voor een eventueel daaruit voortvloeien
de financiële meervraag, wetende dat het
Gemeentearchief Rotterdam alle logistie
ke, technische en materiële faciliteiten
verstrekt.
De communicatielijnen naar de betrok
ken gemeenten zijn zodanig kort en
open dat problemen snel en adequaat
kunnen worden opgelost zonder dat er
discontinuïteit ontstaat in de uitvoering
van het project. Veel aandacht voor de
informatiestromen en rapportages is een
vanzelfsprekendheid
Aan het einde van het project zal aan
het Ministerie van OC&W een eindrap
portage worden aangeboden die inzicht
biedt in de wijze waarop
langdurige samenwerkings
verbanden tussen een grote
re archiefinstelling en ande
re instellingen en overhe
den in de regio tot stand
zijn gekomen en onderhou
den worden.
Daarnaast biedt het rapport
inzicht in de wijze waarop
hiervoor op bestuurlijk en
maatschappelijk niveau
draagvlak is gecreëerd en
wordt voortgezet, zowel in
inhoudelijk als financieel
opzicht. Het rapport gaat in
op welke wijze de juiste
strategische partners (bij
voorbeeld historische ver
enigingen, scholen en bibli
otheken) gevonden werden
en welke kanalen konden worden inge
zet om (historische) informatie uit
archieven en verzamelingen voor het
publiek te ontsluiten. Bovenstaande
wordt gelardeerd met voorbeelden van
(en voorwaarden voor) goed functione
rende infrastructuren om de continuïteit
van regionale cultuurhistorische activi
teiten te waarborgen.
De resultaten zullen als voorbeeld dienen
voor andere erfgoedinstellingen, die stre
ven naar schaalvergroting in een of ande
re vorm.
Het project heeft een vliegende start
gemaakt. Inmiddels is er met meer dan
vijftig personen en instellingen gespro
ken. Het enthousiasme waarmee sommi
gen het project omarmen, werkt prikke
lend. Er zijn inmiddels historische ver
enigingen die menskracht hebben aange
boden om de projecten uiteindelijk daad
werkelijk uit te voeren.
Opvallend is dat verenigingen en instel
lingen in de betrokken gemeenten al ver
rassend veel doen aan bijvoorbeeld nade
re (digitale) ontsluiting van archieven en
verzamelingen. Ook bestaan er al veel
contacten tussen onderwijsinstellingen
en historische verenigingen en/of oud
heidkamers. Het is de taak van de pro
jectleider om hier enige lijn in te brengen
én om lijnen samen te brengen.
Heel belangrijk is de communicatie rond
om dit project. 'De herhaling van de
boodschap is de beste boodschap' geldt
hiervoor zeker. Het succes van het resul
taat is immers afhankelijk van dat al
genoemde enthousiasme van het werk
veld. Inmiddels is gestart met een perio
dieke nieuwsbrief, terwijl in maart een
zogenaamde 'Aftrapbijeenkomst' is
gepland, waarbij de gedeputeerde van
Cultuur van Zuid-Holland een lans zal
breken voor regionale samenwerking in
het algemeen en dit regioproject in het
bijzonder.
Mensen zijn bereid mee te denken, noe
men weer namen van anderen die 'zeker
bezocht moeten worden', omdat ze con
structieve ideeën hebben op het gebied
van behoud en gebruik van het culturele
erfgoed.
Kortom, het project is gestart. Het moet
een voorbeeld worden voor andere
regio's.
26
27
Pilotproject
Door Hans Mathijssen*
Op december 2003 is in de regio Rotter
dam het Pilotproject Regionaal-Historische
Samenwerking van start gegaan. Al enige
jaren geleden hebben de gemeenten
Albrandswaard en Capelle aan den IJssel
zich aangesloten bij het Rotterdamse
gemeentearchief. Dit heeft geresulteerd in
de benoeming van de gemeentearchivaris
van Rotterdam tot gemeentearchivaris van
genoemde gemeenten en tot de overbren
ging van hun archivalia naar de Rotter
damse archiefbewaarplaats. Vanaf 2000
hebben zich hierbij de gemeenten Berkel en
Rodenrijs, Bleiswijk en Ridderkerk aange
sloten. In 2004 zullen de archieven van
Bergschenhoek worden overgedragen en -
naar verwachting - in 2008 die van Baren-
drecht. Op dat moment zal in de regio
Rijnmond dan ook een 'dekkend net' van
archiefbeheer tot stand gekomen zijn.
Doelen en doelgroepen
Het pilotproject moet gaan voldoen aan
de volgende uitgangspunten:
•Ontwikkeling van publieksvoorlichting
en vergroten van de toegankelijkheid,
vindbaarheid en zichtbaarheid van
archieven en verzamelingen. Te den
ken valt aan informatie en dienstver
lening op afstand, bijvoorbeeld via de
websites van de verschillende
gemeenten.
Productontwikkeling voor een breed
publiek.
Het zichtbaar maken van het culturele
erfgoed, de bevordering van cultuur
toerisme, bijvoorbeeld in samenwer
king met de plaatselijke historische
vereniging of oudheidkamer/museum.
•Ontwikkeling van educatieve activitei
ten.
Het entameren van onderzoeksprojec
ten, bijvoorbeeld op het gebied van
de omgevingsgeschiedenis, het ont
werpen van onderzoeksopdrachten,
het ontwikkelen van educatieve web
sites en exposities en het organiseren
van cursussen (KUG 'Ken Uw
Gemeente1).
•Veiligstellen van particuliere archieven
en verzamelingen, die zich bevinden
in de regiogemeenten.
Het opzetten van een uitgebreid net
werk, waarbinnen helder gecommuni
ceerd dient te worden welk belang
particuliere archieven en verzamelin
gen hebben voor de kennis van en
het begrip voor de directe leefomge
ving.
•Streven naar continuïteit.
Het project een dusdanige plaats in
de organisatie geven, dat hieraan een
structureel vervolg kan worden gege
ven. Na beëindiging van het project
moet de continuïteit van de (deeQpro-
jecten gewaarborgd zijn.
Beoogde samenwerkingspartners/
doelgroepen zijn:
gemeentebesturen
•gemeentelijke (culturele) sectoren
•historische verenigingen
oudheidkamers/musea
•genealogische verenigingen
•archeologische verenigingen
bibliotheken
(middelbare) onderwijsinstellingen
(amateur-)historici
Werkwijze
Kritische succesfactoren
Kwaliteit van het resultaat
De actuele stand van zaken
Raadhuis aan de Dorpsstraat in Bleiswijk door J. Verheul
Dzn., Verzameling Gemeentearchief Rotterdam.
Hans Mathijssen is door het Gemeentearchief
Rotterdam aangetrokken als projectleider Regionaal-
Historische Samenwerking.
Wilt u de digitale nieuwsbrief ook
ontvangen? Een mail naar
secretariaat@gar.rotterdam.nl
is voldoende.
archievenblad
maart 2004
maart 2004
archievenblad
