Doc <J^> Consult
DE REE O archiefsystemen
van dienstverlening
WIJ DOEN WAAR
WE GOED IN ZIJN
DocConsult
Resultaten van daadkrachtr visie en innovatie
«UB*
«UB*
Restauratie-Atelier Helmond bv
Restauratie en conservering van papier,
leer en perkament
Boeken, in leer en perkament
Charters en zegels
Prenten en tekeningen
Massaconservering
Inbinden van rapporten en tijdschriften
Ondersteuning bij calamiteiten
Brand- en waterschade
Schimmelbestrijding
24 uur bereikbaar op: 06 - 57 58 96 31
Tijdens kantooruren: +31 (0)492 - 55 39 90
Uw waardevolle documenten gaan
bij ons door vakkundige handen.
E-mail: infoa>restauratie-atelierhelmond.nl
internet: www. restauratie-atel ierhelmond, n I
KRACHTIGE INSTRUMENTEN VOOR ARCH I EFDI ENSTEN
DE REE O archiefsystemen
Een belangrijke vraag daarbij was of
de investeringen in internet ten koste
zouden mogen gaan van de studiezaal.
Duidelijk werd dat bij de opening van de
studiezaal de re
latie tussen de in
zet van personeel
en bezoekersaan
tal een steeds gro
tere rol speelt; de
kosten moeten in
ruime zin opwe
gen tegen de op
brengsten. Een
website is echter
geen vervanging
voor studiezaal-
bezoek. De norm
van twintig uur
per week is het
absolute mini
mum en bedoeld
om mogelijk te
maken dat ook
kleine diensten
aan de eisen die
in het handvest
worden gesteld
kunnen voldoen.
Er bestaat dus
geen reden om op
dit punt het handvest aan te passen. Wel
zou in de publieksruimte een pc met
internetaansluiting aanwezig dienen te
zijn. Het kwaliteitsplatform, waaraan alle
hoofden dienstverlening kunnen deelne
men, heeft de aanbevelingen besproken.
De levering van grote aantallen kopieën
zou, wat het platform betreft, niet langer
hoeven worden gereguleerd en op
afspraak kunnen gebeuren. Toezending
tegen betaling van gemaakte kosten is
vanzelfsprekend en kan in de toelichting
van het handvest worden opgenomen.
De beantwoordingstermijn van e-mail
kan van 24 uur verruimd worden naar
twee werkdagen.
De eisen die aan websites worden gesteld,
worden aangescherpt. Op de publiekspa-
gina moet een link staan naar dienstver
leningsnormen, wensen en klachten.
Ook openingstijden, telefoonnummer,
adres en routebeschrijving zouden op de
publiekspagina moeten komen. De
mogelijkheid dient aan bezoekers te wor
den geboden om de site en aangeboden
bronnen op trefwoord te doorzoeken.
Om de dienstverlening steeds verder te
kunnen verbeteren worden archiefinstel
lingen verplicht om minimaal tweejaar-
lijks deel te nemen aan het landelijk
bezoekersonderzoek.
Het nu verplicht stellen van een externe
audit vindt het platform nog te vroeg;
eerst zal worden onderzocht hoe dit het
beste kan gebeuren. Reageren op deze
nieuwe normen voor 2004 kan tot 15
maart. Stuur een e-mail naar diva@diva-
koepel.nl.
De bekende socioloog Ralf Dahren-
dorf, die nu lid is van het Britse Hoger
huis, vindt dat succes van diensten niet
meetbaar is. We moeten, wat hem be
treft, niet alleen de tijdgeest volgen maar
ons meer richten op dienstbetoon. De
meetbare elementen zijn niet altijd de
belangrijkste. Een voorbeeld daarvan in
Groot-Brittannië is de snelle stijging van
het aantal studenten in het hoger onder
wijs. Deze stijging heeft geleid tot versoe
peling van de toelatingscriteria en min
der goede afstudeerresultaten. Ook heeft
de wens om de kleine criminaliteit terug
te dringen de poli
tie ertoe aangezet
sommige overtre
dingen maar hele
maal niet meer te
registreren.
We moeten wat
Dahrendorf betreft
waken voor een al
te zeer op het be
drijfsleven geënte
benadering waarbij
diensten alleen aan
meetbare doelen
worden afgemeten.
Niet alleen de out
put maar ook de
input kan zorgen
voor succesvolle
dienstverlening.
Vroeger was het
voor ambtenaren
in Duitsland en
Groot-Brittannië
een eer om hun
werk goed te doen.
Eigenbelang is niet
het enige motief dat mensen beweegt. Er
is ook nog zoiets als dienstbaarheid en
Dahrendorf vindt dat die eigenschap
gecultiveerd dient te worden.
DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING
Documentair management en ondersteuning
interim-management
quick-scan
coaching on the job
archiefbewerkingen
in-company trainingen
wegwerken achterstanden
Onze ervaren projectmedewerkers hebben veelal
een opleiding Bestuursambtenaar, SOD I en 11, WA en
Middelbaar archiefambtenaar. Zij staan garant voor
een klantgerichte en klantvriendelijke dienstverlening.
project- en adviesbureau
Nico Maasstraat 51 Tel. 074 - 2500166
7555 LW Hengelo Fax 074 - 2500144
www.docconsult.nl
E-mail: docconsult@hetnet.nl
m
Kaarten en affiches
Panovenweg 40, 5708 HR Helmond (NL)
Tel.+31 (0)492 - 55 39 90
Fax 1+31(0)492-55 24 42
Voor meer informatie
of een vrijblijvende demonstratie
van onze producten
kunt u contact met ons opnemen
Lijnbaanstraat 2 9711 RV Groningen
0503112600 ederee@de-ree.nl
Onze website www.archieven.nl ontsluit archieven voor een breed
publiek. Van inventarissen tot fotocollecties en doop-, trouw- en
begraafboeken. De zoekfuncties van www.archieven.nl worden geïn
tegreerd in uw eigen website.
MAIS-Flexis is een beheerssysteem om archieven en collecties
te beschrijven en toegankelijk te maken.
Conversie van digitale bestanden (met name Word-files) en digitali
sering van getypte toegangen door middel van scannen
en OCR.
kwaliteit van dienstverlening
Door Fred Schot*
Op 12 december werd in Den Haag een stu
diedag over normen voor de dienstverlening
in archieven gehouden. De dag was druk
bezocht, gezellig en had een concrete uit
komst. Er werden voorstellen gedaan voor
de aanpassing van het handvest dienstver
lening archieven.
Voor gemeentearchivaris Mike Kockelkoren van Kerkrade
betekent dienstverlening ook: klanten opzoeken, zoals
hier op een historische markt.
Dienstbaarheid
*Fred Schot Is projectleider bij DIVA.
