AA A
archiefopleiding
Integratie van Remano
in een RMA
Archiefselectie in de Franse tijd:
Het 'bureau du triage des titres
et papiers' in het departement
van de Nedermaas 1798-1803
Het archiveringssysteem
doorgelicht. Een onderzoek
ter verbetering van het
archiveringssysteem bij
Woningcorporatie Centrada
Invoering van een Documentair
Informatie Systeem bij de gemeente
Diemen
Onder welke handeling valt dit?
Implementatie van selectielijsten
op basis van BSD's bij de centrale
overheid
arthiïerinetivifeem
voor de archivering van statische intra
netsites. Voor de archivering van dyna
mische intranetsites, die 'on the fly' wor
den samengesteld en dus steeds andere
informatie presenteren, is de event-
gerichte benadering van toepassing. Het
gaat dan om het archiveren van de inter
actie en de transactie tussen de gebruiker
en de intranetsite. De archivering van
intranetsites kan het best gestart worden
met de objectgerichte benadering.
De beste waarborgen voor het behoud
van de intranetsites zijn een centraal
archief met een archiefbeheerder die het
initiatief tot archivering neemt.
In verband met de toegankelijkheid en
de terugvindbaarheid worden metadata
aan de intranetsite toegevoegd. De gear
chiveerde intranetsites kunnen on line
beschikbaar worden gesteld. In de richt
lijnen voor het ontwerpen en beheren
moet rekening gehouden worden met de
archivistische eisen die aan de intranetsi
te en het beheer daarvan worden gesteld.
(HvA, IDM en Archivistiek B)
Thijs Hannen (e-mail thijs.hannen@hoine.nl)
In deze scriptie is
op basis van de
softwarespecifica-
ties van Remano
onderzocht hoe
een Record Mana
gement Applicatie
opgezet kan wor
den. De randvoor
waarden zijn in
kaart gebracht om vanuit een huidig
Document Management Systeem een
volwaardig RMA te ontwikkelen. Het
softwarepakket 'DIS&CO' is als casestudy
onderzocht.
Wil de RMA geschikt zijn voor de over
heidsmarkt, dan dient rekening te wor
den gehouden met de Archiefwet en de
archiveringsfunctie. Een belangrijke
reden om archief te beheren is om te vol
doen aan de wet- en regelgeving. In
Remano zijn ook onderdelen opgeno
men van de NEN-ISO 15489 voor infor
matie- en archiefmanagement, die niet
uitsluitend van toepassing zijn op de
applicatie, maar op het totale archiefsys
teem. De functionaliteiten van het
bestaande DMS en de te ontwikkelen
RMA dienen bij elkaar aan te sluiten. Dit
geldt onder meer voor het classificatie
schema.
Uit het gebruikersonderzoek is gebleken
dat de bekendheid met digitale duur
zaamheid bij organisaties nog gering is.
Toename van begrip van digitale duur
zaamheid is een belangrijke randvoor
waarde om kennis op te bouwen om
organisatiedoelen te kunnen bereiken.
Het gehele project is voornamelijk
gericht op praktische uitvoering van ken
nisoverdracht over digitale archivering.
Door aan voornamelijk technici inzicht
te geven in de functionele kant van hun
applicatie, komt deze op een hoger peil
en kan deze op meerdere plaatsen ingezet
worden.
(UvA, Archiefwetenschap)
drs.drs. Jac. Lemmens (e-mail: j.m.lem-
mens@wanadoo.nl)
In deze scriptie zijn de selectiewerkzaam
heden van de triagecommissie in het
departement van de Nedermaas onder
zocht. De Franse wetgeving en het beleid
op gebied van archiefselectie uit de perio
de 1789-1814 zijn vergeleken met de
praktijk van de archiefselecteurs, de 'pré
posés', in dat departement in de periode
1798-1803.
De triage was volgens Wouters (van 1947
tot 1977 stadsarchivaris van Maastricht)
'een systematische vernietiging, uitge
voerd door piëteitsloze fanatici, volgens
richtlijnen waarvan men de intentie en
onkunde afleest'. Deze scriptie laat zien
dat dit oordeel aan plaats en context
gebonden is. De vernietiging was syste
matisch door de duidelijke instructies.
De archiefselecteurs waren geen fanatici,
maar gewone ambtenaren, die redelijk
opgeleid waren en hun werk punctueel
uitvoerden.
De archiefselectie in de Franse tijd bleek
veel minder rigoureus dan velen totnog
toe dachten. Door onvoldoende mede
werking van de archiefvormers, gebrek
aan dwingende rechtsmiddelen en
gebrek aan tijd is de archiefroof en
archiefvernietiging in het departement
van de Nedermaas beperkt gebleven. De
door de Fransen ingevoerde archiefwet
geving en beleidsinstructies waren eerder
beschermend dan destructief van aard.
De selecteurs in de Nedermaas gingen
strikt te werk volgens de archiefwetge
ving en de instructies.
De triagecommissie legde de fundamen
ten van de hedendaagse werkwijze: men
gaf aan wat vernietigd en wat bewaard
moest worden. Zij stelden een selectie
lijst avant la lettre op en legden deze
voor aan de politieke besluitvormers in
Parijs, die verantwoordelijk waren voor
de vernietiging.
(HvA, IDM en Archivistiek B)
Annemarie van Oijen (e-mail annemarie-
vanoijen@yahoo.com)
In deze scriptie is onderzoek verricht
naar de knelpunten in het archiverings
systeem van Woningcorporatie Centrada
te Lelystad. Het archiveringssysteem is
beoordeeld op de efficiëntie en op de
gangbare archivistische eisen.
Een archiveringssysteem is efficiënt als
de archiveringsprocessen duidelijk en
soepel verlopen en als de bewaarde docu
menten aan de eisen voldoen. Daarnaast
zijn de archiveringsprocessen en compo
nenten van het archiveringssysteem
beschreven. De vastgestelde eisen vorm
den het uitgangspunt voor het onder
zoek in de organisatie. Resultaat van dit
onderzoek is een overzicht van eisen.
Aan de hand van het overzicht van eisen
is de casestudy bij Centrada uitgewerkt.
Doel van het onderzoek was om te ach
terhalen waar de knelpunten van
Centrada lagen in vergelijking met het
algemene onderzoek. Daarnaast zijn de
wensen en behoeftes van het bedrijf ten
aanzien van het archiveren in kaart
archievenblad
februari 2004
gebracht. De archi
veringsprocessen
zijn daartoe beschre
ven.
Uit het onderzoek
blijkt dat er vooral
een gecontroleerde
aanpak van het
opnemen, opslaan
en selecteren van
archiefbescheiden
moet plaatsvinden
en dat ordenen en beschrijven volgens archivis
tische methoden dient plaats te vinden. Om dit
te kunnen realiseren dient het archiveringssys
teem te worden aangepast, met name door het
verwerven van gerichte kennis en door het
opstellen van procedures.
(HvA, IDM en Archivistiek B)
Tamme Stallinga (e-mail
tammestallinga@hotmail.com)
Digitalisering heeft de laatste jaren voor veel
problemen bij het archiveren gezorgd. Digitale
documenten konden niet voldoen aan de wette
lijke en kwaliteitseisen die aan archiefstukken
worden gesteld. De hoofdprobleemstelling van
deze scriptie luidt of deze problemen op te los
sen zijn. In het eerste hoofdstuk komen de wet
telijke en kwaliteitseisen waaraan een archief
moet voldoen aan de orde. Een archief moet in
goede, geordende en toegankelijke staat be
waard worden. Archiefstukken moeten daarvoor
authentiek en betrouwbaar zijn. Vervolgens
worden in hoofdstuk 2 de problemen en moge
lijke oplossingen behandeld. De duurzaamheid
en de authenticiteit van digitale documenten
kunnen niet gewaarborgd worden. Een van de
mogelijke oplossingen is het Archiverings
systeem. Een Documentair Informatie Systeem
kan een onderdeel zijn van een Archiverings
systeem. In de gemeente Diemen is men bezig
met de invoering van een Documentair Infor
matie Systeem. Als dit in combinatie zou gebeu
ren met de invoering van een Archiverings
systeem zouden veel problemen met digitale
documenten voorkomen kunnen worden.
(HvA, IDM en Archivistiek B)
Rosanne Vis (e-mail r.vis@gar.rotterdam.nl)
De Archiefwet 1995 stelt selectielijsten verplicht
voor de Nederlandse overheid. Selectielijsten
geven een overzicht van te vernietigen en te
bewaren archiefbescheiden. De meeste selectie
lijsten worden opgesteld op basis van een Basis
Selectie Document. Deze BSD's zijn producten
van het Project Invoering Verkorting Over
brengingstermijn (PIVOT). Met deze methode
werd beoogd een archief sneller gereed te maken
voor overbrenging of vernietiging dan met de
klassieke methode.
In opdracht van de Rijksarchiefinspectie is
onderzoek verricht naar de oorzaken en oplos
singen van knelpunten bij de implementatie
van selectielijsten op basis van BSD's bij de rijks
overheid.
Voor dit onderzoek zijn archiefmedewerkers
geïnterviewd bij negen overheidsorganisaties.
Bij een deel daarvan zijn ook structuurplannen
en dossierregistratiesystemen onderzocht. Ten
slotte is het standpunt van het Nationaal Archief
inzake selectie met selectielijsten op basis van
BSD's opgenomen.
Hoe gemakkelijk een BSD toepasbaar is, hangt af
van de abstractie van de selectielijst; type en
structuur van de organisatie; en het opleidings
niveau van de archiefmedewerkers. Selectie ver
loopt beter met behulp van een Documentair
Structuurplan, waarin een vertaalslag tussen
selectielijst en archief gemaakt wordt. Niet alle
overheidsorganisaties beschikken over een DSP.
Alle geïnterviewden oordelen dat het vaststel
lingstraject te lang duurt en dat het de selectie
vertraagt.
De belangrijkste doelstelling van PIVOT, het
inhalen van de achterstand in overbrenging, is
niet gehaald. De tweede doelstelling, het struc
tureel verbeteren van het archiefbeheer, zal wel
worden gehaald. Mits wordt gewerkt met kwali
tatief goede structuurplannen, met personeel
dat voldoende opgeleid is en de knelpunten bij
actualisering van de selectielijsten worden opge
lost.
Marieke de Haan is communicatiemedewerker van de
Archiefschool. m
4
februari 2004
archievenblad
