Afstudeerprojecten Archivistiek 2003
www.archiefschool.nl
El
m
archiefopleiding
archiefopleiding
Het zoek- en beheerapparaat van
Document Management Systems
Macht en toezicht.
Bevolkingsadministratie en reisdocu
menten instrumenten tot beheersing?
Het Regionale geheugen nu en
in de toekomst - onderzoek
naar het archiefbeheer van vijf
Regionale Historische Centra in
Nederland: Utrecht, Middel
burg, Zwolle, Groningen en
Arnhem, met aanbevelingen
voor de toekomst
Naar een digitale zoektocht
Universiteit van Amsterdam
Gevangen van het net,
onderzoek naar de archivering
van intranetsites
15
Door Marieke de Haan*
Het archiefwezen is in 2003 versterkt met een
tiental gediplomeerde en gemotiveerde archiva
rissen. Zeven archivarissen zwaaiden af aan de
Hogeschool van Amsterdam met het diploma
Informatiedienstverlening en -management en
het diploma Archivistiek B. Drie mensen stu
deerden af aan de doctoraalopleiding Archief
wetenschap aan de Universiteit van Amsterdam,
van wie er twee tevens het diploma Archivistiek
A ontvingen. Via een presentatie van hun afstu
deerprojecten kunt u kennis maken met de nieu
we lichting archivarissen.
Bent u benieuwd naar de opzet van de oplei
ding, kijk dan eens op www.archiefschool.nl/
archivaris. Daar vindt u alle informatie over de
opleiding tot archivaris. Ook over de nieuwe
deeltijdopleiding, die in september 2004 van
start gaat.
(UvA, Archiefwetenschap en Archivistiek A)
Abel Banus (e-mail ban@dcmr.nl)
Welke conceptuele verschillen bestaan er tussen
de documentaire informatiewetenschap en de
archiefwetenschap bij de inrichting van het
zoek- en beheerapparaat van Document Ma
nagement Systems (DMS)? Een DMS ontsluit,
Een experimenteel
model van een zoek- en
beheerapparaat voor
een Document
Management Systeem.
Dimensies
Beschrijving
Actor**
Hoofdproces
beschrijvingen
Handelingen
databank
Procesbeschrijvingen
Gegevens over actoren
en bedrijfsprocessen
Metadata
series
Beheergegevens
Thesaurus*
Metadata
dossierniveau
Metadata op
document niveau
Metadata op
document niveau
Metadata op
document niveau
Documenten/
Zoekfuncties
Documenten/
Zoekfuncties
Documenten/
Zoekfuncties
Koch
Van der Meer
Banus
optioneel
zie ook 5.1. De indeling zou kunnen zijn, van groot naar klein: Fonds (I), Series (2-3),
Subseries (3-4), Subseries (5), Files (6), Items (7).
beheert en slaat digitale (archief)documenten op
onder regime van het zoek- en beheerapparaat
(model), dat tevens verwijzingen naar papieren
(archief)documenten bevat. Het bevat docu
menten, metadata, procedures, methoden, ken
nis, middelen, mensen en materialen zonder in
conflict te zijn met het Record Keeping System
waarvan een DMS een deelsysteem is.
De verschillen zitten voornamelijk in de mate
waarin beschrijvingslagen zijn aangebracht in
het zoek- en beheerapparaat. Archivistische
modellen kennen in het algemeen meer
beschrijvingslagen dan de modellen uit de docu
mentaire informatiewetenschap. Uit een korte
analyse waarin gebruikers worden afgezet tegen
dimensies blijkt dat naarmate een zoek- en
beheerapparaat meer dimensies heeft, het model
door meerdere gebruikersrollen beter gebruikt
kan worden. Dimensies zijn: het aantal beschrij
vingslagen van informatie, de toegang, inhoud
en concept. Gebruikers zijn de zogenoemde
Type I- en Type Il-gebruikers (afhankelijk van de
complexiteit van het werkproces), de archiva
ris/beheerder en de systeembeheerder.
In de scriptie is een experimenteel model opge
nomen met een zoek- en beheerapparaat voor
een DMS met zeven beschrijvingsniveaus, van
groot naar klein. Het model werd ontwikkeld
voor pensioenverzekeraar de Grafische Bedrijfs
fondsen.
(UvA, Archiefwetenschap en Archivistiek A)
Gijs Boon
In de scriptie wordt het dubbele karakter van
persoonsregistratie onderzocht op basis van lite
ratuuronderzoek. Registratie functioneert aan de
ene kant als toegangskaart tot de maatschappij,
aan de andere kant als onderscheidend machts
middel. Het uitoefenen van toezicht, het verza
melen van informatie en het werken met infor
matie heeft sociale beheersing door de overheid
ten doel.
De overheid gebruikt de ingewonnen informatie
om te beoordelen of het gedrag en de handelin
gen van personen in overeenstemming zijn met
de regelgeving. Met behulp van het ambtelijk
apparaat en verschillende registratievormen
organiseert de overheid dit toezicht, onder meer
via het bevolkingsregister en het paspoort.
In de bevolkingsregisters worden gegevens vast
gelegd als naam, gezinsomvang en plaats van
herkomst. Het bevolkingsregister is een bron
van informatie voor de overheid om
beleid mee te kunnen ontwikkelen en
biedt rechten aan de ingeschrevenen.
Informatie uit registratie(s) kan ten
goede en ten kwade aangewend worden,
bijvoorbeeld voor het maken van catego
rieën, het stellen van een grens of het uit
sluiten van (groepen) mensen.
Het paspoort is een controledocument
voor de overheden. De controle van reis
documenten is in de verschillende perio
den aan grote veranderingen onderhevig
geweest. In tijden van oorlogen en/of bij
een grote toestroom van migranten nam
controle toe.
(De scriptie is te raadplegen via de scrip-
tiebank in www.historischhuis.nl).
(HvA, IDM en Archivistiek B)
Mieke Breij (e-mail breij@xs4all.nl)
Sinds 1998 zijn verschillende rijks- en
gemeentearchieven gefuseerd als gevolg
waarvan een nieuw type instelling ont
stond: het Regionaal Historisch Cen
trum. In de periode voor de fusies waren
de zorg en het beheer van de dynamische
en (semi)statische archieven van de
afzonderlijke organisaties geregeld via
diverse verordeningen en richtlijnen.
Het toezicht werd verricht door de rijks-
en provinciale archiefinspecties.
Met het ontstaan van Regionale Histo
rische Centra lijkt er een vacuüm te zijn
ontstaan. Toepassing van de Archiefwet
1995, alsmede de uitvoering van het toe
zicht daarop, lijken slechts in beperkte
mate gerealiseerd. Ervaringen in de prak
tijk deden vermoeden dat een verant
woord archiefbeheer binnen de eigen
organisatie - dat eveneens voorziet in de
waarborging van de duurzaamheid van
digitale archiefbescheiden - geen hoge
prioriteit heeft.
In de scriptie is onderzoek verricht naar
de kwaliteit van het archiefbeheer van de
Regionale Historische Centra in Utrecht,
Groningen, Zwolle, Middel
burg en Arnhem als organisa
ties. Daarvan is Het Utrechts
Archief het meest gedetail
leerd onderzocht. Duidelijk
werd dat het huidig archiefbe
heer veel te wensen over laat.
Teneinde het geheugen van de
Regionale Historische Centra
voor nu en in de toekomst vei
lig te stellen zijn randvoor
waarden voor archiefbeheer-
nieuwe-stijl geformuleerd en
aanbevelingen gedaan voor
verbeteringen. Procedures ten
aanzien van het opstellen van
beheersregels, een selectielijst
en een documentair structuur
plan zijn hierin uitgewerkt. Verder wor
den voorstellen gedaan ten aanzien van
het verantwoord omgaan met e-mail, het
archiveren van de eigen website en soft
ware voor digitaal archiefbeheer.
(HvA, IDM en Archivistiek B)
Tamara Groot
(e-mail T.R.M.Groot@Fryslan.nl)
Standaarden zijn een belangrijk middel
om succesvol om te gaan met automati
sering. De mogelijkheden om gegevens
over archieven uit te wisselen worden
vergroot, toegangen kunnen gezamenlijk
worden gemaakt, kwaliteitsnormen kun
nen worden vastgesteld, de verstaanbaar
heid van de beschrijvingen worden beter
voor de eindgebruikers, etc. Binnen de
archiefwereld bestaat er momenteel geen
internationaal aanvaard standaard-soft
warepakket voor het toegankelijk maken
van archieven. Voor de ICA en UNESCO
redenen om een onderzoek te laten ver
richten naar gebruikers en hun zoekme
thoden. Doel was om een minimumset
van eisen te laten ontwerpen voor een
retrieval programma waarbij de wensen
van de gebruiker centraal staan.
In de scriptie wordt ingegaan op de theo
rie over 'de gebruiker' en 'zijn zoekme
thoden'. Er blijkt al snel dat sprake is van
een grote diversiteit van typen gebrui
kers, de vele manieren om onderzoek uit
te voeren en de vele interpretatiemoge
lijkheden. Daarnaast zijn de kwaliteitsei
sen bestudeerd die gesteld dienen te wor
Hogptchool im Amtiprdain
den aan een applicatie. Aan de hand van
de theorie is vervolgens een aantal
bestaande applicaties, die via het internet
beschikbaar zijn, onder de loep genomen
om voorlopige eisen te toetsen en aan te
scherpen. De uitkomsten uit dit onder
zoek en het theoretisch onderzoek heb
ben vervolgens geleid tot een set van 35
eisen die betrekking hebben op de inter
face, zoekmogelijkheden, resultaten en
helpfuncties. Deze eisen kunnen gebruikt
worden bij de ontwikkeling van een stan
daard en van een applicatie.
(HvA, IDM en Archivistiek B)
José van der Gun (e-mail jvdgun@tiscali.nl)
Als intranetsites permanent te bewaren
archief bevatten, dan moeten van deze
archiefbescheiden, ingevolge de Regeling
geordende en toegankelijke staat archief
bescheiden, te allen tijde de inhoud,
structuur en vorm kunnen worden vast
gesteld. In opdracht van het Ministerie
van Verkeer en Waterstaat is onderzoek
verricht naar criteria om vast te stellen
welke intranetsites archief zijn en naar de
methoden van archivering van intranet
sites.
De archivering van intranetsites kent
twee benaderingen. De objectgerichte
benadering waarbij de objecten (alle
bestanden) van de intranetsites via
snapshots worden gearchiveerd evenals
de logbestanden. Deze manier is geschikt
archievenblad
februari 2004
februari 2004
archievenblad