Afstudeerprojecten Archivistiek 2003 www.archiefschool.nl El m archiefopleiding archiefopleiding Het zoek- en beheerapparaat van Document Management Systems Macht en toezicht. Bevolkingsadministratie en reisdocu menten instrumenten tot beheersing? Het Regionale geheugen nu en in de toekomst - onderzoek naar het archiefbeheer van vijf Regionale Historische Centra in Nederland: Utrecht, Middel burg, Zwolle, Groningen en Arnhem, met aanbevelingen voor de toekomst Naar een digitale zoektocht Universiteit van Amsterdam Gevangen van het net, onderzoek naar de archivering van intranetsites 15 Door Marieke de Haan* Het archiefwezen is in 2003 versterkt met een tiental gediplomeerde en gemotiveerde archiva rissen. Zeven archivarissen zwaaiden af aan de Hogeschool van Amsterdam met het diploma Informatiedienstverlening en -management en het diploma Archivistiek B. Drie mensen stu deerden af aan de doctoraalopleiding Archief wetenschap aan de Universiteit van Amsterdam, van wie er twee tevens het diploma Archivistiek A ontvingen. Via een presentatie van hun afstu deerprojecten kunt u kennis maken met de nieu we lichting archivarissen. Bent u benieuwd naar de opzet van de oplei ding, kijk dan eens op www.archiefschool.nl/ archivaris. Daar vindt u alle informatie over de opleiding tot archivaris. Ook over de nieuwe deeltijdopleiding, die in september 2004 van start gaat. (UvA, Archiefwetenschap en Archivistiek A) Abel Banus (e-mail ban@dcmr.nl) Welke conceptuele verschillen bestaan er tussen de documentaire informatiewetenschap en de archiefwetenschap bij de inrichting van het zoek- en beheerapparaat van Document Ma nagement Systems (DMS)? Een DMS ontsluit, Een experimenteel model van een zoek- en beheerapparaat voor een Document Management Systeem. Dimensies Beschrijving Actor** Hoofdproces beschrijvingen Handelingen databank Procesbeschrijvingen Gegevens over actoren en bedrijfsprocessen Metadata series Beheergegevens Thesaurus* Metadata dossierniveau Metadata op document niveau Metadata op document niveau Metadata op document niveau Documenten/ Zoekfuncties Documenten/ Zoekfuncties Documenten/ Zoekfuncties Koch Van der Meer Banus optioneel zie ook 5.1. De indeling zou kunnen zijn, van groot naar klein: Fonds (I), Series (2-3), Subseries (3-4), Subseries (5), Files (6), Items (7). beheert en slaat digitale (archief)documenten op onder regime van het zoek- en beheerapparaat (model), dat tevens verwijzingen naar papieren (archief)documenten bevat. Het bevat docu menten, metadata, procedures, methoden, ken nis, middelen, mensen en materialen zonder in conflict te zijn met het Record Keeping System waarvan een DMS een deelsysteem is. De verschillen zitten voornamelijk in de mate waarin beschrijvingslagen zijn aangebracht in het zoek- en beheerapparaat. Archivistische modellen kennen in het algemeen meer beschrijvingslagen dan de modellen uit de docu mentaire informatiewetenschap. Uit een korte analyse waarin gebruikers worden afgezet tegen dimensies blijkt dat naarmate een zoek- en beheerapparaat meer dimensies heeft, het model door meerdere gebruikersrollen beter gebruikt kan worden. Dimensies zijn: het aantal beschrij vingslagen van informatie, de toegang, inhoud en concept. Gebruikers zijn de zogenoemde Type I- en Type Il-gebruikers (afhankelijk van de complexiteit van het werkproces), de archiva ris/beheerder en de systeembeheerder. In de scriptie is een experimenteel model opge nomen met een zoek- en beheerapparaat voor een DMS met zeven beschrijvingsniveaus, van groot naar klein. Het model werd ontwikkeld voor pensioenverzekeraar de Grafische Bedrijfs fondsen. (UvA, Archiefwetenschap en Archivistiek A) Gijs Boon In de scriptie wordt het dubbele karakter van persoonsregistratie onderzocht op basis van lite ratuuronderzoek. Registratie functioneert aan de ene kant als toegangskaart tot de maatschappij, aan de andere kant als onderscheidend machts middel. Het uitoefenen van toezicht, het verza melen van informatie en het werken met infor matie heeft sociale beheersing door de overheid ten doel. De overheid gebruikt de ingewonnen informatie om te beoordelen of het gedrag en de handelin gen van personen in overeenstemming zijn met de regelgeving. Met behulp van het ambtelijk apparaat en verschillende registratievormen organiseert de overheid dit toezicht, onder meer via het bevolkingsregister en het paspoort. In de bevolkingsregisters worden gegevens vast gelegd als naam, gezinsomvang en plaats van herkomst. Het bevolkingsregister is een bron van informatie voor de overheid om beleid mee te kunnen ontwikkelen en biedt rechten aan de ingeschrevenen. Informatie uit registratie(s) kan ten goede en ten kwade aangewend worden, bijvoorbeeld voor het maken van catego rieën, het stellen van een grens of het uit sluiten van (groepen) mensen. Het paspoort is een controledocument voor de overheden. De controle van reis documenten is in de verschillende perio den aan grote veranderingen onderhevig geweest. In tijden van oorlogen en/of bij een grote toestroom van migranten nam controle toe. (De scriptie is te raadplegen via de scrip- tiebank in www.historischhuis.nl). (HvA, IDM en Archivistiek B) Mieke Breij (e-mail breij@xs4all.nl) Sinds 1998 zijn verschillende rijks- en gemeentearchieven gefuseerd als gevolg waarvan een nieuw type instelling ont stond: het Regionaal Historisch Cen trum. In de periode voor de fusies waren de zorg en het beheer van de dynamische en (semi)statische archieven van de afzonderlijke organisaties geregeld via diverse verordeningen en richtlijnen. Het toezicht werd verricht door de rijks- en provinciale archiefinspecties. Met het ontstaan van Regionale Histo rische Centra lijkt er een vacuüm te zijn ontstaan. Toepassing van de Archiefwet 1995, alsmede de uitvoering van het toe zicht daarop, lijken slechts in beperkte mate gerealiseerd. Ervaringen in de prak tijk deden vermoeden dat een verant woord archiefbeheer binnen de eigen organisatie - dat eveneens voorziet in de waarborging van de duurzaamheid van digitale archiefbescheiden - geen hoge prioriteit heeft. In de scriptie is onderzoek verricht naar de kwaliteit van het archiefbeheer van de Regionale Historische Centra in Utrecht, Groningen, Zwolle, Middel burg en Arnhem als organisa ties. Daarvan is Het Utrechts Archief het meest gedetail leerd onderzocht. Duidelijk werd dat het huidig archiefbe heer veel te wensen over laat. Teneinde het geheugen van de Regionale Historische Centra voor nu en in de toekomst vei lig te stellen zijn randvoor waarden voor archiefbeheer- nieuwe-stijl geformuleerd en aanbevelingen gedaan voor verbeteringen. Procedures ten aanzien van het opstellen van beheersregels, een selectielijst en een documentair structuur plan zijn hierin uitgewerkt. Verder wor den voorstellen gedaan ten aanzien van het verantwoord omgaan met e-mail, het archiveren van de eigen website en soft ware voor digitaal archiefbeheer. (HvA, IDM en Archivistiek B) Tamara Groot (e-mail T.R.M.Groot@Fryslan.nl) Standaarden zijn een belangrijk middel om succesvol om te gaan met automati sering. De mogelijkheden om gegevens over archieven uit te wisselen worden vergroot, toegangen kunnen gezamenlijk worden gemaakt, kwaliteitsnormen kun nen worden vastgesteld, de verstaanbaar heid van de beschrijvingen worden beter voor de eindgebruikers, etc. Binnen de archiefwereld bestaat er momenteel geen internationaal aanvaard standaard-soft warepakket voor het toegankelijk maken van archieven. Voor de ICA en UNESCO redenen om een onderzoek te laten ver richten naar gebruikers en hun zoekme thoden. Doel was om een minimumset van eisen te laten ontwerpen voor een retrieval programma waarbij de wensen van de gebruiker centraal staan. In de scriptie wordt ingegaan op de theo rie over 'de gebruiker' en 'zijn zoekme thoden'. Er blijkt al snel dat sprake is van een grote diversiteit van typen gebrui kers, de vele manieren om onderzoek uit te voeren en de vele interpretatiemoge lijkheden. Daarnaast zijn de kwaliteitsei sen bestudeerd die gesteld dienen te wor Hogptchool im Amtiprdain den aan een applicatie. Aan de hand van de theorie is vervolgens een aantal bestaande applicaties, die via het internet beschikbaar zijn, onder de loep genomen om voorlopige eisen te toetsen en aan te scherpen. De uitkomsten uit dit onder zoek en het theoretisch onderzoek heb ben vervolgens geleid tot een set van 35 eisen die betrekking hebben op de inter face, zoekmogelijkheden, resultaten en helpfuncties. Deze eisen kunnen gebruikt worden bij de ontwikkeling van een stan daard en van een applicatie. (HvA, IDM en Archivistiek B) José van der Gun (e-mail jvdgun@tiscali.nl) Als intranetsites permanent te bewaren archief bevatten, dan moeten van deze archiefbescheiden, ingevolge de Regeling geordende en toegankelijke staat archief bescheiden, te allen tijde de inhoud, structuur en vorm kunnen worden vast gesteld. In opdracht van het Ministerie van Verkeer en Waterstaat is onderzoek verricht naar criteria om vast te stellen welke intranetsites archief zijn en naar de methoden van archivering van intranet sites. De archivering van intranetsites kent twee benaderingen. De objectgerichte benadering waarbij de objecten (alle bestanden) van de intranetsites via snapshots worden gearchiveerd evenals de logbestanden. Deze manier is geschikt archievenblad februari 2004 februari 2004 archievenblad

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archievenblad | 2004 | | pagina 8