Papier voor blijvend te bewaren archiefbescheiden
de praktijk
Sinds de Franse revolutie is door aller
lei factoren de behoefte aan papier zodanig
gestegen, dat er onvoldoende kwalitatief
goede lompen voorhanden waren, en
bovendien werd het productieproces te
duur. Ongeveer gelijktijdig is men zowel
naar alternatieve grondstoffen als naar
alternatieve productiemethoden gaan zoe
ken. Het resultaat was ongeveer tachtig
jaar later bruikbaar papier op basis van
houtcellulosevezels. Naaldhout werd daar
bij gemalen en door chemische toevoegin
gen ontdaan van voor de productie
schadelijke stoffen. Voordat men dit pro
ces werkelijk onder de knie had was het
echter al rond 1900. In de tussentijd werd
er natuurlijk wel papier geproduceerd en
het negentiende-eeuwse papier levert dan
ook conserveringsproblemen op. De beste
grondstof, zuivere houtcellulose, maakt
ongeveer 50 procent uit van de massa van
het gemalen hout.
Het papier werd niet meer met de hand
geschept, maar machinaal uit grote bek
kens op een lange rolzeef. Het papier
kwam gedroogd en opgerold van de zeef
af. Het principe van uitgezeefde pulp was
echter nog steeds onveranderd.
Daarnaast werd voor speciale doeleinden
(bijvoorbeeld bankbiljetten en later ook de
akten van de burgerlijke stand) papier
gemaakt op basis van andere plantaardige
vezels, namelijk ruwe katoen of hennep.
Intussen had men namelijk opgemerkt dat
het tot dan toe vervaardigde papier op
basis van houtcellulose onvoldoende
houdbaar en bestand tegen slijtage was.
Lompen van goede kwaliteit waren allang
niet meer te krijgen, en met de uitvinding
van de eerste kunststoffen als rayon ook
niet meer geschikt voor papierfabricage.
Het resultaat van de verandering van
grondstoffen en fabricagemethodes is
zichtbaar in de archieven. Van papier van
na 1800 is zowel met het blote oog als met
chemische en fysische methoden zonder
meer vast te stellen, dat het kwalitatief veel
minder goed is dan dat van voor die tijd,
en ook is nu waarneembaar dat papier uit
de zestiende eeuw meestal in een betere
conditie is dan dat uit de negentiende.
Vanaf het Papierbesluit van 1922 (Stb.
109, een besluit gebaseerd op de Warenwet
die onder het Ministerie van Volksgezond
heid ressorteerde) is een aantal kwaliteiten
van papier gedefinieerd. Zo is de kwaliteit
Normaal 1 papier op basis van 100 procent
ruwe katoen of hennep, en Normaal 3
papier op basis van zuivere houtcellulose.
In een circulaire uit 1928 schreef de minis
ter van Binnenlandse Zaken het gebruik
voor van Normaal 3 voor de meeste over
heidsarchiefstukken, en in enkele gevallen
Normaal 1 en 2. Daarnaast werd er door
het drukkers- en uitgeversbedrijf naar
goeddunken papier gebruikt dat vaak bin
nen deze normering viel, maar voor gele
genheidsdrukwerk, tijdschriften etc. viel
men uit overwegingen van concurrentie
terug op goedkoper en ook kwalitatief
minder papier. In de schaarsteperiode
direct na de Tweede Wereldoorlog leidde
dat ertoe dat ook boeken met een langer
bedoelde levensduur op slecht papier wer
den gedrukt, dat zeer gevoelig was en is
voor goede bewaarcondities. Op de foto is
het verschil in conditie te zien tussen twee
exemplaren van hetzelfde boek uit circa
1950, waarvan het één bewaard is in de
Koninklijke Bibliotheek in Den Haag en
het ander in de New York Public Library.
De snippers zijn het New Yorkse exem
plaar, het nog min of meer intacte, maar
toch ook brosse en sterk vergeelde boek is
het Haagse exemplaar.
Met het economisch herstel van de jaren
vijftig tot zeventig werd ook de kwaliteit
van het voor archiefbescheiden gebruikte
papier weer beter. De zogenaamde bank-
post had de kwaliteit Normaal 3 en was
voldoende houdbaar. Ook in de jaren vijf
tig werden echter lang niet alle archief
stukken op Normaal 3 vervaardigd. In de
jaren zeventig vond om milieureden het
gebruik van gerecycled papier als kring
looppapier ingang. In 1977 werd vanwege
veranderingen in het productieproces het
Papierbesluit (Stb. 101) ingetrokken. De
toenmalige minister Vorrink meende dat
de zelfregulering in de bedrijfstak wel vol
doende was. Zij had daarvoor echter uit
sluitend de bedrijfstak zelf gehoord en in
kringen van andere geïnteresseerde
belanghebbenden zoals rijks- en provincia
le archiefinspecteurs werd daarover anders
gedacht. Ook het kringlooppapier vond
geen warm welkom in het vakgebied. Maar
met die intrekking was de basis aan de cir
culaire van de minister van Binnenlandse
Zaken uit 1928 ontvallen.
Daarmee was het gevaar van herhaling in
veelvoud van de problematiek met het
negentiende-eeuwse papier levensgroot
geworden. Omstreeks 1978 waren boven
dien ook de eerste schattingen van de mas
sale omvang van de conserveringsbehoefte
verschenen ('75.000 manjaren conserve-
ringsachterstand'). Het archiefwezen had
geen behoefte aan een vermenigvuldiging
van die problematiek.
Brieven van zowel het Interprovin
ciaal Overleg (1PO) als de Vereniging van
Nederlandse Gemeenten (VNG) aan de
minister van Binnenlandse Zaken resul
teerden in de oprichting van een werk
groep van deskundigen op het gebied van
de papierconservering en van beleidsamb
tenaren uit diverse sectoren, die in 1987
een eerste ontwerp voor een nieuw papier
besluit hebben gepubliceerd in het
Nederlands Archievenblad (91, pag. 361-
167). Dit besluit moest gebaseerd worden
op een artikel in het Koninklijk Besluit
Algemene Secretarie-aangelegenheden
Rijksadministratie, omdat de Archiefwet
1962 geen juridische basis bood voor een
dergelijke regeling. De vraag hoe een der
gelijk besluit ingevoerd te krijgen leidde
ertoe dat de minister zich tot het
Nederlands Normalisatie-instituut wend
de, om het ontwerp in de vorm van een
door de industrie, handel en afnemers
geaccepteerde norm ingang te doen vin
den. Dat werd NEN 2728, gepubliceerd in
1993, met de titel 'Permanent papier. Eisen
en beproevingsmethoden'. Ongeveer
gelijktijdig kwam ook een ISO-norm tot
stand, ISO 9706, later ook als Europese en
NEN-norm geaccepteerd, dus thans NEN-
EN-ISO 9706, Paper for documents, Re
quirements for permanence. De werkgroep
heeft daarmee geen bemoeienis gehad.
Hoewel het toepassingsgebied van beide
normen ongeveer hetzelfde is, vereist deze
laatste aanzienlijk minder zware testme
thoden dan NEN 2728, en daarom is beslo
ten de Nederlandse norm te handhaven.
Naar een norm of standaard kan in aanbe
stedingsvoorwaarden, aankoopcontracten
en regelgeving worden verwezen, en dat
betekent zekerheid voor zowel leverancier
als afnemer.
In de nieuwe archiefwet, dus de Archiefwet
1995, werd een artikel opgenomen op
grond waarvan de minister, nu dus die van
OCW, voorschriften moest geven voor de
kwaliteit van het papier te gebruiken voor
blijvend te bewaren archiefbescheiden
(artikel 21, met artikel 11 in het bijbeho
rende Archiefbesluit 1995). De bijbehoren
de uitvoeringsregeling liet echter nog
geruime tijd op zich wachten, maar in sep
tember 2001 verscheen dan toch eindelijk
de Regeling duurzaamheid archiefbeschei
den in de Nederlandse Staatscourant (nr.
180). Deze schreef in artikel 3 het gebruik
van papier beantwoordend aan NEN 2728
voor, en voegde in de nota van toelichting
expliciet daaraan toe dat papier volgens
NEN-EN-ISO 9706 onvoldoende was. Van
de beide normen eist NEN 2728 wel de
bepaling van het vouwgetal (een aantal
papiermonsters wordt een aantal malen op
gestandaardiseerde wijze dubbelgevou
wen, totdat zij afbreken; het vouwgetal is
het gewogen gemiddelde), en dat boven
dien zowel voor als na kunstmatige verou
dering. ISO 9706 vereist geen van beide
methoden en daardoor is het toekomstig
gedrag van papier dat aan deze norm vol
doet onzeker. De fabrikanten en handel
beweren dat het tot 200 jaar houdbaar is,
hetgeen dus onvoldoende is. De definitie
in artikel 11 van het Archiefbesluit 1995
en van de aanhef van NEN 2728 luidt: na
100 jaar geen noemenswaarde achteruit
gang van eigenschappen. Dat is dus niet
hetzelfde als 100 jaar houdbaar; de alge
meen geaccepteerde hypothese is echter
dat papier dat na 100 jaar nog vrijwel
onveranderd is, ook voor een onbepaalde
tijd stabiel zal blijven.
Om te voorkomen dat kwalitatief gelijk
waardige of nog betere soorten verboden
zouden zijn, bijvoorbeeld papier volgens
Amerikaanse standaarden of het papier in
gebruik voor de burgerlijke stand, werd in
artikel 9, eerste lid van de Regeling boven
dien bepaald dat alternatieve soorten toe
gelaten zouden zijn. In beide gevallen
moet echter wel door de leverancier het
bewijs geleverd worden dat het papier aan
een van beide eisen (art 3 of 9 lid 1) vol
doet. Het bewijs moet op grond van de
regeling geleverd worden door relevante
testrapporten, opgemaakt door een onaf
hankelijke onderzoeksinstelling. Dat hoeft
niet per se TNO te zijn, buitenlandse gecer
tificeerde instituten zijn op grond van
Europese regels ook toegestaan.
Bij het totstandkomen van NEN 2728 in
1993 was er voldoende papier op de markt
dat eraan voldeed, waaronder ook het
standaard kopieerpapier, dat het overgrote
deel van onze archieven uitmaakt.
Sindsdien is echter opnieuw de fabricage
methode verder ontwikkeld, als gevolg van
economische ontwikkelingen, waaronder
milieu-eisen. Daardoor produceert elke
afzonderlijke papiermachine veel meer en
veel sneller. Om dat te bereiken moet
onder meer de vezellengte van de papier
pulp worden verkort, waardoor de sterkte
van het product afneemt. Ook werd er
weer een groter percentage van andere
stoffen dan zuivere houtcellulose in de
pulp toegelaten. Het lijkt er sterk op dat
ISO 9706 op dit verschijnsel vooruitliep.
Wie de kans krijgt om bijvoorbeeld bij een
open dag of een personeelsexcursie een
papierfabriek van binnen te bekijken moet
dat vooral doen, want het is buitengewoon
interessant.
Wie ook maar iets met papierinkoop
te maken heeft, zal intussen hebben ge
merkt dat de papierhandel na jaren desin
teresse opeens wakker is geschrokken.
Intussen zijn er twee firma's die papier
kunnen leveren dat aantoonbaar aan de
genoemde eisen voldoet, namelijk C1B/
VNG (leverancier van Portugees papier
onder de merknaam Olin) en Modo Van
Gelder (leverancier van Nederlands papier
gemaakt door Van Houtum Palm te
Apeldoorn onder de nam Relyon).
De overige papierleveranciers bedienen
zich helaas van misinformatie om hun
marktaandeel te behouden. Zo is wel
beweerd dat NEN 2728 zou worden ver
zwakt of ingetrokken. Dat is beide vol-
strekte onzin. Ook schermt een papierhan
delaar met een testrapport uit 1994 zonder
spoor van bewijs dat de huidige leverantie
overeenkomstig het monster van 1994 is.
Tevens probeert een handelaar de relevan
tie van NEN 2728 te ondergraven en
papierinkopers hebben daar niet altijd een
weerwoord tegen.
De achtergrond van dit klantonvriendelij
ke gedrag is dat de Nederlandse overheids
markt als geheel slechts een klein deel van
de jaarproductie van een moderne papier
fabriek afneemt. De echt grote fabrieken
kunnen of willen hun specificaties niet
aan de Nederlandse eisen aanpassen en als
deze er wel aan voldoen (zoals bij het Olin-
papier), dan is dat een gunstig toeval.
Beide papiersoorten zijn duurder dan het
tot nu toe standaard gebruikte kopieerpa
pier. Echter, zelfs bij een betrekkelijk gering
bewaarpercentage weegt het prijsverschil
royaal op tegen de kosten van de anders
noodzakelijke conserveringsmaatregelen.
Ook de kosten van kopiëring (op micro
film of digitaal) rechtvaardigen de meer
kosten.
De regeling is strikt genomen alleen van
toepassing op archiefbescheiden die voor
(blijvende, dat woord staat er niet bij maar
is wel bedoeld in de wet) bewaring in aan
merking komen. Als archivaris-toezicht
houder of DIV'er kunt u het gebruik van
goed papier bevorderen door te eisen dat
het papier gebruikt wordt op alle plaatsen
in het kantoor waar documenten worden
geproduceerd die voor een deel voor blij
vende bewaring in aanmerking komen,
dus in de praktijk zijn dat alle beleidsafde
lingen. Op andere plaatsen (bijvoorbeeld
huisdrukkerijen, cliëntenadministratie
sociale dienst) kan men de goedkopere
soorten blijven gebruiken.
17
Door Arnold den Teuling*
Dat papier oorspronkelijk niets anders is dan
een recyclingproduct bestaande uit lompen
van kledingtextiel en dergelijke mag voldoen
de bekend zijn. De lompen werden fijngema
len en schoongemaakt, de pulp werd in een
grote kuip gedaan, en op een zeef van
metaaldraad werden lagen pulp vel voor vel
uit de bak geschept, ontwaterd, gedroogd en
van een lijmlaag voorzien om het papier
beschrijfbaar te maken. De kwaliteit van het
proces hing af van de kwaliteit van de gele
verde en geselecteerde lompen en van de
bekwaamheid van het bij de fabricage
betrokken personeel.
Papierbesluit 1922
NEN 2728
archievenblad
december 2003
Papierinkoop
Dit wil de regeling duurzaamheid archiefbescheiden voor
komen: conserveringslasten en verval. De snippers zijn van
het New Yorkse exemplaar van G.B.J. Hiltermann, Land om
land, en het gele, na vijftig jaar nog net hanteerbare exem
plaar van hetzelfde boek bevindt zich in de Koninklijke
Bibliotheek. Foto: Nationaal Archief, Den Haag.
Arnold den Teuling is provinciaal archiefinspecteur in
Drenthe, Fryslan en Groningen.
december 2003
archievenblad
