NVBA nieuws
NVBA-Redactieadres
NVBA-lid worden?
Redactie NVBA-Nieuws
Een onvermijdelijk afscheid?!
Welkom nieuwe NVBA-Leden
NVBA nieuws
Bedrijfsarchivarissen buigen zich over NEN-ISO 15489
Probleemstellingen voor documentmanagers
39
NVBA, vereniging van en voor personen werkzaam in het beheer van organisatie - eigen informatie
v/h Nederlandse Vereniging van BedrijfsArchivarissen
Harry L.M. Hendriks
Sluisgraaf 9
5032 XL TILBURG
Tel.: (013) 463 06 19
Fax: (013) 463 06 19
E-mail: yrrah47@planet.nl
Schrijf dan naar de
ledenadministratie
mevrouw S.L. de Kok-Gamga
Ruseschans 9
2728 HA ZOETERMEER
www.nvba-info.nl
Als lid ontvangt u het
Archievenblad gratis
H. Hendriks
Sluisgraaf 9
5032 XL TILBURG
H. Strijkers
DSM/Centraal Archief
Postbus 6500
6401 JH HEERLEN
J. van der Velden
Diamantdijk 197
4706 HD ROOSENDAAL
Zoals ik de NVBA-leden reeds in een persoonlijke
brief heb laten weten, is dit nummer van bet
Archievenblad het laatste dat ze als onderdeel van het
lidmaatschap van de vereniging ontvangen. Een
afscheid was om allerlei redenen kennelijk onvermij
delijk. Allereerst was het een grote hap uit ons vereni
gingsbudget, maar tevens heeft de samenwerking met
het Archievenblad beide partijen niet dat gebracht wat
we er vooraf van mochten hopen.
Begonnen ais 'moetje' ontstaan op een opvallend goed
bezochte ledenvergadering, waar het bestuursvoorstel
om de samenwerking met Kantoor Efficiency om te
zetten in een samenwerking met VIP niet alleen geen
genade vond, maar zelfs werd omgebogen in een
gedwongen samenwerkingovereenkomst met het
Archievenblad. Met die situatie geconfronteerd heeft
het bestuur destijds geredeneerd dat de inhoud van
het blad zou kunnen worden omgebogen in een voor
de NVBA meer gewenste richting en wel door een
behoorlijke eigen inbreng aan artikelen. Zonder de
auteurs uit onze gelederen tekort te willen doen, die
wel degelijk bijdragen hebben geleverd, moet ik ach
teraf constateren dat we daar in onvoldoende mate in
geslaagd zijn. Zelf las ik het Archievenblad voor een
stuk algemene ontwikkeling en uit historische belang
stelling, maar zeker niet om mijn vak bij te houden en
ik was niet de enige.
Een ander aspect is dat het Archievenblad te specialis
tisch is, waardoor het een te beperkte lezerskring bui
ten de eigen kring, bijvoorbeeld op bedrijfsdirectie
niveau, heeft. Het bereik voor promotie van het vak
buiten de eigen gelederen is dus onvoldoende.
Graag wil ik bij deze laatste overpeinzing zowel onze
eigen (de Harry's!) als de overige redactieleden bedan
ken voor alle pogingen om er toch wat van te maken.
Aan hen heeft het niet gelegen, de kloof was kennelijk
te groot om te overbruggen.
Het staat eenieder vrij om Harry Strijkers, die na
1 januari 2004 in de redactie van het Archievenblad
blijft, verhalen aan te leveren die passen in die omge
ving en die het nieuwskarakter van 'NVBA Nieuws' in
het straks nieuwe E-zine te boven gaan.
De heer A. Bergsma
Accolade Facilitair
Postbus 341, 8440 AH Heerenveen
Tel. (0513) 614 222
E-mail abergsma@accolade-facilitajr.nl
Mevrouw M. Vermaire-Diks
TAB Products Europe B.V.
Postbus 12400, 1100 AK Amsterdam
Tel. (020) 697 98 41
E-mail mirella.vermaire@tab.nl
Hopelijk zal een aantal van onze leden, om andere
dan vakinhoudelijke redenen, besluiten om een privé-
abonnement op het blad te nemen, zodat de pijn voor
onze zustervereniging enigszins wordt verzacht.
We mogen deze stap niet uitleggen als een beëindiging
van het zoeken naar samenwerkingsmogelijkheden
met de KVAN. Feitelijk is het wel een stapje terug op
die weg.
Als alternatief bieden wij onze leden in elk geval het E-
zine, waarin leden nog meer dan voorheen alles kwijt
kunnen, als het tenminste genade vindt in de strenge
redactionele ogen van onze andere Harry, Harry
Hendriks.
Van groot belang daarbij is wel dat jullie reageren op
mijn oproep om het e-mailadres beschikbaar te stellen
aan ons secretariaat. Ga er daarbij gemakshalve nou
even niet vanuit, dat we dat op de een of andere
manier reeds hebben. Stuur het ons s.v.p. desnoods
nogmaals. Communicatie met de leden is voor het
bestuur van een vereniging immers van levensbelang.
Zitten er nou ook nog positieve kanten aan zo'n
afscheid? Natuurlijk zijn die er ook. Met de overstap
naar het E-zine kunnen we in een keer ons stoffig
imago van ons afwerpen. Bovendien maken we geld
vrij om via de website onze leden nog beter te bedie
nen. Ook dat zal op termijn ons imago in positieve zin
beïnvloeden.
Ook kunnen we de extra kosten dekken die ontstaan
door de ontwikkelde initiatieven van de Regio
Midden-in-oprichting. Die Regio heeft bij de gast
heer/sponsor VDA te Hilversum meerdere seminars
georganiseerd, die gelukkig ook goed werden bezocht.
En dat alles zonder dat we de laatste jaren aan de con
tributie hebben hoeven te sleutelen.
Tot slot een woord van dank aan onze leden die als
auteur bijdragen hebben geleverd aan zowel het
Archievenblad als aan het NVBA Nieuws dat daarin
opgenomen was. Met tegelijk een oproep om daarmee
vooral door te gaan ten behoeve van de nu nog selecte
lezerskring van het E-zine.
Peter de Jong, voorzitter
Dhr. A. van Grunsven
Reisswolf Nederland B.V. - Archief- en datavernietiging
Zoggelsestraat 7, 5384 LL Heesch
Tel. (0412) 455 228
E-mail a.vamgrunsven@rejsswolf.nl
Mevr. M. Damhoff
Pitney Bowes Management Services
Nieuweweg 222, 3905 LT Veenedaal
Tel. (0318) 586 402
E-mail info@pbms.nl
archievenblad december 2003
NVBA, vereniging van en voor personen werkzaam in het beheer van organisatie - eigen informatie
v/h Nederlandse Vereniging van BedrijfsArchivarissen
Op 6 november 2003 vond de
Algemene Ledenvergadering van de NVBA
plaats bij Ernst Young te Den Haag,
Wassenaarseweg 80. Voormiddags hield de
vereniging haar Algemene Ledenverga
dering. Daarna verzorgde de firma Doxis*
(www.doxis.nl) een inleiding bij monde
van ir. Paul Gelderman over NEN-ISO
15489 'Informatie en documentatie -
Archiefbeheer'.
Veel organisaties willen
aan de slag met kwaliteits
beleid in het informatie
management en de archi
vering. Deze ISO-norm
biedt zowel het raamwerk
voor een goede nulmeting,
als een plan van aanpak
om het kwaliteitsbeleid
handen en voeten te
geven, als een toetsingska
der om het kwaliteitsbeleid
te toetsen. Na een generieke risico-analyse
van de bedrijfsprocessen kan het document
management worden ingericht. ISO biedt
daar een raamwerk voor.
Vrijwel elke organisatie worstelt met de uit
dagingen van digitalisering. Deze ISO-norm
biedt panklare ingrediënten voor een
compacte en samenhangende checklist en
een plan van aanpak voor eenvoudige en
gecompliceerde digitalise
ringstrajecten. Ook biedt
de norm bruikbare aanzet
ten tot een programma
voor personeels- en organi
satieontwikkeling en
mogelijkheden voor de
DlV-organisatie om het
eigen imago en de eigen
positie te verbeteren. De
ISO-norm biedt volop
argumenten en strategi
sche overwegingen om dat te bereiken.
Kortom: de moeite waard om (beter) kennis
te maken met NEN-ISO 15489.
Doxis is een zelfstandige dochter van
Ernst Young en partner van de VNG.
Doxis houdt zich op projectbasis bezig met
een breed scala aan werkzaamheden op het
gebied van het (documentaire) informatie
management. Daarbij worden al naar
gelang omvang en inhoud van een project
één of meer ervaren medewerkers van het
bureau ingeschakeld. De huidige bedrijfs
terreinen van Doxis zijn: archivering/gege
vensbewerking, advisering, onderzoek, inte
rim-functievervulling, interim-manage
ment, verandermanagement, digitalisering,
training.
Zoals reeds vermeld in NVBA Nieuws
van het novembernummer van het Archie
venblad togen veel NVBA-leden op woens
dag 17 september gezamenlijk naar de
Digital Management Solutions (DMS)-beurs
in het Duitse Essen. De reis werd gemaakt in
een comfortabele dubbeldekker. Deze gratis
reis was mogelijk dankzij de medewerking
van Image Group Europe (IGE), BancTec,
Van Buuren Informatie-, Beeld- en Docu
mentverwerkingssystemen, de Nederlandse
Associatie Informatie Management (NMA),
Advanstar, Kodak Document Imaging en
last but not least de NVBA.
Archiefbeleid
Het was warm toen de deelnemers,
beladen met beurs- en sponsorinformatie,
in Essen de bus verlieten en zich mengden
onder de bezoekers op de beursvloer. Een
oase op de beursvloer was zeker de VIP-
ruimte, waar de deelnemers hun dorst kon
den lessen en genoten van heerlijke hapjes.
De redactie van NVBA Nieuws was er bij en
interviewde enkele deelnemers aan de hand
van door Harry Hendriks opgestelde pro
bleemstellingen.
Ton Meeuwisen, informatiemanagementad-
viseur bij de gemeente Arnhem, was bereid
te antwoorden op de vraag wat hij zou doen
als in een organisatie geen centraal archief
beleid is en het management niets wil
Ton Meeuwissen
investeren om dat te
veranderen.
Stappen
"Men moet op
de eerste plaats
ervoor zorgen dat het
onderwerp op de
agenda van het top
management komt te
staan en hiervan een bussinesscase wordt
gemaakt," aldus Ton. "Hierin moet duidelijk
worden omschreven wat er mis kan gaan, als
men hieraan geen aandacht schenkt.
Duidelijke voorbeelden maken een en ander
transparant. Verder moet men kunnen laten
zien dat investeringen terug worden ver
diend. Belangrijk is verder dat de uitvoeren
de instanties van meet af aan hierbij worden
betrokken. Het is zaak iedereen te overtuigen
dat 'archiveren met het handje' veel moeilij
ker is. Men moet alles op papier zetten om
hierna te bepalen wat men wil bereiken.
Risico's zijn er altijd, omdat inzichten in
technologieën veranderen. Het moet ook
niet bij adviezen blijven, uiteindelijk moeten
er beslissingen worden genomen. Een ander
risico is het ontbreken van voldoende draag
vlak bij de uitvoerende medewerkers. Na elke
fase moeten de erbij betrokken medewerkers
een goed gevoel hebben. Terugkoppeling en
communicatie zijn zeer belangrijk."
Problemen
"Problemen zijn er om opgelost te wor
den. Zo is het bij documentmanagement
van belang niet alleen de 'tools' te kiezen,
maar er ook voor te zorgen dat er een ade
quaat ordeningssysteem wordt geïmple
menteerd. Is dit niet het geval, dan stopt
men er 'rommel' in en komt er ook 'rommel'
uit. De aangeschafte 'tools' helpen dan niet
en de medewerkers die ermee moeten wer
ken, raken gefrustreerd. Het project loopt
dan gevaar. Goede afspraken over versiebe-
heer van documenten zijn een voorwaarde.
Dat wil echter niet zeggen dat alles moet
worden bewaard. Om zeker van succes te
zijn zal het project 'top down' en andersom
moeten worden gepromoot. Meehelpen en
oplossingen aandragen horen hier ook bij,"
aldus Ton Meeuwissen (ton.meeuwissen@
arnhem.nl).
Harry Strijkers
december 2003
archievenblad
