EEN INITIATIEF VOOR HET VLAAMSE OVERHEIDSARCHIEF
burengerucht
burengerucht
gevallen niet terug te vinden is. Vaak ont
breken het begin van een handeling, de
procedure, de betrokken diensten en de
archiefproducten. Toch is deze lijst onmis
baar om het verdere onderzoek voor te
bereiden. Daarna volgt wat IAVA zo ver
schillend maakt van PIVOT: de studie ter
plaatse van het archiefbeheer van elke
afdeling van het MVG. Centraal daarbij
staan de bezoeken aan de archiefbewaar
plaatsen en de interviews met de ambtena
ren, want het MVG kent geen Dienst In
formatievoorziening (DIV) zoals in Neder
land. Op deze manier wordt informatie
verzameld over de taken van een afdeling,
de dynamische en statische archiefproduc
ten die eruit voortvloei(d)en en de date
ring, de ordening, de ontsluiting, de mate
riële vorm en de omvang van de series. Het
onderzoek ter plaatse laat ook toe om
interne documenten te raadplegen, die de
organisatie en de opdrachten van een
afdeling kunnen verduidelijken.
Om deze informatie om te vormen tot
een bruikbaar instrument voor efficiënt
archiefbeheer, wordt aan elk archiefpro
duct een administratieve bewaartermijn
en een definitieve bestemming toege
kend. De bewaartermijnen worden inge
vuld door de administratie. De medewer
kers informeren reeds naar termijnen tij
dens het interview met de ambtenaar die
de stukken in kwestie behandelt. De
vraag kan ook op een hoger niveau
beantwoord worden: het afdelingshoofd
of het college van afdelingshoofden
(COVA) beslist dan over een bewaarter
mijn. Over stukken met een juridisch
belang kan dan weer uitspraak worden
gedaan door een juridische afdeling of
cel binnen het MVG. De definitieve
bestemming van elk archiefproduct geeft
aan wat er dient te gebeuren nadat de
administratieve bewaartermijn verstre
ken is. Er zijn maar twee mogelijkheden:
permanent bewaren, eventueel na een
selectie, of vernietigen. Deze beslissing
wordt gemaakt door een archivaris van
het Rijksarchief, die oordeelt over de cul
turele en de historisch-wetenschappelij-
ke waarde. Daarbij brengt hij zowel de
taak en de handeling in rekening als de
inhoud van het archiefproduct.
PIVOT kent twee eindproducten: het
Rapport Institutio
neel Onderzoek
(RIO) en het Basis
Selectie Document
(BSD). Het RIO bevat
een overzicht van de
handelingen per be
leidsterrein, terwijl
het BSD voor één
actor de handelin
gen en hun waarde
ring weergeeft.
Bij IAVA is er slechts
één eindproduct: het archiefbeheersplan
(ABP). Dit bestaat in feite uit een combi
natie van RIO en BSD. Een institutionele
studie van de archiefvormer wordt
gevolgd door een systematisch overzicht
van alle taken en handelingen die door
die archiefvormer en/of zijn rechtsvoor-
gangers uitgevoerd zijn. Aan elke hande
ling zijn de bijhorende archiefproducten
gekoppeld. De archiefproducten worden
beschreven met vermelding van de admi
nistratieve bewaartermijn en de definitie
ve bestemming. De archiefbeheersplan
nen vormen een leidraad bij het archief
beheer door de archiefvormer en bij het
toezicht op dit archiefbeheer door het
Rijksarchief. Net als in Nederland wordt
in Vlaanderen een 'handelingenbank'
ontwikkeld. Het is de bedoeling om alle
gegevens uit de archiefbeheersplannen in
die databank in te voeren. Zo beschikt
het Rijksarchief over een zoekinstrument
dat alle archiefbeheersplannen bundelt
en dat toelaat wijzigingen aan te brengen
en het overzicht te behouden over de
beleidsdomeinen heen.
Hoewel de ambtenaren van het
MVG via de interviews met de IAVA-
medewerkers een belangrijke bijdrage
leveren tot de realisatie van de archiefbe
heersplannen, blijven de plannen een
product van het Rijksarchief. De uitvoe
ring van de archiefbeheersplannen is
echter een taak voor het MVG. Aan
gezien binnen het MVG geen structureel
archiefbeheer aanwezig is, hangt de uit
voering van de plannen af van de good
will van de leidende ambtenaren om
hiervoor mensen en middelen in te zet
ten.
Het IAVA-project verliep tot nu toe
zeer vlot. De projectmedewerkers konden
rekenen op de bereidwillige medewer
king van de ambtenaren van het
Ministerie van de Vlaamse Gemeen
schap. Zij leverden in samenwerking met
de archivarissen van het Rijksarchief
reeds verschillende archiefbeheersplan
nen af, die door de betrokken afdelingen
duidelijk op prijs werden gesteld. In de
komende twee jaar dat het project loopt,
zal deze werkwijze worden voortgezet.
Op die manier zullen voor een groot deel
van het ministerie duidelijke richtlijnen
opgesteld zijn met betrekking tot het
archiefbeheer.
Wat de verdere toekomst betreft, hopen
de projectmedewerkers op de actieve
medewerking van de hogere beleidsorga
nen van het MVG. Prioritair zijn afspra
ken over de toepassing en de opvolging
van de archiefbeheersplannen op lange
termijn. In een breder kader moet nage
dacht worden over de oprichting van een
eigen infrastructuur voor archiefbeheer
binnen het MVG. Op die manier kan het
IAVA-project worden omgezet in een
duurzaam samenwerkingsverband tussen
het Rijksarchief en het MVG.
Voor 1970 kende België enkel de
gemeenten, de provincies en de nationa
le overheid als bestuursniveaus. Het
nationale niveau bleek echter niet in
staat om de groeiende culturele, sociale
en economische spanningen tussen
Vlaanderen en Wallonië op te vangen.
Daarom creëerde men de gemeenschap
pen en de gewesten, nieuwe bestuursni
veaus tussen de provincies en de nationa
le overheid. Aanvankelijk waren de
bevoegdheden van de gemeenschappen
en de gewesten beperkt en gefragmen
teerd. Blijvende communautaire span
ningen leidden tot bijkomende staatsher
vormingen, waardoor de deelstaten tel
kens nieuwe bevoegdheden kregen.
Het Vlaamse Gewest en de Vlaamse
Gemeenschap hebben een gemeenschap
pelijke administratie. De kern daarvan is
het Ministerie van de Vlaamse Gemeen
schap (MVG). Als gevolg van de groei
van het takenpakket steeg het perso
neelsaantal van 3.000 ambtenaren in
1984 naar 12.000 in 2002.
Binnen het MVG bestaat er geen centraal
archiefbeheer. In de praktijk staat iedere
entiteit in voor haar eigen archieven.
Slechts sporadisch wordt iemand aange
duid als archiefverantwoordelijke. De
resultaten zijn navenant. Archieven van
na 1990 worden doorgaans bijna inte
graal bewaard; er wordt niet of nauwe
lijks geselecteerd. Archieven afkomstig
van rechtsvoorgangers daarentegen, wor
den vaak stiefmoederlijk behandeld. De
ambtenaren zijn in de regel niet bekom
merd om dit statisch archief. Veel van
deze archieven hebben reeds tal van ver-
huisoperaties meegemaakt en het mag
dan ook niet verwonderen dat daarbij
geregeld archieven vernietigd, bescha
digd of zelfs spoorloos verdwenen zijn.
Het gebrekkige archiefbeheer heeft veel
te maken met de afwezigheid van een
duidelijke wetgeving inzake openbare
archieven. De gemeenschappen en de
gewesten zijn bevoegd om een eigen
archiefdienst op te richten en om een
archiefdecreet uit te vaardigen, maar de
Vlaamse Gemeenschap heeft tot op
heden niets ondernomen. Bijgevolg is in
Vlaanderen nog steeds de verouderde
archiefwet van 24 juni 1955 van kracht
en is de administratie onderworpen aan
het toezicht van de algemene rijksarchi
varis.
Het theoretisch model waarmee IAVA
werkt, is gebaseerd op PIVOT. Een gelijk
aardige functionele analyse wordt toege
past op het overheidshandelen en dit
omwille van het feit dat het MVG als
gevolg van meerdere hervormingsinitiatie
ven en bevoegdheidsoverdrachten door
heen de tijd regelmatig van uitzicht is ver
anderd. De handelingen die de ambtena
ren stellen, vertonen een stabieler karakter
dan de organisatiestructuur. Daarom zijn
ze aangewezen om werkprocessen te ana
lyseren en archief te ordenen.
De handeling bestaat uit een geheel van
werkzaamheden die door een archiefvor
mer worden uitgevoerd om een bepaalde
taak te vervullen en die een of meerdere
archiefproducten opleveren. De taken
zijn opdrachten van de overheid en wor
den gegroepeerd in taakgebieden, die op
hun beurt onderdelen zijn van een
bepaald beleidsdomein. Voorbeeld: de
taakgebieden Film
en Musea binnen
het beleidsdomein
Cultuur. De hande
lingen zijn voorzien
van een datum en
een wettelijke grond
slag, indien die er is.
In tegenstelling tot
PIVOT maakt IAVA
geen gebruik van de
begrippen actor en
zorgdrager, maar wel
van het begrip ar
chiefvormer. Dit is
de organisatorisch-
bestuurlijke eenheid
die voor de admini-
december 2003
stratieve uitvoering van een handeling
verantwoordelijk is en daarbij archiefpro
ducten opmaakt en/of ontvangt. Een
ander belangrijk verschil is dat IAVA
naast de beleidshandelingen, die gericht
zijn op de samenleving, ook ondersteu
nende handelingen, gericht op het func
tioneren van de eigen organisatie, in
kaart brengt. Een onderscheid tussen
neerslag en product wordt evenmin
gemaakt, de archiefproducten worden
omschreven zoals ze in de archiefbewaar
plaatsen worden aangetroffen. De waar
dering van de archiefproducten gebeurt
bij IAVA op basis van zowel de handeling
als het archiefproduct. Dit impliceert dat
voor één handeling beslist kan worden
om sommige archiefproducten te bewa
ren en andere archiefproducten te ver
nietigen.
Praktijk
Tijdens het voorbereidend onder
zoek worden in een eerste fase de
bevoegdheden en de archiefvormers bin
nen een beleidsdomein bestudeerd. Dit
gebeurt vooral op basis van juridische
werken en uitgaven van het MVG, zoals
jaarverslagen en rapporten. In een twee
de fase stellen de medewerkers een lijst
van taakgebieden, taken en handelingen
op. Daarvoor gebruiken zij hoofdzakelijk
nationale en regionale wet- en regelge
ving. De lijst is slechts voorlopig omdat
de precieze invulling van een wettelijke
opdracht door het MVG in de meeste
IAVA:
Door Joachim Derwael, Sylvie De Smet, Paul Drossens, Geert Leloup, Bart Sas en Veerle Soens*
Eindproduct
Het ontbreken van selectie
lijsten leidt bij het ministerie
vaak tot plaatsgebrek.
Implementatie
Conclusie
Joachim Derwael, Sylvie De Smet, Paul Drossens,
Geert Leloup, Bart Sas en Veerle Soens zijn projectme
dewerkers van het Belgische Rijksarchief.
december 2003
archievenblad
Dat Vlaanderen sedert verscheidene jaren
een eigen regering en administratie heeft, is
in Nederland ondertussen bekend. Het pro
ces van federalisering is gestart in 1970 en
loopt nog steeds. Een van de gevolgen van
dit proces en de talrijke hervormingen die
ermee gepaard gingen, is het ontbreken
van een structureel archiefbeheer en -beleid
bij de Vlaamse administratie. Het Rijks
archief probeert hierin verandering te bren
gen en is in 2001 gestart met het IAVA-pro
ject. 'IAVA' staat voor Instellingenstudie en
Archiefbeheer Vlaamse Administratie.
Methode
archievenblad
Ook statisch archief wordt in het kader van het project
beschreven.
