Digitale Oplossingen
MAIS
f§
im
HaegheVelde BV
nnnnnnaoDDDDDODD
Van Bilsen Consultancy
een krachtig i nstru m eNT van DE REE archiefsystemen
Resultaat van daadkrachtvisie en innovatie
Document Management
- uw technische tekeningen, tekstdocumenten en
foto's bij elkaar in één file
- doorzoekbaar op tekst, OMR en IMR
- scannen van boeken en tijdschriften, dossiers,
registers, akten, persoons- en woningkaarten
- scannen in kleur: diverse bestandsformaten
's Gravenhage
070-3096039
lnfo@haegheVelde.nl
www.haegheVelde.nl
Dé specialist voor document- en
workflowmanagement
- Archiefbewerking
- Advisering
- Interim- en Project management
- Detachering
- Opleiding
Buggenum - Brunssum - Rotterdam
tel: 045-5691584
fax: 045-5331995
e-mail: info@vanbilsenconsultancy.nl
internet: www.vanbilsenconsultancy.nl
DE REE O archiefsystemen
de praktijk
De regeling 'geordende en toegankelijke
staat archiefbescheiden' geeft in artikel 6 een
aantal mogelijke standaarden voor tekstbestan
den. In dit project is gekozen voor XML en PDF.
Alle bestanden, behalve de 'kale' e-mails, zijn
omgezet naar PDF. De e-mails zijn omgezet naar
een XML-formaat. Alle bestanden zijn verpakt in
een zogenaamde wrapper, een XML-document
waarin alle metadata zijn opgenomen. De zo ont
stane collectie bestanden is opgeslagen in een
rfirecto/y-systeem dat een getrouwe kopie is van de
mappenstructuur waarin de oorspronkelijke
documenten waren opgeborgen. De aanpak is in
grote lijnen dezelfde zoals beschreven in de publi
catie van het Testbed Digitale Bewaring 'Van digi
tale vluchtigheid naar digitaal houvast'. Deze is te
bekijken en te downloaden op de websites
www.digitaleduurzaamheid.nl en www.ictu.nl.
Bij de overdracht van het digitale archief is ook
een viewer-applicatie meegeleverd waarmee de
bestanden kunnen worden geraadpleegd. Naast
de geconverteerde bestanden zijn ook de oor
spronkelijke bestanden meegeleverd. Deze ma
ken formeel echter geen deel uit van het archief
maar zijn meegeleverd zodat het Nationaal
Archief eventueel zelf nog experimenten kan
uitvoeren.
In eerste instantie is er gedacht aan een over
brenging op cd-roms. De bewerkelijkheid van
dit proces en de onbetrouwbaarheid van het
medium cd-rom, hebben de betrokken partijen
doen kiezen voor transport op harde schijf en op
tape. Flet materiaal wordt binnen het Nationaal
Archief in een zogeheten storage-module opge
slagen; tapes en harde schijven worden slechts
als transportmiddel beschouwd. Ffet Nationaal
Archief zal in de toekomst dan ook geen archief
materiaal op cd-roms, dvd's etc opslaan, maar
een digitaal depot realiseren waarin met behulp
van on line toegankelijke opslagmedia een
archieftechnisch verantwoord beheer kan wor
den uitgevoerd.
De overbrenging van het digitale archief
Arbeidsvoorziening is voor het Nationaal Archief
een belangrijk leerproces geweest. Het belangrijk
ste dat we hebben geleerd is dat het zó in elk
geval niet moet. Archiveren begint aan de bron.
Als er binnen een organisatie geen deugdelijk
archiefbeheer is, dan is de chaos compleet. Om
daarin achteraf weer ordening aan te brengen, is
een complexe en tijdrovende klus voor de orga
nisatie zelf en de archiefinstellingen. Dat is een
ervaringsfeit dat in de papieren wereld geldt en -
zo hebben wij ervaren - ook in de digitale wereld.
Een tweede ervaring die we hebben opgedaan, is
daf de regeling 'geordende en toegankelijke staat
archiefbescheiden' werkbaar is gebleken. De
daarin opgenomen bestandsformaten en voor
schriften bleken voor wat betreft documenten
die uit een kantooromgeving komen, voldoende
aanknopingspunten te leveren.
Een ander belangrijk leerpunt is dat digitale
duurzaamheid niet te realiseren is zonder een
intensieve samenspraak tussen ICT en archiva
rissen. In dit project is deze samenwerking erg
gelukkig verlopen. De wederzijdse bereidheid
om naar elkaar te luisteren en eikaars problemen
te begrijpen is hier erg belangrijk geweest.
Het overgebrachte archiefblok is het resultaat
van een selectie op twee momentopnames van
het totaal aan digitale informatie dat in septem
ber en december 2001 binnen Arbeidsvoor
ziening beschikbaar was. Veel organisaties zullen
beweren dat ze nauwelijks of geen digitaal
archief produceren. Oppervlakkige beschouwing
van het KA-materiaal van Arbeidsvoorziening
logenstraft dit overtuigend. Onze ervaring met
de bedrijfssystemen, die in het geval van
Arbeidsvoorziening voor vernietiging in aan
merking kwamen, heeft ons de ogen geopend
voor wat ons nog te wachten staat op het gebied
van bewaring van digitaal archief. Binnen de
overheid moeten er honderden systemen opera
tioneel zijn die wel materiaal bevatten dat voor
bewaring in aanmerking komt. Bij Arbeids
voorziening is het financieel niet haalbaar geble
ken om de bedrijfssystemen voor de termijnen
zoals die in de selectielijsten staan te verduurza
men. Let wel, het gaat om termijnen in de orde
van slechts zeven jaar. Zelfs het draaiend hou
den van de bestaande systemen in het compu
termuseum is ongelofelijk duur. Het ligt voor de
hand om te veronderstellen dat het archiefwe
zen hier te doen heeft met het spreekwoordelij
ke topje van de ijsberg. Digitalisering bij de over
heid - en daardoor ook bij het archiefwezen - is
daarmee een volwassen probleem, dat een vol
wassen aanpak verdient.
Zonder de positieve houding van de men
sen binnen Arbeidsvoorziening die verantwoor
delijk waren voor de afwikkeling van de
opheffing, zou dit proces binnenskamers zijn
afgerond door vroegtijdig de stekker eruit te
halen. Het strekt hun tot eer dat ze dit niet heb
ben gedaan, maar dat ze de moeilijke weg heb
ben gekozen.
21
m
flexis
Voor meer informatie of een
vrijblijvende demonstratie
van MAIS-Flexis
kunt u contact met ons opnemen
Lijnbaanstraat 2 9711 RV Groningen
0503112600 ederee@de-ree.nl
MAIS-Flexis is een krachtige applicatie waarmee archieven en andere
collecties, zoals foto-, geluid- en filmarchieven, effectief beschreven en
ontsloten kunnen worden.
Flexibiliteit, een gebruiksvriendelijke interface, exports naar onder
meer Word en internet, dat is de kracht van MAIS-Flexis!
Door onze expertise op het gebied van conversies van bestanden kan
de overgang van uw huidige systeem naar MAIS-Flexis eenvoudig, snel
en adequaat verlopen.
Technische aspecten
Leerproces
Tot slot
Jacques Bogaarts is senior medewerker ICT bij het Nationaal
Archief.
Noten
1 Hugo Butter, Cees van der
Weijde en Kees Rijniersce,
'Praktijkervaringen bij de
liquidatie van Arbeids
voorziening. Gevaren voor
digitale archieven bij
opheffing en fusie', in:
Archievenblad jrg. 107, nr. 2,
maart 2003, p. 28-31.
december 2003
archievenblad
