Compactus® Archieflijn
Wij sjcheppeh weer orde
Deskundige en discrete specialisten in traditionele en digitale archivering
l bij instellingen,en bedrijven.
4Ook voor specifieke tracing van archièfpersoneel.
keep it smart
compactus
Aletta Jacobsstraat 28 - Waalwijk - Tel. 0416 - 34 89 80
powered by bruynzeel
Het belang van informatie ais bedrijfsmiddel is
groter dan ooit tevoren. Deze informatie moet
aanwezig zijn en blijven. Snel en eenvoudig be
schikbaar zijn voor iedereen.
Bruynzeel filing and storage heeft een ruime
ervaring in het op maat inrichten van archieven
en depots. De Compactus® Archieflijn onder
steunt alle bekende archiverings- en organisatie-
middelen en kan uitgerust worden met vele
accessoires. Zo kan in de archiefruimte maxi
male opgeslagcapaciteit worden gerealiseerd.
documenthandling, training en service
Bruynzeel filing and storage
Tel.: (077) 306 90 00 Fax: [077] 306 90 35
info@brfs.nl, www.brfs.nl
NVBA, vereniging van en voor personen werkzaam in het beheer van organisatie - eigen informatie
v/h Nederlandse Vereniging van BedrijfsArchivarissen
Vervolg van pagina 57
le afdeling of juist gedecentraliseerd
in de afdelingen. Logischerwijs heeft
dit tot gevolg dat over de inrichting
van de functies ook anders wordt
gedacht.
Alle deelnemers waren het er in ieder
geval wel over eens, dat het digitale
archief kansen biedt voor het archief
om zich te profileren. Het kan leiden
tot een verbeterde centraal georgani
seerde, maar voor iedereen decentraal
te bereiken dienstverlening. De ar
chiefmedewerker kan steeds meer
optreden als adviseur en hulpmiddelen
en methoden beschikbaar stellen,
waarmee afdelingen binnen de organi
satie een deel van het voorbereidende
werk al in de werkprocessen zelf kun
nen uitvoeren.
Het profiel van de archiefmedewerker
Is er wel een profiel op te stellen, vroe
gen de deelnemers zich af. Er werd een
poging gedaan:
Allereerst 'Dé archivaris', hij/zij die
ervoor gestudeerd heeft. HBO-
niveau. In sommige organisaties in
een solo- of hooguit een duo-functie,
in andere de manager van een afde
ling.
Op die afdeling zijn traditioneel de
volgende functies te onderscheiden:
Invoeren van documenten, veelal
functies die door medewerkers op
LO-niveau worden ingevuld.
Classificeren, waarbij met name
medewerkers op MBO-niveau zijn
betrokken.
Behalve duidelijk aanwijsbare ar
chiefmedewerkers zijn in veel orga
nisaties de archieffuncties (vaak
onbenoemd) verspreid over de orga
nisatie (bijvoorbeeld bij secretares
ses).
Deze profielen staan op de helling als
er steeds meer invulling gegeven moet
worden aan de eerder besproken the
ma's. Het archief kan te maken krijgen
met zaken als applicatiebeheer van een
Document Management Systeem
(DMS), met het gaan verstrekken van
advies bij de inrichting van bedrijfs
processen, met het vertalen van wette
lijke verplichtingen naar de bedrijfs
voering ten aanzien van bewaartermij
nen en dergelijke en met het opstellen
van projectplannen en business cases.
Verschuivingen in profielen en werk
zaamheden die ook zijn weerslag heb
ben op (het niveau van) de medewer
kers zelf.
"Is er een verschil tussen 'oud' en
'jong'?", vroeg een van de aanwezigen,
waarbij de achterliggende stelling was,
dat je de archieffunctie wellicht beter
kunt veranderen met een jonge nog
niet te veel door het verleden belaste
club mensen dan met mensen die
gewend zijn aan ingesleten gewoontes.
Dat hoeft natuurlijk niet, het heeft ook
niets met leeftijd te maken. Het heeft
meer met het gevoel te maken dat bij
archiefmedewerkers, die al jaren in
dezelfde organisatie werken, kan gaan
overheersen (vaak na vele pogingen tot
veranderingen), dat veranderingen
toch nauwelijks van de grond komen.
Dit geldt overigens net zo hard voor
andere functies in organisaties en is
dus geen exclusief fenomeen voor de
archieffunctie.
Hoe dan ook, je zult wat moeten
ondernemen om de bestaande mede
werkers mee te krijgen en daadwerke
lijk handen en voeten te geven aan de
beoogde veranderingen in de archief
organisatie. Kijk eerst goed naar je
klanten en pas je dienstverlening aan
op hun wensen. Bijvoorbeeld door aan
te sluiten bij een afdeling die een dui
delijke behoefte heeft om haar archief
functie voor digitale informatie ade
quaat in te vullen. Maak daar een pilot-
project van waarbij je samen met die
gemotiveerde afdeling de zaak ontwik
kelt. Op die manier maak je anderen
'medeplichtig' aan de realisatie van je
plannen en worden ze ook ambassa
deurs van je plannen. Dit werkt direct
versterkend op de motivatie van de
eigen archiefmedewerkers. Op basis
daarvan kun je gaan werken aan zaken
als cultuursessies organiseren (zowel
voor de eigen medewerkers als voor
andere belanghebbende medewerkers
in een organisatie), een tijdje laten
meedraaien van archiefmedewerkers
bij andere afdelingen, gerichte oplei
dingen enzovoorts.
Tot slot
In de plenaire discussie is ten slot
te gekeken naar de mogelijkheden van
de NVBA om als vereniging de positie
van het archief in organisaties te ver
sterken. Dit leverde een paar nuttige
suggesties op:
De NVBA zou meer wervend moeten
optreden: bedrijven actief benaderen
om de positie van het archief op de
agenda te zetten.
De NVBA zou ervoor moeten zorgen
dat er in bestaande of nieuwe oplei
dingen aandacht besteed gaat wor
den aan zaken als:
Beleidsnotities schrijven om
bepaalde zaken onder aandacht te
brengen van het management.
Presentatietechnieken waarmee de
communicatievaardigheden wor
den versterkt.
Leren opstellen van business cases
(zowel kwantitatief als kwalitatief).
Hiermee was het inhoudelijke deel van
het seminar afgesloten en kon na het
slotwoord nog nagepraat worden
onder het genot van een hapje en een
drankje. Mijn eerste indruk daarbij was
dat alle aanwezigen het een uiterst
geslaagde en informatieve middag
vonden. De evaluatieformulieren be
vestigen die indruk en geven verder
een aantal nuttige suggesties om derge
lijke seminars nog beter te organiseren.
Een volgend seminar zal in het najaar
van 2003 zeer zeker gaan plaatsvinden.
Dit verslag is tot stand gekomen onder
de redactie van Brian Dommisse, senior
consultant bij Pheidis Consultants te
Zoetenneer en lid van de werkgroep semi
nars van Regio Midden i.o. Als u naar
aanleiding van dit artikel wilt reageren,
stuurt u uw reactie dan naar
dommisse@pheidis.nl.
september 2003
archievenblad
