ONDERBEZET OP DIV-GEBIED?
De dagboeken van Anne Frank,
eerste hulp aan het Rijksmuseum...
www.mooieboeken.nl
CONSULTANCY
Documentaire ondersteuning zoals; Ontwikkeling van applicaties op maat zoals;
wegwerken van achterstanden - dossierregistratie- en inventarisatie programma's
projecten o.a. saneringswerkzaamheden - etikettenprogramma's (doos/dossier etc.)
archiefbewerking sjabloonontwikkeling in uw eigen huisstijl
assistentie dagelijkse werkzaamheden - ontwikkeling van diverse databanken
- standaardbrievenprogramma's etc.
Voor informatie kunt u ons bereiken via: www.vervest-consultancy.com Email: info@vervest-consultancy.com
Doenradestraat 42/30, 4834 GE BREDA Tel/Fax: (076) 560 09 05 Mobiel: 06-22712093
Ruysdaelkade 97-99 1072 am Amsterdam tfn+3i(o)2o 6275907
tfx+3i(o)2o 6270579 www.mooieboeken.nlinfo@mooieboeken.nl
BUREAU VOOR DOCUMENTAIRE ONDERSTEUNING
EN ONTWIKKELING VAN APPLICATIES OP MAAT
DOCUMENT MANAGEMENT KENNIS MANAGEMENT WORKFLOW MANAGEMENT DIOR-OPLEIDINGEN
Cifyhouse, Engelondlaon 1/4, 2711 DW ZOETERMEER,
Telefoon 079 - 342 95 09, fax 079 - 342 59 46, www.diiconsulf.nl, e-mail: info@disconiulf.nl
Het vervullen van (tijdelijke) vacatures op
het gebied van DIV is een arbeidsintensieve
en prijzige aangelegenheid. DisConsult
neemt deze zorg van u over. Wij hebben ja
renlange ervaring in het detacheren, werven
en selecteren van gekwalificeerd en gemo
tiveerd DIV-personeel.
Werving en selectie
DisConsult beschikt over specialistische
kennis voor werving en selectie en beschikt
over een uitgebreid netwerk. Hierdoor kun
nen wij snel en doeltreffend een kandidaat
selecteren die past in het door u geschetste
profiel.
Meer weten?
Als u meer wilt weten over onze diensten, belt u dan
met DisConsult, telefoon 079 - 342 95 09. Wij kun
nen u dan van alle informatie voorzien.
Detachering
DisConsult heeft personeel in
en management - waarover u
tijd kunt beschikken.
dienst - uitvoerend, staf
voor kortere of langere
NVBA nieuws
archief (digitaal of analoog) eigenlijk
altijd dynamisch is. Bij overheden en
vergelijkbare organisaties is het
onderscheid wel relevant.
Hoe zorg je voor een adequaat dyna
misch archief? De archieffunctie
moet aansluiten bij de werkproces
sen en bedrijfsprocessen die onder
kend zijn in de organisatie. Als archi
varis moet je betrokken zijn bij de
voorkant van die processen. Ben je
het eindstation dan wordt het ade
quaat inrichten en onderhouden
van een dynamisch (digitaai) archief
een lastige, bijna onmogelijke klus.
Zorg voor voldoende tegengas door
de benodigde expertise te ontwikke
len en zorg voor casuïstiek zodat de
ICT-afdeling geen loopje met je
neemt.
Digitaliseer alleen als je het archief
goed georganiseerd hebt; een wijs
heid die voor elk ICT-traject geldt.
Selecteer hulpmiddelen en systemen
op basis van vooraf geformuleerde
functionele eisen en niet vanuit de
aangeboden technologische toeters
en bellen. Een aantal deelnemers
illustreerde dit met 'mooie' voorbeel
den van door ICT'ers opgedrongen
systemen.
Moeten de functies van een digitaal
archief centraal of decentraal belegd
worden? Zowel invoeren als raadple
gen kunnen decentraal gebeuren.
Iedereen is het erover eens dat je de
raadpleegfuncties decentraal moet
regelen. Dat is juist de meerwaarde
voor de hele organisatie. Over het
invoerproces zijn de meningen meer
verdeeld. Goede richtlijnen en
ondersteuning (bijvoorbeeld inge
bouwd in de applicatie zelf) kunnen
volgens sommigen voldoende zijn,
anderen betwijfelen dat. Als het
invoerproces centraal geregeld blijft,
heb je de boel beter in de hand en zal
er minder 'vervuiling' optreden. De
oorzaak voor deze meningsverschil
len ligt bij de inrichting van de
archieffunctie in de eigen organisatie
van de deelnemers; een grote centra-
Zorg voor goede contactpersonen in
elke afdeling, in de discussie vielen
termen als ambassadeurs of corre
spondenten. Leid die mensen ook op
en blijf ze begeleiden.
Organiseer gebruikersoverleg-sessies
om problemen, ideeën en wensen
van je klanten te inventariseren.
Voer klanttevredenheidsonderzoe-
ken uit.
Zorg voor de benodigde (aanvullen
de) opleiding voor de eigen archief
mensen.
Besteed meer aandacht aan de
archiefopleiding, besteed meer aan
dacht aan communicatie en presen
teren.
Opzet van het digitaal archief
In welke fase men momenteel ook ver
keert, het opzetten van een digitaal
archief is binnen elke organisatie onaf
wendbaar. Het inrichten van een der
gelijke faciliteit is een logisch gegeven
als je bedenkt, dat informatie in toene
mende mate digitaal wordt verspreid
en opgeslagen. Iedere deelnemer kon
wel een aantal valkuilen en uitdagin
gen benoemen of herkennen:
'Ordening is niet meer nodig, je kunt
alles full text terugvinden' is een
veelgehoorde maar onterechte con
clusie van managementteams en
andere partijen. Voordat je het weet
zit je opgezadeld met een grote data
bank en een 'slim' indexeerprogram
ma. Die 'slimme' indexeerprogram
ma's zijn in het zoekproces te grof-
mazig en leiden uiteindelijk tot
ontevredenheid bij de gebruikers,
onze klanten. De beheeromgeving
lijkt in eerste instantie eenvoudig
van opzet, maar al snel loop je tegen
grenzen aan, die goed beheer enorm
gaan beiemmeren. Wellicht dat hier
aan in NVBA-verband nog een semi
nar kan worden gewijd.
Maar wat dan wel? Is de bestaande
(papieren) ordening over te brengen
naar het digitale archief? Dat kan op
zich wel, maar je gaat dan gemakke
lijk voorbij aan de meerwaarde die
het digitale archief kan bieden wat
betreft structurering en ontsluiting.
Moet een digitaal archief onder
scheid maken tussen het dynami
sche en statische archief? De meeste
deelnemers die werkzaam zijn bij
bedrijven, wijzen erop, dat het
Restauratie van historische collecties en bibliotheken,
schade inventarisatie, selectie en advies.
Hoogwaardig facsimileren,
kleine oplagen in eigentijdse vorm.
advisering brief/fax/memo programma's
NVBA, vereniging van en voor personen werkzaam in het beheer van organisatie - eigen informatie
v/h Nederlandse Vereniging van BedrijfsArchivarissen
september 2003 archievenblad I
Lees verder op pagina 59
Vervolg van pagina 55
suggesties:
