De ontwikkeling van de archieforganisatie
NVBA nieuws
NVBA-Redactieadres
NVBA-lid worden?
Redactie NVBA-Nieuws
Verslag van een NVBA-seminar
Op woensdag 18 juni 2003 organiseerde de NVBA
Regio Midden Nederland i.o. een seminar onder
de titel: De ontwikkeling van de archieforganisatie.
Gastheer voor dit seminar was wederom VDA
informatiebeheersing bv te Hilversum.
De reeks van seminars van Regio Midden i.o. was
gericht op de uitwisseling van gedachten over
ontwikkelingen rondom het archief, waarbij de
eigen ervaringen, uitdagingen en ontwikkelingen
van de deelnemers centraal staan. De doelgroep
omvatte NVBA-leden en geïnteresseerde niet-
Ieden.
Tijdens het seminar Bedrijfsarchivaris, recordsma
nager of informatiespecialist op 12 maart 2003 is
onder andere het thema 'De organisatie van het
archief' naar voren gekomen als een belangrijk
onderwerp om verder uit te diepen. Dit thema kan
op tweeërlei wijze worden geïnterpreteerd:
De manier waarop het archief zelf is georgani
seerd.
De plaats en de functie van het archief in een
organisatie.
Uiteraard hebben die twee invalshoeken alles met
elkaar te maken. De activiteiten, taken en
bevoegdheden van een archief zijn nauw verwe
ven met de relaties die het archief onderhoudt in
de organisatie en de ondersteuning die het daarbij
biedt. Voor dit seminar is de tweede invalshoek als
voornaamste insteek gekozen.
De oorspronkelijke werkgroep was na het eer
ste seminar uitgebreid met vijf nieuwe leden.
NVBA-voorzitter Peter de Jong opende de bijeen
komst met een woord van dank aan de gastheer
VDA voor de beschikbaar gestelde faciliteiten. Er
waren ruim 25 deelnemers, onder wie als bijzon
dere gast onze Belgische collega Marcel van
Campen, bestuurslid van de sectie Archief en
Hedendaags documentbeheer van de Vlaamse
Vereniging voor Bibliotheek-, Archief- en
Documentatiewezen en voorzitter van de
Werkgroep Bedrijfsarchieven van deze sectie.
Vervolgens gaf Marian Hanzens een korte toelich
ting op het doel, de uitwerking en de opzet van
het seminar. Als voorbereiding op de workshops
hadden alle deelnemers een deelnemersformulier
ingevuld waarna de deelnemers in vier groepen
het gesprek met elkaar aangingen. Pieter de Jong,
Henk de Lauré, Tirza Odor en Maya Thieme fun
geerden als begeleiders en monitors van de works
hops. De bevindingen van iedere workshop wer
den vastgelegd op het monitorformulier. Tijdens
de pauze bereidden Marian Hanzens en Maya
Thieme de plenaire sessie voor aan de hand van de
monitorformulieren. De plenaire discussie werd
geleid door Marian Hanzens.
Het deelnemersformulier werd gebruikt om in
korte tijd een gemeenschappelijke basis te leggen
voor het gesprek in de workshops, waar een klein
uur voor was uitgetrokken. De deelnemers werden
verzocht om hun eigen situatie in een aantal tref
woorden weer te geven aan de hand van de vol
gende onderwerpen:
Huidige positie van het archief binnen uw orga
nisatie;
Gewenste veranderingen van het manage
ment/u/de archiefmedewerkers;
Korte termijn doel(en) van het management/u;
Opties voor aanpak.
Het formulier van monitors bevatte daarnaast ook
de volgende punten:
Benoem de knelpunten;
Benoem mogelijke oplossingen voor de knel
punten.
De formulieren waren ook een hulpmiddel voor
de monitors om in alle workshops dezelfde onder
werpen te behandelen, zodat deze inventarisatie
ronde vergelijkbare informatie zou opleveren voor
de plenaire bespreking. Een rondgang langs de
workshops maakte duidelijk dat iedere monitor
haar of zijn eigen lijn volgde in de behandeling
van de aangereikte onderwerpen.
Om de participatie van alle deelnemers tijdens de
plenaire discussie te bevorderen was gekozen voor
een zaalinrichting zoals die van het Britse
Lagerhuis. Aan weerszijden van een gangpad een
tweetal rijen stoelen, zodat het merendeel van de
deelnemers elkaar in de ogen keek en de gespre-
kleidster Marian Hanzens de mogelijkheid had om
lopend tussen de gelederen door de discussie aan
te wakkeren.
Een verfrissende opzet, die gezien de levendige
discussies nu al effectief bleek, maar bij het onder
hevige thema was geen sprake van een polarisatie
54
tussen de twee 'kampen'; de deelnemers
waren het in grote lijnen met elkaar eens.
Voor volgende seminars zal bekeken wor
den hoe de zaalinrichting inhoudelijk
meer uitgebuit kan worden door deelne
mers in twee groepen te verdelen die let
terlijk en figuurlijk qua mening tegenover
elkaar staan.
Tijdens de plenaire discussie liepen de
onderwerpen zoals besproken in de work
shops nogal eens door elkaar. Om die
reden staan in dit verslag de onderwerpen
centraal die tijdens de workshops naar
voren zijn gekomen.
Overgang van papier naar digitaal
Uit de inventarisatie blijkt dit één van de
belangrijkste onderwerpen waarmee archi
varissen in veel organisaties vandaag de
dag worstelen. Terwijl de informatie-uit
wisseling binnen en tussen bedrijven en
organisaties in toenemende mate elektro
nisch verloopt, is de positie van het
archief daarin vaak (nog) onduidelijk.
Waar gaat het archief nog over? Moet je
'grip' krijgen op al deze informatiestromen
en zo ja, hoe doe je dat? Dat er wat moet
veranderen aan de positie van het archief,
zowel qua plaats in de organisatie, qua
eigen structuur als qua ondersteunende
middelen, staat voor alle deelnemers vast.
Probleemeigenaar
Het moet duidelijk zijn wie probleemeige
naar is, want een archiefprobleem hangt
samen met de wijze waarop medewerkers
in een organisatie omgaan met archiefdo
cumenten. De meest voor de hand liggen
de probleemeigenaar is uiteraard het
managementteam. Maar hoe overtuig je
dat management van de noodzaak om het
archief in de digitale context anders te
positioneren en te organiseren? Op dit
moment is er te weinig geld en als het er
wel is, waarom zou dat geïnvesteerd moe
ten worden in het archief?
Tijdens de discussie werden de volgende
suggesties gedaan om invloed uit te oefe
nen en de noodzaak tot investeren in het
archief voor het voetlicht te brengen.
Maak een kosten/baten-analyse. Niet
altijd makkelijk, maar als je kan aanto
nen dat investeringen uiteindelijk een
veelvoud opbrengen, is een belangrijke
slag gewonnen. Als het financiële plaatje
niet helemaal rond te breien is, kun je
altijd nog kijken of de rechten en plich
ten van de organisatie bewaakt worden
en wat de 'schade' kan zijn als dat niet
het geval is; een vorm van risico-analyse.
In aanvulling op het voorgaande punt:
Ga op zoek naar een 'mandaat', bijvoor
beeld door eisen die de wetgeving stelt
aan het archiveren van elektronisch ver
stuurde berichten en documenten.
Maak er een extern project van, geleid
door een externe partij. Over het alge
meen luistert het management daar eer
der naar dan naar interne initiatieven.
Bekijk of binnen het managementteam
een persoon zich als 'archiefambassa
deur' sterk wil maken voor de belangen
van het archief. Het archief valt in veel
organisaties onder het facilitair bedrijf
of een vergelijkbare afdeling. De
manager daarvan kan als pleitbezorger
optreden. Volgens de deelnemers werkt
dit alleen goed als de betreffende per
soon affiniteit heeft met het archief, bij
voorbeeld omdat de manager daar zelf
werkzaam is geweest.
En last but not least: communicatie,
communicatie en nog eens communica
tie. Daar is de gemiddelde archivaris niet
goed in, maar communicatie is van
wezenlijk belang. Veel organisaties heb
ben te weinig zicht op de gevolgen voor
de archieffunctie van de steeds verder
gaande digitalisering. Maak dit op alle
niveaus inzichtelijk.
Communicatie
Bij veel archieven wordt momenteel te
weinig gedaan aan communicatie op welk
terrein dan ook. Als het al gebeurt, is het
geen structurele activiteit. Over het alge
meen is de archiefmedewerker reactief, dat
herkenden veel aanwezigen ook wei bij
zichzelf. Met het louter rondsturen van
een setje schriftelijke instructies lukt het
niet om andere afdelingen te doordringen
van het belang van de archieffunctie en de
noodzaak om een aantal uitgangspunten
te hanteren om de overdracht en uitwisse
ling van informatie goed te organiseren.
Een pro-actieve opstelling is dus gewenst,
maar hoe doe je dat? Wederom een aantal
NVBA, vereniging van en voor personen werkzaam in het beheer van organisatie - eigen informatie
v/h Nederlandse Vereniging van BedrijfsArchivarissen
Harry LM. Hendriks
Sluisgraaf 9
5032 XL TILBURG
Tel.: (013) 463 06 19
Fax: (013) 463 06 19
E-mail: yrrah47@planet.nl
Schrijf dan naar de
ledenadministratie
mevrouw S.L. de Kok-Gamga
Ruseschans 9
2728 HA ZOETERMEER
www.nvba-info.nl
Als lid ontvangt u het
Archievenblad gratis
H. Hendriks
Sluisgraaf 9
5032 XL TILBURG
H. Strijkers
DSM/Centraal Archief
Postbus 6500
6401 JH HEERLEN
j.van der Velden
Diamantdijk 197
4706 HD ROOSENDAAL
Organisatie en opzet
archievenblad
september 2003
NVBA, vereniging van en voor personen werkzaam in het beheer van organisatie - eigen informatie
v/h Nederlandse Vereniging van BedrijfsArchivarissen
september 2003 archievenblad I
Bevindingen
Lees verder op pagina 57
