Het gebruik van Encoded Archival Description bij het Nationaal Archief
de praktijk
de praktijk
13
Door Ivo Zandhuis*
In het project Digitale Toegang Nationaal Archief wordt nagestreefd de toegangen van het
Nationaal Archief op een digitale wijze beschikbaar te stellen. Door daarbij te kiezen voor
Encoded Archival Description (EAD) kunnen de digitaal opgeslagen toegangen op verschillen
de manieren worden gebruikt. Op 3 maart verscheen de eerste toegang op de website waar
bij het publicatietraject is verlopen met behulp van EAD.1 In dit artikel wordt kort omschreven
wat EAD is, hoe het Nationaal Archief ertoe kwam om voor EAD te kiezen en wat de toekomst
van het project kan brengen.
EAD is een standaard voor het vastleggen
van archiefinventarissen in een geautoma
tiseerd systeem, gebaseerd op extensible
Markup Language (XML).2 De verschillen
de onderdelen die in een toegang zijn te
onderscheiden, zoals het inventarisnum
mer, de omschrijving en de datering, wor
den daarbij in een tekstbestand voorzien
van markeringen. Dankzij deze markerin
gen kan vervolgens worden vastgelegd hoe
dat onderdeel moet worden weergegeven
op het internet of op papier. Het Nationaal
Archief kiest er bijvoorbeeld voor om de
inventarisnummers die kunnen worden
gebruikt voor het aanvragen van een stuk
op internet in oranje weer te geven.
Geavanceerde zoekmachines kunnen
straks op basis van deze markeringen zoe
ken in specifieke onderdelen van een toe
gang, zoals de datering.
EAD is gebaseerd op de archiefstandaard
ISAD(G): General International Standard
Archival Description.3/4 Het belangrijkste
concept van ISAD(G) is multilevel descrip
tion. Multilevel description gaat uit van de
idee dat een archief kan worden beschre
ven door het beschrijven van het geheel,
de delen van het geheel en de delen van de
delen enzovoorts. Elk niveau kan door 26
Afbeelding uit ISAD(G) Appendix A, waarin de relatie tus
sen de verschillende niveaus wordt uitgelegd.
elementen worden beschreven en de infor
matie geldt voor elk onderliggend niveau.
In EAD wordt dit mogelijk gemaakt door
de onderdelen van de toegang in elkaar te
nesten.
Voordelen
Vanuit technisch oogpunt zijn er veel
mogelijkheden om een toegang in een
computer op te slaan. EAD biedt enkele
belangrijke voordelen.
Allereerst is een toegang in veel opzichten
een tekstueel document. Naast de zeer
gestructureerde informatie in de eigenlijke
toegang, zijn er ook inleidende teksten,
voetnoten en bijlagen. XML is bij uitstek
geschikt om een dergelijke tekstueel docu
ment te structureren. Met behulp van EAD
worden alle onderdelen van één toegang
in één XML-document vastgelegd. EAD
biedt vanwege deze documentaire aanpak
de benodigde flexibiliteit om verschillende
soorten toegangen te markeren en toe
komstige ontwikkelingen te kunnen
inbouwen.
Ten tweede is EAD een internationale stan
daard. Hierdoor kunnen de toegangen dus
zonder verdere bewerking worden uitgewis
seld. Een EAD-document is daarmee onaf
hankelijk van de toepassing waarin de toe
gang is gemaakt en wordt opgeslagen.
EAD bij het Nationaal Archief
Het Nationaal Archief kwam in aanraking
met EAD door de toepassing van deze stan
daard bij het TANAP-project, alwaar twee
medewerkers pleitten voor het gebruik van
deze standaard bij het publiceren van toe
gangen over de VOC, afkomstig uit allerlei
landen in de wereld.5
De opgedane kennis en ervaring werden
vervolgens verder uitgebreid voor toepas
sing voor toegangen van het Nationaal
Archief. Er zijn richtlijnen opgesteld waar
in werd vastgelegd welke onderdelen van
EAD in welke situatie worden gebruikt. Er
is eenvoudige, experimentele software
ontwikkeld om deze richtlijnen te contro
leren.
De ultieme test van het idee om EAD te
gebruiken was de publicatie van de inven
taris van het archief van het Kabinet van
de Minister-President. Deze grote inventa
ris werd gemaakt in MAIS. Vervolgens
werd er in plaats van een uitdraai in Word
een uitdraai naar een tekstbestand
gemaakt. Dit tekstbestand werd nabewerkt
tot een volledig EAD-bestand. Een in XML
gespecialiseerd bedrijf ontwikkelde soft
ware voor de transformatie van EAD naar
HTML. De uitvoer van deze transformatie
is door de vormgever van de website in het
ontwerp ingepast. Een en ander is nog
verre van ideaal, maar de eenvoud waar
mee nu publicaties op verschillende media
en in verschillende stijlen kunnen worden
geproduceerd, leverde het bewijs dat het
gebruik van EAD belangrijke voordelen
kan opleveren.
De toekomst
In de nabije toekomst worden meerdere
toegangen in samenwerking met de
Centrale Archief Selectiedienst (CAS) in
Winschoten omgezet naar een EAD-
bestand. Deze worden op dezelfde wijze op
de website gepubliceerd.
Indien een groter aantal toegangen wordt
omgezet naar EAD, zal de behoefte gaan
bestaan aan een systeem dat bijhoudt wie
wijzigingen mag doorvoeren en wat de
laatste versie is. Daarnaast wordt de haal
baarheid onderzocht van extra functies,
zoals de publicatie op de website zonder
tussenkomst van een webmaster en de
publicatie op papier. Natuurlijk kunnen
daarnaast ook zeer geavanceerde zoek- en
printfuncties worden ontwikkeld.
Allereerst zal echter de huidige presentatie
een belangrijke verbeterslag ondergaan.
Ivo Zandhuis is informaticus en werkzaam als zelf
standig adviseur op het gebied van de digitale ont
sluiting van culturele informatie. In deze hoedanigheid
is hij betrokken bij het hier beschreven project Digitale
Toegang Nationaal Archief (DTNA).
1. www.nationaalarchief.nl/collectie/zoeken/toegan-
gen
2. www.loc.gov/ead/
3. www.ica.0rg/biblio/cds/isad_g_2e.pdf
4. Schie, Henny van, 'ISAD(G), De standaard voor
archivistische beschrijving', in: Archievenblad,
maart 2001.
5. www.tanap.net/
1 ml version="1.0" encoding="ISO-8859-1"?>
2 DOCTYPE ead SYSTEM "ead.dtd">
3 ead>
4 <eadheader>
5 <eadid>2.06.059.16</eadid>
6 <filedesc>
7 <titlestmt>
8 <titleproper> Inventaris van het archief van het Bureau Zakenreizen van het Ministerie van Economische Zaken
9 <date>1945-1950</date>
10 </titleproper>
11 <author>H.A.J. van Schie</author>
12 </titlestmt>
13 knip
14 </filedesc>
15 knip -->
16 </eadheader>
17 <archdesc level="fonds" type="inventory">
18 <did>
19 <head>Beschrijving van het archief</head>
20 cunittitle label="Naam archiefblok:
21 <corpname>Ministerie van Economische Zaken, Bureau Zakenreizen</corpname>
22 <date>1945-1950</date>
23 </unittitle>
24 <!-- knip
25 </did>
26 knip -->
27 <descgrp type="context">
28 <head>Archiefvorming</head>
29 <bioghist>
30 <head>Geschiedenis van de archiefvormer</head>
31 <p>Bij het weer op gang komen van het economische leven, direct na de </p>
32 knip -->
33 </bioghist>
34 </descgrp>
35 <!-- knip -->
36 <dsc type="combined">
37 <head>Beschrijving van de archiefbestanddelen</head>
38 <c01 level="series">
39 <did>
40 <unitid type="series_code">A</unitid>
41 <unittitle>lnstandhouding van de eigen organisatie <unitdate normal="1945/1949">1945-1949</unitdate>
42 </unittitle>
43 </did>
44 <c02 level ="file">
45 <did>
46 <unitid>1</unitid>
47 <unittitle>lnterne instructies van het hoofd van het Bureau Zakenreizen
48 voor de ambtenaren van dat bureau.</unittitie>
49 cunitdate normal="1945/1949">1945-1949</umtdate>
50 <physdesc>
51 <extent>1 omslag</extent>
52 </physdesc>
53 </did>
54 </c02>
55 <c02 level="file">
56 <did>
57 <unitid>4</unitid>
58 <unittitle>Nota's inzake de administratieve organisatie,
59 de personeelsbezetting en de huisvesting van het Bureau Zakenreizen. </unittitle>
60 <unitdate normal="1946/1949">1946, 1948, 1949</unitdate>
61 <physdesc>
62 <extent>1 omslag</extent>
63 </physdesc>
64 </did>
65 </c02>
66 <!-- knip
67 </c01>
68 </dsc>
69 </archdesc>
70 ead>
extensible Markup Language
extensible Markup Language (XML) is een technische
standaard voor het aanbrengen van markeringen in een
document. In deze standaard is bijvoorbeeld vastgelegd
dat een dergelijke markering is onderscheiden van het
document zelf doordat de markering begint met het
teken en eindigt met het teken De naam van de
markering is afhankelijk van de toepassing en mag
desnoods zeif worden gekozen. In het geval van Encoded
Archival Description (EAD) zijn er bijvoorbeeld de mar
keringen <unittitle> en </unittitle> (zie bijvoorbeeld
regel 47 en 48) om het begin en het einde van de
omschrijving van het archiefbestanddeel te markeren.
Andere voorbeelden van toegestane EAD-markeringen
zijn <unitid> (bijvoorbeeld regel 46) voor onder andere
inventarisnummers en <unitdate> (bijvoorbeeld regel 49)
voor de datering. Het idee van multilevel description
komt in het EAD-document bijvoorbeeld voor bij de
enkelvoudige beschrijvingen (regels 44 tot 54 en regels 55
tot 65) die bij de rubriek A Instandhouding van de eigen
organisatie (regels 38 tot 67) zijn opgenomen. De rubriek
is gemarkeerd met <cOI level="series"> en de enkelvou
dige beschrijvingen daarbinnen met <c02 level="file">.
12
archievenblad
mei 2003
mei 2003
archievenblad
