DEN
nieuws
Archiefvraag van de maand
nieuws uit het veld
Er zijn nog geen reacties binnengeko
men op de archiefvraag van de maand
april. De nieuwe vraag luidt:
Als een particuliere archiefinstelling
namens de Staat der Nederlanden een par
ticulier archief acquireert en in haar bezit
krijgt en dit archief dus tot het cultureel
erfgoed van de Staat der Nederlanden
behoort, valt dit archief dan onder het
regime van de Archiefwet?
Reacties kunt u sturen naar
bureau@kvan.nl. Hier kunnen ook
nieuwe vragen worden ingediend.
De vraag luidde:
Waarom is er een verschil in openbaarheid tus
sen de Bevolkingsregisters en de Burgelijke
Standsregisters? En waarom zijn de laatste
bovendien gefaseerd openbaar?
Het volgende antwoord kwam van Arnold
den Teuling, provinciaal archiefinspecteur
in Drenthe, Fryslan en Groningen.
Per de datum van invoering van de
Archiefwet 1962 op 1 mei 1968 ontstond de
verplichting tot overbrenging van archief
bescheiden jonger dan 1814. Bij ministerië
le beschikking van 16 september 1968
(Stcrt. 187) is ontheffing van deze verplich
ting gegeven voor de registers van de bur
gerlijke stand jonger dan honderd jaar (dus
aanvankelijk gold dat ook voor de overlij-
densregisters), en per 21 september 1970
(Stcrt. 188) voor de gezinskaarten behoren
de tot het bevolkingsregister bijgehouden
tot ca. 1940, en wel tot uiterlijk het jaar
2000. Beide beschikkingen hadden als
enige achtergrond dat de ambtenaren
bevolking meenden dat zij de stukken voor
de dagelijkse taakuitoefening veelvuldig
nodig hadden. Het onderwerp privacybe
scherming speelde toen nog niet. Het
opmaken en bijhouden van de registers van
de burgerlijke stand wordt geregeld in het
Burgerlijk Wetboek, en vanaf 1 januari 1995
staat ook de overbrengingstermijn daarvan
in boek 1 artikel 17a; daarmee is de
genoemde beschikking uit 1968 van rechts
wege vervallen. Sindsdien spelen de priva-
cy-aspecten wel een duidelijke rol. Waarom
voor de registers van overlijden echter de
oude termijn van vijftig jaar is gehand
haafd, is mij niet duidelijk, want voor alle
privacywetgeving en -jurisprudentie geldt
verder dat privacybescherming eindigt bij
overlijden (zie ook F.C.J. Ketelaar,
Archiefrecht, Alphen a/d Rijn 1986 e.v., E5.
Artikel 17a maakt geen melding van een
van de archiefwetgeving afwijkende termijn
van overbrenging naar de rijksarchiefbe-
waarplaats(en) voor de dubbelen van de
burgerlijke stand, en Ketelaar gaat daarop
ook niet in).
Voor de gezinskaarten, die niet in het
Burgerlijk Wetboek zijn vermeld, is de
beschikking uit 1970 van kracht gebleven.
Per 1 oktober 1994 is de Wet op de bevol
kingsregisters vervangen door die betref
fende de Gemeenschappelijke Basis
administratie (GBA). In deze laatste is in een
aantal overgangsartikelen wel het beheer
van de persoonskaarten geregeld (meestal
bijgehouden vanaf 1938) maar zijn de
gezinskaarten opzettelijk of onopzettelijk
buiten beschouwing gebleven. Vandaar dat
de ontheffing van 1970 in 2000 vervallen
is, en dat de gezinskaarten dus thans onder
het openbaarheidsregime van de archief
wetgeving (en de Wet bescherming per
soonsgegevens, WBP) vallen. Met inhoude
lijke afwegingen heeft dat dus helemaal
niets te maken. Ook de woningkaarten, bij
gehouden vanaf 1920-1994, die eveneens
deel uitmaken van het bevolkingsregister,
zijn nooit in ontheffingsbesluiten of over
gangsartikelen genoemd en bijgevolg is
daarop de normale overbrengingstermijn
van twintig jaar van toepassing. Het BW
valt bovendien onder de competentie van
het ministerie van Justitie en het bevol
kingsregister en de opvolger GBA onder
Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
De gezinskaart biedt in sommige opzichten
meer informatie dan de geboorte- of huwe
lijksakte, maar is geen authentiek bewijs
stuk. De huwelijksakte geeft wel afstam
mingsgegevens en getuigen, en de gezins
kaart niet.
Op de gezinskaart en het in het verleden
overgebrachte bevolkingsregister is sinds
1 september 2000 behalve de archiefwetge
ving ook de zojuist genoemde WBP van
toepassing. Dat betekent dat ten aanzien
van levende personen een belangenafwe
ging moet worden gemaakt bij de verstrek
king van gegevens eruit (zie Ketelaar D2).
Genealogisch onderzoek is in het algemeen
niet bedreigend, dus in de praktijk zal dat
weinig gevolgen hebben voor de toeganke
lijkheid van de kaarten op de studiezaal.
Maar wanneer de gezinskaarten integraal
op internet gezet zouden worden, kan de
archiefdienst bij raadpleging door individu
ele personen de belangenafweging niet
meer maken, en zal men deze kaarten dus
bij het eerste legitieme bezwaar van een
levend persoon van de site moeten halen.
In tegenstelling tot overgebrachte akten
van de burgerlijke stand lijkt het dus niet
mogelijk om gescande gezinskaarten op de
website te zetten. Dit geldt ook voor het
bevolkingsregister voor de periode 1900-
1920. Ook in huwelijksakten ouder dan 75
jaar kunnen overigens gegevens omtrent
thans nog levende personen voorkomen,
bijvoorbeeld omtrent de erkenning van
voorechtelijke kinderen of het achterwege
blijven daarvan. Ook deze kan men dus niet
zonder het risico van een corrigerende rech
terlijke uitspraak in extenso op het net zet
ten (wel de indexgegevens). Dat archief
diensten en ook afdelingen bevolking wel
eens rekkelijker met de wetgeving, of liever
wetgevingen, omspringen dan vereist of
toegestaan doet uiteraard aan de principes
niets af.
In de slotbepalingen van de Wet GBA (art
148, zie Ketelaar D 56; het artikel is zeer
onduidelijk geformuleerd) is geregeld dat de
persoonskaarten, archiefregisters en de digi
tale persoonslijsten-GBA betreffende perso
nen die uit Nederland zijn vertrokken vanaf
1 oktober 1994 pas 120 jaar na geboorteda
tum worden overgebracht. Voor kaarten en
lijsten betreffende personen overleden in
Nederland geldt de normale overbrengings
termijn van twintig jaar. Maar een gemeen
te krijgt geen bericht van het overlijden van
iemand die voor oktober 1994 uit de
gemeente is vertrokken en die in die
gemeente dus alleen in het archiefregister
8
Nieuw Europees netwerk voor
audiovisuele archieven
Tien Europese instellingen gespecialiseerd in
beeld en geluid, waaronder het Nederlandse
Instituut voor Beeld en Geluid, hebben
onlangs een nieuw Europees netwerk opge
richt, 'Standing Committee of European
National Audiovisual Archives' (SCENAA).
Zij kwamen tot dit initiatief uit bezorgdheid
dat het rijke audiovisuele erfgoed van Europa
verloren dreigt te gaan. De doelstellingen van
het platform zijn onder meer materiaal uit de
Europese nationale audiovisuele archieven te
conserveren en voor het publiek toegankelijk
te maken, samen te werken bij acquisitie van
audiovisueel materiaal, het opstellen van
beschrijvingsstandaarden en het belang van
archivering van beeld en geluid op de politieke
agenda te zetten.
De tien betrokken instellingen zijn:
(Vervolg van pagina 8)
voorkomt. Theoretisch zijn alle bestaande
kaarten en bladen in het archiefregister dus
pas in 2115 volledig openbaar. Hoe de over
brenging in de praktijk intussen zal moeten
plaatsvinden is niet duidelijk. De persoons
lijsten (de digitale vervanger van de per
soonskaart) betreffende in Nederland over
ledenen zijn evenals de persoonskaarten
van personen overleden vóór oktober 1994
vanaf een korte periode na het overlijden
van de betrokkene gedeeltelijk raadpleeg
baar onder supervisie van het Centraal
Bureau voor Genealogie in Den Haag. Deze
persoonslijsten kunnen na twintig jaar wor
den overgebracht, waarmee zij ook bij de
gemeente openbaar zijn.
nieuws uit het veld
Archieven maken net als musea, biblio
theken met speciale collecties, archeologi
sche instellingen en monumenten deel
uit van www.cultuurwijzer.nl en cultuur
wijs.kennisnet.nl, de sites voor het brede
publiek en het onderwijs die door DEN
worden beheerd. Op deze beide sites zijn
alle Nederlandse archieven vindbaar die
in de KVAN-almanak staan. Van de archie
ven zijn op dit moment vooral de basisge
gevens opgenomen, zoals naam, adres,
telefoon, e-mail, website en bezoektijden.
Museale instellingen zijn op vergelijkbare
manier beschreven, maar bevatten over
het algemeen ook nog een korte beschrij
ving met een afbeelding van de instelling
en de collectie. De Cultuurwijzerredactie
wil nu de archieven van een even aantrek
kelijke presentatie voorzien.
U kunt uw bondige beschrijving van het
archief, gebouw en/of de collectie toezen
den aan de redactie van Cultuurwijzer/
Cultuurwijs. Natuurlijk kunt u daar ook
nog een digitale illustratie bijdoen. De
redactie zal er dan voor zorgen dat uw
archief op aantrekkelijke wijze via de
Cultuurwijzer en Cultuurwijs voor het
publiek beschikbaar komt. Het e-mail-
adres is: redactie@den.nl. Telefonisch is de
redactie bereikbaar op (070) 314 07 64.
Heeft u bijzondere kaarten of beheert u
een bijzondere cartografische collectie?
Dan is september uw maand op Cultuur
wijzer. De eerste nazomerse editie zal in
het teken staan van cartografie. Graag
nodigen we archieven uit een bijdrage te
leveren aan dit thema. Neemt u contact
op met de redactie om te inventariseren
op welke wijze uw instelling aan dit
thema kan deelnemen.
DEN inventariseert welke problemen er
leven op het gebied van auteursrechten
met betrekking tot 1CT. Wanneer u
auteursrechtelijke vragen heeft die voort
komen uit digitalisering van erfgoed, kunt
u deze stellen via de speciale mailbox:
auteursrecht@den.nl.
Internet nieuws Internet nieuws
De provincie Overijssel en het Oversticht hebben een website geopend waarop archeologische en
bouwkundige monumenten in woord en beeld gepresenteerd worden: www.atlas-cultuurhisto
rie.nl. Het is een uniek project geworden en verdient zeker navolging van andere provincies.
In een aantal gemeenten in ons land kan de burger al on line producten betalen via BNG
Internet Kassa (BK). Dit is een initiatief van de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG). Delft,
Dordrecht (de winnaar van de Webwijzer Award) en Oostflakkee hebben de afgelopen maanden
als proefpersoon gediend. Het beheer van de betalingen geschiedt door Interpay. Er kan ook met
een creditcard betaald worden of door toestemming van eenmalige afschrijving van de rekening.
Op www.oostflakkee.nl kunt u deze voor gemeenten nieuwe manier van betalen in werking
zien.
Het Erfgoedhuis Utrecht heeft een prachtige website met als hoofdthema's monumenten, musea
en geschiedenis: www.erfmed-utrecht.nl. Erfgoedhuis Utrecht ondersteunt zeven stichtingen die
ieder het cultureel erfgoed in Utrecht bestuderen en beschermen. Uiteraard werkt het erfgoedhuis
ook samen met het Het Utrechts Archief. Via de websie kunt u ook het gratis periodiek GM
kwadraat bestellen. In het laatste nummer aandacht voor het on line toegankelijk maken van
de Monumenta van Amout van Buchel op de website van Het Utrechts Archief:
www.hetutrechtsarchief.nl/buchel.asv.
Op 3 maart jl. vond de overdracht plaats van het archief van het Kabinet van de Minister
President (1942-1979) aan het Nationaal Archief. De digitale inventaris van dit belangrijke
archief kunt u vinden op www.nationaalarchief.nl/collectie/zoeken/toemiKen/DTNA.asp.
Reactie archief
vraag MAART
1 archievenblad mei 2003
- Technisches Museum Wien, Österreichische
Mediathek
- State and University Library, Aarhus, Denmark
- Die Deutsche Bibliothek, Deutsches
Musikarchiv Berlin
- Deutsches Rundfunkarchiv
- Discoteca di Stato - Museo dell'Audiovisivo,
Italy
- Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid
- Biblioteca Nacional de Espana
- National Archive of Recorded Sound and
Moving Images, Sweden
- Memoriav, Association for the Preservation of
the Audiovisual Heritage of Switzerland
- The British Library, National Sound Archive
Vereniging Digitaal Erfgoed Nederland
Nieuwsbrief DEN: Stuur een e-mail met als onderwerp: 'verzoek DEN-brief' naar den@den.nl om automatisch de
elektronische nieuwsbrief van DEN in uw mailbox te ontvangen.
Beschrijf uw archief in de Cultuurwijzer
Thema cartografie
Auteursrechtenproblematiek
mei 2003 archievenblad
