NVBA nieuws
nodig dat er duidelijke afspraken worden
gemaakt over de samenwerking tussen
bedrijfsarchivaris en ICT. Dit kan alleen
als de bedrijfsarchivaris goed op de hoog
te is van de ontwikkelingen die er spelen
op het terrein van digitaal documenten-
beheer, maar ook dat hij/zij in de eigen
organisatie als zodanig ook als expert
wordt erkend.
Een belangrijk punt dat hiermee verband
houdt is de vraag wie verantwoordelijk
gesteld moet worden voor het ontwikke
len van digitale documentprocessen. Is
dit de bedrijfsarchivaris of de afdeling
ICT? De deelnemers aan de workshop
waren van mening dat de verantwoorde
lijkheid bij de bedrijfsarchivaris gelegd
moet worden. De afdeling ICT kan hier
bij een ondersteunende, een systeem
technische, rol vervullen.
Als thema's voor de vervolgseminars wer
den genoemd:
- Nieuwe informatiedomeinen: toegan
kelijk maken, zoeken, structureren (o.a.
via het intranet).
- Nieuwe rol/profiel voor het organiseren
van de archieffunctie.
- Het opzetten van een producten- en
dienstencatalogus, waarin de dienstver
lening van de archiefafdeling op het
gebied van het documentenbeheer en
de documentaire informatievoorzie
ning beschreven worden. Door dien
sten in de vorm van producten te
beschrijven en via een dergelijke catalo
gus te 'verkopen' aan anderen ontstaat
er in de organisatie een duidelijk beeld
over wat het archief kan leveren en
daardoor ook een beter inzicht in het
profiel, de deskundigheid en de rol van
de bedrijfsarchivaris.
De deelnemers van de workshop Organi
satie hebben ontwikkelingen besproken
van organisaties waarbinnen archiefafde
lingen een plaats hebben. Als belangrijke
organisatieveranderingen werden ge
noemd:
- Het fuseren van afdelingen en/of orga
nisaties. Dit leidt tot de samenvoeging
van archieven. Hoe deel je die in en hoe
zorg je voor migratie?
Digitalisering van documentprocessen.
Wat is de meerwaarde van het archief
hierbij? Computergebruik wordt ge
meengoed, mensen moeten creatiever
worden om zichzelf te kunnen en blij
ven onderscheiden. Hoe geef je als
archief aan dat de functionaliteiten die
je biedt niet elders binnen de organisa
tie worden belegd/geclaimd? Met ande
re woorden: de traditionele positione
ring van de archiefafdeling binnen
organisaties is aan het verschuiven.
- Introductie van procesmatig werken in
organisaties.
- Kwaliteitsmanagement (bijvoorbeeld
door de invoering van het INK-model).
Het doel van een archiefafdeling is het
ondersteunen van de bedrijfsprocessen
door het opzetten en onderhouden van
een inhoudelijk systeem. Het inhoudelijk
systeem moet gericht zijn op het leggen
van verbanden tussen informatie uit de
primaire en ondersteunende processen
van een organisatie.
De samenwerking met ICT'ers is belang
rijk, omdat ICT'ers verantwoordelijk zijn
voor de technische infrastructuur. De
scheidslijnen tussen het inhoudelijk sys
teem en de technische infrastructuur zijn
niet altijd duidelijk (zie ook het voor
beeld uit Workshop 1), maar het beschrij
ven van administratieve processen c.q.
de administratieve organisatie wordt
gezien als een verantwoordelijkheid van
de bedrijfsarchivaris. Deze verantwoorde
lijkheid is een mogelijkheid om 'voor
aan' invloed uit te oefenen; zeker als dit
gebeurt onder de noemer 'kwaliteitsma
nagement'. Het 'front-office'-concept
wordt ook hier onderkend.
Een archiefafdeling is een ondersteunen
de afdeling die organisatorisch op ver
schillende plaatsen ondergebracht kan
zijn. Een archiefindeling kan onder meer
vallen onder een hoofd ICT, een hoofd
Facilitaire Zaken of een hoofd
Communicatie Marketing.
Er was verschil van mening in de work
shop over het belang van de organisatori
sche plaats van de archiefafdeling.
Enerzijds werd gesteld dat
niet de plaats in de organisa
tie, maar de voor de organi
satie herkenbare meerwaar
de (die weer afhankelijk is
van onder meer de commu
nicatieve vaardigheden van
de archivaris) doorslagge
vend is voor de positie van
de archiefafdeling. De
archieffunctie worden
namelijk binnen alle primai
re en ondersteunende pro
cessen van een organisatie
uitgevoerd. Anderzijds werd
gesteld dat een plaats aan de
beheer- of de beleidskant
invloed heeft op de (on
mogelijkheden van een archiefafdeling.
Er werd verder een verschuiving gesigna
leerd in de aandachtsgebieden van de
bedrijfsarchivaris: niet alleen het statisch
archief, maar nu ook het dynamisch
archief. De verschuiving van de aandacht
voor documentsoorten naar aandacht
voor informatie noodzaakt archivarissen
tot samenwerking met de bibliotheek- en
documentatie-afdeling.
Problemen met de positionering van de
archiefafdeling hangen vaak samen met
een onduidelijk beeld bij de directie en
de medewerkers van een organisatie over
de archieffunctie. Goede communicatie
binnen en buiten de archiefafdeling is
essentieel om de meerwaarde van de
afdeling duidelijk te maken. Door de
46
medewerkers van de organisatie goed te
informeren over en te ondersteunen bij
het gebruik van het inhoudelijk systeem
kan het draagvlak worden verbreed.
Het maken van een afdelingsplan, het
opstellen van een convenant waarin
afspraken met het management over de
positie van het archief zijn vastgelegd als
mede ook de bevoegdheden naar andere
werknemers toe en het beschrijven van
het archief als onderdeel van kwaliteits
borging (in een kwaliteitshandboek)
kunnen de positie van het archief in de
organisatie versterken.
De vraag of de functie bedrijfsarchivaris
in organisaties over een x-aantal jaren
nog bestaat kan niet worden beant
woord. Wel wordt geconcludeerd dat
voorlopig meer personeel nodig zal zijn
om de digitalisering vorm te geven. Het
aantrekken en behouden van de juiste
mensen voor een archiefafdeling kan las
tig zijn. Het komt nog steeds voor dat de
archiefafdeling wordt gebruikt om men
sen van andere afdelingen 'te parkeren',
waardoor het vereiste kennisniveau ont
breekt. Als gevolg van bezuinigingen en
het toenemend belang dat wordt gehecht
aan de voortgang van documenten laten
verschillende organisaties de archieffunc
tie uitvoeren door secretaresses.
Het niveau van de afdeling en de salarië
ring van de archieffunctionarissen kan
alleen verhoogd worden als het manage
ment een helder beeld heeft van de
archieffunctie. Voldoende geld voor tech
nische hulpmiddelen, bijscholing en der
gelijke zijn belangrijk om de archieffunctie
te kunnen (blijven) ontwikkelen waardoor
goede mensen uitgedaagd worden om een
bijdrage te blijven leveren aan nieuwe ont
wikkelingen zowel op het eigen vakgebied
als in de gehele organisatie.
Als thema's voor vervolgseminars zijn
naar voren gekomen:
- Positionering van het archief in de
organisatie.
- Kwaliteit van dienstverlening: hoe meet
je die en hoe verbeter je die?
- Opstellen van een handreiking: 'Hoe te
overleggen met directie/management'.
De communicatie binnen een organisa
tie is vaak niet duidelijk en niet open.
Macht speelt hierbij een belangrijke rol.
Archieffunctionarissen zijn in de regel
meer tactisch en operationeel gerichte
mensen. Voor het definiëren van de
archieffunctie moeten echter strategi
sche vraagstukken opgelost worden.
Het is dan ook niet verwonderlijk, dat
archivarissen hierin vastlopen.
- Mogelijkheden tot samenwerking rond
digitalisering en een rol van de NVBA
hierin. De indruk bij de workshopleden
bestaat dat veel archivarissen het 'digi
tale wiel' iedere keer opnieuw zelf uit
moeten uitvinden. De vraag hierbij is
hoe we intern en extern kunnen of zou
den moeten samenwerken.
De informatievoorziening in organisaties
is zich onder invloed van allerlei factoren
enorm aan het verbreden. Het belang
van het participeren in die bredere infor
matievoorziening als onderdeel van de
functie van het archief werd door de aan
wezigen onderkend. In feite zou dit moe
ten leiden tot meer archivarissen en/of
meer type functies, die daarbij vervuld
moeten worden.
Die verbreding heeft ook alles te maken
met ontwikkelingen op het vakgebied
alsmede met de steeds meer uitdijende
mogelijkheden die de technologie ons
biedt. Die twee factoren beïnvloeden
elkaar sterk. De komst van internettech-
nologie bijvoorbeeld biedt meer en bete
re mogelijkheden om informatie aan te
bieden, die anders binnen het archief zou
blijven. Opkomst van kennismanage
ment in welke vorm of definitie dan ook,
stelt eisen aan de (ICT-)hulpmiddelen die
we daarbij in willen zetten.
De volgende ontwikkelingen op ons vak
gebied werden door de aanwezigen
genoemd als zijnde van invloed op de
positie en de functie van het archief:
- Ontstaan kenniscentra.
- Samenvoegen van afdelingen, zoals de
integratie van bibliotheek en archief.
- Nieuwe functies en/of nieuwe bena
mingen voor bestaande functies die
extra taken met zich meebrengen, zoals
informatiemanager, documentmanager,
kennismakelaar etc. Het belang van bij
scholing neemt hierdoor toe.
- Effecten van bezuinigingen uit heden
en verleden.
- Veranderingen in regelgeving/bewaar
termijnen vanuit de organisatie zelf met
inachtneming van wettelijke kaders.
De workshopdeelnemers noemden de
volgende technologische ontwikkelingen
of situaties die door toepassing van nieu
we technologie ontstaan zijn en waar we
als archief mee te maken hebben of gaan
krijgen:
- Steeds verdergaande koppeling van 1CT-
systemen.
- Verruiming van de mogelijkheden om
informatie aan derden beschikbaar te
stellen.
- Digitale duurzaamheid. Hierbij komt
vaak ook conversieproblematiek om de
hoek kijken. Met name het kostenas
pect daarvan is een rem op de ontwik
kelingen.
- Hybride situatie: informatie is deels
digitaal en deels via papier beschikbaar.
- Invloed van nieuwe standaarden op
informatiestructuring en uitwisseling
zoals XML en alle daarvan afgeleide ver
ticale standaarden.
- Wat dient allemaal van de gedigitali
seerde informatie te worden gearchi
veerd? Bijvoorbeeld het dilemma om e-
mail te archiveren (inclusief bijlagen).
Moeten gebruikers dit zelf aangeven?
47
NVBA, vereniging van en voor personen werkzaam in het beheer van organisatie - eigen informatie
v/h Nederlandse Vereniging van BedrijfsArchivarissen
Workshop 3: Organisatie
archievenblad
mei 2003
NVBA, vereniging van en voor personen werkzaam in het beheer van organisatie - eigen informatie
v/h Nederlandse Vereniging van BedrijfsArchivarissen
Workshop 2 en 4: Vakgebied/Technologie
mei 2003
archievenblad
