Verslag van het NVBA-seminar:
Bedrijfsarchivaris, recordmanager of
INFORMATIESPECIALIST?
NVBA nieuws
NVBA-Redactieadres
NVBA-lid worden?
Redactie NVBA-Nieuws
Op woensdag 12 maart 2003 organiseerde de
NVBA regio Midden-Nederland een eerste mini-
seminar met als centraal thema: Bedrijfs
archivaris, recordmanager of informatiespecialist?
Gastheer voor dit seminar was VDA informatie-
beheersing bv in Hilversum.
Als archivaris worden we in toenemende mate
geconfronteerd met allerlei ontwikkelingen die
direct dan wel indirect invloed hebben op ons
vakgebied. Recordmanagement, contentma-
nagement, documentmanagement, kennisma
nagement, kwaliteitsmanagement, DIV-func-
ties, standaardiseringsinitiatieven (bijvoorbeeld
op het gebied van metagegevens, XML-toepas-
organiseren die vooral gericht zijn op het uit
wisselen van kennis en ervaring van de deelne
mers onderling. Bijvoorbeeld door met vakge
noten gedachten uit te wisselen over de ontwik
kelingen binnen ons werk. Of door specifieke
vragen waartegen we in onze eigen organisaties
aanlopen voor te leggen aan collega's.
Initiatiefnemer van dit eerste seminar en een
aantal vervolgseminars is Pieter de Jong (be
leidsmedewerker DIV bij de gemeente Weesp).
NVBA's sponsorlid VDA uit Hilversum heeft
aangeboden deze bijeenkomsten te faciliteren.
Rond het idee is een initiatiefgroep opgezet
waarin naast Pieter de Jong ook Maya
Thieme (informatiespecialist bij Slacht
offerhulp Nederland), Peter de Jong
(voorzitter NVBA), Paul Klaassen (CMRA
specialist bij VDA), Peter Koburg (direc
teur VDA) en Brian Dommisse (senior
consultant bij Pheidis Consultants) zit
ting hebben.
singen), innovaties in zoeksystemen etc. Er is
veel informatie te vinden over deze onderwer
pen, zowel op internet als in boeken en tijd
schriften. En als je genoeg tijd en geld hebt kun
je bij wijze van spreken een heel jaar vullen met
het volgen van interessante cursussen en con
gressen.
Er zijn echter geen panklare oplossingen, die je
zo kunt gebruiken voor het realiseren van
gewenste veranderingen binnen je eigen organi
satie. Ook niet voor de manier waarop je het
beste kunt inspelen op veranderingen binnen je
eigen organisatie.
Daarom heeft de NVBA Midden-Nederland het
plan opgevat om een aantal miniseminars te
Het eerste seminar was met name
bedoeld om te peilen welke onderwer
pen nader uitgediept zouden moeten
worden in vervolgseminars. Een eerste
verkenning van wat er in ons vakgebied
bij de mensen leeft. Om die behoeftebe
paling enigszins in banen te leiden had
de organisatie vooraf een indeling gemaakt van
een aantal workshops met gerichte overkoepe
lende thema's:
Workshop 1: Ontwikkelingen Archieffuncties
Workshop 2: Ontwikkelingen Vakgebied
Workshop 3: Ontwikkelingen Organisatie
Workshop 4: Ontwikkelingen Technologie
Peter Koburg opende in zijn rol als gastheer en
directeur van VDA het seminar door iedereen
welkom te heten. Namens de NVBA sprak Pieter
de Jong ook nog een kort welkomstwoord uit
waarna Maya Thieme de deelnemers op de
hoogte bracht van het doel en de opzet van het
44
seminar. Hierna werden de aanwezigen
verdeeld over de genoemde workshops.
De deelnemers hadden van tevoren aan
gegeven welke workshop men het liefste
wilde bezoeken. Het aantal deelnemers
per workshop was gemaximaliseerd.
Omdat de verdeling over de workshops
onder de zestien deelnemers niet gelijk
matig was, had de organisatie besloten
om workshop 2 en 4 te combineren. De
hoeveelheid deelnemers per workshop
was zodoende groot genoeg om een dis
cussie op gang te brengen en te houden,
maar ook weer niet te groot, zodat ieder
een voldoende gelegenheid had om een
actieve rol in de discussies te kunnen ver
vullen. Vanuit de organisatie werd er aan
elke workshop een moderator toegewe
zen.
Na afloop van de workshops, die onge
veer drie kwartier in beslag namen, wer
den in een plenaire sessie, geleid door
Peter Koburg, de uitkomsten gepresen
teerd door de deelnemers, waarop de
anderen konden reageren en voor aan
vullingen konden zorgen. Het seminar
werd afgesloten door NVBA-voorzitter
Peter de Jong met een woord van dank
aan de organisatoren, de gastheer en alle
deelnemers.
Hieronder volgt een weergave van de dis
cussies die in de workshops plaatsvonden
en de voorstellen voor thema's die in ver
volgseminars uitgediept zouden kunnen
worden.
In de workshop over de Archieffuncties is
uitgebreid gesproken over de veranderin
gen die plaatsvinden in de archieffunc
ties door het digitaliseren van document
processen. Er werd geconstateerd dat de
functie van het archief als eindstation
van een documentproces steeds meer
opschuift (of zou moeten opschuiven)
naar het profiel van een 'frontoffice', die
zich met name bezighoudt met het mee-
bepalen van de inrichting van docu
mentprocessen in de gehele organisatie.
In de workshop Organisatie werd in iets
andere bewoordingen hetzelfde gecon
stateerd. Dit heeft uiteraard zijn repercus
sies op de vaardigheden en functionele
eisen die men aan een archivaris kan stel
len.
Globaal gezien wordt de functie van een
bedrijfsarchivaris: beleidsmatiger, fijn
maziger (deelfuncties worden verfijnder
en er ontstaan aparte functionaliteiten)
en uitgestrekt over meerdere terreinen.
Hiervoor dient de bedrijfsarchivaris zich
nieuwe vaardigheden eigen te maken.
Daarbij moet worden gedacht aan de vol
gende competenties:
- Op strategisch niveau moeten kunnen
denken en opereren.
- Beleidsvoorstellen kunnen doen
(beleidsnotities kunnen schrijven).
- Als gesprekspartner op directieniveau
kunnen opereren.
- Helder moeten kunnen communiceren
(op allerlei niveaus).
- De archieffunctie verkopen (aantonen
van toegevoegde waarde voor het
bedrijfsproces).
- Kennis hebben van projectmanage
ment en als projectleider kunnen optre
den.
- Kennis hebben van ICT-toepassingen
(internet, kennisdomeinen, retrieval-
systemen, digitale gegevensbestanden,
etc.) in ieder geval op strategisch, func
tioneel niveau.
- Kennis van digitale documentprocessen
en informatiesystemen.
Nog al te vaak blijkt dat de bedrijfsarchi
varis niet in staat is om op strategisch
niveau te kunnen functioneren. Meestal
ontbreekt de inhoudelijke kennis om digi
tale informatie inhoudelijk te ontsluiten
en in kennisdomeinen te denken. Ook
ontbreken vaak de vaardigheden om als
projectleider te kunnen functioneren.
Een goede illustratie van het bovenstaan
de is de relatie tussen de
(bedrijfs-)archivaris en ICT.
Die wordt vaak als ongemak
kelijk ervaren met als bijko
mend nadeel dat de samen
werking tussen archivaris en
de afdeling ICT verre van
optimaal is. Dat heeft alles te
maken met het feit dat ICT
zich op terreinen begeeft
waarvan de archivaris vindt
dat die tot zijn/haar territori
um behoren.
Doordat de zakelijke transac
ties in toenemende mate via
het internet plaatsvinden en
er nieuwe softwareproducten
op de markt worden gebracht voor het
managen van organisaties en bedrijven
vinden de documentprocessen hoe langer
en meer in digitale omgeving plaats. Wat
er dan bijvoorbeeld gebeurt is dat de afde
ling ICT een leidende rol opeist bij de
inrichting van digitaal documentenbe-
heer.
Bij de aanschaf en implementatie van
nieuwe softwareproducten, ook die docu
mentprocessen moeten ondersteunen, is
ICT in het algemeen eerder betrokken
dan de bedrijfsarchivaris. Een ICT-mede-
werker is uit hoofde van zijn functie
meestal meer geïnteresseerd in de sys
teemtechnische aspecten van de pro
grammatuur dan de archieftechnische
aspecten van het documentenbeheer.
Hierdoor krijgt het ontsluiten, het raad
plegen en het beschikbaar stellen van de
in de digitale documenten vastgelegde
informatie niet de aandacht die het ver
dient. Ook wordt geen aandacht besteed
aan de wet- en regelgeving met betrek
king tot bewaartermijnen en de digitale
duurzaamheid van de documenten.
Belangrijk is dan ook dat de bedrijfsarchi
varis vanuit zijn deskundigheid betrok
ken wordt bij het inrichten van digitale
documentprocessen. Hiervoor is het
45
NVBA, vereniging van en voor personen werkzaam in het beheer van organisatie - eigen informatie
v/h Nederlandse Vereniging van BedrijfsArchivarissen
Harry L.M. Hendriks
Sluisgraaf 9
5032 XL TILBURG
Tel.: (013) 463 06 19
Fax: (013) 463 06 19
E-mail: yrrah47@planet.nl
Schrijf dan naar de
ledenadministratie
mevrouw S.L. de Kok-Gamga
Ruseschans 9
2728 HA ZOETERMEER
www.nvba-info.nl
Als lid ontvangt u het
Archievenblad gratis
H. Hendriks
Sluisgraaf 9
5032 XL TILBURG
H. Strijkers
DSM/Centraal Archief
Postbus 6500
6401 JH HEERLEN
J. van derVelden
Diamantdijk 197
4706 HD ROOSENDAAL
Organisatie
Opzet eerste seminar
jgPMB
archievenblad
mei 2003
NVBA, vereniging van en voor personen werkzaam in het beheer van organisatie - eigen informatie
v/h Nederlandse Vereniging van BedrijfsArchivarissen
Workshop 1: Archieffuncties
mei 2003
archievenblad
