<sh>
KVAN nieuws
KVAN nieuws
Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland
Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland
KVAN Nieuws
Bureau KVAN
Redactie Archievenblad
Conceptverslag van de Algemene Ledenvergadering van d«VAN gehouden op 16 april 2003 in het Perscentrum Nieuwspoort te Den Haag
40
41
Bureau Koninklijke Vereniging
van Archivarissen in
Nederland.
Voor informatie over de KVAN,
bestelling van publicaties, aanmel
ding voor activiteiten en wijzigin
gen in de ledenadministratie kunt
u contact opnemen met het
bureau. Kopij voor het
Archievenblad, berichten voor deze
rubriek en mutaties in de Almanak
van het Nederlands Archiefwezen
kunt aan het bureau van de KVAN
doorgeven.
Cruquiusweg 3 I
1019 AT Amsterdam
Tel. (020) 462 77 27
Fax: (020) 462 77 28
E-mail: bureau@kvan.nl
Internet: www.kvan.nl
Postbank Bureaurekening: 84767
L0ncepiver5iag Vdll UC 5 .„„„„^^h^nhii—er- zoniet dan moet de KVAN een rol hebben bij het om hun gegevens in de Aln
Opening
De voorzitter opent de vergadering om 10.15 uur en
heet de aanwezigen welkom, in het bijzonder de verte
genwoordigers van NVBA en DIVA en de leden van de
redactie Archiefterminologie. Ook spreekt hij zijn dank
uit aan de heer Stevens, manager van Perscentrum
Nieuwspoort, die de zaal kosteloos beschikbaar heeft
gesteld voor de studiemiddag 'Archieven en
Journalistiek'.
De voorzitter wil graag gebruik maken van dit moment
om in verband met zijn aftreden een persoonlijk getint
beknopt jaaroverzicht te geven.
Voor hem was 2002 een jaar van bezinning en consoli
datie. Op verzoek van de KVAN heeft Gerrit Valk een
rapport geschreven over de rol van de beroepsvereni
ging in het licht van de veranderingen in het veld. Dat
is besproken in de vorige ALV. Naar aanleiding van de
reacties van de leden is een 'brainstormsessie georgani
seerd met vertegenwoordigers van diverse geledingen
onder leiding van Els van Eijck in de Koninklijke
Bibliotheek. De conclusie was dat de KVAN bestaans
recht heeft en dat afstemming met DIVA van belang is.
Daarnaast is in 2002 gezorgd dat de financiële basis
van de vereniging gezond is om feitelijk voortbestaan
te garanderen.
De voorzitter heeft besloten om verschillende redenen
zijn bestuursfunctie neer te leggen om plaats te maken
voor een kandidaat die in staat is de discussie over de
toekomst verder te voeren en voldoende draagvlak
heeft in het veld. Het bestuur heeft Charles Noordam,
gemeentearchivaris van Den Haag, benaderd en hij
heeft ja gezegd.
Positief is dat Maarten van Boven heeft toegezegd dat
het Nationaal Archief de vereniging zoveel mogelijk zal
steunen.
Het Archievenblad, het paradepaardje van de KVAN,
heeft een enthousiaste redactie. Deze wil een nog
mooier blad maken, het liefst geheel in kleur. In over
leg met de penningmeester zal gekeken moeten wor
den wat mogelijk is. De KVAN heeft het wegvallen van
de structurele subsidie van OC&W - dat was een enor
me aderlating - overleefd, maar kostenbewustzijn blijft
noodzakelijk.
Ten slotte dankt hij de overige bestuursleden, speciaal
Iris Heidebrink, die hem de afgelopen vier jaar als
secretaris tot steun en toeverlaat is geweest. Ook
bedankt hij de drie laatste bureaumedewerkers,
Marieke de Haan, Hans van der Veen en Mathilda van
Geem.
Een speciaal woord van dank richt hij tot Wim
Reijnders, die veel tijd gestoken heeft in de digitale
Almanak en aan Gerrit Verhoeven, die als discussielei
der een flinke bijdrage heeft geleverd.
Notulen Algemene Ledenvergadering 25 oktober 2002
De notulen worden ongewijzigd vastgesteld.
Mededelingen
Afgemeld hebben zich de leden Ed van Velden en
Richard Hermans en de genodigde heren Coppens en
Janssens van de redactie Archiefterminologie.
De voorzitter geeft het woord aan Roelof Braad, hoofdre
dacteur van het Archievenblad, om verslag te doen van de
laatste ontwikkelingen bij het Archievenblad.
Roelof Braad vertelt dat de redactie nu uit dertien leden
bestaat. Nieuw zijn daarbij gekomen Larissa Velkers, in
plaats van Bonnie Kirkels, en Chaja Beek.
Hij verzoekt de vergadering om in te stemmen met
deze personele wijziging van de redactie. De aanwezi
gen stemmen bij acclamatie in met het ontslag van
Bonnie Kirkels en de benoeming van de twee nieuwe
redactieleden.
Roelof Braad meldt verder dat het Archievenblad meer
regionaal nieuws wil brengen en daarom elke redacteur
een regio heeft toegewezen voor de nieuwsgaring. Het
themanummer zal dit jaar gewijd zijn aan 'Het jaar van
de boerderij'. Op dit moment zijn al tien artikelen toege-
zegd.
De redactie streeft naar een meer flitsende vormgeving,
met name door toevoeging van kleur. Binnenkort wor
den daarover afspraken gemaakt met de drukker en
advertentieacquisiteur. Momenteel wordt onderzocht of
er een register kan worden gemaakt op cd-rom van de
laatste zes jaargangen.
Bestuurssamenstelling
De voorzitter kondigt aan dat hij na vier jaar terugtreedt.
Ook Wim Reijnders treedt af als lid van het Algemeen
Bestuur.
Jo Jamar is bijzonder verheugd dat Charles Noordam
zich bereid heeft getoond om hem op te volgen.
Wanneer de voordracht van Charles Noordam gesteund
wordt door de leden, dan zal deze samen met het reste
rende bestuur op zoek gaan naar nieuwe bestuursleden.
Jo Jamar draagt de voorzittershamer met instemming
van de aanwezige leden over aan Charles Noordam.
De nieuwe voorzitter dankt voor het in hem gestelde
vertrouwen. Hij beseft dat de KVAN nu een moeilijke tijd
doormaakt. De rol van de KVAN is veranderd en er is
weinig financiële ruimte. Was de KVAN vroeger een
adviesorgaan voor de overheid, nu is zij teruggeworpen
op haar kernfuncties. Hij vraagt aan de aanwezigen wat
zij als kernfunctie van de KVAN zien.
Eric Ketelaar vindt het belangrijk dat de ethiek van het
vak wordt doorgegeven. Zonder beroepsvereniging kan
er geen sprake van een professie zijn.
Roelof Braad vindt dat de KVAN er is voor de individuele
archivaris zodat deze voor de beroepsethiek zijn/haar
poot stijf kan houden t.o.v. de diensten die steeds verder
van de eigenlijke archiefzorg af komen te staan.
Eric Ketelaar benadrukt het belang om aankomende vak
genoten aan ons te binden. De KVAN zou daar actiever
in moeten zijn, bijvoorbeeld door studenten bij aanvang
van het studiejaar in september te benaderen. Hij is
bereid daar een rol in te spelen.
Jac Biemans vindt dat KVAN meer naar buiten moet tre
den en meer moet doen voor individuele leden. Nu is de
KVAN alleen het Archievenblad. Hij heeft overwogen zijn
lidmaatschap van de KVAN op te zeggen want hij ziet
niet in wat zijn lidmaatschap hem nog voor meerwaarde
biedt.
De voorzitter vindt dat tenminste twee keer per jaar een
volle zaal een bestaansvoorwaarde is. De inhoud van
dergelijke bijeenkomsten moet uitstekend zijn. Te den
ken valt aan onder andere het aantrekken van buiten
landse sprekers. Ethiek, beroepsprofiel en beroepsprak
tijk moeten centraal staan.
Het bestaan van DIVA mag in zekere zin een probleem
zijn voor de KVAN - er zijn immers overlappingen -
maar de KVAN kan baat hebben bij samenwer
king met DIVA. Dat kan overigens ook gunstig
zijn voor de Archiefschool. Daarom zouden
KVAN, DIVA en Archiefschool minstens een keer
per jaar samen tweedaagse studiedagen moeten
organiseren.
Frans Hoving vraagt zich af of de SOD en de
NVBA daar ook bij zouden moeten horen.
De voorzitter antwoordt dat dit alleen het geval
kan zijn waar het past bij het ledenprofiel van de
KVAN.
Eric Ketelaar vindt dat de SOD en NVBA niet uit
het oog moeten worden verloren. Misschien
zijn er zijdelings dingen samen te doen. Hij
denkt daarbij terug aan de studiedagen in de
jaren tachtig.
De voorzitter beaamt dat de studiedagen een
inspiratiebron waren en dat het informele karak
ter daarvan in een behoefte voorzag. Wel stipt
hij aan dat het moeilijk is om tegenwoordig
mensen te motiveren dit soort studiedagen te
organiseren. Hij meldt dat de algemene rijksar
chivaris, Maarten van Boven, van mening is dat
de samenhang in het veld verloren gaat zonder
actieve rol van de KVAN. Om die reden heeft hij
steun van het Nationaal Archief toegezegd. Als
eerste blijk daarvan heeft hij ermee ingestemd
dat de KVAN medeorganisator wordt van de
prof.dr. Eric Ketelaar-lezing. Daarbij wordt jaar
lijks een vooraanstaande internationale spreker
uit het vakgebied uitgenodigd om een voor
dracht te houden. Deze gebeurtenis kan gekop
peld worden aan een algemene ledenvergade
ring van de KVAN.
René Spork ziet dat de samenhang binnen het
archiefveld al heel lang zoek is, wat ook te
maken heeft met de veranderde archiefoplei
ding. Er is sprake van versnippering. Planning
en inhoud van activiteiten van verschillende
organisaties worden niet op elkaar afgestemd. Je
kunt niet overal tegelijk aanwezig zijn.
De voorzitter vindt juist daarom samenwerking
tussen DIVA en KVAN ook belangrijk.
Eric Ketelaar proeft een zekere schroom om van
uit de vereniging standpunten naar de politiek
te brengen. Hij wil ervoor waarschuwen dat de
KVAN - nu de adviesfunctie naar de overheid
door DIVA is overgenomen - zich niet achter
deze koepel verschuilt. Hij pleit ervoor dat de
stem van professie meer gehoord wordt in de
politiek.
Yvonne Bos reageert door te zeggen dat dit nooit
een probleem was. Ook niet toen de KVAN nog
subsidie van de overheid kreeg. Er spelen zoveel
actuele zaken waar wij als archivaris iets over te
zeggen hebben, bijvoorbeeld een persbericht
naar aanleiding van de bouwfraude-
enqüete.
De voorzitter vindt dat men zich wel moet reali
seren wanneer een politieke rol gewenst is.
DIVA en KVAN hebben weliswaar verschillende
belangen maar KVAN kan eerst DIVA zover pro
beren te krijgen om een standpunt in te nemen,
zoniet dan moet de KVAN een rol hebben bij het
waken over de principes van de individuele
archivaris.
Jos Wieland onderschrijft hetgeen wat gezegd is.
De KVAN zou inderdaad niet bang moeten zijn
om politiek naar buiten te treden. Hij vraagt zich
wel af of dat vanuit het bestuur of vanuit de
ledenvergadering zou moeten gebeuren.
De voorzitter belooft tenslotte goed om te gaan
met de naar voren gebrachte punten. Hij
bedankt het bestuur en geeft zijn complimenten
voor het overeind houden van de vereniging in
de afgelopen moeilijke periode. Hij vraagt een
applaus voor de aftredende bestuursleden.
Begroting 2003
De penningmeester licht toe dat hij een voor
zichtige begroting heeft opgesteld. Daarin is
nog geen nieuw beleid verwerkt. Het is van
belang om voor de financiering van studieda
gen etc. creatieve oplossingen te zoeken.
Afgelopen jaar bleek het mogelijk dankzij ver
schillende subsidies een werkbezoek van een
week voor Hongaarse collega's te organiseren.
Yvonne Bos vraagt hoe te verklaren is dat de
realisatie van de bureaukosten veel lager is uit
gevallen en dat voor 2003 een lager bedrag
begroot is. De penningmeester antwoordt dat
in 2002 enige tijd een vacature was voor het
bureau en dat het bureau sinds 1 mei 2002 min
der uren bezet is dan voorheen.
Hans Scheurkogel stelt vast dat voor de com
missies minder gerealiseerd is dan begroot werd
en vraagt hoe dat komt. De penningmeester
reageert dat er terughoudend is uitgegeven. Het
voor 2002 begrote bedrag was daardoor te hoog.
Frans Hoving vraagt zich af of alle kosten ver
werkt zijn. Zoniet, of de KVAN inderdaad veilig
uit kan komen met de begroting. De penning
meester antwoordt dat cijfers van de realisatie
gebaseerd zijn op de stand van december 2002.
Nog niet alle rekeningen zijn verwerkt.
Niettemin schat hij in dat de we met de voor
zichtige begroting uit zullen komen.
De vergadering stemt in met de begroting.
Almanak van het Nederlands Archiefwezen
De voorzitter meldt dat er voor het jaar 2004
opnieuw een papieren Almanak zal verschij
nen.
Jo Jamar licht toe dat er aanvankelijk besloten
was om in samenwerking met Vereniging DEN
alleen een digitale versie van de Almanak te
laten verschijnen. Een papieren Almanak zou
snel te gedateerd zijn. De bedoeling van de
afspraak met DEN was dat instellingen zelf hun
wijzigingen zouden aanbrengen door middel
van het 'doosje van DEN' zodat het bureau ont
last kon worden. Gebleken is dat DEN van
mening is dat de afspraak luidt dat het bureau
centraal gegevens actualiseert.
De gegevens in de digitale Almanak blijken
vaak niet te kloppen. Besloten is tot een inhaal
slag. Vanuit het bureau zal een mailing naar de
instellingen worden verstuurd met het verzoek
om hun gegevens in de Almanak te controleren
en wijzigingen door te geven. Het bureau zal de
wijzigingen daarna in de digitale Almanak ver
werken.
Op basis van deze geactualiseerde gegevens van
de digitale Almanak komt er per 1 januari 2004
op veler verzoek weer een nieuwe uitgave van
de papieren Almanak uit.
Daarnaast is er contact gelegd met Bureau
Menno Heling, dat de Museumagenda/alma-
nak uitgeeft om tot een samenwerking te
komen. Dit is een luxere uitgave met minder
gegevens per instelling. Het voordeel is wel dat
de complete erfgoedsector in één Almanak bij
elkaar te vinden zal zijn.
De voorzitter vult aan dat de KVAN Almanak
gratis blijft voor de leden. Voor de
Museum/Archievenalmanak moet betaald gaan
worden.
Wim Reijnders vindt het heel jammer dat het
zo moet gaan. Indertijd heeft Vereniging DEN
aangeboden om de Almanak over te nemen. Na
anderhalf jaar moet het bureau toch weer hand
matig gaan verwerken. Dat is terug bij af. Het
zou heel zonde zijn wanneer het bureau daar
weer zoveel tijd aan kwijt moet zijn. Hier blijkt
maar weer dat je, wanneer je om financiële
redenen zaken uit handen moet geven, weinig
in te brengen hebt.
De voorzitter vindt dat er wel een mailing naar
de instellingen moet uitgaan vanuit het bureau.
De situatie moet echt verbeteren. Ook voor de
Museumagenda moeten straks de juiste gege
vens aangeleverd worden.
Iris Heidebrink stelt voor om het contract met
DEN nog eens goed te bekijken. Er lijkt sprake
van een misverstand tussen DEN en KVAN.
Eric Hennekam vindt dat naar het veld gecom
municeerd moet worden dat de digitale
Almanak kan zorgen voor klantenbinding. Met
name studenten hebben er veel profijt van.
Rondvraag
Eric Ketelaar meldt dat volgende week in de
serie 'Classics' van de Society of American
Archivists een nieuwe Amerikaanse uitgave van
de 'Handleiding' zal verschijnen. De vorige uit
gave was van 1940. De auteursrechten berusten
bij de KVAN. De vereniging heeft de inleiding
verzorgd (auteurs Peter Horsman, Theo
Thomassen en Eric Ketelaar).
De voorzitter vraagt de aanwezigen of zij
akkoord gaan met het koppelen van de KVAN-
najaarsledenvergadering aan de Ketelaar-lezing
op 9 oktober a.s.
De aanwezigen gaan daarmee akkoord.
Dientengevolge zal de najaarsledenvergadering
2003 plaatsvinden op bovengenoemde datum.
Sluiting
De voorzitter bedankt alle sprekers en aanwezi
gen voor hun bijdrage en aanwezigheid en sluit
om 11.20 uur de vergadering.
33 leden tekenden de presentielijst.
mei 2003
archievenblad
archievenblad
mei 2003
