me
Van feiten tot kennis
Informatiemanagement
M
1 memorix, dé webdatabase voor beheren en raadplegen
probeer het zelf: www.pictura-dp.nl memorix
HIHTfflRH
/viSBL
pi
Voor inlichtingen over tarieven en
plaatsing van zowel product- als
personeelsadvertenties kunt u contact
opnemen met:
Sales Services, contact persoon:
Gerrit Kulsdom
Postbus 2317, 1620 EH Hoorn
Tel. 0229 - 211 211. Fax 0229 - 270 404
E-mail: snsdtp@planet.nl ^sns@wxs.nl
Het volgende nummer van
het Archievenblad verschijnt
op 4 juni 2003.
&ale ewice&
30
informatiemanagement
In een vorige aflevering heb ik de term
'informatie' als continuüm gedefinieerd
en gesuggereerd om het als parapiubegrip
(of containerbegrip) te gebruiken. Binnen
het continuüm is een hiërarchie te onder
scheiden van gegevens tot kennis, waar
bij iedere 'hogere' fase een meerwaarde
voor de gebruiker betekent ten opzichte
van de vorige fase. Het is daarom begrij
pelijk dat we in de afgelopen decennia
een verschuiving van de aandacht heb
ben kunnen zien van de informatiedra-
ger, via de informatie die erop is vastge
legd naar de achterliggende kennis, waar
van de informatie een neerslag is.
Kortom van document management,
record management, via informatie
management naar kennismanagement.
En nu maar afwachten wanneer het al
eerder door mij gesignaleerde 'wijsheid-
management' in een of andere vorm
opduikt.
Het zal duidelijk zijn dat parallel aan de
behoeftehiërarchie van Maslow ieder
'management' van een 'hogere' fase in de
piramide alleen mogelijk en zinvol is,
wanneer er ook aandacht is voor de 'lage
re' fase. Dus geen 'kennismanagement'
zonder 'informatiemanagement' en geen
'informatiemanagement' zonder 'docu
ment-' en 'recordsmanagement'.
In een veel geciteerd, weinig gelezen en
nu ook wat gedateerd werk maakt Taylor
(1986) duidelijk hoe die meerwaarde in
een documentaire omgeving gerealiseerd
kan worden.
Bij de organisatie van de
informatievoorziening stelt
Taylor de cognitieve proces
sen van de gebruiker cen
traal en dient het informa
tiesysteem de gebruiker te
helpen om beslissingen te
nemen. Value-added proces
ses zijn die 'characteristics
or attributes which are
added to the data and infor
mation items being proces
sed that make them more
useful to users than they
were at the start of the pro
cess' (Taylor 1986, p. 19).
De term 'informatie
management' kunnen we
trouwens toeschrijven aan
dr. Forrest Woody Horton.
Horton leidde in de jaren
zeventig van de vorige eeuw
in Amerika 'The Commis
sion on Federal Paperwork'
die moest leiden tot een
reductie in de hoeveelheid
'papier' die in de Ameri
kaanse regeringsdiensten
werd geproduceerd. Dat zou kunnen
door 'Information Recources Manage
ment': 'to have Federal agencies become
more responsible and publicly accounta
ble for reducing the burden of Federal
paperwork on the public, and for other
purposes.' Informatie moest gezien wor
den als een kostbaar bezit dat net als de
andere productiemiddelen 'gemanaged'
moest worden. Dat gold niet alleen voor
de overheid maar zeker ook voor het
bedrijfsleven waar in ieder bedrijf van
enig belang een 'Chief Information
Officer' in de directie zou komen.
Vertaald naar het bedrijfsleven zorgt
'Information Resources Management' of
informatiemanagement voor het leveren
van informatie voor de gehele organisa
tie, door informatiebronnen te gebrui
ken, te ontwikkelen, te beheersen, in
stand te houden en te optimaliseren.
Samen met Burk publiceerde hij in 1988
InfoMap, jarenlang onbetwist hét stan
daardwerk voor het inventariseren van
de informatiestromen in een organisatie.
Ik kwam deze keer op het thema infor
matiemanagement, omdat eind vorig
jaar de derde druk is verschenen van
Chun Wei Choo's Information manage
ment for the intelligent organization. De
eerste druk verscheen in 1995. In dit
boek ben ik de term 'archive' niet tegen
gekomen, maar wel de functionaliteit.
Maar omdat ik al weer aan het maximum
van de mij toegestane woorden ben, zal
ik een volgende keer illustreren hoe hij
dat beschrijft. Trouwens op mijn herin
neringen aan Woody Horton kom ik ook
graag nog een keer terug.
De Noord-Hollandse Beeldbank is een initiatief van
beeldcollectiebeheerders in Noord-Holland.
Op www.beeldbank-nh.nl kunt u zoeken naar oude foto's,
prentbriefkaarten, tekeningen, prenten en kaarten van
plaatsen en gebeurtenissen in Noord-Holland, van de 16°
eeuw tot heden. Beelden uit Memorix koppelen automa
tisch aan de beeldbank.
Geschïedenisbank Noord-Holland is een initiatief van
Museaal Historisch Perspectief in samenwerking met
108 historische verenigingen. In het beheersysteem
Memorix, kan elke vereniging haar eigen website, agenda,
publicaties en beeldcollectie beheren, www.geschiedenis-
bank-nh.nl
Krachtig webbased systeem op
'open source' basis
Eén licentie, meerdere gebruikers
(RHC-model)
Flexibel in te richten beheeromgeving
Autorisatie tot op formulierniveau
Mogelijkheid voor eigen webwinkel
Modules: beeld, audiovisueel, biblio
theek, museum en archievenoverzicht
Inhoudelijke begeleiding door
documentalist
Uw eigen server bij Pictura
Perfecte back-up
Publiek: eigen selecties bewaren,
reageren per record, forum
Zoeken: vrij (google systeem), met index,
op trefwoord, in thesaurus,
op topografische kaart
Vereniging Oud Enkhulzen
www.beeldbank-nh.nl
Geschiedenisbank Noord-Holland
Beheeromgeving, Vereniging oud Enkhuizen
Welkom
Actueel
Gocchlodanli wan holland bljna
publkaltoi an boold-.ollecllet wan
III
Boorde,!)'.
Agenda
BcfiJnftolVapcl
fct »ggl
■1-y Vereniging Oud Enkhuizen
Vereniging Oud Enkhuizen
www.geschiedenisbank-nh.nl
oudenkhuizen.geschiedenisbank-nh.nl
WASSENAER
DE OUDSTE
t*t «zcO/entiaitty a*ul fiu&iicitcf-
archievenblad
mei 2003
Door Albert Boekhorst*
Action
t
productive
knowledge
t
informing
knowledge
t
information
signaling
displaying
data
Albert Boekhorst (albert.boekhorst@hum.uva.nl) is
als informatiewetenschapper verbonden aan de
Universiteit van Amsterdam, de Universiteit van
Pretoria en de Archiefschool.
Burk, Cornelius F., Forest W. Horton Jr.
1988. InfoMap: A Complete Guide to
Discovering Corporate Information Resour
ces. Englewood Cliffs: Prentice Hall.
Choo, Chun Wei. 2002. Information manage
ment for the intelligent organization the art
of scanning the environment. 3rd ed, ASIS
monograph series. Medford, NJ: Information
Today.
Forest W. Horton, Jr., Information Resources,
Management: Concept and Cases.
(Cleveland, OH: Association For Systems
Management, 1979).
Paperwork Reduction Act of 1980
www.itsc.state.md.us/info/lnternetSecurity/-
Regulations/PaperReductSummary.html.
Taylor, Robert S. 1986. Value-Added
Processes in Information Systems. Norwood:
Ablex.
United States Department of the Interior.
Office of the Chief information Officer
www.doi.gov/ocio/index.html.
matching goals
compromising
bargaining
choosing
DECISION
PROCESSES
presenting
options
advantages
disadvantages
JUDGMENTAL
PROCESSES
seperating
evaluating
validating
comparing
interpreting
synthesizing
ANALYZING
PROCESSES
grouping
classifying
relating
formatting
ORGANIZING
PROCESSES
mei 2003
archievenblad
