Procesgebonden ordening
Praktisch archiveren is procesgebonden selecteren
ïzZFl
de praktijk
de praktijk
18
19
Door Niels van Heezik en Frank Houtman*
NEW PIVOT
Ordening wordt binnen het moderne informatiemanagement van steeds
groter belang. Niet alleen is ordening archiefwettelijk verplicht, het is
tevens de fundamentele basis voor optimale toegankelijkheid en raad
pleegbaarheid. Om de beheersing van informatie te optimaliseren is een
flexibele, procesgebonden ordening onontbeerlijk. Zoals gegevens opge
slagen op lokale harde schijven, netwerkschijven en in e-mailtoepas-
singen.1
Steeds meer vormen van informatie zijn niet meer voldoende
beheersbaar. Digitaal opgeslagen informatie onttrekt zich veelal aan
enige wijze van controle. Daarmee komt de verantwoordingsplicht
van overheidsorganisaties ernstig in gevaar. Overheidsorganisaties
zijn steeds minder in staat om aan hun archiefwettelijke verplichtin
gen te voldoen en er is geen sprake van een gestructureerde wijze van
kennisborging.
Institutioneel onderzoek in de problemen
In het bestaande archieftechnische instrumentarium ontbreekt een
duidelijke, universeel toepasbare methodiek om een procesgebonden
ordening te realiseren. Vanuit archivistisch oogpunt bezien moet
deze ordening tevens geschikt zijn om archiefbestanden snel en een
duidig te selecteren. De methode moet niet alleen digitale maar ook
analoge archiefvormen ondersteunen.
Het lijkt verstandig om zo veel mogelijk aansluiting te zoeken bij de
reeds bestaande methode institutioneel onderzoek (mio), die in archivis
tisch overheidsland gebmikelijk en geaccepteerd is. Deze methode is
echter in essentie een selectiemethode en geen ordeningsinstrument.
De methode institutioneel onderzoek is ontwikkeld om de selectiebe
slissingen helder en toetsbaar te maken en archiefbestanden te kun
nen selecteren in een logische context. Om dit te kunnen realiseren,
worden handelingen van (overheids)organen beschreven in de rap
porten institutioneel onderzoek (rio).2
Het handelen van de overheid komt voort uit de wet en handelingen
zijn voor het merendeel verankerd in wet- en regelgeving. Zij kennen
een abstracte formulering en reikwijdte. Taakorganisaties zijn in het
leven geroepen om uitvoering te geven aan beleid op specifieke ter
reinen. De 'handelingen' van deze uitvoerende organen bestaan
merendeels uit niet-beleidsmati-
Inrichtingsprincipes van de
ordeningsmethode
herkenbaarheid van processen;
trends vermijden;
het type document naar inhoud is van
belang, niet de verschijningsvorm;
processen zo generiek als mogelijk
insteken;
eenduidigheid van selectiecriteria.
ge, operationele processen. Deze
processen zijn te bezien als feite
lijke handelingen. De rechtshan
deling schept het juridisch kader
waar een feitelijke handeling
invulling aan geeft.3
De vraag is of de wijze waarop in
rio's handelingen worden gefor
muleerd als basis kan dienen voor de ordening van overheidsorgani
saties en van taakorganisaties in het bijzonder. Hoewel een feitelijke
handeling iets kan zeggen over bijvoorbeeld de bouw van een object,
kan een feitelijke handeling waarop tevens moet worden geordend
en geselecteerd nooit op deze wijze worden geformuleerd. Het proces
dat leidt tot de bouw bestaat immers uit een juridische, een techni
sche en een financiële component. Deze componenten vormen ver
schillende processen die voorzien (kunnen) zijn van verschillende
selectiecriteria.Daar staat tegenover dat een feitelijke handeling ook te
gedetailleerd kan worden geformuleerd. Dit is binnen de bestaande
rio's schering en inslag. Een ordening zal als gevolg hiervan uit zoveel
rubrieken bestaan dat de kans op foutief ordenen- toeneemt, de toe
gankelijkheid voor medewerkers slechter wordt en ook het actualise
ren van de ordening veel tijd en geld vergt. Neem bijvoorbeeld de
handelingen met betrekking tot het opstellen, wijzigen of intrekken
van ministeriële regelingen betreffende een bepaald onderwerp. De
archivistische waarde (selectiewaarde) wordt dan bepaald door het
feit dat het ministeriële regelingen betreft. Het onderwerp van de
ministeriële regeling is voor een primaire ordening niet van belang.
Uitgangspunten vernieuwde methodiek
Bij organisaties die registreren en archiveren aan de medewerkers zelf
overlaten, wordt het belang van eenduidige, duidelijke en toeganke
lijke ordening steeds groter. Zij moeten bij het opstellen van een
moderne, procesmatige ordening een aantal criteria als uitgangspunt
nemen.
Een van de belangrijkere criteria is de flexibiliteit van de ordening.
Een ordening moet organisatorische en/of beleidsmatige wijzigingen
zonder ingrijpende aanpassingen kunnen opvangen. Een ordening
naar vergunningsoort betekent dat bij een nieuw soort vergunning
een nieuwe handeling wordt geformuleerd en vastgesteld. Het gevolg
hiervan is dat beheer en actualisatie van selectielijsten veel tijd, moei
te en geld kosten. Maar een nieuw soort vergunning hoeft niet per
definitie te leiden tot een nieuwe handeling. De aanleg van een
andersoortig object betekent evenmin automatisch dat er een nieuwe
handeling moet worden vast
gesteld. Indien handelingen
voldoende generiek worden
ingestoken, is een ordening zo
flexibel dat voortdurende
actualisatie overbodig wordt.
Het cultuurhistorisch erfgoed
komt voornamelijk tot stand
binnen de primaire processen.
Vanuit archieftechnisch oog
punt gezien zijn dit processen die direct gerelateerd zijn aan het ver
richten van specifieke taken van organisaties. Ze vormen daarom ook
het archiefwettelijke zwaartepunt in een ordening. De neerslag van
deze processen komt voor een deel in aanmerking voor overdracht
aan een archiefbewaarplaats. Voor de ondersteunende taken, die
generiek zijn voor alle organisatietypen, geldt dit niet of nauwelijks.
Archiveren is vooral het aanbrengen van een logische, procesonder
steunende ordening. De ordeningsmethodiek moet flexibel en
gebruikersvriendelijk zijn, maar moet tevens een volledig en formeel
selectiebeleid mogelijk maken. Om dit spanningsveld, inclusief het
probleem van digitale archiefbescheiden, te verkleinen, gaan we uit
van een Record Management Applicatie (RMA). Een RMA maakt het
mogelijk om 'aan de poort' te archiveren: alles wat de organisatie bin
nenkomt, verlaat of intern wordt opgemaakt, wordt 'aan de poort'
geregistreerd en elektronisch gearchiveerd. Daar zit geen DIV- of
Registratuurafdeling meer tussen.
Afhankelijk van de te registreren hoeveelheden en autorisaties kan
het ordeningskenmerk (het proces) als digitaal of fysiek dossier wor
den gebruikt. Dit ordeningskenmerk kan in het RMA worden opge
nomen als een map waarin alle documentregistraties een plaats kunnen
krijgen. Binnen deze map kunnen, naar gelang de wensen van een
gebruiker, submappen worden aangemaakt. Het selectiecriterium is
niet aan verandering onderhevig.
Uitgangspunten van de ordeningsmethode
flexibiliteit van de ordening;
cultuurhistorisch erfgoed komt in de
primaire processen tot stand;
ordening aan de poort en dus selectie
aan de bron;
registratie op documentniveau;
rio, selectielijst en ordeningsplan
vormen één allesomvattend instrument.
In tegenstelling tot wat gebruikelijk is, bete
kent deze methode van het in kaart bren
gen van de processen dat de selectielijst en
het ordeningsplan één en hetzelfde docu
ment vormen. De beheersinspanningen
voor onderhoud blijven daardoor beperkt
tot dit document.
Inrichtingsprincipes
Om foutieve ordening en daarmee foutieve
selectie te voorkomen, moeten procesbe
schrijvingen herkenbaar zijn voor degenen
die er mee moeten werken. De processen
hoeven niet volledig te worden genoemd;
een herkenbaar lemma is voldoende. Het
lemma is hier niets anders dan een herken
bare term of begrip dat binnen een organi
satie wordt gebruikt om een specifiek proces
aan te duiden.4 Alle documentaire neerslag
die in het kader van de totstandkoming van
een proces wordt gevormd, kan onder het
lemma analoog en/of digitaal worden gear
chiveerd. Het al dan niet aanleggen van één
of meer dossiers wordt hierbij vrijgelaten.
Een goede ordening behoort zo te zijn
opgebouwd dat deze niet bij iedere nieuwe
trend hoeft te worden aangepast. De proces
sen moeten zo generiek mogelijk worden
ingestoken, zodat een zekere 'tijdloosheid'
ontstaat. Handelingen met betrekking tot
het instellen van commissies zijn hiervan
sprekende voorbeelden. Het merendeel van
de rio's kent voor iedere commissie een
eigen ('instellings')handeling, waarbij
alleen de naam van de commissie verschilt.
In primaire zin is voor een effectieve orde
ning de naam van een specifieke commissie
niet van belang.
Het gaat bij het formuleren van processen
over de inhoud en niet over de vorm. Dat
een rapportage een rapportage is, zegt wei
nig tot niets over de archivistische waarde
van het rapport. Dat het een beleidsrappor-
tage of een kwartaalrapportage betreft,
bepaalt natuurlijk wel de waarde en daar
mee ook de plaats waar en de wijze waarop
het moet worden gearchiveerd. Het type
rapport bepaalt eveneens het selectiecriteri
um. Een maandrapportage komt voor ver
nietiging in aanmerking, terwijl een jaar
rapportage voor permanente bewaring in
aanmerking komt.
Een van de grote nadelen van veel rio's is
dat de handelingen te specifiek worden
ingestoken. De handeling wordt steeds voor
een specifiek onderwerp beschreven, waar
door voor ieder onderwerp dezelfde hande
ling moet worden geformuleerd. Een korte
zoekactie in een willekeurig rio naar hande
lingen met als formulering: 'Het opstellen
en inbrengen [in een overlegorgaan] van
bijdragen en standpunten leverde
maar liefst 31 handelingen op.5 Nadere spe
cificering is archieftechnisch overbodig,
zolang de selectiecriteria maar gelijkluidend
zijn. De overlegorganen van de in het voor
beeld genoemde handelingen kunnen als
dossiernaam worden geregistreerd en gear
chiveerd onder één proces: 'Het opstellen
en inbrengen van Nederlandse bijdragen en
standpunten betreffende het vervoer van
goederen'. Hierdoor wordt de ordening
voor de gebruiker transparanter, waardoor
het percentage foutieve rubricering en selec
tie kleiner wordt. Als gevolg van het meer
generiek insteken van processen, blijven de
beheersmatige aspecten tot een minimum
beperkt.
Bij het formuleren van processen wordt zo
veel mogelijk tot clustering overgegaan.
Hierbij moet rekening worden gehouden
met de selectiecriteria. Indien deze overeen
komen en de procesgebonden inhoud het
toelaat, kan tot clustering worden overge
gaan. Hierdoor blijft het aantal ordenings
rubrieken beperkt en kan een gebruiker uit
een geringer aantal rubrieken kiezen.
Foutieve ordening en selectie blijven zo tot
een minimum beperkt. De handelingen
met betrekking tot de ministeriële regelin
gen uit het genoemde voorbeeld kunnen
dan ook best worden geclusterd met niet-
ministeriële regelingen, zolang de genoem
de handelingen maar zijn voorzien van het
zelfde selectiecriterium. Het onderwerp van
de (ministeriële) regels verschilt bij iedere
handeling. Dit verschil is binnen een RMA
eenvoudig op te vangen door onder de
geclusterde handeling een aantal dossiers te
maken. De handeling zelf kan dan als volgt
worden geformuleerd: 'Het opstellen van
(ministeriële) regels'. Als lemma kan dan
bijvoorbeeld gekozen worden voor
'Opstellen van (ministeriële) regelgeving'.
Conclusie
Iedere (overheids)organisatie wordt gecon
fronteerd met snel in omvang toenemende
digitale bestanden die in archiefwettelijke
zin en/of bedrijfsvoerend belang niet of
nauwelijks beheerd kunnen worden. Te
denken valt aan e-mail, maar ook aan de
inhoud van persoonlijke en/of gemeen
schappelijke schijven. Om het hoofd te
kunnen bieden aan deze situatie is een
archiefordening die zowel digitale als analo
ge documenten kan beheren van funda
menteel belang. Zo'n ordening moet in
staat zijn de dagelijkse werkzaamheden zo
effectief mogelijk te ondersteunen. Tevens
moet deze zijn toegesneden op een heden
daags (geautomatiseerd) archiefbeleid. Dat
betekent onder meer dat de ordening een
procesgebonden karakter moet hebben en
dat de geformuleerde processen van selectie
criteria moeten kunnen worden voorzien.
De van selectiecriteria voorziene ordening
moet bij voorkeur op de gebruikelijke wijze
formeel kunnen worden vastgesteld. Een
combinatie van goed registreren en een pro
cesgebonden ordening 'aan de poort' maakt
het voeren van een volledig archiefbeleid
zeer wel mogelijk.
De hier beschreven methode voldoet aan
deze eisen. Het resultaat is een op de organi
satie en de individuele gebruiker toegesne
den procesgebonden ordening die voldoet
aan de eisen die in de Archiefwet 1995 en
het Archiefbesluit worden gesteld. De han
delingen die binnen de methode institutio
neel onderzoek worden geformuleerd zijn
niet in staat te dienen als flexibele, op
gebruikersniveau toegankelijke en toepasba
re ordening. Dit gaat zeer zeker op voor taak
organisaties, waar een ordening op basis van
wetgeving minder zinvol is. De operationele
processen die worden ontplooid om vorm
en inhoud te geven aan het institutionele
kader zijn wel van belang. Binnen deze pro
cessen wordt ook in cultuurhistorisch kader
geschiedenis geschreven.
Niels van Heezik is Business Consultant bij Key
Automation BV, Frank Houtman is Beleidsmedewerker
Archief bij NS Railinfrabeheer BV.
1. Voor de totstandkoming van dit artikel zijn wij dank ver
schuldigd aan Petra Schrauwen, seniormedewerker
Informatiebemiddeling, ministerie van OC&W en Eric
Carbaat, hoofd bedrijfsarchieven NS Railinfrabeheer BV.
2. Handelend optreden. Overheidshandelen: modellen,
onderzoeksmethoden en toepassingen (Rijksarchiefdienst,
Den Haag, 1994), pag. 6-12.
3. Ibidem pag. 12.
4. Drs. N. van Heezik en drs. F. Houtman, Rails in Beheer
Concept procesgebonden ordening, NS Railinfrabeheer BV.
5. Drs. N. Marcelis, M. de Koning en drs. A. Spieksma, Goed
vervoerd. Een institutioneel onderzoek naar het beleidster
rein goederenvervoer, 1945-1996 (PIVOT-rapport 86).
archievenblad
april 2003
april 2003
archievenblad
