r^J3K
NVBA nieuws
NVBA-Redactieadres
NVBA-lid worden?
Redactie NVBA-Nieuws
Landelijke Contactdag Document Management
Op 10 februari organiseerde DisConsult in het
Stadstheater in Zoetermeer de tweede Landelijke
Contactdag Document Management. De grote
opkomst (500 deelnemers plus diverse standhou
ders) verraadt een groeiende behoefte aan uitwis
seling van kennis en ervaring op het vakgebied
document management. Interessante sprekers,
een informatiemarkt en een optreden van 'The
Amazing Stroopwafels' zorgden voor een geva
rieerd programma. Rode draad vormde het
DisConsult scanrecord.
Het centrale thema 'Boeien op de werkplek'
werd vanuit verschillende invalshoeken bena
derd. Boeien waarmee werknemers worden
geketend als niet de juiste technische hulpmid
delen worden gebruikt, maar ook als bakens in
de organisatie waar informatie te vinden is. De
documentmanager is in dat geval een licht in de
duisternis. En voor sommigen boeien de werk
zaamheden vooral door de vorderingen der
techniek: de werkplek als leeromgeving.
Het Instituut voor Nederlandse Geschiedenis
heeft tot doel historisch bronnenmateriaal te
ontsluiten, steeds vaker door middel van digita
le publicaties. Directeur Donald Haks gaf als
voorbeeld het archief van de Centrale Inlich
tingen Dienst (voorloper van de BVD) over de
periode 1919-1940 dat voor een deel is gere
construeerd uit andere bronnen, nadat het in de
meidagen van 1940 uit veiligheidsoverwegin
gen was vernietigd. Dit onderzoek was in het
pre-digitale tijdperk niet mogelijk geweest: in
druk zou het 50-75 boekdelen betreffen.
Andries Greiner, directeur Stichting IVIO
(Instituut Voor Individueel Onderwijs) belichtte
documentaire facilitering van telewerken en
teleleren. Op de geïsoleerde Schotse eilanden
groep de Hebriden blijkt telewerken een groot
succes. Maar in de bewoonde wereld is de socia
le dimensie de achilleshiel. 'Blended learning'
(combinatie e-learning en contactonderwijs)
kan een oplossing bieden.
Iedereen kan de boer op gaan met een scanpro
gramma en zeggen dat hij dé oplossing heeft
voor uw archiefprobleem. Hoe haalt uw organi
satie de echte deskundigen er tussen uit? Het
antwoord is certificering. Maar ook aan de ande
re kant van de tafel moet een deskundige zitten,
dus ligt het voor de hand ook als gebruikersor
ganisatie over gecertificeerde deskundigen te
kunnen beschikken. CDIA (Certified Document
Imaging Architech) is een wereldwijd erkende
certificering. Wim Hamers was in 1997 een van
de eerste twee Europeanen die dit certificaat
behaalde. Hij hamert vooral op beveiliging: "We
zitten te springen om een digitale handteke
ning. Technisch is dat mogelijk, organisatorisch
is men nog niet zover."
Diederik Kool, manager bij Deloitte Touche
Enterprise Risk Services te Amstelveen, ging in
op de stand van zaken rond de digitale handte
kening, de authenticiteit van documenten en de
bewijswaarde, in het licht van de taskforce PKI
(public key infrastructure). Onderzoek wijst uit:
gebrek aan vertrouwen is het voornaamste
beletsel voor e-business.
Wim Hamers, senior managing consultant
Unisys Nederland en waarschijnlijk de best
opgeleide DIS-expert in Nederland, is nog dage
lijks geboeid door de toekomst van het docu
ment. "Ondanks de inzinking van de ICT-sector
groeit de DIS-markt nog steeds. IT is de brandstof
voor de kantoorontwikkeling. Maar iedereen is
het er wel over eens dat we met de huidige kan
toorstructuren niet verder kunnen, alleen al van
wege de dagelijkse kilometerslange files. Dat
betekent ontmanteling van de klassieke werk
plek, mede door remote management en remote
werkplekken." Unisys Nederland geeft het voor
beeld: 600 werkplekken voor 1.200 mensen.
In veel organisaties is indelen, bewaken en
archiveren van e-mail een groot probleem.
Edmond Research Development ontwikkelde
een toepassing die e-mails kan lezen, interprete
ren, automatisch registreren, indelen, voort
gangscontrole bijhouden en archiveren. Paul
Jones, technical director van Edmond, legde uit
dat on line document classificatie in een e-mail-
omgeving specifieke problemen oplevert. Een
e-mailomgeving heeft typische kenmerken die
de classificatiemethoden beïnvloeden: verande
rende onderwerpen, en veranderende archive-
ringsgewoonten van de gebruiker.
38
In samenwerking met de K.U. Nijmegen treedt Edmond R&D op in een internationaal con
sortium voor het ontwikkelen en implementeren van een linguïstisch georiënteerd kennis
managementsysteem: PEKING (People and Knowledge Cross Lingual Information
Gathering). Belangrijkste doelstelling van dit ambitieuze, onder de vleugels van de Europese
Commissie tot stand komende project is het ontwikkelen van een technisch en functioneel
platform, dat gebruikers helpt voor hen relevante documenten te vinden, onafhankelijk
van de taal waarin die zijn opgesteld. Het hart van PEKING wordt gevormd door een auto
matische classificatie op basis van taalherkenning en zelflerende software die profielen van
gebruikers samenstelt. Aan de hand van de Knowledge Area Tree worden documenten auto
matisch in een boomstructuur geplaatst. Het bedrijf 'Fiscaal up to date' is de eindgebruiker
en levert de documentset van 30.000 documenten met gegeven classificatie. Paul Jones
schetste enkele conclusies aan het einde van het project: "Er zijn grenzen aan optimalisatie.
Een perfecte automatische classificatie is alleen denkbaar bij een perfecte documentset. Van
belang is om zoveel mogelijk 'zekerheid over onzekerheid' te verkrijgen."
Evenals vorig jaar werd een scanrecord gevestigd,
dit keer door het scannen van het kaartenarchief
van de Kamer van Koophandel Provincie Noord-
Holland. Een samenwerkingsproject van Agfa,
Van Buuren, en Unisys en gecoördineerd door
DisConsult. Agfa zorgde voor de S 61 hoogvolu-
mescanner met een capaciteit van 240 documen
ten per minuut.
Tussen 10.30 uur en 15.30 (toen het afsluitende
gedeelte van de dag begon) had de scanner
65.612 scans gemaakt en waren er 45.328 docu
menten geïndexeerd. Uitval tijdens het OCR-pro-
ces was 17%, hetgeen door data-entry medewer
kers werd gecorrigeerd. Oorzaak van de relatief
hoge uitval: de oude kaarten waren ingevuld met
machineschrift, gedeeltelijk doorgehaald met bal
pen, en aan de bovenkant beschadigd door het
vele gebruik. Dit leverde een boeiend leermoment
op: de kaarten kunnen beter ondersteboven wor
den doorgevoerd.
Hoewel het record scherper werd gesteld, werd
niet het hele archief gescand (104.000 kaarten).
De vorige keer werd niet gewerkt met OCR/ICR
waardoor de achterstand van het indexeren ten
opzichte van de scanner aanzienlijk groter was.
Inmiddels is het complete archief gescand en
geïndexeerd en officieel overhandigd aan het
Rijksarchief in Noord Holland. Rijksarchivaris van Noord-Holland Roelof Hol nam tijdens de
contactdag het archief al symbolisch op cd in ontvangst en toonde zich zeer content: "Hiermee
kunnen we het publiek beter van dienst zijn. Voorheen moesten de kaarten steeds per doos
tevoorschijn worden gehaald, maar met de gedigitaliseerde informatie kan zelf per computer
worden gezocht. Ik hou me aanbevolen voor volgende scanrecords!"
De lezingen van de sprekers en een foto-album zijn te zien op www.DisConsult.nl. Daar is ook
alle informatie over de Landelijke Contactdag te vinden.
Meer info:
www.DisConsult.nl,www.edmond.com,www.interpeking.com,www.inghist.nl,www.ivio.nl
Welkom nieuwe NVBA-leden
39
^SskSsSESSSbs
NVBA, vereniging van en voor personen werkzaam in het beheer van organisatie - eigen informatie
v/h Nederlandse Vereniging van BedrijfsArchivarissen
Harry L.M. Hendriks
Sluisgraaf 9
5032 XL TILBURG
Tel.: (013) 463 06 19
Fax: (013) 463 06 19
E-mail: yrrah47@planet.nl
Schrijf dan naar de
ledenadministratie
mevrouw S.L. de Kok-Gamga
Ruseschans 9
2728 HA ZOETERMEER
www.nvba-info.nl
Als lid ontvangt u het
Archievenblad gratis
H. Hendriks
Sluisgraaf 9
5032 XL TILBURG
H. Strijkers
DSM/Centraal Archief
Postbus 6500
6401 JH HEERLEN
J. van der Velden
Diamantdijk 197
4706 HD ROOSENDAAL
Het verleden geboeid in documenten
Hoe echt zijn documenten?
Documenten: boeien voor de toekomst
E-mail classificatie
archievenblad
april 2003
NVBA, vereniging van en voor personen werkzaam in het beheer van organisatie - eigen informatie
v/h Nederlandse Vereniging van BedrijfsArchivarissen
Linguïstisch kennismanagement
Scanrecord
NVBA-leden waren ook van de partij. Op bijgaande foto
ziet u onder anderen Peter Glebbeek, Harry Hendriks en
Pieter de Jong.
Leeuwen, Mw. C. van
Zylab Benelux BV
Hoogoorddreef 9
1101 BA Amsterdam
Tel. (020) 691 95 50
Engelen, Hr. P.W.J. van
Van Lee Van Everdingen
Oliver van Noortlaan 108-
118
Postbus 4178
3130 KD Vlaardingen
Tel. (010) 460 28 88
Heijman, Hr. M.A.G.
Bureau voor de
Industriële Eigendom
Afd. BIDOC/Aquisitie
Postbus 5820
2280 HV Rijswijk
Hermarij, Mw. P.C.M.
N.V. Afvalzorg Holding
Meesterlottelaan 301
2012 JJ Haarlem
Tel. (023) 553 43 78
Veen, Hr. Y. van den
Sara Lee/DE
Leeuwarderweg 1
8501 ZD Joure
Rheenen, Hr. A.A.A. van
ABN AMR0
Concernarchief
Purmerweg 12
1311 XG ALMERE
Tel. (036) 546 15 46
Vóórhaar, Mw. N.
Mailprofs Uitzendbureaux
Kleine Spui 8
3811 BE Amersfoort
Tel. (033) 461 76 76
Mos, Hr. E.
Aluminium Delfzijl BV
Postbus 133
9930 AC Delfzijl
Tel. (0596) 638 555
Jacobs, Hr. W.Th.
KN bv
Schipholweg 343
1171 PL Badhoevedorp
Tel. (020) 658 41 41
Zittersteijn, Mw. I.
NS Vastgoed Algemene
Zaken
Postbus 2319
3500 GH Utrecht
Tel. (030) 300 44 44
l.zittersteijn@vastgoed.ns.
nl
Beck, Hr. A.J.
Van der Velde
Archiefopslag BV
Zinkwerf 27
2544 EC Den Haag
Tel. (070) 366 31 34
Visser, Hr. S.S.
NS Groep NV
Alg. en Juridische Zaken
HGB IV 7.35
Postbus 2812
3500 GV Utrecht
Tel. (030) 235 41 78
Timmermans, Hr.R.
Data Space
Postbus 8818
5605 LV Eindhoven
Tel. (040) 293 11 8
www.data-space.nl
Bosch, Hr. J.P.H van den
DIS Consult
Cityhouse, Engelandlaan
174
2711 DW Zoetermeer
Tel. (079) 342 95 09
Kop Pen, Hr. R. van
eiStream
Postbus 195
3450 AD Nieuwegein
Hoekstra Mw.
IVA
Postbus 3280
2280 GG Rijswijk
Spaans, Mw. B.
KN b.v.
Schipholweg 343
1171 PL Badhoevedorp
Tel. (020) 658 41 41
www.kn.nl
Wernsen, Hr. E.
Mobius Management
Systems
Perkinsbaan 11
3439 ND Nieuwegein
Paagman, Hr. F.
Océ-Nederland B.V.
Postbus 800
5201 AV Den Bosch
Tel. (073) 681 58 15
Coburg, Hr. P.
VDA Informatie beheer
sing B.V.
Postbus 2294
1200 CG Hilversum
Tel. (035) 655 44 33
Groeneweg, Hr. R.
Digital Display
Postbus 96847
2509 JE Den Haag
Tel. (070) 326 84 85
Ronald.groeneweg@
ddisplay.nl
Amsterdam, Hr. V. van
N.V. Duinwaterbedrijf
Zuid-Holland
Postbus 34
2270 AA Voorburg
(070) 357 76 26
Roo, Hr.F.
Corporate Express
Postbus 8129
3503 RU Utrecht
Tel. (030) 242 68 68
Lange, Hr. J. de
Van Buuren
Postbus 150
8200 AD Lelystad
Tel. (0320) 250 855
Verkoop@vanbuuren.com
april 2003
archievenblad
