Hoe effectief
is uw archief?
DISCAN
1
OQ
c
Q
CQ
u
O
0
Lensen Consultancy
LOEK NIJHOLT ARCHIEFSERVICE BV
Een bekende naam die staat voor langdurige en brede ervaring.
Deskundigheid, klantgerichtheid en kwaliteit staan bij
ons voomp. Daarvoor zijn onze adviezen op maat gesneden
oplossingen. Ook voor de voorbereiding en uitvoering
van projecten staan wij voor u klaar, evenals voor
veranderingen bij uw documentaire informatieverzorging
en de bewerking van uw archieven.
m advisering
projecten
documentaire informatieverzorging
archiefbewerking
GOED ARCHIEFBEHEER HEEFT AANDACHT NODIG.
PERSOONLIJKE SERVICE. ONAFHANKELIJK ADVIES.
DAT KUNNEN WIJ U GEVEN.
Bel, schrijf, fax of e-mail voor meer informatie:
Ds. van Haaftenlaan 23
3984 NP Odijk
tel.: 030-6572228
fax.: 030-6572228
e-mail: loeknijholtarchief@hetnet.nl
c
'co
s-lt
CU
CU
Als de kwaliteit belangrijk is,
is het verschil snel duidelijk.
BuroDenBoer
Advisering
I tJ_ Interim-management
Projectuitvoering
weg gekozen. Die heeft namelijk de bevoegd
heid om in beslag genomen voorwerpen te doen
teruggeven aan degene(n) die zij redelijkerwijs
als rechthebbende(n) beschouwt, een maatstaf
waar volgens haar wel aan was voldaan. Dat is
echter een voornemen waarover de beslagene -
Oostenbrugge - zich bij de strafrechter kan
beklagen en dat gebeurde ook.
Die beklagrechter vond het maar raar dat archie
ven niet al de onder hen berustende stukken
hebben geïnventariseerd - ook toen hem werd
uitgelegd dat dat bij honderden miljoenen stuk
ken niet realistisch is - en koos de gemakkelijk
ste weg: teruggave aan Oostenbrugge.
Van die beslissing is de officier van justitie in
cassatie gegaan, waarna zich de omstandigheid
voordeed dat Oostenbrugge is overleden. De
procureur-generaal heeft de Hoge Raad nu gead
viseerd om Oostenbrugge tegen de achtergrond
van diens overlijden in zijn beklag niet (langer)
ontvankelijk te verklaren, hetgeen ertoe zou
kunnen leiden dat de officier van justitie haar
voornemen tot teruggave van de stukken aan de
24 archieven toch kan uitvoeren. Het wachten is
nu op de Hoge Raad.
Aardige casus natuurlijk, maar de gemeenplaats
is dat voorkomen beter is dan genezen. Hoe
voorkom je nu archiefdiefstallen? Het is lastig
om daar een juridische invalshoek aan te geven
en een feitelijke invalshoek kunt u zelf wel ver
zinnen. En bij dat laatste speelt weer de afwe
ging van klantvriendelijkheid, die u allen hoog
in het vaandel hebt.
Feitelijk valt te denken aan het niet toelaten van
jassen, tassen en andere bescheiden in de studie
zaal, kan gedacht worden aan het uitreiken van
blocnotes met gaten erin om te voorkomen dat
daar een stuk tussen wordt gestopt, kan gedacht
worden aan intensief toezicht op de studiezaal,
aan cameratoezicht (al dan niet door middel van
een dummy), kan gedacht worden aan het aan
bieden van (waardevolle) documenten op
microfiche in plaats van in originali en kan
gedacht worden aan de inrichting van de studie
zaal. Elk van deze opties is echter arbeidsinten
sief en kostbaar.
2002 kennen we de nu op wettelijke grondslag
berustende 'Millinxbuurt-fouillering', waar in
veiligheidsrisicogebieden die als zodanig door
de burgemeester zijn aangewezen gedurende een
bepaalde tijd verpakkingen van goederen en
reisbagage op wapens en munitie mogen wor
den onderzocht.
Daar heeft u natuurlijk allemaal niks aan, maar
daarnaast kan naar mijn mening een bevoegd
heid tot fouillering ook contractueel tot stand
worden gebracht. Denk aan Schiphol, waar u
gezien de reisvoorwaarden niet langs Seceurop
komt als u niet bereid bent u te onderwerpen
aan een fouillering, denk aan de discotheek waar
u om dezelfde reden niet binnen komt en denk
aan Joh. Enschedé en zoon, drukker van voor
heen de gulden en thans de euro, waar de werk
nemers zich bij het verlaten van het pand een
fouillering moeten laten welgevallen; één en
ander is in hun arbeidscontract overeengeko
men. Een contractueel afgedwongen mogelijk
heid - bijvoorbeeld door middel van algemene
voorwaarden - tot fouillering van mensen die
een studiezaal verlaten zie ik derhalve als moge
lijkheid, maar - zo geef ik toe - klantvriendelijk
heid is anders.
U zult altijd geconfronteerd blijven met het
spanningsveld tussen de zorg voor uw waarde
volle documenten enerzijds en het gelegenheid
bieden voor serieuze belangstellenden om van
die documenten kennis te nemen anderzijds. Ik
wens u veel sterkte om bij dat spanningsveld de
gulden middenweg te vinden.
Fouilleren
Behoort fouilleren nou ook tot de mogelijk
heden? De politie kan in geval van een redelijk
vermoeden van schuld aan enig strafbaar feit
een fouillering doen uitvoeren (art. 56 van het
Wetboek van Strafvordering). Daarnaast kan de
politie een veiligheidsfouillering uitvoeren, als
een onmiddellijk gevaar voor leven of veiligheid
dreigt (art. 8 Politiewet) en sinds 15 september
I 19
(Si
DOCUMENT IMAGING SOLUTIONS
Archiveren, beheren, terugvinden, distribueren en afdrukken. Discan zorgt ervoor dat uw archief online
beschikbaar komt voor uw medewerkers en klanten. Precies de juiste versie van documenten, logo's
of (bewegend) beeldmateriaal die u zoekt. En dankzij het ASP-model geen investerings- of beheers
kosten. Snel, betrouwbaar, veilig, eenvoudig en goedkoop. Meer weten? Kijk op
www.onlinearchief.nl
-Q
O)
1—
0
N
CD
0
-C
O
03
Onze medewerkers (verspreid over heel het land)
hebben een gedegen vakopleiding, jarenlange
ervaring in het vakgebied en zijn daardoor op elke
plaats binnen uw informatievoorziening direct
inzetbaar.
Ons dienstenpakket omvat onder meer:
detachering consultancy
interim-management advisering
inventarisatie inhaal-operaties
automatisering complete projecten
werving en selectie
Onze consultanten voorzien u graag van een
passend advies ter optimalisering van uw
informatievoorziening c.q. interne organisatie.
Bel voor informatie
of een vrijblijvend gesprek:
Jan van Renesseweg 4
Postbus 37, 4325 ZG Renesse
tel.: 0111 -462024 fax.: 0111 -461922
http://www.bdb.nl - E-mail: info@bdb.nl
voor een heldere kijk op uw documentaire informatievoorziening p rOjeCtlTia nagement
Voor meer informatie: www.lensenconsultancy.nl
Waverstraat 80-II 1079 VP Amsterdam T 020-6449208 F 020-6448975 E info@lensenconsultancy.nl
Willem Heemskerk is werkzaam op het kantoor van de lands
advocaat. Dit artikel is gebaseerd op een lezing, uitgesproken
ter gelegenheid van het symposium Archief en recht - recht en
archief op 3 oktober 2002.
december 2002 archievenblad I
