Verbeter uw
archiefbeheer
Archief
school
juridische zaken
het archief wilde overdragen. Aangezien dat zo
ongeveer het laatste bestand zeventiende/acht-
tiende-eeuws materiaal was dat nog niet in huis
was, wilde ik graag met de archiefeigenaar in
gesprek raken. Tijdens dat overleg bleek hij
inderdaad genegen die collectie af te staan, ech
ter onder de bijzondere voorwaarde dat ik erop
toe moest zien dat de collectie nooit ter inzage
gegeven zou worden aan marxistische studen
ten. Die wens kwam voort uit zijn persoonlijke
overtuiging dat het materiaal niet gebruikt
mocht worden om de rol en de positie van land
eigenaren ten opzichte van hun pachters aan de
kaak te stellen, en hij meende dat geschiedenis
studenten met een marxistisch-leninistisch
denkpatroon dat nog weieens zouden gaan
onderzoeken. U zult begrijpen dat mijn dilem
ma groot was, maar het zal ook duidelijk zijn dat
zo'n voorwaarde voor mij niet acceptabel kon
zijn, want niet controleerbaar en derhalve niet
uitvoerbaar. De overdracht is toen ook niet
doorgegaan. (Tot uw geruststelling: na zijn dood
is de collectie toch nog in het Drentse archief
beland.)
Ook meer absolute eisen komen voor: zo liep de
verwerving van het archief van een staatsraad in
het Haagse vast op zijn eis dat het archief nooit
openbaar mocht zijn. Je moet je dan afvragen:
waarom zou je dat dan nog in depot opnemen,
als niemand het ooit mag raadplegen? Het
gevolg was dat het archief uiteindelijk in zijn
geheel vernietigd is.
Soms stuit je als archivaris op het andere uiter
ste: ik had eens te maken met een particuliere
archiefeigenaar, een man van bijzonder kaliber,
met een wijdvertakt netwerk in literair
Nederland, die niets van beperkingen op de
openbaarheid van zijn persoonlijke archief
wilde weten. Bij de inbewaringgeving was daar
geen enkele beperking opgelegd, hetgeen in ver
band met de soms zeer persoonlijke correspon
dentie die de man van derden ontving weieens
tot pijnlijke situaties kon leiden. Dat zou nog tot
daaraantoe zijn, maar na de eerste overdracht
was de praktijk gegroeid dat hij jaarlijks - zo
midden januari - zijn archief van het vorige jaar
in twee verhuisdozen achter de deur schoof.
Daarin zaten naast de kerstkaarten ook weer
brieven van velerlei vrienden en vriendinnen,
die geen van allen konden bevroeden (en waar
schijnlijk ook niet wilden) dat hun ontboeze
mingen binnen een jaar in principe voor ieder
een ter inzage waren. Pogingen van mijn zijde
om hem te bewegen toch maar enige privacybe
schermende maatregel voor dat bestand op te
nemen vonden geen gehoor: hij zei mij dat als ik
dat doorzette, hij zijn gehele archief terug wilde
om het dan te verbranden. Dat ging mij ook wat
ver, en mijn oplossing uit dit dilemma was een
praktische. Het bestand low-profile in depot
houden, aangeven dat het ter beschikking stel
len ervan moeizaam was in verband met het feit
dat het niet geïnventariseerd was en er verder
het beste van hopen.
Ik heb zo een paar dilemma's geschetst waar
onze beroepsgroep tegenaan loopt als we te
maken krijgen met privacygevoelige archieven
of met archiefeigenaren die bij het woord open
baarheid het angstzweet in de handen staat, of
die het niets kan schelen. Ik moet eerlijk zeggen
dat dat nu juist een van de charmes van ons vak
is. Telkens weer en veel vaker dan vroeger krij
gen we te maken met de wens van archiefvor
mers om de openbaarheid te beperken, vooral
omdat we veel meer dan voordien te maken
hebben met jongere archiefbestanden. Ik zie
daarin een uitdaging om het zo te regelen dat
alle partijen tevreden zijn: de archiefvormer,
omdat hij het gevoel heeft dat zijn archief veilig
is geborgen en de openbaarheid goed is gere
geld, de onderzoeker omdat hij onder zekere
voorwaarden toch zijn onderzoek kan doen, en
de archiefdienst, omdat het archief toch geraad
pleegd kan worden én de administratieve romp
slomp daaromheen beperkt blijft.
In die zin benijd ik dan ook een van mijn Duitse
collega's niet, die in zijn depot een archief heeft
staan van een van de belangrijkste Duitse 'fürst-
liche' families. In dat archief bevindt zich een
aantal dozen met het archief van een van de
'Fürsten' uit de eerste helft van de twintigste
eeuw, met als opschrift: 'niet te openen voor het
jaar 3000'. Dat geeft in ieder geval duidelijkheid,
maar of dat nou zo leuk is, waag ik te betwij
felen.
23
De Archiefschool biedt cursussen aan waarmee u het
archiefbeheer in uw organisatie kunt verbeteren.
Opleiding Archiefassistent
Doelgroep: studiezaalmedewerkers archiefdiensten
Duur: vijftien dagen
Basiscursus Onderhoud en
samenstelling selectielijsten
Doelgroep: DIV-hoofden
Duur: vier dagen
Cursus Invoering selectielijsten
in het informatiebeheer
Doelgroep: DIV-medewerkers
Duur: vier dagen
Werk in uitvoering
De Archiefschool werkt aan de ontwikkeling van nieuwe cursussen.
De volgende thema's staan op de rol: archiefbewerking, beheers-
regels en webarchivering.
0 De cursussen van de Archiefschool zijn
praktijkgericht, de lesstof is vernieuwend. De
cursisten zullen nieuwe inzichten verwerven en
deze leren verankeren in hun eigen werkpraktijk.
Cursussen op maat
De Archiefschool maakt cursussen voor onder meer
archiefdiensten en DIV-afdelingen van ministeries,
ZBO's en provincies. Het programma en de planning
van de maatwerkcursus worden vastgesteld in overleg
met de opdrachtgever. Cases uit de eigen archiefpraktijk
dienen als les- of oefenmateriaal. De cursus 'op maat'
wordt bij de opdrachtgever in huis verzorgd.
Waar en wanneer?
De reguliere cursussen staan gepland voor het najaar
2003 in gebouw 'de Leeuwenburg' van de Hogeschool
van Amsterdam, Weesperzijde 190, Amsterdam.
Belangstelling?
Wilt u overleggen over een cursus 'op maat' voor uw
organisatie of het programma cursussen 2003 ontvangen?
Neemt u contact op met de Archiefschool of kijkt u op
de website www.archiefschool.nl (bij opleidingen).
Archiefschool
Postbus 1025 T 020 - 595 19 00
1000 BA Amsterdam F 020- 595 19 20
info@archiefschool.nl
www.archiefschool.nl
NEDERLANDS INSTITUUf
VOOR ARCHIEFONOERWUS EN -ONDERZOEK
Frank Keverling Buisman is directeur van het Gelders Archief te
Arnhem. Dit artikel is gebaseerd op een lezing, uitgesproken ter
gelegenheid van het symposium Archief en recht - recht en
archief op 3 oktober 2002.
1 Op 27 september 2002 werd in
Arnhem een symposium gehouden
ter gelegenheid van het feit dat het
in 1802 200 jaar geleden was dat in
Gelderland de eerste archivaris werd
benoemd, te weten mr. Gerard van
Hasselt. Een bijdrage over die twee
honderd jaar archiefzorg in
Gelderland zal verschijnen in de
Bijdragen en Mededelingen "Gelre"
van 2003.
2 Het K.B. van 1856, no. 7 vermeld
bij: F.J. Duparc, Een eeuw strijd
voor Nederlands cultureel erfgoed
('s-Gravenhage 1975), 398. Zie voor
de totstandkoming van het Gelderse
reglement; H.J.A.H.G. Metselaars, 'De
totstandkoming van het Rijksarchief
in Gelderland, 1876-1877', in:
Bijdragen en Mededelingen "Gelre"
LXIX (1976/77), 235-255, speciaal
238-239. Vgl. ook: 'Gelders Archief,
Arnhem, Archieven van het
Provinciaal Bestuur van Gelderland,
1813-1949 (4 dln., Arnhem 1999,
Gelderse Inventarissenreeks 37),
inv.no. 6607.
3 De code - een vertaling van de
Code of Ethics aanvaard door de
Internationale Archiefraad in 1996 -
is te vinden op de website van de
Koninklijke Vereniging van
Archivarissen in Nederland
(www.kvan.nl/ethiek/ethischecode).
4 Aldus art. 15 lid 1 Archiefwet 1995.
Gl. Ook: M.W. van Boven, R.Kramer
en C.G.M. Noordam, De Archiefwet
1995 in 100 trefwoorden (Woorden
1996), onder het trefwoord
'Beperking openbaarheid van
archiefbescheiden' (p.49-51).
5 Aldus: A.G. de Vries, "Slechts bij
uiterste noodzaak"; de Archiefwet
1995 en de bescherming van de per
soonlijke levenssfeer', in: Protection
de la vie privé et consultation des
archives: une conciliation difficile?
Comparasion entre les situation alle
mande, nééerlandaise, frangaise et
beige en 1999 (Brussel 2001;
Miscellanea Archivistica Studia 138),
33-36.
6 Voor dit voorbeeld ben ik dank ver
schuldigd aan drs. H.H. Jongbloed
van het Nationaal Archief, die mij
daarop wees en verder door zijn
kennis en ervaring met betrekking
tot deze materie bijgedragen heeft
aan mijn gedachtenvorming in deze.
december 2002
archievenblad
