Enkele
dilemma's
voor de archivaris
I
Door Frank Keverling Buisman*
Het 'archief en recht'-thema had voor mij ook
een invalshoek mogen hebben met aandacht
voor de geschiedenis van het recht, en dan
met name van de archiefregelingen met
betrekking tot openbaarheid en toegankelijk
heid in de afgelopen twee eeuwen.
Bij alle 'Van Wijn'-herdenkingen (en
in Gelderland de 'Van Hasselt'-herden-
king1) dit jaar was dat misschien wat veel
geweest, maar het subthema 'geschiedenis
van de openbaarheid' had daarin niet mis
staan. Dan hadden we het kunnen heb
ben over de Gelderse interpretatie van het
Koninklijk Besluit van 28 juni 1856 (no.
71) over het vaststellen van regelingen
voor het raadplegen van archivalia voor
wetenschappelijk onderzoek. Dat leidde
bij ons in Arnhem in ieder geval tot een
openstelling op iedere maandag van 2 tot
4 uur, aldus de Gelderse regeling uit
1864.2 Hoezo is toegankelijkheid van
archieven een vanzelfsprekendheid?
En daarnaast is er het verschil tussen de
begrippen 'toegankelijkheid' en 'open
baarheid' - dat is ook nog geen gemeen
goed, en ook archivarissen verwarren die
begrippen nog weieens. En in internatio
naal verband is daarover terminologisch
ook nog de nodige spraakverwarring,
zoals mij weer bleek bij de organisatie van
het twaalfde Nederlands-Duitse archief
symposium, met als belangrijk thema 'de
openbaarheid van recente archieven'.
Bedoelen onze Duitse collega's met
'Zuganglichkeit' of 'Öffentlichkeit' het
zelfde als wij, of net wat anders?
Openbaarheid zonder toegankelijkheid is
een lege dop, dat zal iedereen duidelijk
zijn. Maar nu even terug naar de echte
openbaarheid.
Volledige openbaarheid
Het behoeft geen betoog dat volledige
openbaarheid in principe de meest wense
lijke situatie is. Dat is ook het adagium dat
in onze archiefwet is neergelegd: alles is
openbaar, tenzij... Dat betekent niet dat
de openbaarheid niet beperkt mag wor
den; dat mag best, maar alleen op speci
fiek Fn de wet omschreven gronden, dat
betekent dat bepalingen die vroeger nog
weieens gehanteerd werden als 'alleen
toegankelijk voor wetenschappelijk
onderzoek' - vooral het ministerie van
Justitie hanteerde die voorwaarde graag -
of zelfs 'volledig gesloten voor een bepaal
de periode' nu niet meer binnen het kader
van de wet vallen.
Zoals ik al zei: ongeclausuleerde openbaar
heid en brede toegankelijkheid van
archieven is een groot goed; en als het
écht niet anders kan, en er met het oog op
bepaalde belangen toch beperkingen
opgelegd moeten worden, dan zijn helde
re criteria op basis waarvan een onderzoe
ker wel inzage in het niet-openbare deel
van een archief kan krijgen dat evenzeer.
De archivaris/archiefbeheerder heeft nu
eenmaal de plicht om het gebruik van
archieven zo breed mogelijk te bevorderen
maar ook om zowel de openbaarheid als
de privacy te respecteren en te handelen
binnen de grenzen van de relevante wet
geving. Dat is ook de strekking van de arti
kelen 6 en 7 van de 'Beroepscode voor
archivarissen' in de Nederlandse vertaling
van 1997.3
Die wens naar volledige openbaarheid
versus de belangen die een rol spelen bij
de beperking daarvan levert derhalve een
spanningsveld op. Binnen dat spannings
veld komen de nodige dilemma's voor de
archivaris te voorschijn.
We hebben bij de regeling van de open
baarheid van archiefbestanden bij open
bare archiefbewaarplaatsen in ons land te
maken met twee verschillende fasen. De
eerste betreft de overbrenging van het
archief door de zorgdrager naar zo'n
archiefbewaarplaats; dat is ook het
moment waarop in principe bepaald
wordt welke archiefbescheiden niet open
baar zijn en op welke grond dat gebeurt,
en die derhalve niet zonder meer ter inza
ge kunnen worden gegeven. De tweede
fase betreft de gang van zaken rondom het
ter beschikking stellen aan het publiek
van die archivalia waarvan de openbaar
heid bij de overdracht beperkt is. Het gaat
daarbij dus om de situatie, dat de over
brenging al achter de rug is, en derhalve
de openbaarheidsbeperking door de
archiefdienst daadwerkelijk toegepast
moet worden.
Ik wil mijn aandacht richten op die eerste
fase, in casu de vaststelling van de open
baarheidsbeperking bij de overdracht.
Met welke soort kwesties worden wij als
archivarissen dan geconfronteerd en hoe
gaan wij daarmee om? Over die dilemma's
wil ik wat zeggen. Die beperkingen op de
openbaarheid komen echter, zoals ik al
eerder zei, vrijwel uitsluitend tot stand bij
de overbrenging van de archieven naar
een archiefbewaarplaats. De enige uitzon
dering daarop is dat als bij een reeds over
gebracht archief later blijkt dat een zekere
openbaarheidsbeperking toch op zijn
plaats is, die dan op basis van art. 15 lid 2
van de Archiefwet alsnog kan worden
opgenomen. Bij alle overbrengingen van
archieven naar een archiefbewaarplaats
behoort namelijk een verklaring van over
dracht opgemaakt te worden, waarin de
afspraken en voorwaarden over het toe
komstig beheer neergelegd worden. Ook
de beperkingen van de openbaarheid wor
den in die overbrengingsverklaring vast
gelegd, en daarbij wordt meestal ook
bepaald wie de ontheffing van die beper
king mag verlenen, de archivaris, de
archiefvormer of een combinatie van
beide, bijvoorbeeld de archivaris na voor
afgaand advies van de archiefvormer (of
omgekeerd).
We moeten hierbij onderscheid maken
tussen archieven van de overheid en daar
mee gelijk te stellen organisaties zoals zelf
standige bestuursorganisaties (ZBO's)
enerzijds en archieven van particuliere
herkomst anderzijds. Alleen de eerste
groep is onderworpen aan de genoemde
archiefwettelijke beperkingen: privacybe
scherming, de eenheid van de Staat en
onevenredige bevoor- of benadeling, met
de maximale termijn van 75 jaar. Van
belang is voorts dat de openbaarheid bij
overbrenging niet verder beperkt mag
worden dan zij vóór de overbrenging was,
waarbij dan met name gedoeld wordt op
de Wet openbaarheid van bestuur.
Passieve rol
In het huidige regime van de
Archiefwet 1995 is het zo dat alleen de
overbrengende instantie - de zorgdra
ger/archiefvormer - de bevoegdheid heeft
beperkingen op de openbaarheid op te
laten nemen, zij het dat de archiefbewaar
plaats waar de archieven naar toe overge
bracht worden, gehoord moet worden.4
Dat betekent dat de ontvangende archiva
ris formeel dus slechts een adviserende
bevoegdheid heeft, als het om de regeling
van de openbaarheid van een overheidsar
chief gaat.5 Je zou theoretisch de vraag
kunnen stellen of die passieve rol voor de
ontvangende archivaris wel zo gewenst is.
Zou het niet beter zijn om de archivaris
een meebeslissende rol in dat proces te
geven? Deze heeft immers vaker met dat
bijltje gehakt, kent de soorten onderzoek,
kent de vragen en moet immers die rege
lingen in de praktijk toepassen. Hij heeft
dus een groot belang bij een duidelijke en
toepasbare regeling.
Daarbij komt dat bij nogal wat overheden
de nodige koudwatervrees bestaat als het
over de openbaarheid van hun bestanden
gaat, en dan is er vaak de neiging de toe
gang tot veel meer bestanden te beperken
dan strikt noodzakelijk is. Vaak worden
bijvoorbeeld gegevens betreffende de han
delingen van ambtenaren in verband
gebracht met hun persoonlijke levens
sfeer, en dat is in onze optiek niet juist.
We moeten ons met de archiefvormers
samen ook realiseren dat openbaarheid in
ons democratische bestel feitelijk een
landsbelang dient, maar dat dat staatsbe
lang anderzijds ook kan eisen dat bepaal
de dossiers gesloten blijven.
De praktijk is echter tweeledig: de wet gaat
uit van de situatie dat het de overbrengen
de instantie is, die voorstellen formuleert
over de openbaarheidsbeperkingen, en die
dan aan de archiefdienst voorlegt. Die
toetst dan die voorstellen aan de wet, de
juridische haalbaarheid en de praktische
uitvoerbaarheid. Het ligt voor hand dat
dat niet alleen op papier gebeurt, maar dat
een onderzoek in de dossiers daar abso
luut deel van moet uitmaken. Als dat niet
gebeurt, zoals bij de overdracht van de
gezantschaps- en legaatarchieven van het
ministerie van Buitenlandse Zaken uit de
eerste helft van de twintigste eeuw een
jaar of tien geleden naar het Algemeen
Rijksarchief, en dan plotseling blijkt dat
daar vele dossiers in zitten met zeer priva
cygevoelige informatie (denk maar aan de
dossiers van Nederlandse vluchtelingen
uit de archieven van de Nederlandse ver
tegenwoordigers in Zwitserland geduren
de de Tweede Wereldoorlog), dan is een
omvangrijke hersteloperatie achteraf
nodig.6
De omgekeerde weg komt ook geregeld
voor: de overdragende instantie vraagt de
archiefdienst om - op basis van zijn ken
nis en ervaring - voorstellen te doen om
de openbaarheid van het over te dragen
bestand adequaat te regelen. Dat werk
wordt dus als het ware uitbesteed aan de
archiefdienst, en de voordelen voor beide
partijen zijn evi
dent: er komt
een voorstel uit
de bus waar de
uitgangspunten
van de archief
dienst al in ver
disconteerd zijn,
en de archiefvor
mer krijgt de
kans zijn eigen
inzichten daarin
nog mee te
nemen. In beide
gevallen groeit
uit die vertrou
welijke samen
werking dan een
regeling die voor
beide partijen
acceptabel is. Daarom is een zwaardere rol
voor de archiefdienst op dit moment niet
gewenst, sterker nog, vanuit de adviseren
de functie is vaak meer te bereiken dan
vanuit een formele positie.
In alle omstandigheden is het nu juist de
kunst voor de archivaris een middenweg
te vinden tussen zijn eigen streven naar
een zo verantwoord mogelijke openheid
en de wens van de overdragende instantie
om op nogal wat bestanden een beperking
te leggen. Dat vereist vaak de nodige
diplomatie en overtuigingskracht.
Voeg daaraan nog toe dat de archivaris
graag spannende en aansprekende bestan
den in beheer wil hebben, en daar soms
een wat verdergaande beperking voor op
de koop toe neemt, en het spanningsveld
is zonneklaar. Die gang van zaken leidt
nogal eens tot een regime van openbaar
heidsbeperking dat weliswaar voor alle
betrokkenen (overdragende én ontvan
gende instanties, plus de onderzoekers)
een werkbare situatie oplevert, maar dat
op enigszins gespannen voet staat met de
Archiefwet. Ik denk daarbij bijvoorbeeld
aan de regeling voor de raadpleging van
de notulen van de ministerraad.
Particuliere archiefvormers
Bij archiefvormers uit de particuliere
sfeer doemen vergelijkbare problemen op.
Het punt is dat daar de openbaarheidsbe
perkingen uit de Archiefwet 1995 niet
zonder meer toepasbaar zijn, omdat het
geen overheidsarchief betreft. We streven
daar natuurlijk wel naar, maar de particu-
De vereniging Gelre organiseerde in september een sym
posium naar aanleiding van 200 jaar professioneel archief
beheer in de provincie Gelderland. Foto Jan Beens.
liere archiefeigenaar is daar niet aan
gebonden. De particuliere archiefvor
mer/overdragende instantie kan dus bijna
naar believen beperkingen aan de open
baarheid stellen, bestanden gedurende
lange tijd gesloten willen houden of zeer
bijzondere voorwaarden stellen. De archi
varis moet (meer nog dan bij overheidsar
chieven) bij zichzelf te rade gaan, wat
voor hem in dat opzicht nog acceptabel is.
De vraag kan zelfs zijn of een eis tot raad-
pleegbeperking wel uitvoerbaar of zelfs in
het maatschappelijk verkeer betamelijk is.
Dat kan soms heel ver gaan; ik geef een
enkel voorbeeld.
Sommige eigenaren van familiearchieven
zijn zozeer bevreesd voor de openbaar
heid, dat er bij de acquisitie-gesprekken
onevenredige eisen aan de openbaarheid
gesteld worden. Soms wil men de open
baarheid van archivalia uit de zeventiende
of achttiende eeuw nog beperken, omdat
er over het zwarte schaap uit de familie
maar liever niet geschreven moet worden.
Het is natuurlijk de kunst om de familie
ervan te overtuigen dat beperking van de
openbaarheid van 'hun' materiaal maar
beperkt zinvol is, vooral als dezelfde fei
ten/gegevens ook in andere bronnen te
vinden zijn.
Ik herinner mij uit mijn eigen Drentse
praktijk van omstreeks 1980 een archief-
bezitter die een grote collectie charters aan
20
archievenblad
december 2002
december 2002
21
archievenblad
