NVBA nieuws
I
NVBA-Redactieadres
NVBA-lid worden?
Redactie NVBA-Nieuws
Océ Find Logic onderscheiden
42
NVBA nieuws
Succesvolle sponsorreis van de NVBA naar de DMS Beurs in Essen
Vijftien 'lastige' vragen voor Documentmanagers
43
NVBA, vereniging van en voor personen werkzaam in het beheer van organisatie - eigen informatie
v/h Nederlandse Vereniging van BedrijfsArchivarissen
I
Harry L.M. Hendriks
Sluisgraaf 9
5032 XL TILBURG
Tel.: (013) 463 06 19
Fax:(013)463 06 19
E-mail: harry@tref.nl
Schrijf dan naar de
ledenadministratie
mevrouw S.L. de Kok-Gamga
Ruseschans 9
2728 HA ZOETERMEER
www.nvba-info.nl
Als lid ontvangt u het
Archievenblad gratis
H. Hendriks
Sluisgraaf 9
5032 XL TILBURG
H. Strijkers
DSM/Centraal Archief
Postbus 6500
6401JH HEERLEN
J.van der Velden
Diamantdijk 197
4706 HD ROOSENDAAL
De NVBA was voor haar laatst gehouden
ALV op 13 juni jl. te gast bij Océ in Den Bosch.
Naast de reguliere vergadering en het afscheids
feest van scheidend voorzitter Arie Otten zorgde
Océ voor een interessant middagprogramma.
Hierbij werden enkele ontwikkelde softwarepro
gramma's voorgesteld en gedemonstreerd. Een
ervan was het pakket Océ Find Logic, bestemd
voor papieren archieven zoals correspondentie,
rapporten, facturen, krantenknipsels enz. Océ
zoekt hierbij de oplossing door digitaliseren van
het papieren archief en het daarna toegankelijk
te maken met Océ Find Logic.
De kracht van de software zit in het toegankelijk
maken en beheren van informatie na het con
verteren van grote hoeveelheden papieren docu
menten naar digitale, doorzoekbare tekst en
afbeeldingen. Nadat de documenten zijn opge
slagen kan willekeurige informatie snel worden
teruggevonden via de geavanceerde zoekmoge
lijkheden van Océ Find Logic.
Achtereenvolgens gebeurt het volgende: digitali
seren, archiveren, zoeken, vinden, organiseren,
delen en reproduceren. Na het digitaliseren van
de papieren documenten worden deze digitaal
bewaard op de netwerkserver.
Alle papieren documenten worden gearchiveerd
met Océ's digitale multifunctionals door alleen
maar op een 'groene knop' te drukken, waarna
alle documenten terug zijn te vinden op de
inhoud.
Alle digitale documenten worden in het oor
spronkelijk formaat gearchiveerd zonder extra
handelingen. Men kan hierna zoeken op de
inhoud van documenten, op
ieder woord of op een com
binatie van woorden zoals
op het internet, echter nu
supersnel en met geavan
ceerde zoekmogelijkheden.
De gezochte woorden wor
den snel gevonden en de
treffers worden geel gemar
keerd.
Daarnaast is het wel belang
rijk om de documenten te
organiseren door deze logisch op te slaan in vir
tuele folders en indexgegevens, 'bookmarks',
annotaties of andere relevante informatie toe te
voegen.
Het archief kan met iedereen binnen de organi
satie worden gedeeld zonder extra inspanning,
via het locale netwerk (Local Area Network), het
World Area Network, intranet, internet (WWW)
en cd-rom.
Alle documenten kunnen op elke willekeurige
printer in het netwerk worden afgedrukt.
Karakteristieken van Océ Find Logic:
- Archiveren en terugvinden, geen docu
ment management
- Focus op papier
- Electronic files worden ook ondersteund
- Ongestructureerde omgevingen
- Werkproces
In het kort:
Scan uw documenten naar een netwerk
(FTP) locatie.
2. Importeer de Multipage-TIFF images.
3. OCR en sla de gescande documenten op
als ASCII-text en TIFF-files.
4. Indexeer alle gescande informatie.
5. Zoek op inhoud van de documenten.
De stappen 2, 3 en 4 worden allemaal auto
matisch uitgevoerd door Océ Find Logic.
Onderscheiding
Vier dagen na deze demonstratie voor de
NVBA werd op 17 juni bekendgemaakt dat
ZyLAB Technologies BV, producent van docu
ment imaging en full-text retrieval software, en
Océ Technologies NV, gezamenlijk zijn onder
scheiden met een gouden
medaille tijdens Infosystem
2002. Infosystem 2002 is
een internationale beurs
voor telecommunicatie, in
formatietechnologie en elek
tronica die onlangs plaats
vond in Poznan, Polen. De
jury voor de onderscheiding
stond onder leiding van
prof.dr. Zdzislaw Kachlicki.
Océ en ZyLAB werken bijna
twee jaar samen. Sinds december 2000 distribu
eert Océ de ZylMAGE-software van ZyLAB onder
de naam Océ Find Logic.
Harry Strijkers
archievenblad
oktober 2002
NVBA, vereniging van en voor personen werkzaam in het beheer van organisatie - eigen informatie
v/h Nederlandse Vereniging van BedrijfsArchivarissen
Ruim vijftig deelnemers uit
Nederland, onder wie veel NVBA-leden,
bezochten de DMS Vakbeurs voor
Document Management in Essen op 4
september 2002. Deze gratis studiereis
werd mogelijk gemaakt door sponsoring
en ondersteuning van:
Karmac http://ieni.karmac.nl/.
Mobius http://www.mobius.nl/.
IGE http://www.ige-advies.nl.
DocuMetra- Adviesburau voor
Documentaire Trajecten,
VDA http://www.vda.nl/.
Advanstar Communications,
DIVA http://www.divakoepel.nl/.
NVBA http://www.nvba-info.nl/.
SOD http://www.sod-opleidingen.nl/ en
AIIM-Int. http://www.aiim.org.
Met bijna 17.000 bezoekers overtrof de
DMS-beurs alle verwachtingen. De 281
deelnemende bedrijven presenteerden
oplossingen waarmee de gebruikers de
informatie- en documentatiestroom kun
nen beheersen en hun bedrijfsprocessen
kunnen optimaliseren. Bijzonder in de
smaak bij de bezoekers vielen de praktijk
presentaties in het 'Competence-Center'
en in het 'Forum'.
De bezoekersanalyse gaf de volgende uit
slag:
- 61,2% van de bezoekers kwam voor de
eerste keer naar de DMS Expo.
- Bijna elke tiende bezoeker komt uit
een niet Duitssprekend land in
Europa.
- Rond 62% van alle bezoekers reisde
meer dan honderd km.
- Met 99% specialisten bereikt de DMS
Expo het hoogste aandeel van specia
listen van alle Duitse IT-beurzen.
- 89% van alle bezoekers is betrokken
bij het besluitvormingsproces.
Tijdens de DMS Beurs vond de uitreiking
plaats van de AIIM Awards Europe. De
parallel aan de beurs georganiseerde
AIIM Conference werd door 169 deelne
mers bezocht.
Tijdens en na de DMS Beurs in Essen
heeft de redactie van NVBA-Nieuws een aan
tal deelnemers aan deze sponsorreis onder
staande vragen voorgelegd. In de komende
nummers van AB/NVBA-Nieuws kunt u
lezen welke, soms ver
rassende, antwoorden
zij in petto hadden.
De eerste reactie komt
van Piet Visser, be-
drijfsarchivaris van
Quest International.
De vragen zijn 'lastig' omdat niet aangege
ven wordt wat men onder een DIS-systeem
verstaat. De term DIS-systeem is een algeme
ne term en geeft niet aan welke techniek
gebruikt wordt, terwijl die techniek voor het
geven van antwoord op de onderstaande
vragen juist wel van belang is.
Aangezien deze vragen in aansluiting op het
bezoek aan de DMS in Essen zijn gesteld en
deze beurs in het teken stond van de elek
tronische ontsluiting zal ik bij het beant
woorden ervan uitgaan dat hier met een
DIS-systeem een elektronisch systeem
bedoeld wordt.
1. Hoe gaat u in uw DIS-systeem om met docu
menten die je voor de FIOD verborgen wilt hou
den.
Dergelijke documenten komen in ons DIS-
systeem niet voor. Indien dergelijke docu
menten aangeboden worden zal ik advise
ren om deze documenten buiten het DIS-
systeem op te slaan.
2. Zit er een 'papiervernietiger' in uw DIS-sys
teem?
In ons Elektronisch Document Management
Systeem zit de optie om documenten off
line te plaatsen, of om te vernietigen, dit
kan handmatig of automatisch gebeuren
aan de hand van een vooraf ingegeven
bewaartermijn.
3. Wat verstaat u onder een digitaal document?
Een digitaal document is een document dat
Een prominent NVBA-lid, de heer B.A.
Otten, was een van de winnaars van de
AIIM Awards of Excellence 2002.
Ook in 2003 zal de beurs in Essen wor
den gehouden, van 16 tot 18 septem
ber.
Uitreiking van de AIIM Awards of Excellence 2002
(v.l.n.r.): prijswinnaar Renate Karl, president AIIM
International John Mancini, voorzitter AIIM Awards
Committee Europe dr. Hartmut Storp, prijswinnaar
Ben A. Otten en prijswinnaar Martin Waldron.
in enen en nullen opgeslagen wordt met
behulp van een computer en alleen terugge
lezen kan worden door een computer met
de juiste software.
4. Aan welke vomi van opslag denkt u of heeft u
voor het maken van een back-up?
Documenten worden bij ons opgeslagen in
papieren vorm, op microfilm en digitaal.
Het plan is om de microfilms om te zetten
in digitale documenten. Papieren documen
ten worden door middel van scannen omge
zet naar digitale documenten. Afhankelijk
van het type document wordt het papieren
document of vernietigd, extern opgeslagen
of in een geconditioneerde kluis opgeslagen.
Van de digitale documenten wordt dagelijks
volgens het IT protocol een back-up
gemaakt op tape, waarvan volgens een vast
roulatieschema een aantal tapes extern
opgeslagen worden in het Computer
Uitwijk Centrum in Lelystad.
Vervolg op pagina 45
oktober 2002
archievenblad
