Papier-
Boekres
a toren
Compacte Archief-Systemen
Kardex Systemen B.V.
Barwoutswaarder 13a, 3449 HE Woerden
Postbus 250, 3440 AG Woerden
Telefoon (0348) 49 40 40, Telefax (0348) 49 40 60
E-mail: info@kardex.nl, Website: www.kardex.nl
www.sterken.nl
A member of the KARDEX Group Industrieholding Cham AG
Heeft u onze internet site al eens bezocht?
STERKEN
m
ATELIER m
33
K A R D E X
c/s
H
pa
H
RESTAURATIE ATELIER
STERKEN BV
Atelier voor conservering en
restauratie van papier en per
kament zoals boeken, prenten,
tekeningen, grafiek,
(wand)kaarten,
charters zegels etc.
De Cloese 7-9
7339 CM Ugchelen
Tel. 055 - 5 42 31 47
Fax 055 - 5 43 06 14
Mobiel 06 - 53 93 93 53
Internet: www.sterken.nl
DOCUMENTENWACHT
Documentenwacht omvat een
24 uurs calamiteitenservice en
collectie inspectie met schade
preventie als uitgangspunt.
Telefoon: bovenstaande
nummers en:
Semafoon 06 - 59 28 48 55
de onderliggende grondslag wordt opgeheven.
Ook kan de handeling een nieuwe grondslag
krijgen. Handelingen moeten alle veranderin
gen in taakverdeling en organisatie reflecteren.
In de Handelingenbank is dit zodanig geïmple
menteerd dat de mutaties van handelingen door
de tijd kunnen worden gevolgd. Van de meeste
wijzigingen in vastgestelde handelingen en bij
behorende velden (periode, grondslag enz.)
blijft de oude versie opgeslagen in de database.
Deze kluisfunctie van de Handelingenbank ver
groot de integriteit van de handelingen en de
contextgegevens. Een belangrijk aspect van het
beheer is de benodigde samenwerking tussen de
ministeries bij het onderhoud van selectielijs
ten, die nodig is doordat de BSD's niet ingedeeld
zijn per ministerie maar per beleidsterrein. De
Handelingenbank vergemakkelijkt de samen
werking en uitwisseling doordat er een standaar
disering van gegevensdefinities plaatsvindt. Ook
wordt er voortaan gewerkt met één stamtabel
met daarin alle duizenden actoren, waarvan de
benaming eenduidig vastgelegd wordt. Daar
naast is een onderlinge attendering op nieuwe
relevante concept-handelingen mogelijk via de
Handelingenbank.
Eenvoudige toegang tot het geheel aan handelingen
en contexten
Het idee van encyclopedie werkt pas goed wan
neer er makkelijk doorgelinkt kan worden tus
sen handelingen en contextbeschrijvingen,
actorbeschrijvingen enz. De schotten tussen de
beleidsterreinen en tussen de actoren, die nodig
waren om de afzonderlijke institutionele onder
zoeken te doen, kunnen dus verwijderd worden
voor de gebruiker die in de volle breedte van het
overheidshandelen wil duiken. Verder biedt de
database nieuwe zoekmogelijkheden, zoals op
directieniveau, grondslag, periode of product.
De aangegeven functionaliteit zorgt ervoor dat
aan de eerste doelstelling van de Handelingen
bank voldaan wordt. Voor het voldoen aan de
tweede doelstelling, het toegankelijk maken van
meta-informatie voor documentverwerkende
processen, wordt de Handelingenbank koppel-
baar gemaakt met de toekomstige document- en
records managementsystemen van de departe
menten. Hiermee kan een beter toegankelijk
dynamisch archief gerealiseerd worden, dat
immers nieuwe sets met metadata nodig heeft
om ook te kunnen zoeken op werkproces/han
deling, formele grondslag enz. De rol van de
Handelingenbank is dus de input van een grote
hoeveelheid metadata die helpen bij de archief
ontsluiting voor alle gebruikersgroepen.
ARCHIVARIS I
JACK SMITH
De laatste doelstel
ling, het toeganke
lijk maken van de
handelingen voor
een breder publiek
via internet, wordt
niet in de huidige
versie van de Han
delingenbank ge
realiseerd. Op dit
moment loopt een
onderzoek hoe dit
toegankelijk maken het best bewerkstelligd kan
worden. Globaal wordt gedacht aan de volgende
functionaliteit:
- samenhang tussen de vele soorten informatie
rond een handeling;
- een centraal toegankelijke Handelingenbank.
Samenhang tussen de vele soorten informatie rond
een handeling
De Handelingenbank is ontworpen om in de
toekomst gebruik te maken van informatie uit
andere systemen, zoals de wettenbank, de elek
tronische staatsalmanak en de productencatalo
gus. Deze producten worden op dit moment
door BZK ontwikkeld. In een volgende versie
van de Handelingenbank wordt voorzien in een
koppeling met deze applicaties. Op deze manier
kan worden 'gesprongen' tussen de verschillen
de soorten informatie. Dat betekent dat vragen
kunnen worden beantwoord als: 'Welke taken
hebben overheidsactoren concreet op basis van
deze wet?', 'Welke producten kent deze over
heidsorganisatie?' of 'Welke beleidsprocessen
voert deze overheidsorganisatie (ministerie,
directoraat-generaal, directie) uit?'. Naast extra
functionaliteit betekent koppeling ook unifor
mering op één basisadministratie met de rele
vante gegevens. Dit leidt tot hergebruik van
informatie in plaats van op vele plaatsen (onge
veer) dezelfde informatie bijhouden.
Andersom komt de functionaliteit van deze
applicaties ook ter beschikking van de
Handelingenbank. Voorbeeld: de wettenbank
heeft een signaleringsfunctie voor nieuwe of
veranderde wetten. Nieuwe of veranderde wet
ten betekenen vrijwel altijd het aanpassen van
handelingen. Door koppeling met de wetten
bank kunnen beheerders van handelingen wor
den geattendeerd op deze veranderingen.
De koppelbaarheid van de Handelingenbank
faciliteert het hergebruik van gegevens binnen
en buiten het departement.
oktober 2002
archievenblad
