ONDERBEZET OP DIV-GEBIED?
Projectmatig werken binnen een archief
Restauratieatelier
Paul Peters B.V.
iDisfJjConsul
Handboekbinderij
Restauratie Conservering van de meest
uiteenlopende, historische en moderne,
documenten en aktenbestanden.
Ons atelier biedt sinds vele jaren een in brede
kring erkende expertise ten dienste van het
behoud van het geschreven en gedrukte erfgoed.
Object-specifieke, passief-conserverende
restauratie van papier, boekblok en boekband.
Van incunabel tot oude druk, van oude en
moderne grafiek, tot kerkelijke en
overheidsdocumenten, land- en wandkaarten,
charters en zegels, uit alle tijdvakken.
Restauratieatelier Paul Peters B.V.
is lid van de VeRes, de VAR en de IADA
(International Association of Book and Paper Conservators).
Weverweg 9, 6961 KM Eerbeek
Tel.0313 65 44 66 Fax 0313 65 58 82
paulpeters@paulpetersdemonnl
Het vervullen van (tijdelijke) vacatures op
het gebied van DIV is een arbeidsintensieve
en prijzige aangelegenheid. DisConsult
neemt deze zorg van u over. Wij hebben ja
renlange ervaring in het detacheren, werven
en selecteren van gekwalificeerd en gemo
tiveerd DIV-personeel.
Detachering
DisConsult heeft personeel in dienst - uitvoerend, staf
en management - waarover u voor kortere of langere
tijd kunt beschikken.
mmwiw
Werving en selectie
DisConsult beschikt over specialistische
kennis voor werving en selectie en beschikt
over een uitgebreid netwerk. Hierdoor kun
nen wij snel en doeltreffend een kandidaat
selecteren die past in het door u geschetste
profiel.
Meer weten?
Als u meer wilt weten over onze diensten, belt u dan
met DisConsult, telefoon 079 - 342 95 09. Wij kun
nen u dan van alle informatie voorzien.
DOCUMENT MANAGEMENT KENNIS MANAGEMENT WORKFLOW MANAGEMENT DIOR-OPLEIDINGEN
Cilyhouse, Engelandlaan 174, 2711 DW ZOETERMEER,
telefoon 079 - 342 95 09, fax 079 - 342 59 46, www.disconsult.nl, e-mail: info@disconsult.nl
de praktijk
Wat is een project? Roel Grit geeft in
zijn boek Projectmanagement de volgende
definitie: 'Een project is een tijdelijk
werkverband van een aantal mensen -
meestal uit verschillende vakgebieden -
om een vooraf vastgesteld doel te berei
ken met een vastgesteld budget'. On
juiste tijdsplanning is een van de oorza
ken waardoor een project spaak kan
lopen, daarom willen wij graag aan de
definitie van Grit toevoegen: 'en een
vastgesteld tijdpad'. Projectmanagement
is een middel om niet-reguliere werk
zaamheden binnen een archief meer
structuur te geven en beter hanteerbaar
en controleerbaar te maken.
Wat zijn factoren voor een succesvol pro
ject? Een goed begin is het halve werk.
Het is belangrijk van meet af aan aan te
sluiten bij de behoefte en verwachting
van de opdrachtgever, ook wel de busi
ness case genoemd. Schep duidelijkheid
over het beoogde resultaat van het pro
ject. Veel projecten vallen of staan met
de ondersteuning van het management
of de opdrachtgever. Maak goede afspra
ken over geld, middelen, en beschikbare
mensen en tijd.
Het werken binnen projecten is het wer
ken met mensen. In een team werkt
iedereen samen om een doel te bereiken.
De samenstelling van een projectteam is
daarom erg belangrijk. Binnen een pro
jectgroep komen meestal de volgende
functies voor: projectleiding, projectse
cretariaat en projectleden. Belangrijk is
een projectgroep samen te stellen uit per
sonen op basis van hun bekwaamheden,
vakkennis en hun karakter. Mede hier
door worden regelmatig één of meerdere
functies door externe adviseurs ingevuld.
Dit alles staat in het teken van het goed
kunnen beheersen van een project.
Beheersen betekent niet alleen ervoor
zorgen dat het project binnen het vastge
stelde tijdsplan en budget wordt gereali
seerd. Het is vooral zaak om te voldoen
aan de kwaliteitseisen en specificaties die
vooraf zijn vastgesteld. Wanneer het
moeilijk is deze specificaties vooraf vast
te stellen is het verstandig een extra fase
(proefproject of haalbaarheidsonderzoek)
op te nemen waarin het opzetten en vast
stellen van specificaties extra aandacht
krijgt. Eindig een dergelijke fase met een
besluitvormingsproces en eventueel een
go/no-go-beslissing. Voortschrijdend
inzicht echter kan een blok aan het been
worden. Maar al te vaak wordt van het
oorspronkelijk uitgestippeld ontwikkel
traject afgestapt.
Al met al is projectmatig werken het
managen van mensen. Wie de mensen
binnen het project succesvol maakt,
maakt het project tot een succes. Bij een
eventuele cursus 'Projectmanagement
voor archiefdiensten' willen wij hier extra
aandacht aan geven, maar ook aan zaken
als: het maken van een plan van aanpak,
vergadertechniek, risicoanalyse, planning
en de vraag waarom projecten mislukken.
Tien voorwaarden voor succesvol projectmanagement:
31
BEZOEK ONZE WEBSITE
www.artconservation.nl
...BEDANKT
KUNSTVOORWERPEN
RESTAURATIES, CONSERVERING VAN KUNSTVOORWERPEN
KON. WILHELMINAHAVEN ZZ19
3134 KG VLAARDINGEN
TELEFOON 0031 [0]10 23 402 91
06 539 468 40
06 514048 48
TELEFAX 0031 [0]10 46 034 37
E-MAIL info@artconservation.nl
WEBsite www.artconservation.nl
K.v.K. ROTTERDAM 190851
DIGITALISEREN VAN
COLLECTIES
TEKENINGEN
PRENTEN
BOEKEN
FORMATEN
INLIJSTEN VAN
ADVISEREN
EN RAPPORTEREN
J/\y
DIGITALISEREN
VOOR INTERNET
CONDITIERAPPORTEN
EN GEBRUIK VAN
DATABASES OP MAAT
Door Martin Bosma en Eric Hennekam*
Op velerlei vlak krijgen medewerkers van
archieven en DIV'ers te maken met project
matig werken. Denk bijvoorbeeld aan pro
jecten waarbij inventarissen en archieven
worden gedigitaliseerd en aangeboden via
internet. Wij bekijken de mogelijkheden om
samen met de Archiefschool een cursus
'Projectmanagement voor archiefdiensten'
op te starten. In deze cursus willen wij een
aantal praktische hulpmiddelen en vaardig
heden aanreiken voordat u met projectmatig
werken begint. In dit artikel geven wij een
voorproefje van de cursus door in het kort
in te gaan op de factoren van succesvol
projectmanagement.
Martin Bosma en Eric Hennekam zijn docenten aan
de Archiefschool voor de Kennis Nabij-nascholingscur-
sus 'Informatie en Organisatie'. Martin Bosma is orga
nisatie-adviseur bij QG Consulting en Eric Hennekam is
o.a. informatie-communicatiespecialist bij AGORA con
sultancy. m
1. Het naadloos aansluiten van resultaat en doelstelling van het project op de
behoefte en/of vraag van de opdrachtgever (business case). Levert het project op
wat gewenst is?
2. Het duidelijk afbakenen of vaststellen van het bereik van het project en het
vaststellen van kwaliteitseisen en specificaties. Wat wordt wel en wat wordt niet
gedaan in het project en waaraan moet worden voldaan?
3. Een ondubbelzinnige steun van het management of opdrachtgever (verantwoorde
lijkheid en beschikbaar stellen van middelen). Steunt het management het project
en worden middelen hiervoor vrijgemaakt?
4. Het juist beleggen van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden rondom
en binnen het project. Zijn de taken zo ingedeeld om het resultaat te 'kunnen'
behalen?
5. Het goed communiceren gedurende en na oplevering van het project. Kent ieder
een de vier W's (waarom, wie, wanneer en wat) van het project?
6. Het goed onderhouden van relaties binnen en buiten het project. Het managen
van stakeholders. Zijn in een vroeg stadium de eindgebruikers betrokken bij het
project en kan het management op tijd de juiste beslissingen nemen?
7. Het kunnen beheersen van het project. Zorg bij voorbaat dat u als projectmanager
grip blijft houden op de kosten en tijdsplanning van het project. Het anticiperen
op en proactief sturen van voortschrijdend inzicht is hierbij van groot belang.
Wie stuurt wat aan: de projectleider het project of loopt de projectleider achter de
feiten aan?
8. Het zorgen voor een goede werksfeer, open en eerlijk te communiceren en succes
te vieren. Ook het delegeren van taken en het geven van de vrijheid om deze
taken uit te voeren zijn hierbij van groot belang. Werkt iedereen met plezier
binnen het project?
9. Het zorgvuldig afsluiten van het project door alle kennis en ervaringen over te
dragen aan de lijnorganisatie door onder andere het bijhouden van een project
dossier. Gaat er kennis verloren door de afronding van het project?
10. Het vooraf laten volgen van een cursus 'Projectmatig werken' door de leden van
een projectteam.
juni 2002
archievenblad
