Papier-
Boekrestauratoren
Kengetallen in het archiefwezen
Split „Vision
Toegankelijke informatie communicatie en documenten
1/1/at kost een archiefbezoek
www.splitvision.nl
www.sterken.nl
Complete line of mat cutters
speed-mat
Speed-Mat International
Heeft u onze internet site al eens bezocht?
STERKEN 70
tn
ATELIER m
de praktijk
15
MAT CUTTING SYSTEMS
Parallelweg 30
5223 AL 's-Hertogenbosch
The Netherlands
Phone: +31 (0)73 513 05 07
Fax: +31 (0)73 513 04 89
E-mailspeed-matint@introwebnl
C/1
H
H
RESTAURATIE ATELIER
STERKEN BV
Atelier voor conservering en
restauratie van papier en per
kament zoals boeken, prenten,
tekeningen, grafiek,
(wand)kaarten,
charters zegels etc.
De Cloese 7 - 9
7339 CM Ugchelen
Tel. 055 - 5 42 3147
Fax 055 - 5 43 06 14
Mobiel 06 - 53 93 93 53
Internet: www.sterken.nl
DOCUMENTENWACHT
Documentenwacht omvat een
24 uurs calamiteitenservice en
collectie inspectie met schade
preventie als uitgangspunt.
Telefoon: bovenstaande
nummers en:
Semafoon 06 - 59 28 48 55
No matter how you cut it...
We have the mat cutter to meet your needs.
Speed-Mat International, fabrikant van de bekende Speed-Mat
passe partoutmachine. Tevens importeur van passe-partout- en
snijmachines van Logan en Fletcher.
Ook voor service, inruil en gebruikte machines.
speed-mat
Door Peter van Beek en Hans van der Veen*
De hete adem van de calculerende manager
blaast menig archivaris al in de nek. "Wat
leveren al die investeringen in het archief
nou eigenlijk op," vraagt menig bestuurder
zich af. Antwoorden met veel 'maatschappe
lijke verantwoordelijkheid' en 'cultuurbe
houd' zijn niet voldoende, emotie komt op
de tweede plaats. Harde getallen willen we
zien. "Drukt u dat nu eens uit in een getal."
Begin maart organiseerde DIVA een
bijeenkomst onder de titel 'Van trends
volgen naar trends zetten'. Onderwerp:
Kengetallen in het archiefwezen. Fred
Schot van DIVA was toen hij het project
onder zijn hoede kreeg eerst gegaan naar
waar de meeste getallen te halen zijn: het
Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS).
Om de vijf jaar publiceert het CBS, op
basis van een enquête, cijfers over bezoe
kersaantallen en aantallen medewerkers.
Veel dieper gaat het niet. Het zijn geen
getallen waarmee je je beleid kunt
meten, laat staan waarmee je beleid kunt
verantwoorden, of waarop beleid te
maken valt.
CBS
Harry Visser van het CBS liet in een
presentatie zien wat het bureau met aan
vullende vragen zou kunnen produceren
aan kengetallen. Waar draait het bij sta
tistieken om? Om definities en de vragen
die je stelt. 'Wat is een archief?', om maar
eens een eerste vraag op te werpen. Is dat
een rijksarchief, een gemeente- of een
waterschapsarchief? Valt een archief
dienst van een kleine gemeente daar ook
nog onder? Visser toonde in een tiental
tabellen welke kengetallen er zoal moge
lijk zijn. De gegevens waren afkomstig
uit de vijfjaarlijkse enquête, aangevuld
met enkele nieuwe vragen op verzoek
van Fred Schot. Om 'eentjes' - bij een cel
waarin een 1 voorkomt is te traceren over
welke persoon of instelling het gaat - te
voorkomen, had hij de archiefinstellin
gen gegroepeerd: rijksarchieven, streekar
chieven, gemeentearchieven, enzo
voorts. Per groep had Visser onder meer
uitgerekend hoeveel archiefinstellingen
er zijn en wat de gemiddelden zijn wat
betreft meters plank, personeelsleden en
vrijwilligers, gestelde vragen per fax en
mail per archiefmedewerker, wat een
archiefinstelling kost en wat een archief
bezoeker en een archiefbezoek kosten.
Getallen om van te smullen natuurlijk.
Het gegniffel in de zaal maakte het de
spreker af en toe onmogelijk zijn betoog
voort te zetten. "Dus," zo luidde de con
clusie van Visser, "een bezoekje aan een
waterschapsarchiefdienst kost 2.120 gul
den, een bezoekje aan een streekarchiva-
riaat slechts 235 gulden."1
Benchmarking
Het vergelijken van cijfers of presta
ties heet benchmarking. Jan Boomgaard,
directeur van het Gemeentearchief Am
sterdam, heeft daar in de praktijk al mee
te maken. Het gemeentebestuur wil de
verschillende gemeentelijke instellingen
namelijk met elkaar kunnen vergelijken.
Voor sommige Amsterdammers zal het
gemeentelijke afvalverwerkingsbedrijf
hetzelfde zijn als het gemeentearchief,
maar het zijn toch twee heel verschillen
de 'bedrijven'. Toch zijn er ook veel over
eenkomsten: beide zijn dienstverlenend,
gemeentelijk, nutsbedrijf, ten dienste
van alle Amsterdammers enzovoorts. Om
de gemeentelijke instellingen enigszins
met elkaar te kunnen vergelijken kom je
er niet met cultuurbehoud en historisch
besef. De oplossing wordt mede gezocht
in kengetallen. Getallen kun je pas met
elkaar vergelijken als ze op dezelfde zaak,
zeg maar definitie, betrekking hebben.
Elke gemeentelijke instelling heeft zo
haar eigen wijze van registreren, en dat
maakt de zaak ingewikkeld. "Het invoe
ren van kengetallen," waarschuwde
Boomgaard, "grijpt diep in op een orga
nisatie." Echter als het zover is, dan heb
ben kengetallen veel gunstige effecten. Er
ontstaat een drang om niet op de laagste
plaats te staan. Zo'n competitie-element
kan leuk zijn, wanneer de hele organisa
tie aan het spel meedoet. Dat betekent
dat kengetallen niet alleen voor en door
het management gebruikt mogen wor
den, maar dat ze uitgedragen moeten
worden tot alle uithoeken van de organi
satie. Dat vereist een bepaald manage-
mentmodel.
Bedrijfsvoering
Een ander gebruik van kengetallen is
het doorlichten van de bedrijfsvoering.
Niet-archivaris Rob van Loenen, ambte
naar van de gemeente Rotterdam, heeft
voor zijn gemeente de bedrijfsvoering
van de verschillende diensten, waaron
der het archief, doorgelicht. Kengetallen
zijn een mooi middel om verschillen in
bedrijfsvoering bloot te leggen. Als de
kosten per dienst bij de een drie keer zo
hoog zijn als bij de ander, hoeft dat nog
geen aardverschuiving teweeg te bren
gen. Wel rijst bij de constatering van dat
verschil de vraag: waar zit hem dat in?
Zet de gegevens van een aantal diensten
naast elkaar en je hebt voldoende stof
om te praten en te besluiten over beleid
en kwaliteit.
Bij zijn onderzoek stuitte Van Loenen
herhaaldelijk op 'gewoontes'. Overbo
dige handelingen, maar ook overbodige
posten werden jaren achtereen op de
begroting opgevoerd, omdat dat vorig
jaar ook zo gebeurde. Van het gegeven
dat het geld aan heel andere zaken werd
besteed, lag niemand wakker. Bij de wan
trouwende burger doemt dan meteen de
corrupte ambtenaar op, maar daarvan
was gelukkig geen sprake. Het geld werd
wel aan zinnige projecten besteed. Maar
beleid maken en de effectiviteit van je
bedrijfsvoering meten wordt door dit
soort automatismen onmogelijk.
Hoe nu verder?
De inleidingen hadden de deelne
mers lekker opgewarmd om in de ver
schillende workshops te kunnen vlam
men. De uitkomsten van de verschillen
de discussies zullen door de projectgroep
worden gebruikt voor de verdere gedach-
tenvorming over welke kengetallen voor
het archiefwezen wenselijk zijn en welke
definities daaraan ten grondslag moeten
liggen. De voordelen van kengetallen
voor de beleidsmakers, tevens de belang
rijkste financiers, zijn door de sprekers
luid en duidelijk naar voren gebracht en,
te meten naar het rumoer, ook door de
archivarissen begrepen. Er is geen ontko
men meer aan. Managers hebben hun
intrede in het archiefwezen al gemaakt.
Peter van Beek is gemeentearchivaris van Ede. Hans
van der Veen was tot voor kort bureaumedewerker
van de KVAN.
De getallen zijn nog niet definitief en kunnen nog
behoorlijk veranderen omdat 20 procent van de
vragenformulieren waarop de gegevens zijn geba
seerd nog binnen moet komen, waaronder van
enkele grote archiefdiensten. De definitieve cijfers
volgen later dit jaar.
mei 2002
archievenblad
