Samen iets ffiïarts
werk in uitvoering
Gemeentearchief, musea en openbare bibliotheek Apeldoorn:
Apeldoorn is inmiddels een gemeente van
meer dan 154.000 inwoners. In de rij van
Nederlandse steden is Apeldoorn nog vrij jong.
Vooral sinds het begin van de jaren vijftig van de
twintigste eeuw heeft Apeldoorn een
explosieve groei doorgemaakt, waarbij
de bestuurlijke aandacht vooral werd
opgeëist voor voldoende woonruimte,
infrastructuur, werkgelegenheid en
onderwijs. Voor cultuur was geen tijd en
geld. Echter, halverwege de jaren negen
tig kenterde het tij. Cultuur werd ont
dekt als een voorwaarde voor een leefba
re samenleving. Er wordt nu gebouwd aan een
cultuurkwartier in de stad, waarin verschillende
culturele functies worden gehuisvest. Zo wordt de
schouwburg fors uitgebreid tot een congrescen
trum met nationale allure, komt er een Huis voor
Schone Kunsten (muziek, dans, toneel, beeldende
kunst), huisvesting voor kunstenaarsateliers,
archeologie en andere culturele functies en een
complex waarin het Stadsarchief, de Stads
bibliotheek en het Historisch en Van Reekum-
museum gaan samenwerken voor het publiek.
Het publiek wordt als het ware uitgenodigd van
meerdere voorzieningen gebruik te maken.
Dit laatste complex is bijzonder te noemen:
een gebouw ontworpen door de internationaal
gerenommeerde architect Herman Herzberger,
die ondertussen iets met Apeldoorn heeft: van
zijn hand zijn het gebouw van Centraal Beheer
(inmiddels geplaatst op de werelderfgoedlijst van
de Unesco), de uitbreiding van de schouwburg
Orpheus en het complex met de voorlopige naam
APart. Het hele idee van het samengaan in één
organisatie van drie gemeentelijke instellingen en
de openbare bibliotheek is geboren uit de huis
vestingsproblematiek. Het gemeentearchief zit
sinds 1980 in een abominabel gebouw, destijds al
betrokken als gelegenheidsoplossing. De beide
musea waren eveneens ongelukkig met hun huis
vesting, vooral wat betreft werk- en opslagruim
ten. De Centrale Bibliotheek van Apeldoorn heeft
een ruimer productenpakket gekregen, zodat uit
breiding noodzakelijk is geworden. Sinds 1998
wordt er gewerkt aan een adequate oplossing van
deze huisvestingsproblemen. Al gauw kwam
Apeldoorn tot de conclusie dat het een gemiste
kans zou zijn wanneer deze instellingen, gehuis
vest in één nieuw gebouw niet iets met elkaar
zouden gaan doen, om daarmee een groter en
gevarieerder publiek te bedienen. De architect
nodigde met zijn ontwerp daartoe ook sterk uit.
Het karakter van de architectuur van Herzberger
komt in dit gebouwontwerp sterk tot uitdruk
king: transparant, laagdrempelig en uitnodigend
en vooral geen hokjes. Dit betekent dat alle
publieksfuncties beneden komen in een open
souterrain en op de begane grond en dat de werk
en opslagfuncties boven komen.
Alle betrokkenen werden door het gebouw-
ontwerp verplicht een doorvertaling te maken
naar een organisatie met een hoog publieksbe
reik. Dit leverde verlichte ideeën op over samen
werking en integratie. De meerwaarde ligt in het
behalen van schaalvoordelen, dus meer - zowel
kwantitatief als kwalitatief - van hetzelfde tegen
relatief lagere kosten. Daarnaast ontstaat door
samen te werken met andersoortige culturele
instellingen de mogelijkheid nieuwe producten
en een geïntegreerde dienstverlening aan te bie
den. Er treedt een verrijking van het aanbod op
en meer mensen zullen aangetrokken worden
daarvan gebruik te maken. Het publiek kan het
culturele erfgoed vanuit meerdere invalshoeken
benaderen.
Archief, bibliotheek en musea gaan daarom één
gemeenschappelijke studiezaal exploiteren. Het
publiek kan daar actuele en historische informa
tie verkrijgen, deels thematisch verbonden met
tentoonstellingen in het gecombineerde museum
voor historie en moderne kunst. Archivarissen,
bibliothecarissen en conservatoren begeleiden
daar publiek bij het zoeken naar informatie.
Naslagwerken, databanken, archieven en museale
objecten kunnen geïntegreerd worden bestu
deerd. De studiezaal wordt daarmee een Kennis-
Se Informatiecentrum waar mensen verdieping
vinden van wat zij zien in hun leefomgeving. Zij
kunnen zich verdiepen in wat er te zien is in de
expositiezaal van het museum en omgekeerd
worden bezoekers van het Kennis- Infor
matiecentrum uitgenodigd de tentoonstellingen
in het museum te bekijken. Uiteraard moet het
aanbod wel zodanig gestructureerd zijn dat dit
12
werk in uitvoering
aansluit op de behoeften van het publiek.
Iemand die alleen komt om romans te
lenen of te surfen op internet moet daar
voor dan ook niet in de studiezaal zijn. Bij
samenwerking zal daarom de identiteit
van de afzonderlijke functies duidelijk
herkenbaar blijven om het publiek niet in
verwarring te brengen.
De verwachting is dat onder de 500.000
bezoekers die de Bibliotheek Apeldoorn
nu per jaar bedient, ook potentiële bezoe
kers voor archief en museum zitten. Door
combinatie van de functies archief, biblio
theek en musea zal er naar verwachting
meer publiek bereikt worden dan wanneer
deze instellingen afzonderlijk opereren.
Natuurlijk is digitalisering van collecties
mede een belangrijke voorwaarde voor
een hoger publieksbereik. De bibliotheek
catalogus, archiefdatabases en digitale
museumcollecties zullen door een digitale
schil aan elkaar worden gekoppeld zodat
men integraal kan zoeken naar relevante
informatie. Aanbod van dit product op
internet nodigt het publiek uit om naar
APart te komen om de tentoonstelling te
gaan bekijken of verder onderzoek te doen
in het K&I-centrum.
Samenwerking biedt schaalvoordelen: er
is een betere benutting van de capaciteit,
er kan meer specialisme worden opge
bouwd en ingezet en er is meer continuï
teit in de uitvoering van taken. Activi
teiten die in de traditionele situatie slechts
marginaal worden uitgevoerd, kunnen
door samenwerking professioneler wor
den verricht. Met name geldt dit voor
educatie. Een interdisciplinaire aanpak
levert dan ook nog een veelzijdig educa
tief aanbod op: onderwijsprogramma's
worden ontworpen met elementen uit
archief, bibliotheek en museum in wisse
lende didactische vormen.
Samenwerking levert niet alleen voorde
len op voor de gebruiker nu, maar ook
voor de toekomst. Culturele erfgoedinstel
lingen hebben ook een verantwoordelijk
heid voor het goed bewaren van dit erf
goed voor toekomstige generaties. Door
samenwerking kan een professioneel
beheer bewerkstelligd worden. Kortom:
samenwerking tussen culturele erfgoedin
stellingen levert een meer professionele
organisatie op met een groter diensten- en
productenaanbod en een beter gekwalifi
ceerd beheer. Dit komt uiteindelijk de
gebruiker ten goede.
Taken die traditioneel door de over
heid worden verricht, kunnen in bepaalde
gevallen en onder bepaalde voorwaarden
door private instellingen worden uitge
voerd. Apeldoorn heeft in zijn bestuursfi-
losofie gekozen voor het regiemodel, met
als doel de kwaliteit en de slagvaardigheid
van het bestuur te vergroten en verant
woordelijkheid met de samenleving te
delen. De uitvoering van beleid wordt op
afstand van het bestuur geplaatst, de over
heid voert regie. Privatisering is daarbij een
instrument. De musea en het archief
komen dan al gauw in beeld, zeker wan
neer deze instellingen in een gezamenlijke
huisvesting worden ondergebracht en daar
gaan samenwerken met een private rechts
persoon als de bibliotheek. Maar hoe zit
het nu met de wettelijke taak van het
archiefbeheer?
In de discussie over de
herziening van het archief-
bestel heeft privatisering
marginaal aandacht gekre
gen. Het rapport Archieven in
de Etalage van de commissie-
Van Diepen oppert deze
mogelijkheid wanneer over
heidsarchieven gaan samen
werken met particuliere in
stellingen. De commissie
noemt een aantal voorwaar
den om de wettelijke eisen te
waarborgen: heldere beleidsafspraken,
vastgelegd in beleidsplannen en een goed
ingericht kwaliteitszorgsysteem voor
beheer en publieksfunctie waarmee de uit
voering 'gemonitord' kan worden en zono
dig bijgestuurd.
In de huidige Archiefwet is vastgelegd dat
de zorg voor het beheer van de gemeente
lijke archiefbewaarplaats is opgedragen
aan het bestuur en het beheer zelf aan de
gemeentearchivaris of de gemeentesecreta
ris indien geen gemeentearchivaris is
benoemd. De wet gaat dus uit van een
bestuurlijke en een ambtelijke verantwoor
delijkheid die per definitie niet aan ande
ren kan worden overgedragen. Dit moet
ook zo blijven, gezien de kwetsbaarheid en
het afbreukrisico op de toegankelijkheid
van archieven. Bij privatisering van het
beheer kan alleen de feitelijke uitvoering
worden overgedragen. De rolverdeling tus
sen enerzijds het publieke orgaan dat ver
antwoordelijkheid draagt voor een archief
voorziening als in de wet omschreven en
anderzijds de private instelling die het
beheer gaat uitvoeren, bestaat uit die van
opdrachtgever en opdrachtnemer. De
gemeentearchivaris voert vanuit zijn amb
telijke verantwoordelijkheid namens zijn
bestuur als opdrachtgever de regie over het
beheer. De private instelling voert dit
beheer uit op de wijze zoals de opdrachtge
ver aangeeft. Dit betekent in de praktijk
dat de gemeentearchivaris in dienst is van
de gemeente en namens haar de gewenste
resultaten omschrijft, normen van kwali
teit en kwantiteit vastlegt in een overeen
komst en de uitvoering regelmatig toetst
aan de afspraken. De gemeentearchivaris
heeft hierbij geen bemoeienis met het
management van het beheer. Dat behoort
bij de rol van de opdrachtnemer.
De opbouw van de nieuwe organisatie is
nu in volle gang. De bouw van het nieuwe
complex is vorig jaar november gestart.
Met ingang van 1 januari 2003 zal de
privatisering van het Gemeentearchief
Apeldoorn een feit zijn. Het archief zal dan
als Stadsarchief samen met de Stads
bibliotheek en het Historisch en Van
Reekummuseum verder gaan onder de
stichting APart. In het najaar van 2003 zal
APart de deuren openen voor het publiek.
I *3
Door Martin Jochems*
Entreepartij van het toekomstige complex
APart waarin Stadsarchief, Stadsbibliotheek
en musea gehuisvest worden.
(Bron: Bureau Herzberger, Amsterdam)
Er is beweging in archievenland. Nieuwe huisves
ting, meer samenwerking, meer van buiten naar
binnen gericht vraaggericht), waarbij de behoef
te van de klant leitmotiv voor archieforganisaties is
geworden. Kortom, een vernieuwingsgolf is in gang
gezet. Maar de echte vernieuwing moet nog komen:
van disciplinaire naar interdisciplinaire samenwer
king. In Apeldoorn gaan in 2003 het gemeentear
chief, de twee gemeentelijke musea en de openba
re bibliotheek, gehuisvest in een nieuw gebouw
van Herzberger, het spits afbijten: interdisciplinair
samenwerken aan een geïntegreerd cultureel pro
ducten- en dienstenpakket, onder de vlag van de
stichting APart.
Een nieuw gebouw
Een nieuwe culturele instelling
archievenblad
mei 2002
Werkzaamheden in de bouwput van het complex APart,
met op de achtergrond het Huis van Schone Kunsten en
het gebouw van de Centrale Bibliotheek te Apeldoorn.
(Bron: Historisch en Van Reekummuseum Apeldoorn)
Privatisering
Gevel van APart met in het souterrain de studiezaal van
het Kennis- Informatiecentrum, in de 'zwarte doos'
boven, het archiefdepot.
(Bron: Bureau Herzberger, Amsterdam)
Martin Jochems is gemeentearchivaris te Apeldoorn.
mei 2002 archievenblad I
