M
Regeling geordende en toegankelijke staat: een steen in de digitale vijver
ËL
U.
Oudste foto's
on line beschikbaar
Mail uw nieuws naar: bureau@kvan.nl
Centraal in deze regeling staan de
voorwaarden voor het digitale archiefbe
heer bij de archiefvormers. Nu deze van
kracht zijn kan iedereen echt aan het
werk. En wat er moet gebeuren is niet mis.
Voor de implementatie van alle drie rege
lingen heeft het Nationaal Archief i.o. nog
een aardige slotbrochure uitgegeven (zie
www.archief.nl/rad/reeelingen/biblio-
theek.htm).
De regeling betreft de permanent te bewa
ren bescheiden, dus een relatief klein
gedeelte van het totaal van de informatie
huishouding. Maar wie heeft op dit
moment de zaak zodanig op orde dat een
scheiding in beheer te maken is tussen het
te bewaren gedeelte en het gedeelte dat op
termijn te vernietigen is? Is die scheiding
überhaupt voor elkaar te krijgen of
gewenst?
Overheden moeten documentaire struc
tuurplannen maken. Ze moeten daarnaast
een centraal inzicht en overzicht hebben
van de organisatie, taken, processen en de
daaraan gerelateerde archiefbescheiden.
Dit overzicht moet actueel en permanent
beschikbaar zijn. Vaak betreft het infor
matie die misschien her en der wel
bekend is, maar nu gestructureerd en
geëxpliciteerd moet worden. Dit betekent
niet alleen verzamelen, maar ook onder
houden. En als toch niet de minste eis
moeten de archiefbescheiden leesbaar,
waarneembaar en interpreteerbaar zijn.
Bestuurders en managers binnen de orga
nisaties beseffen dit misschien nog niet,
maar het gevolg is wel dat forse investe
ringen nodig zijn in mensen en in de
organisatie. Er zal in veel gevallen structu
reel extra budget beschikbaar moeten
komen. Voor de afdelingen documentaire
informatievoorziening (DIV) en de DIV-
medewerkers zijn de gevolgen zeker
enorm. Niet alleen zal het werk inhoude
lijk sterk veranderen, maar ook de positie
en rol van deze afdelingen. In veel geval
len zullen deze afdelingen vanuit een ach
terstandsituatie een grote inhaalslag moe
ten maken. Dit is tegelijkertijd een bedrei
ging en een uitdaging.
Voor archiefinspecteurs betekent deze
regeling eindelijk het instrument waar ze
misschien al lange tijd op hebben
gewacht. Nu zijn organisaties wel goed
aan te spreken op hun verantwoordelijk
heden. Ook zijn digitale bestandsforma
ten en standaarden nu formeel bekend.
Toch zal ook voor de inspecteurs de imple
mentatie nog een zware klus worden.
Wordt het een kwestie van 'zero-tolerance'
of van toch nog situaties gedogen?
De vraag is ook wanneer de digitale
golf de archiefdiensten bereikt. Met ande
re woorden heeft deze regeling, behalve
voor het eigen dynamische archief, voor
archiefdiensten nu al direct gevolgen?
Immers de voorwaarden worden toch
eerst bij de vorming ingevoerd, en later in
de tijd, na overbrenging, bij de echte per
manente bewaring. Dat betekent volgens
mij niet dat archiefdiensten nog een tijdje
achterover kunnen leunen, zij moeten
zich wel realiseren dat op niet al te lange
termijn de eerste digitale archiefbeschei
den aangeboden zullen worden. Wat bij
voorbeeld te denken van digitale archief
bescheiden van particulieren? Genoeg
reden om op tijd de portefeuillehouders
en anderen die aan de geldkraan zitten
duidelijk te maken dat ook hier extra
investeringen nodig zullen zijn.
Het is nog altijd niet duidelijk hoe een
ongestoorde langdurige bewaring moge
lijk zal zijn. Digitale systemen zijn nog
steeds niet duurzaam. Er is een discrepan
tie tussen de economische en technische
levensduur van systemen en de bewaarter
mijn van archiefbescheiden. Zelfs bij het
afsluiten van softwarecontracten wordt
met de termijnen geen rekening gehou
den. Opties voor bewaring zijn de 'digitale
kluis', encapsulatie, emulatie of misschien
combinaties daarvan. Kennis hierover en
toepassingen zullen komen van het
Testbed Digitale Bewaring (zie www.digi-
taleduurzaamheid.nl). De oplossingen ko
men vast wel, maar op dit moment zijn er
al digitale archiefbescheiden die te 'red
den' zijn. Het belangrijkste instrument om
digitale informatie ongeschonden door de
tijd heen te krijgen is vervanging van
archiefbescheiden (conversie, migratie,
substitutie etc.). Een onderdeel uit de wet
en regeling dat absoluut de nodige aan
dacht verdient van archiefvormers,
-inspecteurs en -beheerders.
Ruim 25 Nederlandse musea,
archieven en bibliotheken hebben
hun oudste foto's in een on-linecata-
logus beschikbaar gesteld. In de cata
logus is tevens kunsthistorische in
formatie opgenomen van de vroeg
ste foto's uit de diverse collecties.
Gegevens van meer dan 3700 foto's
staan de onderzoekers en overige
belangstellenden ter beschikking. De
catalogus bevat beschrijvingen van
portretten, stadsgezichten en land
schappen, in de periode 1839-1860
gefotografeerd in Nederland, Frank
rijk, Engeland, Duitsland en de
Verenigde Staten. Het Rijksmuseum
(2100 foto's) en het Leids Prenten
kabinet (900 stuks) leveren verreweg
de grootste bijdrage. Maar ook de
gemeentearchieven van Den Haag,
Rotterdam, Utrecht, Haarlem,
Maastricht, Arnhem en Delft hebben
materiaal geleverd. Het webadres is:
www.earlyphotographv.nl
Internet nieuws
Sinds kort is de artikelenbank, beter
bekend als Online Contents NL, uitge
breid met artikelen uit regionale tijd
schriften. Bibliotheken met een weten
schappelijke steunfunctie (WSF-biblio-
theken) voegen artikelgegevens van circa
vijftig regionale bladen uit hun collecties
toe aan de Nederlandstalige tijdschriften
die reeds ontsloten zijn in Online
Contents NL. De Openbare Bibliotheek
Tilburg coördineert deze activiteit. Door
dit initiatief worden nu ook regionale
bladen op artikelniveau doorzoekbaar.
Aanvragen van artikelen behoort tot de
mogelijkheden. De artikelenbank maakt
onderdeel uit van Pica's Publiekwijzer:
www.oclcpica.nl/publiekwijzer.
De Koninklijke Bibliotheek heeft op
www.kb.nl/dossiers een groot aantal publi
caties bij elkaar gezet over de VOC. Naast
algemene studies, reisbeschrijvingen,
bio- en bibliografieën vindt u titels over
cartografie, numismatiek, de rol van de
kerk en de schepen waar de VOC mee
voer. Daarnaast is een inleidend artikel
H
KB
ssrrsssssïïr* Lu,
jmRA
opgenomen over de VOC en vindt u een
aantal relevante links.
De VPRO en NPS hebben het afgelopen
jaar op radio en televisie hard aan de
geschiedenisweg getimmerd. Program
ma's als OVT en Andere Tijden hebben
een stijgende populariteit bij de Neder
landse luisteraars en kijkers. Beide pro
gramma's, waar ook veel archiefinstellin
gen aan meewerken, worden nu onder
steund door een uitgebreide website:
www.vpro.nl/geschiedenis. Het Archieven
blad gaat in een van de komende num
mers aandacht schenken aan het televi
sieprogramma Andere Tijden.
De Vereniging Geschiedenis, Beeld en
Geluid houdt zich bezig met de relatie
tussen audiovisuele media en geschiede
nis. Zij is vooral bekend van het Tijd
schrift voor Mediageschiedenis, waarin de
nadruk wordt gelegd op film, radio en
televisie. Op de website www.geschiede-
nisbeeldgeluid.nl kunt u er alles over
lezen.
De verkiezingen domineren de media
momenteel. In 2000 begon het Docu
mentatiecentrum Nederlandse Politieke
Partijen (DNPP) in samenwerking met de
Universiteitsbibliotheek Groningen on
der de naam Archipol met het archiveren
van de websites van de Nederlandse poli
tieke partijen. Meer op de Archipol-
website www.archipol.nl.
Gerrit Kouwenhoven van Streekarchi-
variaat Noord-Veluwe stuurde ons een
stukje uit Trouw (d.d. 8 april 2002) over
'silver surfers'. In Engeland is het aantal
websurfers dat ouder dan 55 jaar is met
meer dan 90 procent gegroeid. Ze wor
den daar silver surfers genoemd. Volgens
het onderzoeksbureau NetValue, uk.net-
value.com, loggen elke dag meer dan twee
miljoen 55-plussers in op internet. Ze
vormen daarmee 13 procent van het
totaal aantal mensen in het Verenigd
Koninkrijk dat dagelijks informatie zoekt
op het web. Alleen in Zweden (17,4 pro
cent) en Denemarken (16,3 procent) ligt
dit percentage hoger. Genealogisch
onderzoek is het meest populaire onder
werp bij deze groep internetgebruikers.
Volgens een krant in Baltimore is het
zoeken naar je 'roots' en 'family history'
na 'sex' het belangrijkste item voor
Amerikaanse internetters. Uit de popula
riteit van genealogie op internet probe
ren allerlei bedrijven een slaatje te slaan.
Zo ook DutchGenealogy.com. Welk
bedrijf of welke organisatie er achter de
website www.dutchgenealogy.com zit heb
ben we niet kunnen achterhalen, maar
men biedt allerlei informatie op cd's te
-
koop aan. De bronnen van deze informa
tie zijn vooral doop- en trouwregisters uit
Zuid-Holland (1695-1812) en het
Aardrijkskundig Woordenboek van Van der
Aa. Is dit de weg die de Nederlandse
archieven ook moeten gaan bewandelen?
NIEUWS
u i th e t veld
Door Rienk Jonker*
Toch nog redelijk stilletjes is als laatste de
Regeling geordende en toegankelijke staat
in de Staatscourant van 1 maart 2002 gepu
bliceerd (Stct. 1 maart 2002, nr. 43). Met
deze regeling is eindelijk de steen in de
digitale vijver gegooid, ledereen zal zich nu
moeten voorbereiden op de golven.
Archiefdiensten
Rienk Jonker is werkzaam bij de Groninger Archieven.
i ,1
1
Dossier 400 jaar VOC
SrhtMtl cop'iw'* '"*1#
Ltr.Vi
itaaok-rW'TlffVV'.M
4» n. I«v*rd. «n in hit tiJ«r vjn if
i ,3 3
jjcescliiedenis, Beeld enGeluidÉfcfc»^
'4V r
cDutchCjeneaCogy.com
Y
WSÊ
archievenblad
mei 2002
archievenblad
