ÜJ
KVAN nieuws
Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland
KVAN Nieuws
Stand van zaken gemeentelijke selectielijst
Bureau KVAN
Redactie Archievenblad
Nieuwe bureauredac
teur Archievenblad
Sinds 1 mei is Mathilda
van Geem werkzaam als nieu
we bureauredacteur van het
Archievenblad. Het bureau is
telefonisch bereikbaar op
maandag, dinsdag en woens
dag.
De Archiefcommissie van de VNG houdt
zich onder andere bezig met het opstellen van
de gemeentelijke selectielijst. Deze taak heeft zij
overgenomen van de Commissie selectiecriteria
vernietiging gegevens (inter)gemeentelijke orga
nen. Na een lange voorbereiding kon deze com
missie de ontwerp-selectielijst in 1998 aan de
directie van de VNG aanbieden. In de jaren
daarna is er de nodige vertraging in het proces
van vaststelling opgetreden, waardoor de
gemeenten en intergemeentelijke organen nu al
geruime tijd op de toegezegde selectielijst wach
ten. Hieronder volgt een stand van zaken.
Van 1 december 1999 tot 26 januari 2000 lag de
Ontwerp-selectielijst voor archiefbescheiden van
gemeentelijke en intergemeentelijke organen 1998 op
grond van artikel 4 van het Archiefbesluit 1995
(Stb. 671) ter inzage. De Rijksarchiefdienst (RAD)
- die in deze namens de staatssecretaris van
Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen optreedt
- ontving in deze periode de nodige inhoudelijke
reacties van met name gemeenten. Op 4 februari
2002 besloot de RAD op grond van de reactie van
de gemeente Groningen de procedure stil te zet
ten, omdat de VNG niet gemachtigd bleek
namens alle gemeenten het ontwerp in te die
nen. De RAD, daarin gesteund door het ministe
rie van OCenW, stelt dat het ontwerp pas verder
in procedure kan worden genomen als alle
gemeenten schriftelijk aan de VNG kenbaar heb
ben gemaakt dat zij de VNG wel of niet machti
gen de ontwerp-selectielijst bij de staatssecretaris
van OCenW ter vaststelling aan te bieden.
Op grond van artikel 5 van de Archiefwet
1995 (Stb. 276) is iedere zorgdrager verplicht tot
het ontwerpen van een zogenaamde selectielijst.
In het geval van de gemeente is het college van
burgemeester en wethouders de zorgdrager (art.
30 Aw). In het Archiefbesluit geven de artikelen
2 tot en met 5 nadere regels inzake het ontwer
pen van selectielijsten. De toelichting op artikel
3 van het Archiefbesluit wijst op de praktijk dat
bij de totstandkoming van selectielijsten voor de
collectiviteit van gemeenten een uniforme selec
tielijst wordt ontwikkeld. De VNG heeft op
grond van deze praktijk in 1992 een commissie
zoals genoemd in artikel 3 van het Archief
besluit samengesteld, die de ontwerp-selectielijst
heeft opgesteld voor alle gemeenten en interge
meentelijke organen in Nederland. De VNG
heeft nooit mandaat gevraagd aan haar leden of
zij de ontwerplijst namens hen mocht opstellen
en indienen, omdat zij het voorbereiden van
regelgeving ziet als collectieve activiteit voor
haar leden.
De VNG is echter zelf geen zorgdrager in de zin
van de Archiefwet en kan niet uit naam van
haar leden een ontwerplijst indienen zonder
daartoe door hen gemachtigd te zijn. Bij de
indiening van de selectielijst moet bekend zijn
voor welke gemeenten en intergemeentelijke
organen deze geldt en voor welke niet, want
een gemeente kan besluiten om zelf een selec
tielijst op te stellen en in te dienen. De gemeen
te Groningen heeft op 24 januari 2000 tegen de
gevolgde procedure bezwaar aangetekend en de
staatssecretaris verzocht deze stop te zetten
opdat de VNG alsnog aan de gemeentelijke
zorgdragers mandaat kan vragen. De RAD
besloot om de procedure stil te leggen en ver
zocht de VNG alle gemeenten aan te schrijven
met het verzoek haar te machtigen om namens
hen de ontwerplijst verder bij de staatssecretaris
in procedure te brengen.
De VNG heeft over de gevolgde procedure de
afgelopen twee jaar uitgebreid met de RAD
gesproken en uiteindelijk geconcludeerd dat een
machtiging van de gemeenten noodzakelijk is
wil de selectielijst verder in behandeling worden
genomen. In de tussenliggende periode heeft de
VNG wel alle ingediende reacties behandeld en
de ontwerplijst op onderdelen aangepast.
De VNG zal dit voorjaar alle gemeenten
verzoeken een schriftelijke machtiging toe te
sturen. Na ontvangst van de machtigingen zal
de VNG de staatssecretaris mededelen welke
gemeenten akkoord gaan met het verder in pro
cedure brengen van de Ontwerp-selectielijst.
Vervolgens legt de staatssecretaris het ontwerp
voor advies voor aan de Raad voor Cultuur,
waarna de lijst nog gewijzigd kan worden.
Ten slotte vindt definitieve vaststelling plaats
door publicatie in de Staatscourant. Door het
verlenen van een machtiging zal bekend zijn
voor welke gemeenten en intergemeentelijke
organen de selectielijst zal gelden. Gemeenten
die de VNG niet machtigen zullen op grond
van artikel 5 van de Archiefwet verplicht zijn
zelf een selectielijst op te stellen.
Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland
Onderzoek naar taken van de KVAN
Reeds enige tijd voeren wij binnen het
bestuur een discussie over de taken van de KVAN
in deze veranderende wereld. Wij constateren
dat met name de komst van DIVA voor grote
veranderingen gezorgd heeft binnen onze
wereld. De KVAN heeft meegewerkt aan het tot
stand komen van DIVA en constateert met groot
genoegen dat DIVA zich steeds meer ontwikkelt
tot de koepel die ons allen voor ogen stond.
Verder constateren wij dat onze leden het steeds
drukker hebben in hun eigen organisaties en
steeds minder tijd kunnen vrijmaken voor het
organiseren van activiteiten voor de gehele
beroepswereld en dat de deelname aan commis
sies en algemene ledenvergaderingen steeds pro
blematischer wordt. We kunnen daar een uitge
breide analyse op los laten, maar dat leek ons
weinig zinvol.
Wij kunnen beter discussiëren over de rol die de
KVAN zou kunnen hebben in de archiefwereld,
waarbij de volgende vragen aan de orde kunnen
(c.q. moeten) komen:
Wat verwachten de leden van een beroepsver
eniging?
Wat zijn in de toekomst onze kerntaken?
Wat kunnen we goed en beter dan andere
instellingen?
Kunnen we de doelstellingen ook waar
maken?
Sinds de samenstelling van het
2001-2004 is er veel veranderd. De
gen die in het beleidsplan genoemd worden,
zijn historisch bepaald en kunnen niet meer of
slechts met grote moeite ingevuld worden door
de KVAN (te weinig geld en te weinig mens
kracht). Streven we ook niet hetzelfde na wat
beter door anderen gedaan kan worden? Moet
de KVAN het nog wel tot haar taak rekenen om
voor het gehele archiefwezen in Nederland op
te komen en de controleerbaarheid van het
openbaar bestuur te bevorderen? Zijn dat in
feite geen taken die elders (op departementaal
niveau, OCenW en BIZAK) thuishoren?
Het bestuur heeft gemeend om al deze vragen
aan een onafhankelijk deskundige voor te leg
gen om het bestuur een goed advies te geven.
Ook de relatie met de andere beroepsverenigin
gen in Nederland en met die in het buitenland
spelen daarbij een rol.
Wij hebben Gerrit Valk bereid gevonden een
onderzoek in opdracht van de KVAN te doen en
stellen ons voor met de leden in het najaar te
discussiëren over de resultaten van dat onder
zoek. Kernpunt zal daarbij de positie van de
KVAN in de Nederlandse archiefwereld zijn
U hoort nader van ons.
beleidsplan
doelstellin-
Oude jaargangen
(Nederlands) Archievenblad
De heer L.C.J.M. Rouppe
van der Voort is inmiddels al
weer enige tijd gepensioneerd
en is sinds kort ook geen
KVAN-lid meer. Wel heeft hij
thuis nog een groot aantal
jaargangen (Nederlands) Ar
chievenblad liggen, die hij
graag af wil staan.
Heeft u belangstelling? Neemt
u dan contact op met de heer
Rouppe van der Voort. U kunt
hem schrijven: Schild 22,
5421 DR Gemert, of bellen:
(0492) 36 47 91.
Ter inzage: Selectielijsten
De volgende (concept)selectielijsten liggen met
bijbehorend rapport ter inzage bij de bibliothe
ken van de betrokken zorgdragers, het ministe
rie van OCenW, de rijksarchieven en de infor
matiebalie in de studiezaal van het Algemeen
Rijksarchief (tot 30 mei 2002). Meer informatie:
Algemeen Rijksarchief, tel. (070) 331 55 31.
Selectielijst, ingediend door de ministers van
Algemene Zaken, Binnenlandse Zaken en Ko
ninkrijksrelaties, Buitenlandse Zaken, Defen
sie, Economische Zaken, Financiën, Land
bouw, Natuurbeheer en Visserij, Onderwijs,
Cultuur en Wetenschappen, Sociale Zaken en
Werkgelegenheid, Volksgezondheid, Welzijn
en Sport en Volkshuisvesting, Ruimtelijke
Ordening en Milieu voor de neerslag van han
delingen op het beleidsterrein 'Welzijn' over
de periode na 1945;
Selectielijst, ingediend door de ministers van
Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties/
Minister voor Grote Steden- en Integratie
beleid, Defensie, Economische Zaken, Finan
ciën, Justitie, Landbouw, Natuurbeheer en
Visserij, Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
pen, Sociale Zaken en Werkgelegenheid, Ver
keer en Waterstaat, Volksgezondheid, Welzijn
en Sport en Volkshuisvesting, Ruimtelijke
Ordening en Milieu en de Algemene Rijks
archivaris voor de neerslag van handelingen
op het beleidsterrein 'Overheidsinformatie
voorziening' over de periode 1945-1999.
37
Hp
Bureau Koninklijke Vereniging
van Archivarissen in Nederland.
Voor informatie over de KVAN,
bestelling van publicaties, aanmelding
voor activiteiten en wijzigingen in de
ledenadministratie kunt u contact
opnemen met het bureau. Kopij voor
het Archievenblad, berichten voor
deze rubriek en mutaties in de
Almanak van het Nederlands
Archiefwezen kunt aan het bureau
van de KVAN doorgeven.
Cruquiusweg 31
1019 AT Amsterdam
Tel. (020) 462 77 27
Fax: (020) 462 77 28
E-mail: bureau@kvan.nl
Internet: www.kvan.nl
Postbank Bureaurekening: 84767
Door Peter Diebeis*
Toelichting
Vervolg
Peter Diebeis is als afgevaardigde van de KVAN lid van de
Archiefcommissie.
Jo Jamar
Voorzitter KVAN
HP
archievenblad
