c e n s i e s
gnalementen
Records Management Journal, Bulletin.
De rijkdom aan professionele informatie in
tijdschriften en de daaraan gerelateerde web
sites in het Verenigd Koninkrijk stelt de
bespreker voor problemen. Om grip op het
geheel te krijgen koos ik ervoor om als eerste
de symbiose tussen de archivaris en de
manager Documentaire Informatie Voor
ziening (DIV) of records manager te belichten.
Ten tweede wordt er een relatie gelegd met
Nederlandse ontwikkelingen en tot slot
wordteen aantal thema's uit enige tijdschrif
ten aangestipt.
Het actief bevorderen van het debat
tussen de archivaris en de records
manager is op alle beleidsniveaus merk
baar, te beginnen met de redactionele
opmerking door het Records Management
Journal (RMJ) dat de inhoud in overleg
met The Society of Archivists bepaald
wordt. Het lezen van jaargang 2001 van
dit blad en van het Bulletin van de
Records Management Society Great
Britain biedt inzicht in de kruisbestui
ving die bij beide beroepsgroepen leeft.
De toon wordt gezet in de artikelen From
the chair en Broadening horizons in pursuit
of a record-keeping profession that cherishes
unity in diversity van. Adrian Cunningham
(Bulletin, 2001, 101). Het gezamenlijk
optreden van de archivaris en records
manager wordt als een uitdaging
beschouwd.
Aanvaarding van dit gedachtegoed heeft
als praktische consequentie het loslaten
van de institutioneel verankerde trits
dynamisch-semistatisch-statisch archief
beheer en gaat in de richting van inte
graal management van documentaire
informatie in de huidige netwerkorgani
saties. En dit ongeacht of zij zich nu in de
openbare of particuliere sectoren bevin
den. De gevolgen zijn gedeeltelijk
onvoorspelbaar; wel is duidelijk dat ze
langdurige investeringen eisen om ver
antwoord archiefbeheer van documen
taire informatie in een digitale omgeving
te implementeren.
De planning en uitvoering van dit her
nieuwde 'archiefbeheer in de praktijk'
wordt behandeld in de artikelen
Electronic records management in Malaysia:
the need for organisational and legal fra
meworks en VERS implementation project at
the department of Infrastructure, Melbourne,
Australia (RMJ, 2001, 11, 2).
Victorian Electronic Records Strategy
(VERS) is een pilotproject van de
Australische deelstaat Victoria om de
algehele problematiek van de digitale
duurzaamheid van elektronische docu
mentaire informatie aan te pakken. Het
is een uitstekende casus om te bestude
ren en tips uit de praktijk te krijgen.
Voorbeelden hiervan in het Bulletin zijn
onder andere de besprekingen van de
ISO standaard 15489 Records Manage
ment (Bulletin, 2001, 103/104) en een
toegelicht overzicht van de consulenten
die lid zijn van de Records Management
Society (Bulletin, november 2000).
Binnen het Verenigd Koninkrijk bedie
nen RMJ en het Bulletin een groot
publiek. Men wisselt behoorlijk wat
archiefkennis aan elkaar uit. Schotland
en Ierland worden, volgens de website
van de Society of Archivists, beschouwd
als Regional Archive Councils. Evenals in
Nederland met de oprichting van de
regionale historische centra stimuleert de
overheid de Engelse openbare archiefsec
tor door subsidies. Die overheid wil dat
de burger ruim kan beschikken over cul
tuur-historische informatie via het World
Wide Web (WWW).
Rijksarchivaris Maarten van Boven
wijdde er in 2001 zijn nieuwsjaarstoe-
spraak aan: de komende grondwetswijzi
gingen over de informatievrijheid gaan
heel wat verder dan de huidige Wet
Openbaarheid van Bestuur (WOB). Ter
vergelijking: het artikel Changing the laws
on access to public data in France beschrijft
de wetgeving in Frankrijk (Bulletin, 2001,
101). Met de aanvaarding van de wet
Freedom of Information is men in het
Verenigd Koninkrijk in de praktijk een
stap verder over hoe er aan de vereiste
verplichtingen moet worden voldaan. In
het artikel Freedom of information and
records management (Bulletin, 2001, 104)
worden door een groep lokale records
managers de consequenties van deze
wetgeving besproken.
Als iets duidelijk wordt - ook uit deze
literatuur - is het dat de positie van de
archivaris en records manager verbeterd
dient te worden. Het artikel Does the posi
tion of records management within the orga
nisation influence the records management
provision? (RMJ, 2001, 11, 1) is gebaseerd
op een doctoraalscriptie waarin de posi
tie van de manager Documentaire
Informatie Voorziening wordt onder
zocht. De conclusies zijn niet fraai en
duiden op institutionele onzichtbaarheid
en een archivaris en records manager die
behoorlijk selfsupporting dienen te zijn,
wil men kunnen voldoen aan de nieuwe
vakinhoudelijke eisen.
Vanuit een ander perspectief signaleert A
seat at the table: the development of the
English Regional Archive Councils identie
ke problemen op regionaal niveau voor
de archivaris. Het wat geïrriteerde Shhh!
Don't say you're a records manager!
Bulletin2001, 104) waarin de vinger
exact op de pijnlijke plek gelegd wordt
op de hardnekkige en inconsequente
beeldvorming over beide beroepsgroe
pen, is mij uit het hart gegrepen. Dat de
toekomst een afwijkend perspectief zou
kunnen bieden, blijkt uit het artikel
Recruiting records managers waarin een
personeelsmanager de vraag op de
arbeidsmarkt naar records managers ziet
groeien als gevolg van de wet Freedom of
Information (Bulletin, 2001, 104).
Ariadne, Journal of Digital Information
(JODI) en Information Research zijn on
line raadpleegbare e-zines waarin opinies
en onderzoek op het brede terrein van
de informatiewetenschap, waaronder
ook de archivistiek, gepubliceerd wor
den. Helaas geldt dit niet voor de Journal
of Documentation, gepubliceerd door de
uitgever ASLIB die tevens het Records
Management Journal uitgeeft.
24 I
literatuur
JODI is een tijdschrift voor de op onder
zoek gefixeerde 'informatietechneuten'
of World Wide Web-historici onder ons.
Tim Berners-Lee's rede uit 1996 The
World Wide Web - Past, Present and Future
waarin hij het WWW aan een kritisch
onderzoek onderwerpt, het W3C intro
duceert en de 'techies' er op wijst dat de
informatietechnologie ook nadenken
over de maatschappelijke en ethische
kanten vereist, is nog zeer lezenswaardig
(JODI, 1996, 1, 1). Het laatste nummer
van JODI (2002, 2) is onder leiding van
de Zweedse eindredacteur Traugott Koch
uitsluitend gewijd aan Metadata: Selected
papers from the Dublin Core 2001 conferen
ce die onlangs in Tokio plaatsvond.
Uitsluitend afgaand op de titel verwijs ik
naar het paper van John. A. Kunze, A
Metadata Kemel for Electronic Permanence.
Information Research is een publicatie van
dr. Tom Wilson, professor emeritus
Information Management aan de univer
siteit in Sheffield. Een rijke bron met als
belangrijk extra dat de website verwijst
naar de on line vrij toegankelijke e-zines.
Wilsons homepage verwijst naar boek-,
archief- en informatieopleidingen. Uit het
brede scala aan onderzoeksartikelen zijn
redelijk willekeurig de volgende gekozen.
Use of historical documents in a digital world:
comparisons with original materials and
microfiche waarin Wendy Duff en Joan
Cherry verslag doen van een statistisch
onderbouwd vergelijkend onderzoek naar
het gebruik van een Canadese historische
bron in papier-, microfiche- en on-linefor-
maat (IR, 2000, 6, 1).
Een mooi voorbeeld van hoe een gebrui
kersonderzoek opgezet en uitgevoerd kan
worden voor een archieforganisatie die
wil nagaan hoe de on-line-informatie nu
daadwerkelijk gebruikt wordt. En
Emmanuelle Vaast beschrijft in Intranets
in French firms: evolutions and revolutions
een case study naar organisatorische
effecten als gevolg van de implementatie
van intranet als communicatiekanaal in
een twaalftal Franse bedrijven (IR, 2001,
6, 4) Behoorlijk theoretisch, maar signa
lerend ten aanzien van de nieuwe genres
documentaire informatie die in de werk
processen van organisaties aan het ont
staan zijn.
Van de drie is Ariadne de meest geraad
pleegde, gericht op onderzoek naar 'digi
tal libraries' en de moeite waard om
samen met de Amerikaanse e-zines D-Lib
en DigiNews van de Research Libraries
Group onder de archivistische loep te
nemen. Als 'memory institutions' heb
ben archieven en bibliotheken veel
gemeenschappelijke problemen om de
overgang te maken naar het WWW.
De column Minotaur: Six Proposals for
Freeing the Refereed Literature Online: A
Comparison argues for the self-archiving
alternative van de hand van Steve Harnad
is een van de vele artikelen over de bewe
ging die pleit voor vrij toegankelijke
wetenschappelijke 'e-archives' met
behulp van het OAIS-model (Ariadne,
2001, 28). Afgezien van de informatie
technische en archivistische belangen is
de controverse over het intellectueel
eigendom van wetenschappelijke infor
matie boeiend om te volgen. Evenals in
de muziekproductie zet de informatie
technologie het klassieke uitgeversmodel
op zijn kop. Dit gaat gepaard gaat met
een herijking hóe, door en voor wie
wetenschappelijke onderzoeksresultaten
gepubliceerd en beheerd zullen worden.
Van alle tijdschriften zijn hetzij de inhouds
opgaven, hetzij de volledige inhoud on line
raadpleegbaar. Jongere series op papier uit
het predigitale tijdperk en de huidige papie
ren uitgaven zijn te raadplegen bij het tijd
schriftendepot van de Koninklijke Biblio
theek, de bibliotheek van de Archiefschool is
on line raadpleegbaar voor de daar aanwezi
ge series, www.archiefschool.nl.
I 25
Vrijheid van informatie
Ariadne, JODI en Information Research
1 archievenblad mei 2002
Marianne Vos,
student Boek-, Archief- en
Informatiewetenschap
Geraadpleegde bronnen
1. Records Management Journal, ISSN 0956-5698,
peerreviewed, raadpleeg de website van de uitgever
The Association for Information Management (ASLIB)
www.aslib.co.uk/rmi/index.html waar samenvattingen
van artikelen te raadplegen zijn.
Het tijdschrift wordt in samenwerking met The Society
of Archivists en The Records Management Society drie
keer per jaar uitgegeven. De kosten voor niet-leden
zijn £75/$i2o/€uo.
2. Bulletin. The Records Management Society Great
Britain, www.rms-gb.org.uk/. geeft het tweemaande
lijks Bulletin uit, peerreviewed, volledig raadpleeg
baar via www.rms-gb.org.uk/iournals.html. De stimule
rende rol die, al of niet internationaal, een aantal
consultants spelen in de overgang naar betrouwbare
archivering in netwerkorganisaties is opmerkelijk.
In het Verenigd Koninkrijk is Michael Steemson van
Caldeson Consultancy een voorbeeld.
Hij onderhoudt de volledig raadpleegbare Records
Information Management Service OnLine
www.caldeson.com/RIMOS/indexo2.html.
3. The Journal of Documentation,
www.aslib.co.uk/idoc/, peerreviewed, uitgegeven door
The Association for Information Management (ASLIB)
verschijnt zes keer per jaar, maar loopt behoorlijk
achter in verschijningsdata. Kosten: $345/€323
respectievelijk £i76/$275/€259.
4. Information Research, ISSN 1368-1613,
peerreviewed, informationr.net/ir/index.html.
5. Homepage Tom Wilson informationr.net/wl/.
6. Journal of Digital Information, ISSN 1368-7506,
University of Southhampton, door IAM Research
Group. Peerreviewed webjournal British Computer
Society en Oxford University Press,
iodi.ecs.soton.ac.uk/.
7. Ariadne, www.ariadne.ac.uk/. peerreviewed,
wordt om de drie maanden gepubliceerd door
UK0LN, University of Bath.
8. Maarten van Boven, nieuwsjaarstoespraak 2001,
www.archief.nl/rad/.
9. Axel Plathe, UNESCO sponsorprogramma
Standard Development for Archives Access in Electronic
Environment (UNESCO Archives Portal Newsletter/14-
12-2001), www.unesco.org/webworld/portal archives/
analysis iAi20i.shtml.
10. Schotland, Scottish strand in het A2A archives
network, www.scan.0rg.uk/index.htmI.
11. Ierland, NAI/PRONI joint Internet Site Nationale
Archief Public Records Office, www.archivesns.net/.
Hierop is de consultant Ardine te vinden met de
publicatie How to manage your electronic records,
www.ardine.ie/linksindex.htm en Papers van dr. Anne
Gilliland-Swetland en mr. Don McAleese geschreven
door de workshop The Preservation of Digital Records
in the Information Society, co-hosted door het
Nationale Archief Ierland en de Information Society
Commission in Dublin Castle, 28 August 2000,
www.nationalarchives.ie/otherselrec.html.
12. Zie voor de bronnen en discussie over de herij
king van het uitgeversmodel voor wetenschappelijke
informatie EOS - Free On Line Scholarship Newsletter,
onderhouden door Peter Stuber,
www.earlham.edu/-peters/fos/index.htm.
13. Casus Victorian Electronic Records Strategy
(VERS), www.prov.vic.gov.au/vers/versdoi.htm.
mei 2002 archievenblad I
