nvermogen op niveau
elektronische overheid
De belangstelling vanuit gemeente, provin
cie en rijk was groot; de informatie- en commu
nicatietechnologie verandert de manier van wer
ken binnen de organisatie grondig en daar zijn
nieuwe regels voor nodig. En dat is nog maar het
begin. De uitvoering van al die plannen om een
elektronische overheid dichterbij te brengen,
kost flink wat geld. Geen wonder dat ook het
bedrijfsleven goed was vertegenwoordigd op 21
november.
Diverse inleidingen, enkele forumdiscussies en
een viertal parallelsessies vulden het programma.
De organisatie was er kennelijk alles aan gelegen
om de vaart erin te houden. De woordenstromen
van inleiders en debaters werden herhaaldelijk
onderbroken door twee acteurs die de zaal in
beweging moesten krijgen. Of wakker houden.
Leuk bedoelde stoorzenders, die echter met de
leeftijd van het publiek en met de aard van het
onderwerp weinig van doen hadden.
De overheid kan, dankzij de informatie- en
communicatietechnologie, haar diensten aan de
burger op een andere wijze gaan afhandelen dan
voorheen. Haar streven is om in 2002 25 pro
cent van de transacties tussen de Nederlandse
overheid en de samenleving langs elektronische
weg te laten verlopen. Dat vraagt van de overhe
den een andere manier van werken. "Een goede
digitale administratie en een toegankelijk digi
taal archief is hierbij onmisbaar," aldus Roger
van Boxtel, minister voor Grote Steden en
Integratiebeleid, in zijn openingswoord.
Daarnaast kan overheidsinformatie via internet
direct beschikbaar worden gesteld aan de
samenleving. Elektronische toegankelijkheid
van overheidsinformatie ondersteunt participa
tie in het bestuur en bevordert de democratische
controlemogelijkheden op het bestuur. Deze
politieke ambitie stelt eveneens eisen aan de
bedrijfsprocessen bij de overheid. Informatie
delen met de buitenwacht vergt namelijk niet
alleen een goede elektronische toegankelijkheid
maar ook een goede bescherming van die infor
matie.
De burger in onze digitale samenleving is in
korte tijd vertrouwd geraakt met het medium,
weet razendsnel informatie te vinden op inter
net en verwacht dat ook de overheid op internet
haar gezicht laat zien. Technisch is het mogelijk,
al geruime tijd, zo hield Bert Mulder, directeur
van De InformatieWerkplaats, zijn gehoor voor.
De Nederlandse overheid hobbelt volgens hem
ergens achteraan in de digitale ontwikkeling
omdat op bestuurlijk niveau geen aandacht en
begrip bestaat voor deze zaken. De burger als
klant is niet in beeld. De leidinggevenden vor
men, naar zijn oordeel, de grootste belemme
ring, niet de techniek. Mulder hekelde de aan
matigende politieke ambities van de overheid.
Het wiel
Mike Steemson, directeur van The Caldeson
Consultancy in Nieuw Zeeland, gaf een vlotte
presentatie met lichtbeelden die gelijke tred
hielden met zijn verhaal 'Global e-Government:
What we can learn from other people'. In vogel
vlucht bood hij een
actueel internatio
naal overzicht van
ambities, initiatie
ven en bestedingen
die in tal van lan
den een elektroni
sche overheid dich
terbij moeten bren
gen. Canada en
Australië lopen
voorop. De bood
schap van Steemson
was duidelijk: kijk
toch vooral naar de
vorderingen elders
in de wereld op het
gebied van digitale
informatievoorziening. Bestudeer richtlijnen en
standaarden voor hardware en software, voor
elektronisch archiefbeheer. Er is al veel kennis
opgebouwd. Houvast biedt de nieuwe interna
tionale standaard ISO 15489. "Electronic records
management is a key technology underpinning
electronic government," aldus Steemson. (Zijn
26
inleiding, compleet met waardevolle verwijzin
gen, is te vinden op www.caldeson.cpm/pvehieid.
lytml.)
De parallelsessies waren gewijd aan 'beleid en
implementatie', 'toegankelijkheid en samen
hang', 'best practices' en 'digitale bewaring'. Op
interactieve wijze besteedde de eerste sessie aan
dacht aan de ICT-uitvoeringsorganisatie (ICTU)
die sinds najaar 2001 de programma's gericht op
het realiseren van de elektronische overheid,
waaronder digitale duurzaamheid, overkoepelt.
De centrale rol van de informatiemanager voor
blijvende toegankelijkheid van informatie in de
digitale wereld werd besproken in de tweede ses
sie. Deelnemers aan de derde sessie konden ken
nis nemen van voorbeelden van digitalisering
van een werkproces (ministerie van Volkshuis
vesting en Ruimtelijke ordening; het verlenen
van een vergunning voor vervoer gevaarlijke
afvalstoffen) en van enkele gemeentelijke pro
jecten die een gecoördineerde aanpak van digi
talisering voorbereiden (Breda en Den Bosch).
Mij smaakte deze sessie naar meer: waarin ver
schillen de initiatieven van rijk en lokale over
heid? Hoe staat het met de samenwerking? Zijn
gemeenten in ons land op eigen houtje een gla
zen stad(huis) aan het bouwen dat digitaal te
bezoeken is? De vierde sessie stelde enkele prak
tische problemen van bewaring van elektroni
sche documenten aan de orde.
De forumdiscussie in de ochtend laat zich
lastig samenvatten. Drie panelleden lieten zich
uit over twee stellingen: 'De digitalisering van
de overheid moeten we generiek benaderen' en
'Het succes van de elektronische overheid is
afhankelijk van een elektronisch ingestelde en
herkenbare burger'. Opmerkelijk was het gemak
waarmee grote woorden zonder uitleg de zaal
werden ingeslingerd. E-government, e-democra-
cy, een transparante overheid - om slechts een
paar voorbeelden te noemen - fladderden in het
rond zonder dat duidelijk werd wat de sprekers
daarbij voor ogen stond. Bedoelden zij wel het
zelfde? Dagvoorzitter mw. M.A. van Hees, zake
lijk directeur Telematica Instituut, kan heel snel
praten, zo viel mij op.
Het afsluitende panel in de middag - met de
heren M. Frequin, plaatsvervangend secretaris
generaal ministerie van Justitie, C. Kalden,
directeur-generaal ministerie van Landbouw,
Natuurbeheer en Visserij, en M. van Boven, alge
meen rijksarchivaris - boog zich over de implica
ties van digitalisering voor de informatievoor
ziening binnen de organisatie. Van Boven her
haalde wat vaker is gezegd: de (digi
tale) informatievoorziening heeft
geen prioriteit op de departemen
ten en "de helft van de ministeries
weet niet welke informatie in huis is". Frequin
kon daar weinig tegenin brengen: ICT heeft
géén prioriteit bij beleidsmedewerkers, stelde hij
vermoeid vast. Hij gaf onomwonden toe dat het
vooral maatschappelijke of politieke incidenten
zijn die de informatievoorziening in beweging
brengen. Kritische reacties uit de zaal legde
Frequin geïrriteerd naast zich neer. Ook Kalden
bespeurt geen enthousiasme bij beleidsmede
werkers voor vraagstukken rond informatievoor
ziening. Voorzichtig wees Van Boven op de
noodzaak van een cultuuromslag op het werk:
hij verwacht stellig dat de eisen van openheid
en openbaarheid vanuit de samenleving meer
op gang zullen brengen bij de overheid dan de
Archiefwet of bestuurlijke (des)interesse. Binnen
het panel was deze opmerking aan dovemans
oren gericht, hetgeen serieus de vraag oproept of
het actieprogramma van Van Boxtel e.a. voor
een elektronische overheid wel doorklinkt op de
diverse departementen (http://www.advies.over-
heid.nl/).
De ingehuurde stoorzenders zorgden bij dit pro
grammaonderdeel nogal voor verwarring in de
zaal, ongewild bijgestaan overigens door de
panelleden Frequin en Kalden. Zij leken te zijn
verdwaald op deze bijeenkomst, niet geheel op
de hoogte van de bedoeling van deze dag. Of
misschien had Frequin zich gewoon slecht voor
bereid. In zijn eerste woorden, waarin hij kritiek
van de archiefinspectie op het ministerie van
Justitie aanhaalde, klonk enig misplaatst venijn
aan het adres van de algemene rijksarchivaris.
Staatssecretaris Van der Ploeg nam het slot
woord voor zijn rekening.
De dag als geheel bezorgde mij gemengde
gevoelens. Plenair overheersten peptalk ("Laten
we vandaag besluiten de oude overheid achter
ons te laten... Wij treden een nieuw tijdperk bin
nen.") en algemeenheden, een vertoning waar
voor het publiek het decor vormde. Een leerzame
dag was het niettemin in één opzicht: topambte
naren schromen niet om in het openbaar hun
desinteresse voor vraagstukken rond de informa
tievoorziening bij de overheid te demonstreren.
De 'oude' overheid is een taaie. Van Boxtel kan
waarschijnlijk veel meer bereiken bij de lagere
overheden. Het is wenselijk dat daar een goed
voorbereide dag aan wordt gewijd.
27
Door Agnes Jonker*
'Achter de schermen van de elektronische overheid. Informatiemanagement in het
digitale tijdperk', conferentie op 21 november 2001.
http://www.digitaleduurzaamheid.nl
http://www.ICTU.nl
http://www.ministervanboxtel.nl
http://www.caldeson.com/overheid.html.
Roger van Boxtel, minister voor
Grote Steden en Integratiebeleid.
Een volte zaal en geen hoedje te zien in de Ridder
zaal te Den Haag op 21 november 2001 tijdens een
conferentie die de deelnemers een kijkje beloofde
achter de schermen van de elektronische overheid.
Tegen de 350 personen merkten dat een werkdag
lang kan duren wanneer je bent gezeten op onge
makkelijke, rechte stoelen. De conferentie was
georganiseerd door het ministerie van
Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (Directie
Informatiebeleid Openbare Sector) in samenwerking
met het programmabureau Digitale Duurzaamheid.
Ambities
Mike Steemson, directeur vanThe
Caldeson Consultancy in Nieuw
Zeeland.
archievenblad
februari 2002
Forumdiscussies
Roger Rick
Agnes Jonker is werkzaam bij de Archiefschool.
V.l.n.r. M. van Boven, algemeen rijksarchi
varis, M. Frequin, plaatsvervangend secre
taris-generaal ministerie van Justitie en
C. Kalden, directeur-generaal ministerie
van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij.
februari 2002
archievenblad
