de praktijk
In de praktijk worden e-mails
onrechtmatig vernietigd zonder
voorafgaande selectie.
geadresseerde(n); het onderwerpveld is
niet verplicht. Bij het beantwoorden (RE)
of doorsturen (FW) van een bericht
wordt het onderwerpveld automatisch
samengesteld uit het onderwerp van het
ingekomen bericht met als toevoeging
'RE' of 'FW'. Een ingekomen bericht is
automatisch voorzien van naam en e-
mailadres van de verzender en de ont
vangers) en van het tijdstip. Het onder
werp staat er alleen bij als de verzender
dat heeft ingevuld.
De onderwerpsomschrijvingen van e-
mails zijn vaak ontoereikend als ontslui-
tingsgegeven. Het zou goed zijn als het
onderwerp een verplicht veld werd, en
nog beter (vrome gedachte!) als er bij de
gebruikers een discipline ontstaat om het
adequaat in te vullen.
E-mail wordt meestal niet handmatig
geregistreerd. Wel registreert de Exchan
ge server automatisch de datum van bin
nenkomst, datum van lezen en datum
van verzenden, maar deze data wijken af
van de eventuele handmatige registratie.
Ook is er een identificatienummer dat
kenbaar wordt gemaakt als een verkeerd
geadresseerde e-mail wordt terugge
stuurd. De automatische registratie in de
server kan eenvoudig gemanipuleerd
worden. Daardoor kan later niet meer
overtuigend aangetoond worden dat een
bericht in een bepaalde vorm is ingeko
men of verzonden. Bovendien ontbreekt
in de automatische registratie een uniek
nummer, waardoor e-mail amper traceer
baar is. Het alternatief om alle berichten
centraal handmatig te registreren is
fysiek onmogelijk. Hoogstens kan dat
met de berichten die naar de functionele
postbussen gezonden worden.
Opslaan en ordenen
De e-mails staan fysiek op de centrale
server database. Daarvan wordt weliswaar
een reservekopie bijgehouden, maar die is
niet bedoeld om voor langere tijd bewaard
te worden. Exchange is een groeiende
database, die het voor zijn continuïteit
nodig heeft dat er regelmatig geschoond
wordt. Er is wel een centraal reservebe
stand, maar dit is niet ingericht op lang
durige bewaring en toegankelijkheid. Ten
minste is er een betere back-up nodig, het
zij centraal, hetzij op directieniveau. En de
opslag zelf kan beter gebeuren op een
andere lokatie, dus op een aparte server
die beter geschikt is voor het gewenste
beheer. De Exchange server behoudt dan
zijn huidige functie als verzendkamer. Op
de nieuwe server(s) komen zowel de e-
mails als de bijlagen te staan, en de distri
butie bestaat alleen uit verwijzingen. De
ontvangers kunnen daardoor wel kijken
naar de berichten, maar ze kunnen deze
niet wijzigen. Er bestaat inmiddels soft
ware die dit mogelijk maakt, inclusief de
weergave van bijlagen in de originele
opmaak (Word, Excel enz.).
Een klein probleem met grote gevolgen is
de ordening binnen de persoonlijke
domeinen. Veel eindgebruikers zijn
onbekend met de mogelijkheid om e-
mails op te slaan in andere dan de vaste
systeemmappen (postvak in, verzonden
items). Daardoor raken die vaste mappen
zo vol dat de overzichtelijkheid in het
gedrang komt en de neiging kan ont
staan om eens flink te gaan opruimen,
wat in veel gevallen neerkomt op
onrechtmatige vernietiging. Om dit te
voorkomen is een passende mappen
structuur nodig die aansluit bij de eigen
werkprocessen, naast een goede indivi
duele instructie. Tegelijk moet het archi-
veren-is-niet-mijn-taak-syndroom ver
vangen worden door het ik-kan-mijn-
informatie-voortaan-vinden-plezier.
Toegankelijk en authentiek bewaren
Over betrouwbaar bewaren .is heel
veel te vertellen. In dit verband beperk ik
me tot het nut van centraal bijhouden
van gegevens: welke versie van een
bericht op welke datum is gelezen, veran
derd of doorgestuurd en door welke
gebruiker. Er moet wel geregeld worden
welke gegevens bijgehouden (gelogd)
moeten worden en hoe ze beheerd wor
den. Tevens zou er een standaard voor de
message tracking moeten komen voor de
server. Centrale logging is een manier om
de betrouwbaarheid van e-mail te vergro
ten, mits de loggegevens even lang
bewaard blijven als de berichten zelf. Het
beheren van deze technische metadata is
trouwens ook een vruchtbare gedachte
voor het vergroten van de betrouwbaar
heid van andere documenten in het per
soonlijke domein, zoals tekstbestanden
en spreadsheets.
Hier stuiten we echter op het advies van
de Registratiekamer om loggegevens niet
langer te bewaren dan een maand4. Er is
daarom een afweging nodig tussen het
privacybelang en het belang van grotere
betrouwbaarheid van e-mail. Die laatste
invalshoek is trouwens congruent met de
doelstellingen van informatiebeveiliging.
Selecteren en verwijderen
De opvatting van e-mail als persoon
lijke communicatie botst nergens zo
sterk met de belangen van het ministerie
en met wettelijke bepalingen als op het
gebied van selectie. Laten we eerst eens
kijken hoe dat werkt met e-mail. Outlook
kent de termen 'verwijderen' en 'defini
tief verwijderen'. Verwijderen is syno
niem aan het archivistische begrip selec
teren. Definitief verwijderen kan vernie
tigen zijn of overbrengen. Dat laatste
gebeurt bij mijn weten nog niet, dus e-
mails worden in de praktijk vernietigd
zonder voorafgaande selectie tenzij ze als
kopie (uitdraai) opgenomen zijn in een
papieren dossier.
Een e-mail die handmatig gewist wordt
('delete'), komt feitelijk terecht in de
map Verwijderde berichten. Outlook kan
zelfs zo worden ingesteld dat berichten
automatisch naar die map verplaatst
worden na een in te vullen aantal maan
den. Definitieve verwijdering (vernieti
ging) kan handmatig gebeuren door het
leegmaken van de map Verwijderde
berichten, of door in te stellen dat
Outlook die map automatisch leegt bij
afsluiten.
De centrale back-up bij LNV wordt na zes
weken overschreven om de database niet
teveel te belasten. Oudere e-mails overle
ven die periode dus bij de gratie van de
eindgebruiker, die ook beslist over ver
nietiging. Een definitief verwijderd
bericht is echt weg en kan niet terugge
haald worden via de back-up. Djt komt
doordat de eindgebruiker gerechtigd is
tot definitieve verwijdering van zijn
berichten (een zogenaamde legale actie).
Het reservebestand is een back-up data
base file met log files van alle uitgevoerde
handelingen. Bij het terugzetten van de
database worden die handelingen inte
graal nagespeeld, inclusief de legale dele
tes. Dit kan niet op een bepaald moment
stilgezet worden.
Aanleidingen tot definitieve verwijdering
komen vanuit de gebruikershoek en van
uit de technische hoek.
De eindgebruiker vernietigt zijn berich-
20
archievenblad
februari 2002
ten zodra hij erop uitgekeken is, of wan
neer zijn postbakken In en Verzonden te
vol raken. De centrale technisch beheer
der daarentegen ziet regelmatige opscho
ning als een middel om het systeem vlot
draaiend te houden. Vanuit die gedachte
kan hij een quotum bepalen voor eindge
bruikers: een maximale omvang van de
schijfruimte die e-mail en bijlagen in
beslag mogen nemen per postbus. Ook
kan hij bepalen dat oude berichten niet
gemigreerd worden naar een nieuw
e-mailprogramma.
Zowel de persoonlijke als de technische
invalshoek druist natuurlijk in tegen de
vereiste wettige grondslag voor selectie.
Bovendien verdwijnen berichten zo
voordat de departementale belangen van
bedrijfsvoering, verantwoording en
informatieverstrekking zijn verstreken.
Een suggestie voor de technische kant
kwam hierboven al ter sprake, namelijk
om e-mail op aparte servers te plaatsen.
Daarnaast kan er veel gewonnen worden
in het persoonlijke domein. Een eerste
stap tegen voortijdige vernietiging is om
eindgebruikers te helpen met een over
zichtelijke mappenstructuur voor hun
postbus, waardoor de schoningsdrang
zich minder snel doet gelden. Ook heeft
de eindgebruiker eenvoudige doch voed
zame vuistregels nodig om te bepalen
welke berichten archiefwaardig zijn, bij
voorbeeld: Kan dit bericht nog een rol spe
len bij de bedrijfsvoering of de verantwoor
ding en informatieverstrekking over het
departementale doen en laten? Tegelijk zou
de eindgebruiker een indicatieve bewaar
termijn kunnen geven (met een keuze uit
bijvoorbeeld 6 nraanden/1 jaar/2
jaar/langer dan 2 jaar). Concrete relate
ring van e-mail aan een selectielijst is
beter toevertrouwd aan de DIV-medewer-
ker. Bij discrepanties tussen de vastgestel
de termijn uit de selectielijst en de indi
catieve termijn die de eindgebruiker aan
geeft is de selectielijst leidend. Niettemin
kunnen zulke discrepanties leiden tot
latere herziening of verfijning van de
selectielijst. Na afloop van de indicatieve
bewaarperiode kunnen berichten aan de
eigenaar voorgelegd worden met het ver
zoek om aanduiding van een definitieve
bewaartermijn, voor zover die niet blijkt
uit een selectielijst. Deze consultatie is
ook nodig wanneer een medewerker de
organisatie verlaat. Op dat moment moet
het opschonen van de zelf beheerde
bestanden natuurlijk in overleg gebeuren
en met aandacht voor de organisatiebe-
langen.
Selectie ten slotte moet bij voorkeur
plaatsvinden op mapniveau. Een map
bevat alle berichten (ingekomen en
kopieën van uitgaande) over een onder
werp. Wanneer zo'n onderwerp goed
gekozen wordt en een duidelijke aanslui
ting heeft met een werkproces, zal selec
tie aanzienlijk eenvoudiger worden.
Tijdens het LNV-onderzoek kwam een
merkwaardige tegenstrijdigheid naar
boven tussen de Wet bescherming per
soonsgegevens (WBP) en de Archiefwet,
waarover ik elders nog niet gelezen heb
en die trouwens niet alleen over e-mails
gaat. De WBP verplicht tot vernietiging
van persoonsgegevens zodra ze niet meer
nodig zijn voor het gestelde doel, tenzij
ze figureren op een selectielijst. Het doel
van selectielijsten op hun beurt is echter
om dekkend te zijn voor de volledige
taakvervulling van overheidsorganen,
inclusief eventuele persoonsregistraties.
Een selectielijst maakt echter veel langere
bewaring van gegevens mogelijk dan de
WBP aangeeft, aangezien de vernieti
gingstermijnen worden bepaald door de
organisatie zelf op grond van de belan
gen van verantwoording, bedrijfsvoering
en kennisdeling. De vernietiging van per
soonsgegevens ontsnapt dus aan het
anti-bewaarregime van de WBP zodra ze
onder een selectielijst vallen5.
Enkele conclusies en aanbevelingen
In technische zin zijn er veel verbe
teringen mogelijk, maar eerst moet er
een evenwicht uitgeknobbeld worden
tussen de eisen van een verantwoord
beheer, respect voor privacy en het
beslag dat je mag leggen op de tijd van
eindgebruikers. Technische oplossingen
hoeven trouwens niet ingewikkeld te
zijn. Een intelligente fixatie of blokke
ring van bepaalde software-instellingen
doet al een hele hoop.
Conclusies:
E-mail vertegenwoordigt organisatie-
belangen.
E-mail valt ten onrechte buiten het
professionele informatiebeheer.
Volledig centraal beheer is in strijd
met de organisatiecultuur.
Er zijn diverse wettelijke tegenstrij
digheden.
De techniek kan veel maar wacht op
sturing.
Aanbevelingen:
Naast de persoonlijke postbussen
komen er functionele postbussen.
De eindgebruiker stuurt relevante
berichten door naar de functionele
postbus.
DIV'ers beheren de functionele post
bus.
Er komen aparte servers voor de
opslag van de berichten.
Eindgebruikers, leidinggevenden,
IT'ers en DIV'ers krijgen informatie
over het belang van e-mail.
Eindgebruikers en DIV'ers krijgen
instructie en training voor het omgaan
met e-mail.
IT'ers gaan gerichte technische onder
steuning bieden om de gewenste
behandeling van e-mails te verwezen
lijken.
Het beheer van informatie in het per
soonlijke domein wordt opgenomen in
beoordelingsgesprekken.
Jan van Tol is senior adviseur documentaire informa
tie bij het ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en
Visserij.
1 Jan van Tol en Aleid Overbeeke, Integrale
analyse e-mail LNV. Belangen, voorschriften,
archiverings- en technische aspecten (LNV-uit-
gave 2001).
2 Vrij naar Arno Korsten, opiniepagina in
Binnenlands Bestuur 12 oktober 2001.
3 LNV-gedragscode voor het gebruik van com
putervoorzieningen, in het bijzonder elektro
nische post en internet (oktober 2000).
4 Goed werken in netwerken - Regels voor con
trole op e-mail en internetgebruik van werkne
mers (Registratiekamer, januari 2001).
5 De relatie tussen de WBP en de Archiefwet is
intussen uitvoerig geanalyseerd door Lode-
wijk Hovy in zijn artikel: 'Sporen nalaten of
uitwissen? Het bewaren van persoonsgege
vens' in Archievenblad van december 2001.
februari 2002
21
archievenblad
