(E)ffectieve (B)igitale (B)uurzaamheid... niet
alleen in (S)msterdam
«fj-
de praktijk
Een van de essenties, zo niet de
harde kern van de regeling, wordt
gevormd door artikel 3:
de zorgdrager zorgt eivoor dat de onder hem
ressorterende overheidsorganen beschikken
over een actueel, compleet en logisch samen
hangend overzicht, geordend overeenkomstig
het ten tijde van de vorming van het archief
daarvoor geldende documentaire structuur
plan, van:
de bij dat overheidsorgaan berustende
archiefbescheiden; en
de bestanden waarin deze bewaard wor
den, met daarin tenminste de in artikel 9
bedoelde gegevens, alsmede de verblijf
plaats van de archiefbescheiden
Het Gemeentearchief Amsterdam (GAA)
is enkele jaren geleden begonnen met
het maken van een vragenlijst voor het
in kaart brengen van de kenmerken van
digitale archieven. Deze vragenlijst is
destijds beschikbaar gesteld voor belang
stellenden. Op basis van deze vragenlijst
is een elektronische versie ontwikkeld, in
eerste instantie in samenwerking met
ODRP, een voormalig onderdeel van de
VNG dat diensten verleende op het ter
rein van de documentaire informatie
voorziening. Deze versie is verder uitge
bouwd tot het huidige programma
EDDA. Per bestand of per applicatie kan
informatie worden opgeslagen over de
gebruikte apparatuur, programmatuur,
gegevensdragers en de daarop opgeslagen
gegevens; ook voor gegevens over de
beschikbare documentatie en de pro-
grammatuurversie is plaats. Daarnaast
kan informatie worden vastgelegd over
het waarborgen van de authenticiteit, de
beveiliging van de applicatie, de conver
sie en migratie van gegevens, de informa
tiestromen, maar ook over bewaartermij
nen, de output en het werkproces waar
binnen de archiefbescheiden worden
ontvangen of gecreëerd.
Het is dus de bedoeling dat de archiefvor
mer dit in EDDA vastlegt.
De archiefvormer krijgt daardoor over
zicht over de digitale archiefbescheiden,
zowel op termijn vernietigbaar als per
manent te bewaren, en kan zich voorbe
reiden op maatregelen om die archiefbe
scheiden te bewaren. Dat bewaren is nog
een hele kunst, omdat enerzijds de gege
vensdragers niet het eeuwige leven heb
ben en regelmatig 'ververst' moeten wor
den. Anderzijds - een veel groter pro
bleem - worden de versies van appara
tuur en programmatuur in cycli van
ongeveer drie tot vier jaar vernieuwd,
reden waarom het van belang is om
naast de bestanden zelf ook apparatuur,
programmatuur (en dan de juiste versies)
en documentatie te bewaren.
Kijkend naar de archiefbewaarplaats,
zal die zich dus ook moeten voorberei
den op het bewaren van niet alleen de
bestanden, maar ook weer op - wat we nu
maar even aanduiden als - de 'omgeving'.
Op termijn zal dit echter een ondoenlijke
zaak zijn, omdat we dan een heel muse
um moeten gaan aanhouden van appara
tuur en programmatuur die allang verou
derd is en waar - wat betreft de appara
tuur - geen onderdelen meer voor te krij
gen zijn. De hoop is dat tegen die tijd een
'blijvende' oplossing is gevonden.
Bijvoorbeeld doordat bestanden in de
toekomst op een uniforme wijze 'geco
deerd' zullen zijn en dus door alle com
puters gepresenteerd kunnen worden
(die dan natuurlijk die uniforme code
moeten kunnen lezen). In de tussentijd
wordt enig soelaas geboden door artikel 6
van de regeling, die bepaalt dat digitale
archiefbescheiden, uiterlijk op het tijd
stip van overbrenging als bedoeld in de
Archiefwet, dienen te worden opgeslagen
volgens een aantal standaarden. Deze
standaarden zorgen er dus voor dat, zelfs
als de onderliggende programmatuur en
apparatuurversies om wat voor reden
dan ook verloren zijn gegaan of niet
meer beschikbaar zijn, de bescheiden
altijd nog kunnen worden ontsloten. Het
effect daarvan is mogelijk dat niet alle
functionaliteit meer beschikbaar is,
omdat immers de oorspronkelijke pro
grammatuur met alle bedoelde functies
niet meer voorhanden is. Een voorbeeld
is een functie om rapporten die met
behulp van de oorspronkelijke program
matuur uitgedraaid konden worden uit
een database, te reproduceren. Ernstiger
is de mogelijkheid dat 'doorklikken' op
bestanden niet meer mogelijk is.
Wanneer we bijvoorbeeld een zogenaam
de 'digitale kaart' willen bewaren, zou
14
het zonde zijn als die doorklikmogelijkheid niet
meer voorhanden is zodat niet alle lagen, bij
voorbeeld die van kadastrale gegevens of milieu
gegevens, meer getoond kunnen worden.
Daarom zal het in aanzet de voorkeur verdienen
om de oorspronkelijke 'omgeving' te bewaren,
hoewel het een hele opgave is en op termijn,
zoals gezegd, onmogelijk moet worden geacht.
De ambitie van EDDA is om voor de korte en
middellange termijn te zorgen dat de problema
tiek beheerst wordt, maar helaas, een blijvende
oplossing voor de uitdagingen rond digitale
duurzaamheid kunnen we nog niet leveren.
De eerste stap, na het vastleggen van de
naam van de applicatie, bijvoorbeeld GBA, of
van het bestand waarvan gegevens worden vast
gelegd, is het maken van een beschrijving van
de inhoud van de applicatie. De inhoud van een
applicatie zijn archiefbescheiden. In scherm 1
kunt u zien dat in de applicatie 'Openbare ver
lichting' onder meer archiefbescheiden
betreffende de aanleg, de reconstructie en verbe
tering van straten zijn opgeslagen. Deze gege
vens, de beschrijving van de inhoud van de
applicatie, kunt u vinden door in de applicatie
zelf te kijken of gebruik te maken van de voor
handen documentatie. Twee voorbeelden van
documentatie zijn: datamodel en privacyregle
ment.
De tweede stap is het waarderen van de inhoud
van de applicatie. Bij een gemeente wordt bij het
waarderen gebruik gemaakt van de 'Lijst van
voor vernietiging in aanmerking komende stuk
ken in gemeentearchieven'. Met behulp van
deze lijst wordt de bewaartermijn bepaald. In
scherm 1 ziet u hiervan een voorbeeld. Bij het
waarderen van de archiefbescheiden moet u zich
de vraag stellen: beschouw ik deze archiefbe
scheiden als de originelen of wordt een vorm
van output, bijvoorbeeld dezelfde archiefbe
scheiden maar dan op papier geprint, als het ori
gineel gezien? Vergelijking van de digitale versie
met de vormen van output moet uitwijzen of er
verschillen zijn. Worden geen verschillen gecon
stateerd, dan moet de digitale versie als het ori
gineel worden beschouwd. Onderdeel van stap
twee is dus het in kaart brengen van alle vormen
van output van een applicatie. Dit kan de volle
dige inhoud van een applicatie zijn maar ook
een gedeelte, bijvoorbeeld de journaalposten
van een financieel systeem die op papier zijn
uitgedraaid, terwijl de rest van de financiële
gegevens (bijvoorbeeld het grootboek) alleen in
digitale vorm aanwezig is. In scherm 2 ziet u
hiervan een voorbeeld.
Het resultaat van stap 1
en 2 is een overzicht. Dit
overzicht bevat per appli
catie de volgende gege
vens:
omschrijving originele
archiefbescheiden;
omschrijving van de
dubbele archiefbeschei
den;
waardering van de origi
nele en dubbele archief
bescheiden.
Op basis van deze gege
vens kunt u het beheer van
de archiefbescheiden in
richten. Het zal duidelijk
zijn dat het beheerregiem
van dubbelen anders dient
te zijn dan dat van origine
le archiefbescheiden.
10*
De volgende stap is het
vastleggen van gegevens
over onder meer het op
slagformaat, de gebruikte
programmatuur en de ge
gevensdrager (zie scherm 3
en 4). Deze gegevens zijn
voorhanden bij de afdeling
ICT, de applicatie- en sys
teembeheerders, en in de
vorm van documentatie,
bijvoorbeeld de applicatie
handleiding, gebruikers
handleiding of technische
specificaties. Deze gege
vens zijn nodig om de
archiefbescheiden, opge
slagen in een applicatie, in de tijd leesbaar en
interpreteerbaar te houden. Kortom, gegevens
die nodig zijn voor het beheer van applicaties.
Dezelfde gegevens zijn ook een belangrijke bron
voor een archiefdienst. Enerzijds als bron voor
het efficiënter kunnen uitvoeren van inspecties
en anderzijds om inzicht te bieden in de ken
merken van de digitale archieven die in het digi
taal depot terecht moeten komen.
Door Carolien Schönfeld en Anco Jansen*
Op 2 oktober jl. werd in de aula van de
Koninklijke Bibliotheek te Den Haag het start
sein gegeven voor de voorlichtingscampagne
over drie nieuwe ministeriële regelingen die
nadere invulling geven aan de Archiefwet
1995. Dit artikel bespreekt op welke wijze het
softwareprogramma 'Effectieve Digitale
Duurzaamheid Amsterdam' (EDDA) ondersteu
ning kan bieden bij het voldoen aan de nieu
we 'Regeling geordende en toegankelijke
staat archiefbescheiden'.
Scherm I
Bestand Bewerken Overzichten Onderhoud Venster Help
q a q.
- Openbare verlichting
Algemeen Omschrijving j Mufetie Output Vindplaats
Gegevens
Classificatie 1 Omschrijving
1 Subomschrijving"
-1811.111 Reconstructiestraat
-\ .811.111 Verbetering straat
.811.111.2 Gemeentelijk onderhoud wegen-
-\.811.111.2 Gemeentelijk onderhoud wegen-
-1.811.1113 Straatverlichting
/-1.811.111.3 Straatverlichting
JLl_l
Voorbereiding
Voorbereiding
Groot onderhoud en reparatie
Jaarlijks onderhoud en reparaties
Aanleg onderhoud
Overeenkomst
Verwijderen
Beginjaar, eindjaar |01-01-1972 J - -
Waardering
Categorie l Omschrijving
Bewaartermijn
3.3.2 Stichti. Tav voorzieningen van tijdelijk 10jear
Wijzigen
jlH
Opheffen
De omgeving
archievenblad
december 2001
Hoe ziet EDDA eruit?
1 Gegevens - Openbare verlichting
Algemeen Omschrijving Mutatie Output Vindplaats
Gegevens output
Classificatie Omschrijving
Subomschrijving
.811111.2 Gemeentelijk onderhoud wegen-
-1.811111.2 Gemeentelijk onderhoud wegen
d-I. 811 111.3 Straatverlichting
-d-1.811111.3 Straatverlichting
/-1.811.111.3 Straatverlichting
-1.811.111.5 Parkeerterrein
-1.311.33 Aanwijzings- en waarschuwingste
Groot onderhoud en reparatje
Jaarlijks onderhoud en reparaties
Aanleg onderhoud
Overeenkomst
Tarieven, schakeltijden, klachten
Aanleg onderhoud
Plaatsing en onderhoud
Categorie Omschrijving
Bewaartermijn 1
^2.18DubbeVoorde beoordelin
gvendevern.. 1 jaar
Scherm 2
Programmatuur - Openbare verlicl
Ming
Omschrijving Beheer
Bouw
Naam
Beginjaar
Openbare verlichting
Eindjaar
04-06-1998
Ondersteuning
Eigendoms- of
licentierechten
Jansen BV
Onderhoud en helpdesk
Eigendom
Documentatie
Ornschrijvinq
Beqinjaar Eindjaar
Gebruikershandleiding
01-06-1998
Algemeen Omschrijving Mutatie Output Vindplaats
Opslag van gegevens
Carolien Schönfeld en Anco Jansen zijn werkzaam bij het
Gemeentearchief Amsterdam.
Scherm 3
k Gegevens - Openbare verlichting
I Gegevensformaten
1
1
Databestand. Database, Microso
1
i yoes gegevensopslag
Reoistratie
Gegevensdragers
1
Harde schijf
Omvang gegevens (Mb)
Toename per jaar (Mb)
Scherm 4
