KVAN nieuws
Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland
Bureau KVAN
Redactie Archievenblad
Almanak 2000
Conceptverslag van de Algemene Ledenvergadering van de KVAN
gehouden op 23 november 2001 in de Koninklijke Bibliotheek te Den Haag
48
Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland
KVAN nieuws
49
Bureau Koninklijke Vereniging
van Archivarissen in
Nederland.
Voor informatie over de KVAN,
bestelling van publicaties, aanmel
ding voor activiteiten en wijzigin
gen in de ledenadministratie kunt
u contact opnemen met het
bureau. Kopij voor het
Archievenblad, berichten voor deze
rubriek en mutaties in de Almanak
van het Nederlands Archiefwezen
kunt aan het bureau van de KVAN
doorgeven.
Cruquiusweg 3 I
i 019 AT Amsterdam
Tel. (020) 462 77 27
Fax: (020) 462 77 28
E-mail: bureau@kvan.nl
Internet: www.kvan.nl
Postbank Bureaurekening: 84767
Mutaties in de Almanak
6.6. Amstelveen, Gemeente
Historisch archief
Toevoegen: vanaf 1 januari
2002 op vrijdag gesloten.
1. Opening
2. Mededelingen van de voorzitter
De voorzitter heet eenieder welkom, in het bij
zonder de heer Kordes, de voorzitter van DIVA,
en Janneke van Kersen en Jos Taekema van
Vereniging DEN. Verder meldt de voorzitter het
trieste bericht van het overlijden van ons lid de
heer Anders Rozemond, oud-gemeentearchivaris
van Delft en voordien werkzaam op het ARA.
Afgemeld hebben zich de bestuursleden Wim
Reijnders en Frank van der Maden vanwege de
Brabantse Archiefdagen, Alex Schoonderbeek
wegens ziekte, en de leden Richard Hermans en
Frans Hoving (DIVA) vanwege besprekingen met
het ministerie van OCenW.
De nieuwe bureaumedewerker Hans van der Veen
wordt voorgesteld en van harte welkom geheten.
De voorzitter meldt dat een extra agendapunt is
toegevoegd: een presentatie en explicatie van Jos
Taekema over het doosje van DEN en de digitale
Almanak.
3. Notulen ledenvergadering 20 april 2001
De notulen worden ongewijzigd vastgesteld.
4. Begroting 2002
De penningmeester deelt een gecorrigeerde
begroting uit. In de eerder gepubliceerde versie
zijn onder de rubriek deskundigheidsbevordering
enkele fouten geslopen (getallen in guldens):
de kosten van het Archievenblad worden
begroot op 173.000 i.p.v. 187.000;
het SAP jaarboek wordt met 5.000 gesteund;
de (digitale) almanak wordt begroot op 1.000.
Zowel de penningmeester zelf als de bureaume
dewerker is pas dit jaar in functie getreden en
enigszins onwennig aan de slag gegaan. Ze heb
ben nog niet alle getallen nauwkeurig boven tafel
kunnen krijgen. De penningmeester benadrukt
dat het een conceptbegroting betreft waarvan de
realisatie mogelijk iets anders kan uitvallen. De
financiële situatie heeft zich echter na een paar
moeilijke jaren gunstig ontwikkeld, dankzij fikse
bezuinigingen.
Na toelichting van de cijfers gaat de vergadering
met de begroting akkoord.
5.1. Samenstelling bestuur
Douwe de Vries is vier jaar bestuurslid en treedt
statutair af. Hij stelt zich niet herkiesbaar. De
voorzitter bedankt hem voor zijn jarenlange
inzet en enthousiasme. Ook Robert van Egeter
van Kuyk, die al eerder dit jaar als bestuurslid
terugtrad, wordt hartelijk bedankt voor zijn
inzet. Ten slotte neemt ook Jinna Smit afscheid.
Zij was sinds 2000 lid van het algemeen bestuur
namens de Commissie Permanente Educatie
(CPE). Ook zij wordt door de voorzitter hartelijk
bedankt. Tegelijkertijd spreekt de voorzitter grote
waardering uit voor de werkzaamheden van de
andere aftredende leden van de CPE. De studie
dagen zijn steeds een groot succes geweest.
Het bestuur heeft Annemieke van Bockxmeer,
archivaris van het Nederlands Instituut voor
Oorlogsdocumentatie (NIOD) bereid gevonden
toe te treden tot het bestuur. Zij zal, als de verga
dering daarmee instemt, tevens lid van het dage
lijks bestuur worden.
De vergadering gaat akkoord.
5.2. Samenstelling Archievenblad
De redactie van het Archievenblad is het afgelo
pen jaar bijna geheel vernieuwd. Agnes Jonker
heeft in moeilijke tijden het hoofdredacteur
schap willen overnemen en draagt dat nu over
aan Roelof Braad. Verder heeft Annabelle
Meddens-van Borsselen de redactie verlaten.
Jarenlang was zij verantwoordelijk voor de
rubriek Literatuur. Marieke de Haan heeft ambts
halve ook de redactie verlaten. Haar plek wordt
nu overgenomen door Hans van der Veen.
Andere nieuwe redactieleden zijn: Marijke de
Bruyne, Peter van Beek en Ralph Dingemans.
Met deze nieuwe redactie is de gewenste geografi
sche spreiding gerealiseerd, die dankzij e-mail
geen problemen oplevert. Ook variatie in specia
lismen is aanwezig.
De voorzitter bedankt de vertrekkende redactiele
den en vraagt of de vergadering akkoord gaat met
de benoeming van de nieuwe. Niemand heeft
bezwaar waarna de voorzitter de nieuwe redactie
veel creativiteit en succes toewenst.
6. Instelling Kascontrolecommissie
Evenals vorig jaar zijn Yvonne Welings en
Marijke Heijs bereid gevonden zitting te nemen
in de Kascontrolecommissie. Zij zullen begin vol
gend jaar de boekhouding controleren.
7. Activiteiten 2002
Een belangrijke doelstelling van de KVAN is de
voortdurende educatie van vakgenoten. De scho
ling werd tot nu toe door diverse commissies
georganiseerd. Steeds meer blijkt dat het moeilijk
is mensen te vinden die voor meerdere jaren zit
ting willen nemen in een commissie.
Het bestuur wil zich toch blijven inzetten voor
scholing van de leden en heeft daarom voor een
iets andere aanpak van de activiteiten gekozen,
waardoor
meer mensen deel kunnen nemen aan verdie
ping en verbreding van hun kennis;
de onderwerpen actueler kunnen zijn.
Eén commissie wil het bestuur graag toch in
archievenblad
december 2001
mi
stand houden, namelijk de Commissie
Permanente Educatie (CPE). Alle leden
van die commissie hebben hun werk
zaamheden na vier jaar neergelegd. De
voorzitter bedankt hen voor hun jaren
lange inzet. Zo spoedig mogelijk zal een
oproep voor nieuwe leden worden
geplaatst.
Zoals in de uitnodiging al werd aange
kondigd stelt het bestuur voor om in
2001 een zestal projectgroepen in te stel
len die eenmalig resultaat nastreven.
Voor elke projectgroep heeft het bestuur
iemand bereid gevonden als initiator te
fungeren. In de komende nummers van
het Archievenblad zullen de verschillende
projecten nader worden toegelicht, waar
bij de leden de mogelijkheid wordt gebo
den zich aan te melden. In de vergadering
worden de doelstellingen van de verschil
lende projectgroepen kort uiteengezet.
7.1 Encoded Archival Description (EAD), Hanno
de Vries
Doel: informatie en kennis op dit terrein
verspreiden in brede kring.
Resultaat: organiseren van een workshop.
EAD is een gecodeerde archiefbeschrij
ving, die inmiddels tot internationale
standaard is verheven. EAD maakt het
mogelijk om via internet de toegankelijk
heid van archieven te vergroten.
Momenteel zijn drie instellingen in
Nederland bezig met projecten op dit ter
rein: het Algemeen Rijksarchief, IISG en
de Universiteit van Amsterdam. De ken
nis is nog erg beperkt tot de direct betrok
kenen, terwijl alle archiefinstellingen
hier in principe van op de hoogte zouden
moeten zijn.
7.2 Beroepskwalificaties/competentieprofielen,
Pieter Diebeis
Doel: bespreken van de eindresultaten
van het gelijknamige project van DIVA,
met het oog op gevolgen voor de
beroepspraktijk en de noodzaak van bij
en nascholing.
Resultaat: workshop en schriftelijk com
mentaar met aanbevelingen.
In de vergadering was Peter Diebeis ver
hinderd om nadere toelichting te geven.
De voorzitter geeft aan dat de beroeps
kwalificaties betrekking hebben op alle
functies in de DIV- en archiefsector van
vorming tot behoud en beschikbaarstel
len.
Momenteel is een voorstel in bespreking
om CPE in samenwerking met de Archief-
school studiedagen te laten organiseren
over dit onderwerp. In dat geval vervalt
dit afzonderlijke project, even als het pro
ject Onderwijs/educatie.
7.3 Privacy, Sierk Plantinga
Doel: inventariseren van vragen en dis
cussiepunten.
Resultaat: richtlijnen voor de praktijk.
De laatste jaren zijn steeds meer archie
ven van recente datum overgebracht naar
openbare archiefbewaarplaatsen. Daar
naast is de privacy-wetgeving aange
scherpt.
Wetgeving is abstract en laat ruimte voor
interpretatie. Elke medewerker die ver
zoeken om raadpleging van niet-openba-
re bestanden ontvangt, ziet zich gesteld
voor de vraag hoe te handelen. In de
praktijk zijn - met name - bij het
Algemeen Rijksarchief bepaalde procedu
res ontwikkeld. Ook is er de nodige juris
prudentie. De indruk bestaat dat er
behoefte is aan voor ieder toegankelijke
richtlijnen voor de praktijk.
7.4 Conserveringsmanagement, Iris Heidebrink
Doel: inzichtelijk maken van aspecten
van beleid en vertaling daarvan in uit
voering.
Resultaat: handleiding.
Conservering is tot op heden weinig aan
de orde geweest bij de KVAN. Het is lange
tijd beschouwd als iets van vakspecialis
ten, de restauratoren. Deze specialisten
beschikken over veel kennis van schade
en behandelmethoden van papier en per
kament. Een structurele aanpak van be-
houdsproblemen vereist een plannings
model, waarin alle aspecten die relevant
zijn voor het stellen van prioriteiten en
keuze van behandelingen in beeld zijn
gebracht. Het Algemeen Rijksarchief
heeft zo'n model ontwikkeld. In de uit
voering komen heel andere vragen aan
de orde, bijvoorbeeld over uitbesteding
van werkzaamheden, waaronder ver
filming en digitalisering. Inbreng van
verschillende specialismen - inhoudelijk
en op managementniveau - is daarbij
onontbeerlijk.
7.5 200 jaar openbaar archiefwezen, Yvonne
Bos-Rops
Doel: onder de aandacht brengen van de
veranderende rol van vormer, beheerder
en gebruiker van archieven.
Resultaat: publieksfolder.
De afgelopen 200 jaar is er veel veranderd
in het archiefwezen. Zowel bij de archief
vormers, de archivarissen als de gebrui
kers. De KVAN wil hier in het herden
kingsjaar 2002 bij stil staan en een en
ander onder de aandacht brengen van
een groter publiek. De indruk wordt wei
eens gewekt dat het jubileum betrekking
heeft op het Algemeen Rijksarchief/
Nationaal Archief in oprichting. Niets is
minder waar.
Naast een folder kan ook gedacht worden
aan andere publicaties en bijdragen aan
het themanummer van het Archievenblad
(juli/augustus 2002).
8. Presentatie Netwijzer Cultuur
De voorzitter geeft het woord aan Jos
Taekema en Janneke van Kersen van
Vereniging DEN.
DEN werkt aan het op internet zetten van
een uitgebreide database van alle instel
lingen in Nederland die werkzaam zijn
op het terrein van cultureel erfgoed, de
Netwijzer Cultuur.
Eerder dit jaar hebben de KVAN en DEN
een contract getekend over het daartoe
benutten van de gegevens van de
Almanak voor het Archiefwezen in afge
slankte vorm (in principe geen persoons
gegevens, tenzij de betrokkenen hiermee
hebben ingestemd). Voordeel: de gege
vens kunnen makkelijk actueel gehouden
worden. Daarnaast zal periodiek een papie
ren versie uitkomen van de KVAN-
Almanak. Via het 'doosje van DEN' kan de
KVAN zelf de gegevens actualiseren of kun
nen instellingen dat doen, als zij een abon
nement op het 'doosje van DEN' nemen.
De conversie van het bestand van de
KVAN is moeizaam verlopen. De database
van de Netwijzer Cultuur is aanvankelijk
gevuld op basis van gegevens van musea
etc. die daartoe registratieformulieren
hebben ingevuld. De gegevensstructuur
verschilde van die van de Almanak.
Resultaat: grote vertraging in de opleve
ring. De Almanak 2001 is daardoor niet
uitgekomen, terwijl er grote vraag naar is.
Naar verwachting zal begin 2002 een eer
ste versie on line beschikbaar zijn.
De demonstratie die DEN tijdens de ver
gadering gaf van de mogelijkheden van
de database en het 'doosje van DEN' was
indrukwekkend. Het ziet er prachtig uit
en de mogelijkheden om aanvullende
informatie en beeldmateriaal te plaatsen
zijn bijzonder groot.
9. Sluiting
De voorzitter bedankt alle sprekers en
aanwezigen voor hun bijdrage en aanwe
zigheid en sluit om 12.45 uur de vergade
ring.
Elf leden tekenden de presentielijst.
december 2001
archievenblad
