TAB
NAAR SLIM,
integraal docnmentmcwacjemmt
juridische zaken
ris gegevensbescherming, College Be
scherming Persoonsgegevens en de Ar
chiefinspecties).
In algemene zin kan een overheidsorgaan
het beheer van persoonsgegevens in
archiefbescheiden regelen in de archief-
beheersregels. Deze beheersregels moeten
worden afgestemd op de regels die een
overheidsorgaan voor het verwerken van
persoonsgegevens binnen zijn organisatie
opstelt, bijvoorbeeld in een privacyregle
ment of in een gedragscode. De volgende
regels kunnen opgenomen worden:
Persoonsgegevens die voorkomen in
een te bewaren archiefbestand, worden
niet vernietigd, tenzij een bijzondere
wettelijke regeling dit vereist.
Persoonsgegevens in archiefbeschei
den waarvoor nog geen vernietigings-
of selectielijst bestaat, worden niet ver
nietigd totdat daarop een selectielijst
van toepassing is.
Over de audits naar de uitvoering van de
Wbp behoort niet alleen aan de beheer
der van de desbetreffende bewerking
van persoonsgegevens gerapporteerd te
worden, maar ook aan de beheerder van
de desbetreffende archiefbescheiden.
Naast de Wbp en de Archiefwet zijn
er nog tal van andere wetten die voor
schriften bevatten over de verwerking
van persoonsgegevens. Deze bijzondere
wetten ('bijzonder' op het punt van de
bescherming van persoonsgegevens)
bevatten of een uitputtende regeling of
niet. Het eerste is het geval bij de Wet
politieregisters en de Wet inlichtingen- en
veiligheidsdiensten. Daarop is de Wbp niet
van toepassing (art. 2 Wbp). Op wetten
die geen uitputtende regeling bevatten,
zoals het Burgerlijk Wetboek, is de Wbp
wel van toepassing, zij het in aanvullen
de zin.5 Per regeling zal nagegaan moe
ten worden hoe de bijzondere wet zich
op het punt van de verwerking van per
soonsgegevens verhoudt tot de Archief
wet. Twee voorbeelden:
1.De Wet politieregisters bepaalt uitdruk
kelijk dat de persoonsgegevens na ver
loop van tijd vernietigd moeten wor
den. De wet bevat geen wettelijke
bewaarplicht voor persoonsgegevens,
bijvoorbeeld op grond van de Archief
wet. Er kan dus geen selectie voor te
bewaren en te vernietigen persoonsge
gevens gemaakt worden. Het vernieti
gen van persoonsgegevens in de diver
se politieregisters betekent uiteraard
niet dat de registers zelf vernietigd
moeten worden. Het gaat uitdrukkelijk
alleen om de vernietiging van daarin
opgenomen persoonsgegevens.
2. Sommige wettelijke voorschriften
bevatten de bepaling dat niet de per
soonsgegevens maar de archiefbeschei
den waarin de persoonsgegevens zijn
opgenomen, vernietigd moeten wor
den. Ook hier zal per voorschrift nage
gaan moeten worden, of er een uitzon
deringsregel is die zich tegen vernieti
ging verzet. Zo bepaalt het Burgerlijk
Wetboek over de Overeenkomst inzake
geneeskundige behandeling, dat de arts of
andere hulpverlener de patiëntendos
siers tien jaar na hun ontstaan bewaart,
'of zoveel langer als redelijkerwijs uit de
zorg van een goed hulpverlener voort
vloeit'. Een langere bewaartermijn kan
aangehouden worden op grond van het
bepaalde bij of krachtens een andere
wet.6 Hierbij kan men denken aan de
Archiefwet. Patiëntendossiers die op
een selectielijst als te bewaren zijn aan
gemerkt, worden dus niet vernietigd.
Voor historisch en ander weten
schappelijk onderzoek zijn sporen naar
het verleden onmisbaar. Een groot deel
van dit onderzoek gaat over het optreden
of de eigenschappen van personen.7
Daarom staat de Wbp toe dat persoons
gegevens die in te bewaren archiefbe
scheiden voorkomen bewaard blijven. In
beginsel voor onbepaalde tijd. Persoons
gegevens die nog niet op grond van een
selectie- of vernietigingslijst selecteerbaar
zijn, moeten tijdelijk bewaard blijven,
totdat hun bestemming op grond van
een selectielijst vast staat. Wel moet dit
onder condities gebeuren die het alge
meen gebruik van die gegevens uitslui
ten. Uit het bovenstaande volgt dat de
selectielijst niet alleen voor de selectie
van archiefbescheiden, maar ook voor de
selectie van persoonsgegevens een uiter
mate belangrijk instrument is. Het
College Bescherming Persoonsgegevens
dringt er dan ook op aan, dat alle over
heidsorganen op korte termijn een selec
tielijst vaststellen. Om ervoor te zorgen
dat Wbp en Archiefwet goed op elkaar
aansluiten, moeten de huisregels voor de
toepassing van deze wetten goed op
elkaar afgestemd worden. Verder moet
het interne toezicht op de uitvoering van
beide wetten goed op elkaar inspelen. Op
deze wijze kan gewaarborgd worden dat
de cruciale sporen naar het verleden niet
gewist maar bewaard worden.
35
iiffigsg
Efficiënt en integraal documentmanagement
wordt steeds belangrijker. Hoe sneller informatie
toegankelijk en beschikbaar is, hoe beter
bedrijfsprocessen zijn te managen. Dit spaart
tijd en geld en verbetert uw concurrentiepositie.
TAB biedt de volgende diensten:
consultancy
organiseren van documentaire
informatie
software services
(voorbereiding) digitalisering
TAB is dé professional in integraal
documentmanagement
TAB Europa BV maakt deel uit van de inter
nationale TAB-organisatie. Met ruim 1000
medewerkers wereldwijd behoort TAB tot
de toonaangevende spelers op het gebied
van documentmanagement. TAB heeft ruim
50 jaar ervaring in het managen van zowel
elektronische als fysieke documenten. Vanwege
ons succes hebben wij nieuwe mensen nodig.
TAB zoekt op korte termijn:
(senior) adviseur'documentmanagement
account manager
marketing executive
business consultant
Interesse? Vraag naar Ger Rooth,
bel: (020) 312 12 32.
Meer info? Bel: (020) 697 53 33 Fax:(020)6979841 e-mail: www.tab.com site: info@tab.nl
TAB Europa BV Flettenheuvelweg 8-10 1101 BN Amsterdam Nederland
Bijzondere wetgeving
Sporen naar het verleden
Lodewijk Hovy is werkzaam bij de Rijksarchief
inspectie.
1 Aan de verwerking van persoonsgegevens bij
archiefdiensten, na de overbrenging van te
bewaren archiefbescheiden, heeft F.C.J. Ketelaar
eerder aandacht besteed; zie Archievenblad
van mei en juni 2000: 'Elke handeling telt.
Archiefdiensten en de Wet bescherming per
soonsgegevens'. De toenmalige Registratie
kamer heeft hierop in www.registratiekamer.nl
publicaties Bescherming van persoonsgege
vens bij archiefdiensten commentaar gegeven.
In het Archievenblad van september 2001 heeft
Ketelaar aandacht besteed aan het Vrijstellings-
besluit Wbp.
2 Zie memorie van toelichting Wbp, Tweede
Kamer, vergaderjaar 1997-1998, 25 892, nr. 3,
pp. 95-96.
3 Zie in dit verband art. 4 onder b van de Rege
ling geordende en toegankelijke staat archief
bescheiden.
4 Selectielijst Binnenlandse Veiligheidsdienst, vast
gesteld bij besluit van de staatssecretaris van
OCW en de minister van BZK, Stcrt. 1997, 217.
5 Tweede Kamer, vergaderjaar 1999-2000, 26 410,
nr. 7, p. 2.
6 Zie boek 7, art. 454, lid 3 en art. 455, lid 2.
7 In de derde aflevering van de Nieuwsbrief (2001)
van het Koninklijk Nederlands Historisch Genoot
schap heeft Henk Wals aandacht gevraagd voor
het behoud van persoonsdossiers.
Afscherming van te bewaren
persoonsgegevens bij de Binnenlandse
Veiligheidsdienst
'De verwijderde gegevens die niet
mogen worden vernietigd, blijven op
zodanige wijze bij de dienst bewaard
dat zij niet meer toegankelijk zijn voor
de uitvoering van de diensttaak. De
gegevens zijn dan uitsluitend nog toe
gankelijk voor archiefdoeleinden en in
het kader van verzoek op basis van de
Wet openbaarheid van bestuur en der
gelijke.'4
december 2001
archievenblad
