W/7 de echte archivaris nu opstaan?
de praktijk
de praktijk
Clichés over archivarissen zijn onuitroei
baar. Er zijn in Nederland oneindig veel meer
mensen die bij het woord archivaris spontaan
op de proppen komen met het typetje van de
alweer decennia geleden overleden Doris, dan
mensen die een beetje behoorlijk kunnen uitleg
gen wat een archivaris nu werkelijk doet. Ook in
ambtelijke organisaties leeft nog steeds een ste
reotiep beeld van de archivaris. Natuurlijk niet
overal en altijd, maar toch al te
vaak. Het goed over het voetlicht
brengen van de Regeling geordende
en toegankelijke staat archiefbe
scheiden eist van vele collega's,
dat ze de barrière van die stereo
typering kunnen en durven te
nemen. Deze regeling gaat
namelijk voor een belangrijk
deel over het stellen van eisen
aan digitale archiefbescheiden.
Wetende dat we inderdaad
niet allemaal 'hightech-archi
varissen' zijn, is het verstan
dig op voorhand eens na te
denken over een geschikte
aanpak.
Het kan daarbij geen
kwaad om onszelf eerst
eens de vraag te stellen in
hoeverre wij eigenlijk ver
antwoordelijk zijn voor
een goede invoering van
deze regeling. Het antwoord daarop
is verrassend eenvoudig: dat zijn we niet. De ver
antwoordelijkheid ligt op grond van de
Archiefwet 1995 c.a. bij de zorgdrager en vervol
gens meestal ook, in mandaat daarvan afgeleid,
bij een lijnmanager. Als archivarissen hebben we
weliswaar ook zo'n positie, maar we zijn daarin
één van de velen. Het is over het algemeen niet
aanbevelenswaardig ongevraagd op de stoel van
een ander te gaan zitten en zijn verantwoorde
lijkheid over te nemen. Dat is ook in dit geval
zo. Een eerste conclusie is dan ook, dat de ver
antwoordelijkheid voor de goede invoering van
deze regeling niet primair bij de archivaris ligt.
Het is niet juist om daaraan de gevolgtrekking te
verbinden, dat we de boel daarom wel op zijn
beloop kunnen laten.
Want ook zonder primair verantwoordelijk
te zijn, kunnen we wel als belanghebbend wor
den aangemerkt. Archivarissen zijn de latere
beheerders van de archiefbescheiden waar deze
regeling over spreekt. Zonder adequaat beheer in
het voortraject zullen we dat niet goed kunnen
doen. Vroeger was dat ook al zo en daarom heb
ben archivarissen ook sinds jaar en dag een toe
zichthoudende rol ten aanzien van dat voortra
ject. Met dat belang voor ogen, is het zaak dat
georganiseerd wordt dat de verantwoordelijken
hun taak in deze goed oppakken. In beginsel
geldt dat natuurlijk ook ten aanzien van de twee
overige ministeriële regelingen die net van
kracht zijn geworden (de Regeling duurzaamheid
archiefbescheiden en de Regeling op de bouw en
inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaat
sen). Maar deze regelingen vallen zozeer binnen
het traditionele kader waarbinnen archivarissen
met hun omgeving communiceren, dat accepta
tie van boodschappen op dit gebied heel wat
gemakkelijker plaats zal vinden. De Regeling geor
dende en toegankelijke staat archiefbescheiden daar
entegen is innovatief en gedurfd. Dat zijn niet
direct eigenschappen die worden geassocieerd
met het beeld dat van onze beroepsgroep bestaat.
Dus hoe geloofwaardig kunnen we hierin zijn?
We kunnen in geen geval volstaan met een
'hit and run'-actie: "Hier heeft u een kopie van
de regeling en u bent verantwoordelijk voor de
uitvoering daarvan." Een dergelijke boodschap
sterft een snelle dood. Voor iedere effectieve
boodschap op dit terrein is kennis noodzakelijk
over de regeling en de ratio achter de artikelen.
Gelukkig biedt het voorlichtingstraject over de
regeling wat 'bijtankmomenten' (zie kader). Om
anderen bewust te maken van hun verantwoor
delijkheid in deze dienen we de materie vol
doende te beheersen om er een gesprek over te
kunnen aangaan. Door de Hans Hofmannen
onder ons is het pad geëffend: het begrip 'digita
le duurzaamheid' is bekend en het vormt een
goede kapstok voor een gesprek hierover.
Als we eenmaal een beetje thuis geworden
zijn in de regeling, zullen we ontdekken dat er
eisen in staan die in feite solide functionele
eisen zijn voor records management. Dat laatste
begrip hebben we dan inmiddels ook leren ken
nen. In het communiceren over de regeling is
dat een belangrijk punt. We hoeven natuurlijk
niet onder stoelen of banken te steken dat het
behoud van de informatie op lange termijn het
hoofddoel is van de regeling, maar we kunnen
met gezag beweren, dat ook wanneer dat niet de
primaire doelstelling zou zijn, de regeling
gewenst is vanwege haar positieve invloed op de
vormgeving van informatieprocessen. We zijn
daarmee niet de enige belanghebbenden meer:
d'egene die verantwoordelijk is voor de goede
invoering van de regeling is óók belanghebbend.
We zijn ondertussen op een psychologisch
belangrijk punt aangeland. We verkeren nu in
de positie dat we kunnen zeggen: "Kijk eens
hier, u bent belanghebbend en ook nog eens ver
antwoordelijk en laat nu het geval zijn, dat ik
archivaris - toevallig ook een beetje belangheb
bend - u de helpende hand wil bieden."
Vergelijkingen met de barmhartige Samaritaan
zijn nog net misplaatst, want die had zoals we
weten niet direct belang bij zijn goede daad.
We bewijzen vervolgens onszelf én de
betreffende organisatie een dienst als we ons
verhaal plaatsen in een breder kader. Overheids
organisaties staan op de drempel van grootscha
lige dienstverlening on line aan de burger.
Opgejaagd door beleidsmakers - minister van
Boxtel wil in 2002 25 procent van de overheids-
transacties on line afwikkelen - heeft iedere
overheidsorganisatie tegenwoordig grootse
plannen op het gebied van on-lineprestaties.
Barrières worden daarbij opgeruimd. Beschik
kingen kunnen nog niet elektronisch en on line
worden afgegeven, dus komt er een nieuwe wet
die dat mogelijk gaat maken. Op weg naar het
doel - on-linedienstverlening aan de burger -
komen organisaties legio problemen tegen op
organisatorisch, juridisch, technisch, bedrijfs
economisch en archivistisch gebied. Al die pro
blemen moeten opgelost worden. Een manier
om ze goed in kaart te brengen, is te beginnen
met ze om te zetten in eisen waaraan informa
tiesystemen moeten voldoen. Dat kan op het
niveau van afzonderlijke systemen, maar beter is
om dat organisatiebreed te doen in een globaal
plan. En daarin passen heel goed de eisen op
grond van onze regeling.
We hebben in dat proces ook een middel
om een inspanning op dat gebied te bevorderen.
Vanwege die ambities van overheden zullen de
komende jaren grootschalige investeringen in
digitalisering van informatie plaatsvinden. Dat
is kostbaar. Ook de papieren variant is overigens
kostbaar. Het niet kunnen voldoen aan de
Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbe
scheiden maakt het onwaarschijnlijk dat machti
ging voor vervanging als bedoeld in artikel 7 van
de Archiefwet 1995 zal kunnen worden verkre
gen. De consequentie daarvan is het blijvend
dubbel moeten investeren, zowel in een digitale
als in een papieren informatiestroom. We formu
leren dat natuurlijk het liefst positief: het zorgvul
dig voldoen aan de regeling, maakt het mogelijk
dat we niet blijvend in twee afzonderlijke infor
matiestromen hoeven te investeren. Op deze
wijze levert implementatie van de regeling dus
geld op.
Nu we eenmaal zover zijn wordt het tijd
eens te wegen hoe moeilijk die regels nu werke
lijk zijn. Welnu: de toepassing van de regeling is
vanuit organisatorisch opzicht moeilijker dan
vanuit technisch opzicht. Al naar gelang u zich
beter thuis voelt in organisatorische of techni
sche problemen mag u dat als een geruststelling
of een verzwaring zien. De regeling eist in ieder
geval geen toepassing van techniek die niet
voorhanden is. Veel elementen uit de regeling
nopen tot beschrijvende activiteiten, tot vastleg
ging van gegevens in metadata. Voor archivaris
sen is dat in beginsel bekend terrein.
Enkele problemen kan de regeling niet oplossen.
Op het niveau van de individuele zorgdrager is
de verplichting neergelegd om het vereiste
niveau van authenticiteit dat moet worden
gehandhaafd te beschrijven. En bovendien eist
de regeling dat op het moment van overbren
ging naar de archiefbewaarplaats voorgeschre
ven bestandsformaten worden toegepast. Dit
terwijl het langzamerhand gemeengoed is, dat
het beter is niet zo lang te wachten met het creë
ren van een veilige archiefomgeving. Over deze
punten zijn we nog niet één, twee, drie uitge
dacht. Met name daarin moeten we een
gemeenschappelijk forum met vakgenoten zoe
ken en de nationale en internationale projecten
op die gebieden analyseren. Maar moeilijk is de
regeling eigenlijk niet, als je tenminste de moei
te neemt je erin te verdiepen en ermee aan de
slag wilt gaan. Uiteindelijk zal er dan toch een
beetje 'hightech' onder die stofjas schuilgaan.
26
27
Door Charles Noordam*
Zo'n zes jaar na inwerkingtreding van de huidige
archiefwet lijkt het dan toch te gaan gebeuren: de
'Regeling geordende en toegankelijke staat archief
bescheiden' zal binnenkort een feit zijn. Maar nu
het bijna zover is, rijst de vraag hoe we deze rege
ling in vredesnaam laten landen in onze organisa
ties. Volgens Charles Noordam konden we daar wei
eens een hele kluif aan krijgen. Wat we volgens
hem in ieder geval zullen moeten vermijden, is dat
het beeld gaat ontstaan van de arme archivaris die
loopt te leuren met een 'archiefprobleem'.
Verantwoordelijkheid
Belang
Kennis
Hoezo 'archiefregeling'?
Integraal
Peitsche und Zuckerbrot
Moeilijk?
Charles Noordam is directeur van het Haags Gemeentearchief.
Landelijk symposium
Op 24 januari 2002 vindt in
het Nederlands Congres
centrum in Den Haag een
landelijk symposium plaats,
georganiseerd door de
Rijksarchiefdienst en de
Hogeschool Management
Documentaire Informatie
voorziening (HMDI).
In een viertal tracés zullen
specialisten de meeste
gecompliceerde onderdelen
van de nieuwe ministeriële
regelingen behandelen, zoals
functionele eisen voor soft
ware, (technische) metadata,
implementatie in algemeen
digitaal informatiebeheer,
bewaarcondities en calami-
teitenmanagement.
Opgave en inlichtingen bij:
HMDI, Postbus 544,
3440 HN Woerden,
info@HMDI.nl.
archievenblad
december 2001
december 2001
archievenblad
