De tijd voor verandering?
Tijd voor
Split.„Vision
31
il tm*m
Communicatie
Informatie
Documenten
ARCHIEFSERVICE
NEDERLAND
Via het Documentair
Informatie Model
Afstemmen en integreren
Hoe archiveert
u elektronische
documenten
wm&a
burengerucht
bracht. Verscheidene sekwesters besloten dan
ook om ofwel het geconfisqueerde bedrijfsar
chief of hun sekwesterdossiers over te brengen.
De sekwesterarchieven hebben een bewogen
geschiedenis gekend op het Rijksarchief.
Aanvankelijk bestond er interesse voor en maak
te de latere Algemeen Rijksarchivaris E. Sabbe
verscheidene toegangen. Maar door omstandig
heden als interne verhuizingen, beantwoordden
deze inventarissen niet meer aan de werkelijk
heid. We constateerden dat de archiefbestanden
dooreen waren geraakt met alle bijhorende iden
tificatieproblemen van dien.
Dankzij het project hebben we de bedrijfsdocu-
menten van een 150-tal grote en middelgrote
Duitse ondernemingen, kleine firma's en natuurlij
ke personen die in Brussel voor en tijdens de Eerste
Wereldoorlog actief waren, kunnen traceren.
Bearman en Lytle pleiten in het werk Context
ervoor om in toegangen niet teveel de nadruk te
leggen op de relatie van archieven met de organi
satiestructuur, maar meer op de relatie van
archieven met de samenhangende functies die
organisaties uitoefenden.9 Dit standpunt kun
nen we alleen maar beamen. Voor het gehele
fonds sekwesterarchieven hebben we vooral aan
dacht gehad voor de bedrijfsprocessen die het
archief vormden. In een bedrijf onderscheiden
we grote functionele processen als het technisch
productieproces, het research- en ontwikkelings
proces, het financiële proces (met de boekhou
ding), het personele proces, het inkoop- en ver
koopproces en als algemeen regelend proces het
algemeen beleid. Het zijn deze functionele
bedrijfsprocessen die in de toegangen het sche
ma vormen om de archiefstukken een plaats te
geven. Personeelsdossiers en -registers bijvoor
beeld vallen onder de functie 'personeelsbeheer'.
Het spreekt vanzelf dat het schema aanpassin
gen vraagt naargelang het om een productiebe
drijf of een bank gaat, om een vennootschap of
een detailhandelaar.
Bij de ontsluiting van de sekwesterarchie
ven stonden we voor het grote probleem dat de
archieven door elkaar waren geraakt. Een oor
spronkelijke orde terugvinden was niet altijd
mogelijk. Hoe konden we de samenhang tussen
de archiefstukken ontdekken? Wat we zoveel
mogelijk deden, was series reconstrueren. Bij die
series vonden we soms een eigentijdse toegang.
Die series konden dan ingepast worden in het
boven geciteerde archief
schema.
Er zijn drie soorten verzamelseries te onderschei
den die in bijna elk bestand van het sekwester
fonds terugkeren. De boekhouding met alle boe
ken die de transacties vastleggen en die een inter
ne structuur heeft waarvoor enige kennis van
zaken vereist is (journalen, grootboeken, inven-
tarisboeken). Vervolgens komen de dossiers. De
dossiers van een verzekeringsmaatschappij zijn
typische voorbeelden van een serie die door de
archiefvormer via classificatiecodes werd opge
bouwd en als zodanig wordt gereconstrueerd in
de inventaris. Ten derde is er de grote noemer
briefwisseling, waarvan we bij de Bank Balser tal
rijke stukken terugvonden. Stukken die buiten
een bedrijfsarchief vallen, maar in het geval van
de sekwesterarchieven veelvuldig aanwezig zijn,
tot slot, zijn privé-documenten.
Op het niveau van het archiefbestand ver
wijzen technische contextgegevens naar de
omvang van het archief, naar de materiële staat
waarin het archief zich bevindt. Laat mij hier
volstaan met te zeggen dat er een twintigtal
grote bestanden in het fonds te vinden zijn,
zoals van de verzekeringsmaatschappij Allianz
(70 strekkende meter); Banque Balser Cie (160
meter); Deutsche Bank (250 meter); Blanck (ace-
tyleengas en elektriciteit, 55 meter); Franck
Cie (schoenenfabriek, 42 meter); Gladbach
(brandverzekeringsmaatschappij, 50 meter);
Siemens Halske (97 meter); Siemens Schuckert
(80 meter). Alle zijn in redelijk goede staat en
kunnen op korte termijn geraadpleegd worden.
De context van het gebruik of van de bevra
ging heb ik hier buiten beschouwing gelaten.
Nochtans maken de context van de archiefvor
mers en van de archiefvorming het model niet
volledig en moet er een derde deel aan toege
voegd worden. Dit om het begrip volledig te
bevatten. Ook over de context van de bevraging
is er veel te vertellen, omdat het fonds ruime
mogelijkheden biedt om vernieuwend onder
zoek te verrichten, vanuit diverse invalshoeken.
Zowel op het domein van de bedrijfsgeschiede
nis als de geschiedenis van economische secto
ren, de Tweede Industriële Revolutie, de Eerste
Wereldoorlog en de Duitse kolonie in Brussel
kunnen diverse thema's aan bod komen.
25
advisering
projecten
trainingen
detachering
document- en
workflow management
Dukafenburg 90-25a te Nieuwegein
Postbus 7102,3430 JC Nieuwegein
Tel. 030-2724235, Fax 030-2716900
Internet: www.archiefservice.nl
E-mail: secretariaat@archiefservice.nl
Communicatie met klanten
•e-mail/internet en via de website
•correspondentie en acquisitie
•OL2000, VIND en woordgebruik
•producten-, onderwerpen- en
woordstructuren
Informatie verwerken
•afdelingsapplicaties
•werkwijze en kennis van zaken
•(financiële) administratie
•procedures, documentflow,
planning en logistiek
Documenten vinden
•Word-documenten en -mappen
•post, formulieren en sjablonen
•mutaties in e-bestanden
•papieren en e-archief
In de software van BCT|automatiseringf Roccade, Circle software,
Centric en Decos, B-ware (XML) en Povo.
KON. WILHELMINAHAVEN ZZ 19
3134 KG VLAARDINGEN
TELEFOON 0031 [0]10 23 402 91
06 539 468 40
06 514048 48
TELEFAX 0031 [0]10 46 034 37
E - MAILinfo@artconservation.nl
WEBSITE www.artconservation.nl
Split-Vision® werkt als het ware
"D_
volgens de NOVIB-methode.
<7.
X O
Als u bijna in de informatie-
O "O
-J O
stromen verzuipt redden wij u
cd 5-
uit het water, wij leren u met
1 O Zj
•Ni w
ro en
alleen zwemmen maar wij
2 cn
O (J!
leren u vooral zwemonderwijzer
5
te worden.
m
e z
w o
-rv q' m
P
Wilt u informatie over het
T
documentair informatiemodel
of coaching en begeleiding?
'O
V>
"O "n
www.splitvision.nl
Pomperschans 5b
5595 AS LEENDE
DIGITALISEREN
2^ fJ CONSERVEREN
A?" '_U DETACHEREN
RESTAUREREN
Jéléphone A.982
e{1ontagns
Herbes
37
Béton Armé.
KLÉE:
ClMENTATION pon INJECTION
Brevets
Ad. WolpsiiOX/z
EL8ERFELD
'P/anc/>er& creup p/e/os
Etudes. Plans, Calculs
Brevetée
P, RENDLE CIMENT IMPERMÉABLE
•^sséenement /so/at/ons.Q/mentaepe
Visitekaartje van een Duitse onderne
mer in Brussel. (Algemeen Rijkarchief,
Brussel, Sekwesterfonds)
Een uniform archiefschema
Structuur van het archiefbestand
Technische contextgegevens
Gebruikscontext
Dr. Chantal Vancoppenolle werkt op het Rijksarchief te
Beveren. Sedert 1993 is ze werkzaam op het Rijksarchief in
België, voornamelijk op het terrein van de bedrijfsarchieven. I
1 Een sekwester is een bewaarder
van in beslag genomen goede
ren.
2 Dit project wordt gefinancierd in
het kader van de 'Actie tot sti
mulering van het onderzoek in
de federale wetenschappelijke
instellingen die onder het het
gezag staan van de Minister van
Wetenschapsbeleid'.
3 P.j. Horsman, F.C.j. Ketelaar,
T.H.P.M. Thomassen (red.),
Context. Interpretatiekaders in
de archivistiek. Jaarboek 2000,
's-Gravenhage, 2000.
4 G. Kurgan-van Hentenryk,
Economie en vervoer, in
J. Stengers (red.), Brussel: Groei
van een hoofdstad, Antwerpen,
1979, p. 216-226.
5 F. Sartorius, Les Allemands en
Belgique, in A. Morelli (red.),
Histoire des étrangers et de I'im
migration en Belgique de la pré-
histoire a nos jours, Brussel,
1992, p. 183-184; S. De Schaep-
drijver, Vreemdelingen in Viltette:
De buitenlandse aanwezigheid in
het negentiende-eeuwse Brussel,
in H. Soly en A.K.L. Thijs (red.),
Minderheden in Westeuropese
steden (16de - 20ste eeuw),
Turnhout, 1995, p. 115-134.
6 M.-T. Bitsch, La Belgique entre la
France et l'Allemagne 1905-1914,
Parijs, 1994.
7 P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar,
T.H.P.M. Thomassen, o.c.,
P- 54-55-
8 H. Coppejans-Desmedt,
De sekwesterarchieven met
betrekking tot de Eerste
Wereldoorlog: historiek en
algemeen overzicht, in
Bibliotheek- en Archiefgids,
60, 1984, p. 64-65.
9 P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar,
T.H.P.M. Thomassen, o.c.,
p. 11-12.
december 2001
archievenblad
