Polyester Bergingssystemen
ABS-Archeion
en nog veel meer
Jansen - Wijsmuller
Beuns B.V.
Split J/ision
Via het Documentair
Informatie Model
Communicatie
Informatie
Documenten
Afstemmen en integreren
Voldoen aan de Photographic Activity Test (ISO: 14523-1999)
Verenigde Bedrijven
Postbus 166,1530 AD Wormer, Veerdijk 44,1531 MS Wormer,
Telefoon: +31 (0)75 621.10.01, Telefax: +31 (0)75 621.68.11,
E-mailadres: info@jwb-ceka.nl
Groothandel in Boekbinders-, Restauratie- en Conservatiematerialen en Zelfklevende Folies
Jansen - Wijsmuller Beuns B.V. is een zustermaatschappij van CEKA Handelsonderneming B.V.
Hoe archiveert
u elektronische
documenten
f
z*
Voor beide systemen kwam het mil
lennium (al dan niet in 2000) onafwend
baar dichterbij. Er moest aan beide iets
gedaan worden en gelukkig werd al over
de grenzen van rijk en gemeente heen
gekeken. Een aangepast systeem (millen
niumbestendig) zag het daglicht en heel
prozaïsch kreeg het de naam ABS-
Archeion mee.
Gezamenlijk ontwikkelen is één ding,
maar wie neemt het beheer voor zijn
rekening? De G-7 - dat wil zeggen de
Rijksarchiefdienst en de gemeentearchie
ven van Amsterdam, Den Haag,
Rotterdam, Utrecht (met zijn nieuwe
combinatie), Dordrecht en Leiden - had
het nieuwe systeem ontwikkeld en ook a
fonds perdu gefinancierd, maar wilde
niet per se ook het beheer voeren, temeer
niet daar het systeem voor heel het
Nederlandse archiefwezen bruikbaar
geacht werd. Men wilde dat ook de ande
re gebruikers invloed zouden kunnen uit
oefenen op de verdere ontwikkeling en
op de kosten.
De beheersraad van ABS-Archeion heeft
contact gezocht met de (oude) STAR Met
dat bestuur is overeengekomen ABS-
Archeion aan de STAP over te dragen. Ik
zal u niet vermoeien met allerlei techni
sche details die geregeld moesten worden
(zoals de eigendomskwestie), maar op 27
juni van dit jaar kwamen bijna alle
gebruikers van ABS-Archeion te Utrecht
bijeen om de nieuwe statuten van de
STAP goed te keuren en het nieuwe
bestuur te kiezen. Hoewel er geen directe
band meer hoeft te zijn met de oorspron
kelijke initiatiefnemers, zijn de huidige
bestuursleden wel nog allemaal uit deze
instellingen afkomstig, zij het dat het
bestuur met één zetel is uitgebreid, die
bezet wordt door mevrouw Verachten
van het Algemeen Rijksarchief in Brussel.
Het is nu tijd om een groot misver
stand uit de weg te ruimen. Vele collega's
zijn niet overgestapt op ABS-Archeion
omdat zij de kosten zo hoog vonden (tot
1 juli van dit jaar 2250,- per licentie).
Het misverstand bestond hierin dat colle
ga's licenties gelijkstelden met het aantal
gebruikers en dan is een bedrag van
2250,- inderdaad hoog. Het gaat echter
om het gelijktijdig gebruik van het sys
teem en dan wordt het een ander ver
haal. Om een voorbeeld te geven: Het
Utrechts Archief kan met tien licenties
zeer goed uit de voeten.
Een ander misverstand. Ik heb ook wel
collega's horen zeggen dat de initiatief
nemers de ontwikkelingskosten van het
systeem (bijna 600.000) via de licentie-
prijs terug wilden krijgen. Dat zou niet
eens onlogisch geweest zijn, maar wij
zijn zeer onlogisch en altruïstisch
geweest door de ontwikkelingskosten
volledig voor eigen rekening te nemen.
De Rijksarchiefdienst is wel zeer vrijgevig
geweest door niet alleen 50 procent voor
haar rekening te willen nemen, maar ook
het intellectuele eigendom aan de stich
ting over te dragen.
In de loop van dit jaar moet een nieuw
contract over het onderhoud gesloten
worden. Aangezien 90 procent van onze
lasten gespendeerd wordt aan het onder
houd, is het van groot belang een goed
onderhoudscontract af te sluiten, dat
maatwerk levert. Hoe meer deelnemers
en hoe lager de vaste lasten, hoe lager
natuurlijk ook de kosten per licentie.
Overigens zijn het de gebruikers die nu
samen bepalen hoe hoog de kosten per
licentie zullen zijn.
Blijft het hierbij? Nee, want de STAP gaat
verder. Belangrijk is dat de vernieuwde
STAP niet alleen een uitbreiding naar
andere applicaties voor het archiefwezen
nastreeft, maar ook software en software-
gerelateerde producten wil (laten) ont
wikkelen en exploiteren ten behoeve van
andere instellingen die cultuur-historisch
erfgoed beheren. Dat is een ruimere doel
stelling dan de vroegere STAP had.
De DIVA legt op dit moment de laat
ste hand aan de bezoekers/klantenkaart.
De STAP heeft met DIVA afgesproken het
beheer over te nemen op het moment
dat de klantenkaart volledig ontwikkeld
en geïmplementeerd is. Dan zullen er
verschillende gebruikersgroepen gaan
ontstaan binnen de STAP. Verwacht mag
worden dat de ABS-Archeion-gebruikers
ook grotendeels de afnemers zullen wor
den van de klantenkaart, maar ook niet-
ABS-Archeion-gebruikers kunnen straks
in 2002 de klantenkaart gaan gebruiken.
De module van ABS-Archeion die men
daarvoor nodig heeft, wordt hen om niet
geschonken. Zo geven wij invulling aan
de verantwoordelijkheid die wij voelen
voor het totale archiefveld in Nederland.
Naast deze concrete producten die nu
reeds beschikbaar zijn dan wel binnen
enkele maanden beschikbaar komen,
gaat een kleine groep gebruikers zich bui
gen over verdere ontwikkelingen. Het
ligt in de lijn der verwachtingen dat een
relatie met internet gelegd gaat worden.
Het bevragen van onze bronnen op
afstand gedurende 24 uur per etmaal zal
immers de toekomst worden.
19
■BB&UWl
d)
Communicatie met klanten
•e-mail/internet en via de website
•correspondentie en acquisitie
•OL2000, VIND en woordgebruik
•producten-, onderwerpen- en
woordstructuren
Informatie verwerken
•afdelingsapplicaties
•werkwijze en kennis van zaken
•(financiële) administratie
■procedures, documentflow,
planning en logistiek
Documenten vinden
•Word-documenten en -mappen
•post, formulieren en sjablonen
•mutaties in e-bestanden
•papieren en e-archief
In de software van BCT (automatisering, Roccade, Circle software,
Centric en Decos, B-ware (XML) en Povo.
Split-Vision® werkt als het ware
volgens de NOVIB-methode.
Als u bijna in de informatie
stromen verzuipt redden wij u
uit het water, wij leren u niet
alleen zwemmen maar wij
leren u vooral zwemonderwijzer
te worden.
Wilt u informatie over het
documentair informatiemodel
of coaching en begeleiding?
www.splitvision.nl
Pomperschans 5b
5595 AS LEENDE
55'
>s o'
u
os
O T3
-J O
-J q
m
tn
w
Cl s-
ro tn
to
Ni
Z z
55' O
-• m
3
2.8
en
5 w
3, u)
o 5-
co
T3_ Tl
Door Jo Jamar*
STAP staat voor Stichting Archief
Programmatuur en is in 1989 opgericht door
een aantal enthousiastelingen voor het
beheren van het programma ABS (Archief
Beheer Systeem), een systeem dat vooral
door gemeentelijke archiefdiensten gebruikt
werd. Een zeer nuttig systeem, maar met
een groot nadeel, namelijk dat er geen regi
stratie mogelijk was van de aangevraagde
stukken. Dat was in Archeion, ontwikkeld
door en voor de Rijksarchiefdienst, wel
mogelijk.
Misverstand
Klantenkaart
Jo Jamar is directeur van Het Utrechts Archief en
voorzitter van het bestuur van de KVAN.
oktober 2001 archievenblad I
