«jz>
36 I
Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland
KVAN Nieuws
Bureau KVAN
Redactie Archievenblad
Tel. (020) 462 77 27
KVAN-Agenda 2001
Nieuwe
bureaumedewerker
Sinds half augustus is Hans van der Veen
de nieuwe medewerker op het KVAN-bureau
in Amsterdam. Hij volgt Marieke de Haan op,
die een functie bij de Archiefschool heeft aan
vaard. Naast de gewone verenigingswerk
zaamheden is hij ook bureauredacteur van het
Archievenblad. Helaas is het bureau enige tijd
slecht bezet geweest, maar daaraan is nu een
einde gekomen.
Hans van der Veen is neerlandicus en heeft
een ruime ervaring in met name boekenvakar
chieven. De afgelopen jaren was hij onder
meer werkzaam bij de bibliotheek en het
archief van de KVB (Koninklijke Vereniging
voor het Boekenvak). Dit jaar heeft hij daar
naast ook het archief van uitgeverij Samsom
geschoond, geordend en ontsloten en bijge
dragen aan het onderbrengen van dit particu
liere archief bij een openbare archiefinstel
ling, de bibliotheek van de KVB.
Selectielijsten ter inzage
In het kader van de archiefwettelijke pro
cedure tot vaststelling van selectielijsten (art.
4, lid 2 van het Archiefbesluit 1995) liggen de
navolgende (ontwerp)selectielijsten tezamen
met het verslag van het driehoeksoverleg
vanaf 28 september 2001 voor een periode
van acht weken ter inzage in de bibliotheken
van de betrokken zorgdragers, het ministerie
van OCenW en de rijksarchieven in de pro
vincie, evenals bij de informatiebalie in de
studiezaal van het Algemeen Rijksarchief:
selectielijst, ingediend door de Minister van
Buitenlandse Zaken en Minister van Ont
wikkelingssamenwerking, voor de neerslag
van handelingen op het beleidsterrein 'bui
tenland en ontwikkelingssamenwerking'
over de periode 1945-1990 (1994);
selectielijst, ingediend door de Minister van
Landbouw, Natuurbeheer en Visserij, voor
de neerslag van de een handeling op het
beleidsterrein 'sociale voorzieningen' over
de periode 1983-1985.
Digitaal doorgelicht
KVAN-studiedag 20 september 2001
Hoewel Horsman van mening is dat archi
varissen in het algemeen wat tegen theorie heb
ben, is goede kennis van de theorie en de oor
sprong van terminologie belangrijk bij digitaal
archiefbeheer. Nu we erachter zijn gekomen dat
digitalisering niet meer alleen een technisch,
maar vooral een inhoudelijk
probleem is, moet de hou
ding van archivarissen we
zenlijk veranderen. Sinds de
publicatie van de jaarboe
ken SAP is duidelijk dat we
bij 'archief' niet meer aan
het 'document' moeten
denken maar aan procesge
bonden informatie. Hors
man: "Bij het 'ontstoffelij-
ken' van archief is er grote
behoefte aan houvast in de theorie." Nog een
stelling: "Theorie is niet het tegenovergestelde
van praktijk. Praktisch is het tegenovergestelde
van onpraktisch. Het zou wel heel onpraktisch
zijn om deze ingewikkelde problemen zonder
theorie te willen oplossen."
Gezien vanuit de DIV-wereld verandert er
veel, zijn er veel nieuwe vragen. Het wonder
middel voor deze tijd: digitale archivering lost
alle problemen op. Veel DIV'ers voelen zich
geen deel uitmaken van de ontwikkelingen,
merken tegengestelde verwachtingen, hebben
weinig kennis van digitalisering en hebben hier
weinig informatie over. De invoering van de
nieuwe regelingen art. 11 en 13 spelen hierbij
ook een rol.
De oude pragmatische houding is voor de toe
komst niet genoeg; er zullen zelf initiatieven
DE REEH ST
Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland
KVAN nieuws
genomen moeten worden. Eerst zorgen dat de
huidige archivering goed op orde is, daarna met
kwaliteitseisen digitaliseren. Een probleem in de
organisatie is dat men vaak bij digitale bestan
den het archiefbelang onderkent. Ook de drem
pel om te vernietigen is ineens veel lager. Om
hieraan met succes het hoofd te kunnen bieden
is een stevige positie in de organisatie een must.
De bevoegdheden van DIV moeten duidelijk
zijn, het management' moet goed betrokken
wezen, er moeten voldoende controle-instru
menten zijn en samenwerking is zeer belangrijk.
Molenaar concludeerde dat digitalisering moge
lijk is na een verbetering van de inbedding van
de DIV-functie. Hierna moet een goed plan voor
archiefbeheer worden opgesteld en vervolgens
een goed plan voor digitaal archiefbeheer.
Hoewel ze van mening was dat het werk op zich
niet verandert, is wel duidelijk dat de communi
catie in de organisatie veel aandacht behoeft en
wezenlijk anders is.
In de discussie werd opgemerkt
dat van primair belang is hoe de
archivaris c.q. DIV-medewerker
het management kan overtui
gen. Een goed plan is hierbij
noodzakelijk evenals het clai
men van de nodige middelen.
Er moet worden duidelijk
gemaakt dat het probleem niet bij de archiefbe
heerder maar bij de manager en de organisatie
ligt. Het eigen belang bij informatiebehoefte en
het hierbij aanbieden van sturingsinstrumenten
dient voldoende overtuigingskracht te geven. Een
ander speerpunt is de nadruk die vanuit ons vak
vooral gelegd moet worden op de brede noodzaak
tot verantwoording. Optimaal informatiebeheer
kan deze laatste behoefte waarmaken.
Workshop C
De presentatie ging een volstrekt andere
kant op. Het beheren van technische tekeningen
is niet aan bod geweest. Naar aanleiding van een
case kwam het gesprek op de juridische bewijs
last bij het bewaren en reproduceren van 'com
pound-documents'. In dit geval een grootschali
ge basiskaart met daaronder hangende databases
vanuit diverse organisaties.
DE REEHORST
Tevens ging de discussie over de bewijslast en
noodzaak tot bewaren van gepubliceerde webpa
gina's met dergelijke breed samengestelde infor
matie uit verschillende bronnen.
Tijdens deze workshop presenteerde Van
Bussel op volstrekt onorthodoxe wijze het door
hem en Ector ontwikkelde Referentiemodel
Gemeentelijke Processen. Vanuit diverse casus
onderzoeken binnen het gehele gemeentelijke
takendomein is dit model ontstaan.
Het model bestaat uit een verzameling van
intergerelateerde instrumenten voor de inrich
ting van documentaire-informatievoorziening.
Hiervan maken onderdeel uit een referentie-pro-
cesmodel, gemeentelijke producten, document
inventarissen en waarderingslijsten, een over
zicht van gegevensverzamelingen en hun onder
delen gebaseerd op het gemeentelijk functioneel
ontwerp. Verder datamodellen, contextmodel
len en de benodigde en gegenereerde expliciete
en impliciete kennis.
Van Bussel merkte op dat bij de functies van
documentaire informatie de verantwoording
(bewijs en rechtmatigheid) het meest belangrijke
aspect is. Hiernaast uiteraard de informatiefunc
tie zelf en archief als cultuur-historisch erfgoed.
Van Bussel concludeerde dat de totale context
van de archiefdocumenten hiermee vast ligt,
deze is onafhankelijk van gebruikte software
voor procesmodellering. Het referentiemodel als
product is medio 2002 marktrijp. Het onder
houd wordt geregeld op basis van licenties. In
feite, zo besloot Van Bussel, is het niets nieuws,
maar het is wel een geïntegreerd model vanuit
een bredere organisatie. Hiermee zal het welsla
gen meer gegarandeerd zijn.
Almanak 2000
5.8 Noord-Holland
Eerste telefoonnummer
wijzigen in: 023-5144655
6.118 Archiefdienst Westfriese
Gemeenten
Toevoegen aan openingstij
den: de derde maandag in
augustus gesloten.
6.33 Goes
E-mailadres wijzigen in:
archiefgoes@zeelandnet.nl
6.38 Haags Gemeentearchief
toevoegen: www.gemeente
archiefdenh aag. nl
6.55 nieuwe naam:
Historisch Centrum
Leeuwarden Histoarysk
Sintrum Ljouwert
website veranderen in:
www.historischcentrum-
leeuwarden.nl
E-mail wijzigen in:
historischcentrum@
leeuwarden.nl
6.72 Het Archief. Centrum voor
Stads- en Streekhistorie
Nijmegen
Bezoekadres wijzigen in:
Mariënburg 27
telefoonnummer wijzigen in:
024-3292280
fax wijzigen in: 024-3292981
e-mailadres wijzigen in:
gemeente@nijmegen.nl
9.32 N. V. Nederlandse
Spoorwegen Concemarchief.
Bezoekadres:
hoofdgebouw IV, Laan van
Puntenburg 100, Utrecht.
030-2354747/5341,
fax 030-2354427, e-mail:
s.s.visser@holding.ns.nl.
na schriftelijk verzoek.
Postadres: NS Groep NV,
AJZ/Concernarchief,
Postbus 2812,
3500 GV Utrecht
Concernarchivaris:
S.S. Visser, Medewerkers:
mw. Y.C. Kraan, L. van Raam
oktober 2001
37
Bureau Koninklijke Vereniging
van Archivarissen in
Nederland.
Voor informatie over de KVAN,
bestelling van publicaties, aanmel
ding voor activiteiten en wijzigin
gen in de ledenadministratie kunt
u contact opnemen met het
bureau. Kopij voor het
Archievenblad, berichten voor deze
rubriek en mutaties in de Almanak
van het Nederlands Archiefwezen
kunt aan het bureau van de KVAN
doorgeven.
Cruquiusweg 3 I
1019 AT Amsterdam
Fax: (020) 462 77 28
E-mail: bureau@kvan.nl
Internet: www.kvan.nl
Postbank Bureaurekening: 84767
23 november:
Algemene Ledenvergadering
Voor meer informatie: tel. (070) 331 55 31,
Algemeen Rijksarchief, Den Haag.
De studiedag 'Digitaal doorgelicht' stond in het teken
van de vraag hoe informatiebeheerders greep krijgen
en houden op digitaal gevormde archieven. Na de
opening door dagvoorzitter Rob Kramer, plaatsver
vangend hoofdinspecteur bij de Rijksarchiefinspectie,
hield Peter Horsman, werkzaam aan de
Archiefschool, een betoog over de zin of onzin van
theorieën voor het beheer van digitale archieven.
Veel gedoe om bits. Zin of onzin van theorie, Peter
Horsman (Archiefschool)
Digitaal archiefbeheer: niets bijzonders, Marry
Molenaar (Rijksarchiefinspectie)
1 archievenblad oktober 2001
111
y#
Peter Horsman.
Archivering van digitale technische tekeningen,
Jacques Bogaarts (ARA)
Marry Molenaar.
Workshop B
Gebruik referentiemodel ten behoeve van de docu
mentaire informatievoorziening, Geert-Jan van Bussel
Peter van Beek en Patricia Böschen
Mutaties in de Almanak
archievenblad
