UHM\
0M[M\
nederlandse vereniging van bedrijfsarchivarissen
Regio Zuid nvba op bezoek bij Jalema
Tijdens de oprichtingsvergadering op 3 mei
2001 van de Regio Zuid NVBA bij Jalema te
Reuver hielden Bert Verstappen en Ruud
van Pol aan de hand van sheets inleidingen
over de door Jalema aangeboden archiefsys
temen. Ten behoeve van het NVBA-Nieuws
zijn deze lezingen door ondergetekende
omgewerkt tot een lopend verhaal.
Archivering
De archiveringsmedia van het verleden
waren papier en microfilm. De hedendaag
se archiveringsmedia zijn nog steeds papier,
microfilms en digitale datadragers. De grote
vraag is of in de toekomst alleen en uitslui
tend digitale datadragers worden gebruikt.
Het toverwoord op de hedendaagse markt
is digitaal, vooral daar waar de fysieke archi
vering te wensen overlaat en de digitale
archivering oplossing in de chaos moet
brengen. Bij de fysieke archivering spelen
ruimte en tijd een steeds belangrijkere rol.
Jalema's advies is dan ook: werk vanuit een
goed georganiseerd fysiek archief naar het
digitale tijdperk toe.
Fysieke archivering in 20..?
Wist u dat als u morgen uitsluitend elektro
nisch wilt archiveren u vandaag de printers
bij het vuil moet zetten? En wist u dat ruim
75 procent van de bedrijfsinformatie op
papier staat? Een document gemiddeld vijf
keer wordt gekopieerd? Een werknemer 50-
80 procent van de werktijd besteedt aan
zoeken van informatie? (bron: Dataquest/
IDC 2000.) Wist u ook dat in vele organisa
ties de zoektijd naar documenten met 40
procent kan worden gereduceerd en de
archiefcapaciteit vaak met gemak kan wor
den verdubbeld op hetzelfde aantal (dure)
vierkante meters? Hoe? Door de juiste
archiveringsmethode te kiezen. Van belang
hierbij zijn het element ruimte, verrijdbare
oplossingen en het element tijd.
U kunt immers de zoektijd aanmerkelijk
reduceren door het toepassen van kleurco-
dering. Dé methode om dossiers snel te
kunnen traceren en te archiveren en om
verkeerd gearchiveerde dossiers te ontdek
ken. De voordelen van kleurcodering zijn
het sneller vinden van het benodigde dos
sier en minder kans op verkeerd terughan-
gen van de dossiers. Een verder voordeel is
het meteen herkennen van verkeerd gehan
gen dossiers. Belangrijke voorwaarde bij
kleurcodering is wel dat de mappen abso
luut verticaal moeten zijn en de mappen
aan de voorzijde gelijk zijn. Om kleurcode
ring optimaal vorm te geven heeft Jalema
Code-in-One-on-Demand geïntroduceerd.
Voor een goede fysieke archivering is het
toepassen van een systeem belangrijk. Wij
geloven niet in het gezegde 'iemand die
goed archiveert is te lui om te zoeken'.
Assortiment
Het Jalema Lateraal hangend archiefsysteem
maakt elke manier van archiveren mogelijk:
losbladig en gehecht, collectief en enkelvou
dig. Het systeem bestaat namelijk uit verza-
melmappen, werkmappen met diverse
hechtmechanieken, mappen voor losbladig
archief, insteekmappen, binnenmappen met
Zip Clip, tasmodel of klep. Op deze manier
kunnen brieven, offertes, facturen, foto's en
vergunningen op een verantwoorde manier
worden opgeborgen en zijn ze onder hand
bereik beschikbaar. Ook Jalema's Mediafiles
(cd-rom's, dvd's en zip-disks) kunnen desge
wenst in bestaand meubilair of in een rek
worden gearchiveerd. Wat is nodig voor een
dergelijk archiefsysteem? Dit zijn een profiel,
een ophangpunt, een goede kwaliteit karton,
een efficiënt hechtmechaniek en een goed
kleurcoderingssysteem. De kenmerkende
eigenschappen van het Jalema-systeem zijn
de vergroting van de bestaande capaciteit per
vierkante meter en de mogelijkheid om in
elke kast of rek dit systeem in te bouwen. Dit
kan zowel collectief als enkelvoudig, gehecht
als losbladig. Het is zeer geschikt voor kleur
codering en toepasbaar in dynamische en
statische archieven, maar niet toepasbaar in
een bureaulade.
Strategie
De strategische toekomstvisie van Jalema
werd door de heer Verstappen als volgt
samengevat:
l.Segmentgerichte conceptmatige verkoop
van fysieke archiefsystemen in binnen- en
buitenland.
2. Ontwikkelen van software die ingezet kan
worden bij het opbergen en terugvinden
van informatie.
3. Allianties om totaalconcepten te kunnen
(blijven) bieden.
Brug
De heer Verstappen benadrukte dat het voor
de toekomst belangrijk is om een goede brug
te slaan tussen het fysieke en het elektroni
sche archief. Deze brug is door Jalema reeds
geslagen en heet Jalema File Management
(J-F-M). De heer Ruud van Pol gaf hierna een
interessante uiteenzetting.
Met J-F-M is het mogelijk een brug te slaan tus
sen fysieke en elektronische archivering. Voor
de jaren zeventig was papier de informatiedra
ger en aan de hand hiervan kwamen de primai
re processen op gang. Vanaf de jaren tachtig
was er reeds een mix van analoge en digitale
informatie voorhanden. De informatieproces
sen anno 2001 spelen zich af via e-mail, netwer
ken, papier en post. Voor de toekomst wordt
een volledig digitale werkomgeving verwacht,
waarbij de binnenkomende papieren post
wordt gescand en de overige post en informatie
digitaal wordt aangeleverd.
Scannen van achterstand - Backlogscanning
Bij de aanvang van een scanproject is het zaak
de voor- en nadelen van het zogenaamd
'backlog scanning' te vergelijken met 'scan
ning on demand'. Bij het scannen met als
doel om de achterstand weg te werken moe
ten alle documenten gescand en geïndexeerd
worden. Hierdoor krijgt de organisatie een
productieverantwoording. De productie moet
dan ook de historie en de aanwas bijhouden.
Deze werkwijze vergt verder hoge kosten in
verband met de aanschaf van apparatuur en
het inzetten van menskracht. Verder moeten
bestanden op tijd worden geconverteerd en
bij een geringe opvraag is er dus een slecht
rendement. De documenten kunnen wel uit
eigen voorraad worden geleverd.
Scannen op aanvraag - Scanning on demand
Bij scannen op aanvraag is er met onmiddel
lijke ingang ruimtewinst gecreëerd en is er
50
NVBA nieuws
nederlandse vereniging van bedrijfsarchivarissen
een organisatie-
vreemde activiteit
uitbesteed. Door
deze wijze van wer
ken worden indi
recte organisatie
kosten directe aan-
koopkosten. Verder
kan dit leiden tot
een groeipad naar
een digitale omge
ving. In het kader
van de wettelijke
bepalingen blijft
het origineel be
houden. Bij een beperkte opvraag is
er sprake van een hoog rendement.
'Scanning on demand' betekent dus
levering van documenten uit voor
raad na scanning. Jalema File
Management is in staat om binnen
maximaal 1,5 uur de gedigitaliseer
de dossiers aan te leveren op iedere
werkplek waar men beschikt over
Internet Explorer 5.0 en waar een
ISDN-verbinding met Virtual Private
Network van Jalema File Manage
ment tot stand kan worden ge
bracht. In de praktijk worden de
gedigitaliseerde dossiers vaak al na
vijftien minuten aangeleverd.
Fort Knox
In een zwaar beveiligde omgeving
(hightech inbraakinstallatie, uitge
breide toegangscontrole, een came
ra-observatiesysteem en een brand
melding- en een blusgasinstallatie)
wordt bij Jalema de privacygevoeli
ge fysieke informatie beheerd. Door
gebruikmaking van moderne net
werktechnieken is er een snelle digi
tale toegankelijkheid tot deze bij
Jalema fysiek opgeslagen informa
tie. Dit gebeurt, zoals reeds vermeld,
met behulp van de Internet Explorer
5.0 en een verbinding via ISDN met
het J-F-M-netwerk. Het inloggen
kan alleen maar met het bekendma
ken van de gebruikersnaam en het
wachtwoord. Tevens moet het num
mer van de Key-Fob worden inge
voerd. Bij een aanvraag wordt de
gevraagde informatie door middel
van de 'picklist' opgezocht. De niet
jes en de paperclips worden verwij
derd. Hierna wordt het dossier ges
cand met behulp van het Kodak
Scanapparaat en alles klaar gezet
voor de elektronische verzending.
Binnen een tijdsbestek van vijftien
tot dertig minuten is de informatie
voor de klant beschikbaar.
De voordelen op een rijtje:
Optimale beveiliging van uw priva
cygevoelige informatie.
Veel goedkopere exploitatie van
uw archief.
Zet indirecte organisatiekosten
om in directe inkoopkosten waar
door de beheersing van deze kos
ten mogelijk wordt.
Vanwege de optimale toeganke
lijkheid van ons archief en de
supersnelle elektronische distribu
tie van de documenten, is de con
tinuïteit in uw informatievoorzie
ning maximaal gewaarborgd.
Als u gebruik maakt van JFM-ser-
vice creëert u voor uzelf een opti
maal groeipad om van fysieke
naar elektronische archivering te
komen. v
JFM levert u kostbare ruimte op.
Ruimte die u kunt gebruiken om
de huidige krapte op te heffen
dan wel kunt gebruiken voor
andere doeleinden.
De service JFM is ISO-9001 gecer
tificeerd.
#y W&f-'
Henk Hagemeijer,
penningmeester NVBA 1993-2001
De wieg van Henk Hage
meijer stond in Amsterdam. Hier
werd hij op 2 oktober 1934 gebo
ren en kreeg hij als officiële voor
namen Hendrik Bertus. Na de
lagere school ging hij naar de
mulo. Zijn eerste baantje kreeg hij
bij de Twentsche Bank. In militaire
dienst werd hij opgeleid tot korpo
raalschrijver. Na zijn militaire diensttijd keerde hij terug
naar zijn oude werkgever. De Twentsche Bank is later
gefuseerd met de Nederlandse Handelsmaatschappij en
deze combinatie werd later omgedoopt tot de Algemene
Bank Nederland (ABN). De meeste tijd in zijn actieve
periode werkte Henk bij het Centraal Beheer, waar hij
op 1 december 1961 begon. Deze verzekeringsmaat
schappij was toen gevestigd in Amsterdam. Door gebrek
aan geschikte locaties verhuisde het Centraal Beheer
naar het oosten van het land en het werd Apeldoorn.
Henk verhuisde mee en ging ook wonen in Apeldoorn.
Bij het Centraal Beheer was hij werkzaam bij het archief,
dat in het begin onder het directiesecretariaat viel.
Buiten de reguliere archiefwerkzaamheden werden ook
andere aanverwante werkzaamheden verricht. Later
werd het archief organisatorisch 'opgehangen' bij de
interne dienst. Henk kijkt met veel voldoening terug op
zijn loopbaan en hij heeft het gevoel dat de tijd omge
vlogen is. Op 2 oktober 1999 ging Henk Hagemeijer met
pensioen. Tijdens zijn Apeldoornse periode bij Centraal
Beheer begon hij midden in de jaren zeventig aan de
opleiding voor bedrijfsarchivaris bij de GO in Den Haag.
Een van zijn leraren was de 'éminence grise' van de
bedrijfsarchivistiek in Nederland, Hans Dreese. Na het
behalen van zijn GO-B-diploma werd hij direct lid van
de NVBA. In een moeilijke periode van de NVBA werd
hij in 1993 door Arie Otten gevraagd het bestuur van de
NVBA te versterken. Eerst even als secretaris, maar dat
werk lag hem niet. Niet lang daarna werd hij benoemd
tot 'schatmeester' van de NVBA. Samen met voorzitter
Arie Otten bezocht hij de bestuursvergaderingen trouw.
Een enkele keer ontbrak hij, maar daar was dan altijd
een geldige reden voor. Tijdens een informele bestuurs-
bij eenkomst op 31 maart 2001 is in Grave inmiddels
officieel afscheid genomen van Henk. Voorzitter Otten
deed dat nog eens over tijdens de laatstgehouden alge
mene ledenvergadering van de NVBA te Hilversum op
donderdag 14 juni 2001 met een humoristisch getinte
toespraak, vergezeld met een kleine blijk van waarde
ring en onder applaus van de aanwezige leden.
51
Archiefsystemen
FIL1NG SYSTEMS'OFFICE SUPPLIES
Scannen
archievenblad
augustus 2ooi
Harry Strijkers
Harry Strijkers
augustus 2001
archievenblad
