in de provincie
Groningen 1989-2
c/^A
een sluitend net
een sluitend net
DE ONTWIKKELING VAN HET GEMEENTELIJK ARCHIEFBEHEER
e c/~uin ersi
o fLcri'
rn/tze
m n
Wfmm
r
rtc^ JdJ-e j i'Ó-r i
V<l. TO «Ü^Sid A.
Het draaipunt is 1989, het jaar waarin door
herindeling het aantal gemeenten daalde van 50
naar 25. Anders dan in de stad Groningen, waar
het Rijksarchief en Gemeentearchief waren geves
tigd, bezaten voor 1989 de toen nog 49 overige
gemeenten weinig deskundigheid wat betreft
archiefbeheer. Er was in één gemeente een mid
delbaar archiefambtenaar werkzaam en in twee
gemeenten een VVA'er. Registratuurambtenaren,
van wie verschillenden met een diploma
SOD, beheerden de overige archieven.
t Werkzaamheden aan de openbare
archieven gebeurden door of onder
leiding van medewerkers van de
provinciale inspectie of het
Rijksarchief, zoals een omvangrijk
selectieproject in de jaren zeventig
en tachtig. In alle gemeenten vond
selectie ter bewaring plaats uit de
bijlagen bij de gemeenterekenin
gen vanaf 1811 en in de helft van
de gemeenten uit de ingekomen
stukken vanaf 1811 tot de invoe
ring van de rubrieken/
dossierstelsels. Onder dezelfde
leiding waren in grotere gemeen
ten zoals Slochteren en Veendam
de archieven tot de invoering
Y 'T A' van het dossierstelsel geïnventa
riseerd. Dr. W.J. Formsma maak
te een inventaris van het oud
archief van Appingedam. Maar
in het overgrote deel van de
gemeenten waren de archieven
'rechtstreeks toegankelijk' of
toegankelijk via een dossierin
ventaris. De plaatsingslijsten die
rijksarchivaris dr. W.A. Poelman
vanaf 1925 van archieven
van gemeenten maakte, waren
vergeten.
Op het veilig bewaren van
archieven is vanaf 1918 door de
provincie steeds toegezien. Hierdoor waren in
alle gemeentehuizen brandvrije bewaarplaatsen
aanwezig, grenzend aan de afdelingen registra
tuur. Vele ervan werden echter veel te klein, met
alle gevolgen van dien voor de bewaring. In de
jaren zeventig en tachtig bouwden grotere
gemeenten, die buiten de herindeling zouden
blijven, nieuwe gemeentehuizen met archiefbe
waarplaatsen. Ondanks deze niet bepaald opti
male omstandigheden zijn de hoofdseries van
de archieven vanaf 1811 redelijk goed bewaard.
Eventuele stukken van plaatselijke besturen van
vóór 1811 zijn door het Rijksarchief overgeno
men.
Vanouds was er bij secretarissen, registratuur
ambtenaren en archiefinspectie veel aandacht
voor een goede vorming van archieven, toegan
kelijkheid en geregelde selectie ter bewaring. Als
hulpkrachten voor met name de kleinere
gemeenten werd, mede op aandrang vanuit de
provincie en gemeenten in Groningen, het met
de VNG verbonden bureau ODRP opgericht. Een
traditie waarop nog steeds wordt voortgebouwd
door DoxSupport.
In de aanloop tot de grote herindeling heeft de
inspectie vooral gewerkt aan het maken van
magazijnlijsten zodat de archieven de verhuizin
gen zouden doorstaan, aan het toezien op afslui
ting van de archieven van op te heffen gemeen
ten en aan de voorbereiding van nieuwe bewaar
plaatsen. Er bestond geen steun voor de vaste
aanstelling van archivarissen of de inrichting
van streekarchiefdiensten. In Warffum kwam
weliswaar het gemeentehuis hiervoor beschik
baar, maar geld voor verbouwing of exploitatie
ontbrak. Gemeentebestuurders realiseerden zich
niet dat de archiefzorg een eigen gemeentelijke
verantwoordelijkheid is, waarin structureel
moet worden geïnvesteerd. Dit kwam doordat
gemeenten hun taken voor het openbaar archief
altijd met een kleine eigen bijdrage hadden kun
nen afschuiven op gemotiveerde medewerkers
vanuit de provincie en het Rijksarchief of van
externe bureaus.
Vooral doordat de vroeger commissaris van de
koningin H. Vonhoff bij ieder gemeentebezoek de
aandacht vroeg voor de archiefzorg en werkzaam
heden die dit voor de gemeenten meebracht kreeg
dit deel van de gemeentelijke taak meer aandacht.
Vanaf 1989 stelde de inspectie rapporten
op, eerst in de herindelingsgemeenten en later
ook in de overige gemeenten, met als uitgangs
punt het in goede, geordende en toegankelijke
staat brengen van de archieven vanaf 1811. Per
gemeente kwam er een overzicht van de werk
zaamheden met een schatting van de benodigde
uren. Als eindproduct was een beschrijvende
inventaris voorgeschreven, waarbij een dossier
inventaris van goede kwaliteit als toegang op de
betreffende correspondentie kon dienen. Onder
regie van het samenwerkingsorgaan Streekraad
Oost Groningen begon de Centrale Archief
Selectiedienst in de oostelijke gemeenten met de
uitvoering, soms samen met gemeentelijke
archiefbeheerders, zoals in Pekela met mevrouw
A. Horlings-Schreuder. In de Veenkoloniën deed
men de uitvoering in eigen beheer. Vervolgens
was Noord-Groningen aan de beurt, waar de
voorkeur uitging naar tijdelijke archiefambtena
ren voor de uitvoering, in samenwerking met
eigen archiefbeheerders. Hierna volgden de vier
Westerkwartier-gemeenten. Na het opstellen
van de bovengenoemde rapporten beoordeelde
de inspectie de resultaten. Hiernaast drong zij
voortdurend aan op de goede voortgang van de
projecten. Terwille van de uniformiteit gaf de
provincie de inventarissen uit.
Op dit moment zijn van de 49 voormalige
gemeenten - de stad Groningen wordt hier bui
ten beschouwing gelaten - er 25 waarvan de
archieven in de wettelijk voorgeschreven staat
zijn gebracht over de periode 1811-1989; in een
beperkt aantal hiervan wordt nog gewerkt aan
aanpassingen van een dossierdeel. De inventa
rissen zijn uitgegeven. Aan twaalf archieven van
gemeenten wordt momenteel gewerkt. Van vijf
gemeenten waren de archieven voor 1989 al vol
doende bewerkt en moeten de inventarissen met
aanpassingen nog worden uitgegeven. Er blijven
nog zeven gemeenten over waar een begin moet
worden gemaakt met de werkzaamheden. Deze
gemeenten komen de komende jaren aan de
beurt. Dit is geen onwil, maar een gebrek aan
capaciteit bij de voorbereiding en uitvoering.
Naast secretariearchieven zijn ook afdelings- en
dienstarchieven en gedeponeerde archieven
bewerkt. Vanwege de aangetroffen staat van
selectie wordt niet meer vernietigd uit stukken
van voor 1950. Uiteraard wordt de bewerking
afgerond door zuurvrij te verpakken, etiketteren
en ernstige schade op te nemen.
Het door ODRP ontwikkelde voorselectie
systeem wordt algemeen toegepast bij de regi
straturen. Over het belang van goede vorming
en toegankelijkheid, ook van de semi-statische
archieven, bestaat consensus. Er zijn hier dan
ook geen onbeheersbare achterstanden. Achter
standen van enige omvang komen alleen voor
bij sommige dienst- en afdelingsarchieven waar
op vanuit de centrale registratuur te weinig is
toegezien. Een negatief punt hierbij is dat de
selectie soms te veel 'volgens het boekje' gaat en
er met de plaatselijke historische waarde van
stukken onvoldoende rekening wordt gehou
den. Ook is er nog geen oplossing voor het duur
zaam bewaren van digitale bestanden. Tevens
wordt aan de verwerving van archieven, anders
dan die van de gemeentelijke administratie, en
aan de opbouw van collecties foto's, kaarten en
boeken van lokaal of regionaal belang te weinig
aandacht besteed. Dit is in het verleden steeds
op energieke wijze door het Rijksarchief gedaan.
Er is nog geen prikkel voor de gemeenten om
deze taken op te pakken.
Mede door de gemeentelijke herindeling
zijn er vanaf 1989 in dertien gemeenten nieuwe
archiefbewaarplaatsen gebouwd, die van een kli
maatinstallatie zijn voorzien. In negen overige
gemeenten voldoet de bewaarplaats aan de
eisen; waar nodig wordt nog een klimaatinstalla
tie ingebouwd. Er resteren twee gemeenten, één
18
19
Door Jetze Dijkstra*
-Ó^C-C TLj Ott'fy de
Groningen is een provincie met een stad van
170.000 inwoners in een uitgestrekt, overwegend
dun bevolkt platteland. Buiten de stad Groningen
zijn er vier gemeenten met een inwonertal tussen
de 20.000 en 35.000. De overige 280.000 inwoners
wonen in de twintig kleinere gemeenten. Wat zijn
de recente ontwikkelingen met betrekking tot
archiefbeheer in deze provincie met haar rijke his
torie? Wat is er nodig voor een duurzaam archiefbe
heer dat ten dienste staat van de gehele bevol
king? Een overzicht, waarin de nadruk ligt op de
gemeenten buiten de stad Groningen.
Toegankelijk maken en materieel verzorgen
Vorming en verwerving
Behouden en beheren
Gemeenten en de bewaarplaatsen van
hun archieven.
Heishuizen
Uithuizen
i'.s\ li-";
'Appingedam
Loppersum
Stedum lAppingedaml DellZljl
Leens Jtytfinsurr
Leen
Bedum
1 Termunten
Grijpskerk
Ten Boer
v Aduard
Zuidhorn
Zuidhorn
Slochteren
Slochteren®
Groningen
Groningen
VGrool^gast
Grootegast
Finsterwolde
Midwoida 1 •Finsterwolde
Scheemda Beerta
Scheemda
-Nw
Muntendam «Winschoten
Meeden*
Muntendam
r*
Bellingwolde
Leek®
Ma
Haren AHoo9e2^ncl
Winschoten
Veendarr^
Veendam
Oude Pekel
Oude
Pekela
Bellingwedde
Stadskanaal
Stadskanaal
Grenzen van de in 1989 opgeheven gemeenten
Grenzen van de gemeenten in 1990
Uithuizen Namen van de plaatsen waar de archieven
kunnen worden ingezien
Vlagt wedde
Selling^i
archievenblad
april 2001
april 2001
archievenblad
