Groenendijk
Microfilm Scanservice
A|le?Sf««ltloen-),
I Jansen - Wijsmuller
Beuns B.V.
nederlandse vereniging van bedrijfsarchivarissen
NVBA nieuws
Documentmanagement, archiefmanagement en documentformaten
Een beknopt literatuuronderzoek
Het aantal documenten dat wordt
geproduceerd in een organisatie en binnen
die organisatie wordt verspreid, neemt
steeds toe. Een van de oplossingen om
deze informatiestroom in banen te leiden
is een documentmanagement-systeem.
Documentmanagement heeft ais doel het
goed beheren en beheersbaar maken van
elektronische documenten in een netwerk.
Zo'n systeem is ingericht om documenten
te beheren, toegankelijk te maken en te
distribueren. Doorgaans heeft het ook een
functie voor het versiebeheer.
De invoering van een documentmanage
ment-systeem heeft tot gevolg dat de
manier van werken gestandaardiseerd
moet worden. Ook documenten in een
documentmanagement-systeem in de
dynamische fase zijn alleen goed terug te
vinden als de indexgegevens goed en een
duidig worden aangegeven. Met andere
woorden, ook elektronische documenten
moeten worden geordend volgens een
bepaalde systematiek. Belangrijke archief
functies als dossiervorming, selectie en
vernietiging zijn in een documentmanage
ment-systeem doorgaans zwakker of ont
breken geheel.
Archiefmanagement-systemen hebben
betere functionaliteiten voor de dossier
vorming, de dossierbeschrijving, de con
trole op en het uitvoeren van vernietiging
en overbrenging. Het vervolgens blijvend
bewaren van elektronisch opgeslagen
informatie als het geheugen van de organi
satie is en blijft daardoor nog meer een uit
daging voor de toekomst. Voor de bedrijfs-
archivaris die gewend is met papieren
documenten om te gaan zal dit een
behoorlijke omschakeling betekenen.
In het algemeen wordt in de context
van een documentmanagement-systeem
onder een document verstaan: een combi
natie van metagegevens, inhoud en één of
meerdere bestanden. Deze metagegevens
kenmerken het document en worden veel
al in een database opgeslagen, terwijl de
bestanden in het algemeen in een centrale
plaats op een filesysteem worden bewaard.
De laatste versie van een document is in
principe interessant om te archiveren. Er
zijn instanties die ook alle voorgaande ver
sies archiveren.
EDM ofwel Electronic Document
Management (ook wel Enterprise
Document Management genoemd) is een
systeem met als doel een infrastructuur te
creëren waarmee het mogelijk wordt om
nagenoeg papierloos te werken. EDM moet
zich manifesteren alsof alle betrokken
documenten zijn opgeborgen in een grote
elektronische documentenbak. De gebrui
ker krijgt hiermee een hulpmiddel, waar
mee hij op een eenvoudige wijze een
'view' over deze documentenbak kan
maken. Met behulp van EDM is het tech
nisch mogelijk invulling te geven aan een
concernbrede toegang tot de elektronische
informatie.
Via EDM is het mogelijk om alle informa
tie die tot nu toe is opgeslagen in bijvoor
beeld een Centraal Archief, de lokale
archieven en reeds bestaande elektroni
sche documenten (Word, e-mail of Excel)
in te zien, mits geautoriseerd.
Een dergelijke elektronische docu
mentenbak bevat documenten van ver
schillende formaten. Het is bijna onmoge
lijk in EDM alle formaten toe te laten. Er
zal altijd een keuze moeten worden
gemaakt, waarbij de keuze altijd zal moe
ten vallen op de meeste voorkomende en
meest bekende en liefst gestandaardiseerde
(document)formaten. Het moet immers
mogelijk zijn dat verschillende leveran
ciers producten maken die op elkaar aan
sluiten. Dit leidt tot grotere duurzaamheid
van gegevens en toepassingen.
De meest gebruikte formaten zijn bijvoor
beeld BMP, Excel, Word, HTML, PDF,
Power Point, SGML, TIFF en XML.
Microsoft Word
Dit is een tekstverwerkingsformaat dat
hoewel niet kan worden aangeraden voor
bewaring op langere termijn, de facto wel
de standaard is. Wordt algemeen gehan
teerd in de door Windows geregeerde pc-
wereld.
PowerPoint
Dit formaat is ontwikkeld door Microsoft
voor presentaties.
Excel
Dit formaat is ontwikkeld door Microsoft
voor spread-sheets (rekenprogramma).
TIFF
TIFF staat voor Tagged Information File
Format. Het is een formaat met een hoge
resolutie ofwel mate van fijnheid, gewoon
lijk gebruikt voor het opslaan van afbeel
dingen om deze binnen DTP-toepassingen
te gebruiken. Dit formaat wordt vaak
gebruikt voor gescande bestanden.
Omdat een TIFF-bestand behoorlijk groot
kan worden is het van groot belang dat de
juiste instellingen worden gekozen. De
beschikbare resoluties variëren van 72 dots
per inch tot 1440 dots per inch. Een pro
bleem is dat niet iedereen dezelfde codes
(tags) gebruikt.
Lees verder op pagina 39
37
...ALS HET ECHT OM KWALITEIT GAAT
d Boekverfilming
d Boekscanning
Fotoscanning kleur/zwart-wit
d Negatiefscanning
d Diascanning
d Documentverfilming
d Documentscanning
d Groot formaat verfilming
d Groot formaat scanning
d Microfilmscanning
d Microfichescanning
d Microfilmafdrukken
d Plotten CAD-bestanden op microfilm
d Software voor document management
d Software voor rasterbewerking
Edisonweg 50D, 2952 AD Alblasserdam
Tel.: 078-6931300 Fax:078-6931123 E-mail: gms@groenendijk.net
Website: groenendijk.net
KON. WILHELMINAHAVEN ZZ 19
3134 KG VLAARDINGEN
TELEFOON 0031 [0]10 23 402 91
06 539 468 40
06 514048 48
TELEFAX 0031 [0]10 46 034 37
E- MAILinfo@artconservation.nl
WEBSITE www.artconservation.nl
DIGITALISEREN -f.
CONSERVEREN J
DETACHEREN
RESTAUREREN
Archiefdozen, archiefcassette, overslagdozen,
affichemappen en zegelberging
(ca. 90 formaten in diverse modellen)
Pakpapier/omslagpapier, transparantpapier en
akte-enveloppen
Stofmappen, dossierhechtmappen, L-map en
hangmap
Clickbinding
(t.b.v. dossierhechtmappen en hangmap)
Museumkarton, fotomuseumkarton, four flaps en
blotting paper
.„forodiiFte" «ctivity
Zelfklevende labels in archiefkwaliteit
Portefeuilleband en keperband
Wishab droogreinigingsmateriaal
Ontzuringsvloeistof PTDA
M Verenigde Bedrijven
Groothandel in Boekbinders-, Restauratie- en
Conservatiematerialen en Zelfklevende Folies
Postbus 166 - 1530 AD Wormer
Veerdijk 44 - 1531 MS Wormer Ons uitgebreide leveringsprogramma zuurvrije
Telefoon 075-62110 01 conserverings- en restauratiematerialen sturen wij u
Telefax 075-621 68 11 op aanvraag gaarne toe.
Jansen-Wijsmuller Beuns B.V. is een zustermaatschappij van CEKA Handelsonderneming B.V.
Documentmanagement
Document
EDM
Formaten
MS Office-formaten
Grafische formaten
april 2ooi
archievenblad
