Duurzaamheid van grootboekadministraties:
T
IEEN ONDERZOEKSVERSLAG
u
werk in uitvoering
werk in uitvoering
0
i
y Auyjr.
1/
\*r
i
28
29
Door Arnold den Teuling
Met opzet ontbreekt in de titel van dit artikel het
adjectief 'digitale'. Bij een enquête naar de aanwe
zigheid van grootboekadministraties over de perio
de 1983-1997 in de provincie Drenthe bleek dat er
nog weinig digitale grootboeken bewaard worden,
hoewel de boekhoudmachine die gebruik maakte
van kartonnen steekkaarten met magneetstrips al in
de jaren tachtig is vervangen door de computer.
Niettemin is een groot deel van de conclusies van
dit onderzoek toepasbaar op digitale grootboekad
ministraties en digitale administraties.
De aanleiding voor de enquête was drieledig:
1. Aan de uitvoeringsregeling-in-concept voor
digitale duurzaamheid, conform artikel 12
van het Archiefbesluit 1995, is bekendheid
gegegeven via een inspraakprocedure en een
publiciteitsoffensief. Deze werden verzorgd
door de archiefinspecties in de drie noordelij
ke provincies. De debatten stonden onder lei
ding van Jack de Vries. De inspecties vroegen
zich af of zich naast de getoonde belangstel
ling voor deze problematiek bij gemeenten
ook andere feitelijke situaties voordeden.
2. Per 1 januari 1998 waren bijna alle 34
Drentse gemeenten bij een herindeling
betrokken. Hierdoor werden de digitale
bestanden van meerdere gemeenten door één
nieuw bestand vervangen. Zoals bekend bete
kent dit een riskante situatie voor digitale
archiefbescheiden.
3. Verder werd gevraagd naar de raadpleegbaar
heid per 1 januari 2000, in verband met'de
mogelijke gevolgen van de millenniumwisse
ling.
De reden voor de keuze van een enquête over de
grootboekadministratie was dat bij de gemeen
ten dit systeem, evenals de Geautomatiseerde
Bevolkingsadministratie (GBA), voor blijvende
bewaring in aanmerking komt. Omdat bewaring
van de GBA al is geregeld bij bijzondere wetge
ving, viel deze voor de enquêtering af. De kans
dat de GBA verloren zou zijn gegaan bij de
gemeentelijke herindelingen was niet zo groot.
Andere systemen als postregistratie komen op
den duur voor vernietiging in aanmerking, zodat
ten aanzien hiervan het onderwerp digitale
duurzaamheid niet onderzocht hoeft te worden.
De gemeentelijke respons was bijna honderd
procent, al ontbrak de naam van de gebruikte
programmatuur bij sommige respondenten.
Computergebruik
Sinds 1 januari 1983 gelden nieuwe boek
houd- en rekeningvoorschriften en om die
reden is dat jaar als beginjaar van de onder
zoeksperiode gekozen. Vier gemeenten hadden
met ingang van die datum de aloude boekhoud
machine op zolder gezet, twee volgden in 1984
en zestien in 1985. Een meerderheid (22) van de
gemeenten voerde op 1 januari 1985 op digitale
wijze de grootboekadminstratie uit. In 1990 gin
gen de laatste twee gemeenten overstag. Omdat
de financiële controles nog geruime tijd plaats
vonden aan de hand van cumulatieve uitdraaien
op lijsten (kettingformulieren), zijn deze lijsten
als archiefexemplaar aan te merken, ook indien
een gedeelte van de administratie eveneens digi
taal raadpleegbaar is. Het omgekeerde komt ook
voor: de controles hebben uitsluitend digitaal
plaatsgehad, maar de uiteindelijke uitdraai staat
op lijsten. Men kan zich dan afvragen of het wis
sen van de digitale gegevens in dergelijke geval
len illegale vernietiging was.
Van twee gemeenten waren de aangedragen
gegevens onvolledig door wisselende perso
neelsbezetting. Hierdoor waren de gegevens
minder goed bruikbaar. Voor zover deze admini
straties nog aanwezig of te reconstrueren zijn,
gaat het hier om administraties met het eindre
sultaat op steekkaarten of lijsten.
Enkele gemeenten geven op dat zowel digitaal
als op papier gewerkt werd. Waarschijnlijk bete
kent dit, dat de accountantscontroles geheel of
gedeeltelijk aan de hand van papier en het
opmaken van de jaarrekening digitaal geschied
den. Van de 34 gemeenten hebben er zes hun
grootboekadministraties over een langere perio
de uitsluitend digitaal, dan wel op papier en
digitaal beschikbaar. Met name de laatste één of
twee jaar van de onderzochte periode is er een
opvallende groei in uitsluitend digitale beschik
baarheid. Twaalf gemeenten, dus ruim een derde
deel, heeft vanaf ongeveer 1996 een digitaal
grootboek. Het zijn niet steeds de grootste
gemeenten die voorop lopen. De enige gemeen
te met bijna 100.000 inwoners stelde haar groot
boekadministratie tot en met 1999 uitsluitend
op lijsten beschikbaar.
In twee gevallen zijn de laatste jaren van de
administratie op cd-rom gezet, naast de papie
ren versie. Een van de twee betreffende gemeen
ten gaf hierbij op dat het jaar 1997 slechts
gedeeltelijk raadpleegbaar is. Vanaf de jaren
tachtig is er van de zijde van de inspectie regel
matig op gewezen dat het mogelijk is om naast
of in plaats van de papieren uitdraaien 'compu
ter output on microfilm-fiches' (com-fiches) te
laten maken. Dit om ruimte te besparen en om
ÏÓ.X-
iL
ra l
7L044
M -Of £3,
J /M/y f&toHit-
y'k/l 'V f, <V. C"i JCljZ»
A i y rr\
joxcz/
tVKÓ.ÏL/
CÜ0 2V
0ac t,/
0*02/
020M
I OJ0 zv
ftcz.'
OX.0.1/
#110. V
1 3
hl 60 y/j
1 is; 6/^
s /(r>J/.6o
yP v;
fjJaZrc
b z y cy
i/
H=4
J'
szrc V/
■1>JX
yoJvy-'/y
Y7o_o&yy
;écrVy
3oo.
zy i
day Lé sé
s/yyoél
de dubieuze papier- en drukkwaliteit te onder
vangen. Geen enkele gemeente heeft hieraan
gevolg gegeven.
Volledigheid
De eerste vraag van de enquête betrof de
aard van de grootboekgegevens. Grootboeken
die uitsluitend cijfermatige, gecodeerde en niet
op concrete inkomsten en uitgaven herleidbare
gegevens bevatten, zijn volgens de 'Vernie-
tigingslijst archiefbescheiden gemeentelijke en
intergemeentelijke organen van na 1850' vernie
tigbaar. Alle gemeenten gaven op dat hun groot
boeken niet onder deze categorie vielen. Dat
betekent, dat er 34 x 15 510 grootboeken in
Drenthe zouden moeten zijn, over de periode
1983-1997. De opgaven van de gemeenten zijn
niet door de inspectie gecontroleerd. Van vijf
tien grootboeken is onbekend of ze nog aanwe
zig zijn. Daarnaast zijn zeven grootboeken ille
gaal vernietigd: twee die op papier beschikbaar
waren en vijf die uitsluitend in digitale vorm
aanwezig waren. Vier van de digitale grootboe
ken zijn in één gemeente verloren gegaan. Dit
als gevolg van een misverstand tussen twee
ambtenaren, die van elkaar dachten dat de vier
jaar door de ander waren geconverteerd. Het
vijfde digitale grootboek is verloren gegaan door
een ondeskundige ambtenaar die vond dat zijn
harde schijf te vol werd. Het betrof grootboeken
over de jaren 1989-1992 respectievelijk 1987. De
twee verloren gegane papieren grootboeken
hadden betrekking op 1991 en 1994.
In totaal zijn 32 grootboeken, ongeveer 12 pro
cent, over de periode tussen 1990 en 1997 uit
sluitend digitaal bewaard. Alle andere groot
boekadministraties staan nog op papieren ket
tingformulieren.
Vijf van de twaalf nieuwe gemeenten hebben
ook gegevens over de meest recente periode ver
schaft. Van die gemeenten werkt er één uitslui
tend digitaal, de overige vier gemeenten werken
met lijsten, waarvan één ook met de cd-rom. Er
is dus reden tot een vervolgonderzoek over de
meest recente periode.
Conclusies
1. Gebrek aan digitale duurzaamheid is tot nu
toe niet aan de techniek maar uitsluitend aan
menselijke vergissingen te wijten. Deze ver
gissingen hebben zich vermoedelijk tenmin
ste evenveel bij papieren als bij digitale
bestanden voorgedaan. Dat betekent natuur
lijk niet dat regels voor digitale duurzaam
heid overbodig zijn.
2. Pas op voor de cd-rom als alternatieve drager.
(Dit onderzoek biedt te weinig materiaal om
deze stelling te ondersteunen.) Het medium
moet geconverteerd worden zodra er nieuwe
programmatuur op de computer wordt gezet:
de gegevens zijn in algemeen gangbare codes
ingevoerd, maar het systeem waarin ze wor
den geraadpleegd, herkent niet de gehele
inhoud als gegevensbestanden. Zo werkte de
cd-rom van het Nederlands Archievenblad uit
1996 in Drenthe wel onder Windows 3.1,
maar slechts gedeeltelijk onder Windows 95.
In de toekomst komt daar nog het probleem
bij van de veroudering van afspeelapparatuur.
Eenzelfde ervaring heb ik met eenvoudige
toepassingen als computerspelletjes voor kin
deren. Dit gebrek is niet met eenvoudige
hulpmidddelen te verhelpen zoals bij micro
film. Voorlopig verdient de microfilm dan
ook de voorkeur als veiligheidskopie.
Bovendien is deze gemakkelijk te digitalise
ren. Ik verneem graag zowel positieve als
negatieve ervaringen met de duurzame lees
baarheid van de cd-rom.
3. Van millenniumproblemen is niets gebleken.
archievenblad
maart 2001
maart 2001
archievenblad
