V
4
de praktijk
de praktijk
Uitgangspunt is de bezoeker zoals we
die zojuist beschreven hebben. Niet het
archief, de archiefvormer of de structuur
van het archief staan centraal. Deze zijn
van belang voor het begrip en de inter
pretatie van het stuk, iets wat we graag
overlaten aan de onderzoeker. Met deze
contextuele gegevens kan hij zijn werk
doen, maar we kunnen niet van hem ver
wachten dat hij deze gegevens ook han
teert om zijn stukken te vinden. Zover
kunnen de meeste onderzoekers niet
doordringen in de institutionele geschie
denis. Dit is bij uitstek het domein van
de archivaris. Hij moet zijn kennis
gebruiken om de onderzoeker zo snel en
zo dicht mogelijk bij zijn stukken te
brengen. Dit betekent dat een vraag van
een onderzoeker meteen moet uitmon
den in voor hem mogelijk relevante
archiefstukken, niet in een aantal archie
ven of archiefvormers. Om deze hoge
kwaliteit te kunnen bereiken, moet de
archivaris zijn kennis in het tussenlig
gende zoekpad stoppen. Deze benadering
vanuit het individuele archiefstuk staat
haaks op de zoekmethode waarin van
bovenaf, vanuit de archiefvormers,
gezocht wordt. Het oude trechtergewijze
zoeken vinden we minder geschikt voor
hedendaagse digitale onderzoekers. We
willen het vervangen door een platte,
kokervormige zoekwijze. Dit heeft tot
gevolg dat veel archivistische kennis aan
dit apparaat gehangen moet worden.
Om deze benaderingswijze gestalte
te kunnen geven, gebruiken we een zeer
plat stramien. Dit bestaat uit vier elemen
ten:
toegangnummer met de naam van het
archiefblok;
de naam van de archiefvormer con
text);
het inventarisnummer met de beschrij
ving;
de datering.
Twee traditionele elementen gebruiken
we niet. Allereerst slopen we de onderlig
gende structuur van rubrieken. Ze zijn
(soms) handig voor papieren inventaris
sen, maar digitaal zijn het ondingen.
Bovendien blijken ze bij nader inzien in
veel gevallen weinig meer informatie te
bevatten dan al in de beschrijving voor
komt, of informatie die de gemiddelde
bezoeker niets zegt (algemeen-bijzonder).
Dan hebben we ook nog inventarissen
die een geweldig ingewikkelde indeling
bevatten, interessant voor collega's,
recensenten of examinatoren, maar de
meeste onderzoekers zijn er niet gelukkig
mee. Wanneer we van de rubrieken ook
nog die afscheiden die in feite als archief
vormer zijn aan te merken, houden we
slechts enkele rubrieken over die wezen
lijke informatie verschaffen. Die infor
matie is met weinig creativiteit onder te
brengen in de beschrijvingen zelf.
Twee echte problemen bleken nog op te
doemen. De onhandelbaarheid van de
algemene series in de papieren inventaris
is in de digitale even groot. Traditioneel
is de oplossing: geef informatie over de
archiefvormer, dan weet de onderzoeker
wat hij kan verwachten in de algemene
series. Wij denken dat digitaal deze infor
matie via trefwoorden, ontleend aan een
thesaurus, veel directer werkt. Deze tref
woorden worden dan niet aan de archief
vormer gehangen, maar aan iedere be
schrijving in de traditionele serie 'alge
meen'. Vervolgens kunnen aan de be
schrijvingen onder 'bijzonder' een of
meer van deze trefwoorden gekoppeld
worden. De thesaurus van het Instituut
voor Nederlandse geschiedenis, die ge
bruikt wordt voor het Repertorium, dekt,
naar wij verwachten, onze behoeften in
dit opzicht heel redelijk.
Het tweede element dat we overboord
gezet hebben is de verzamelbeschrijving
of wat nog erger is: verzamelbeschrijvin-
gen binnen verzamelbeschrijvingen. Digi
taal is hun nut niet aanwijsbaar. Om tot
een platte database te komen, geven ver
zamelbeschrijvingen alleen maar een
extra verdieping, die een meer ingewikkel
de structuur vereist.
Aan de beschrijvingen moeten dus
enkele zaken aangepast worden. Aller
eerst moet de informatie die aan de
rubrieken en de verzamelbeschrijvingen
hangt aan de afzonderlijke beschrijvin
gen gekoppeld worden. Dit kan deels
door een N.B. toe te voegen aan de
beschrijving of de inhoud zodanig aan te
passen dat de gegevens van de rubriek
(voor zover die zinvol is) eraan toege
voegd worden. Dit vereist naast creativi
teit de nodige archivistische en institu
tionele kennis.
Verder is het een goede gelegenheid ver
ouderde en voor de hedendaagse onder
zoeker weinig bekende begrippen te ver
vangen door modernere. Vooral voor de
oudere inventarissen is dit geen overbodi
ge luxe. Bovendien moet de inventarisa-
tor kritisch kijken naar de digitale raad
pleegbaarheid van een beschrijving.
Volstond het op papier aan te geven dat
een inventarisnummer bijvoorbeeld
bepaalde gegevens over gemeenten met
de beginletters A tot en met D bevat, nu
zullen de namen van deze gemeenten
voluit weergegeven moeten worden om
ze uit de database te kunnen vissen. De
onderzoeker weet dan ook meteen exact
welke gemeenten wel en niet voorkomen.
Ook kunnen beschrijvingen strakker
opgezet worden, door tekstdelen die
geen of nauwelijks relevante informatie
bevatten, eruit te halen. Wanneer in een
boom op een verantwoorde wijze
gesnoeid wordt, komt dit de groei en de
vruchtzetting alleen maar ten goede.
Niet op de laatste plaats komt de verwij
zing naar de eigentijdse toegangen. Vaak
verwijst de ene serie naar de andere.
Omdat nu per individuele beschrijving
verwezen wordt, ziet de onderzoeker
exact welk inventarisnummer geraad
pleegd moet worden als eigentijdse toe
gang. Ook hier komt de archivaris de
onderzoeker in hoge mate tegemoet en
wordt de kwaliteit van de toegangen
sterk verhoogd.
Als datering nemen we in de database
een exact begin- en eindjaar op. In de
beschrijving zelf echter blijft de oor
spronkelijke datering uit de beschrijving
gehandhaafd. Dit betekent voor de archivaris
dat hij de niet-exact gedateerde stukken van een
vast begin- en eindjaar moet voorzien. De archi
varis moet daarvoor een grondige kennis heb
ben van het archief waarin deze beschrijving
voorkomt. Daarnaast rijst de vraag hoe afschrif
ten gedateerd moeten worden. Een afschrift uit
de achttiende eeuw van een stuk dat in origineel
uit 1450 stamt, zal in de meeste gevallen belang
rijker zijn voor onderzoekers die in 1450 geïnte
resseerd zijn dan voor onderzoekers die de acht
tiende eeuw tot onderwerp hebben. De datering
1450 geldt alleen voor het zoeken: in de
beschrijving blijft staan dat het om een afschrift
uit de achttiende eeuw gaat.
Het zal intussen wel duidelijk zijn dat een
dergelijke verhoging van de kwaliteit van de
inventarissen alleen bereikt kan worden door te
kiezen voor een flinke investering in tijd door
gekwalificeerd personeel. Het domweg laten
invoeren van massa's tekst uit papieren inventa
rissen zal niet tot kwaliteitsverhoging kunnen
leiden. In veel gevallen zal een dienst keuzes
moeten maken, waarbij de belangrijkste of
meest geraadpleegde inventarissen voorrang
krijgen, het kan zelfs dat het daarbij blijft. Veel
voorbereidend werk door archivarissen moet
voorafgaan aan de invoer. Op dit moment is
deze kennis in de meeste archieven nog voor
handen. Door nu te investeren in het vastleggen
van deze kennis, kan voorkomen worden dat
vroegere investeringen in personeel waardeloos
worden. Daarnaast staat of valt een moderne,
kwalitatief hoogstaande dienstverlening met
een modern en excellent toegangenapparaat:
zonder goede back office geen front office.
Via het eenvoudige zoekprogramma, dat we
DIANA (Digitaal Apparaat Noord-Brabantse
Archieven) hebben gedoopt, is het mogelijk de
beschrijving van een bekend inventarisnummer
in een archief te vinden. Verder kan een zoekop
dracht beperkt worden tot een enkel archief.
Verreweg het meest gebruikt wordt de optie om
door de beschrijvingen van alle archieven heen
te zoeken, met inbegrip van de archiefvormer.
Een goed gebruik van de periode waarin gezocht
wordt, beperkt al te omvangrijke resultaten. De
zoekactie resulteert in een lijst met vermelding
van het archief, de archiefvormer en de beschrij
ving. Met het toegangsnummer en het inventa
risnummer kan in ABS-Archeion het stuk wor
den opgevraagd. Indien gewenst kan de lijst
worden ge
print. Alle
maal erg een
voudig en
niet specta
culair. Maar
je moet er
gens begin
nen. Wie
zoekt op ter
men die in
de beschrijving voorkomen, moet de nodige cre
ativiteit gebruiken bij de zoekvraag.
Naast de klassieke beschrijvingen beschik
ken we over een aantal nadere toegangen. Deze
zijn voor een groot deel toegesneden op de
inhoud van de stukken. Ze zijn dus veelvormig
en moeilijk in een enkele database te vangen. De
regesten zijn daarop een uitzondering. Deze zijn
te uniformeren en daarmee van een enkel zoek
programma te voorzien. Dergelijke nadere toe
gangen laten we vooralsnog los van de inventa
rissen raadplegen.
Voorlopig hebben we nog werk genoeg.
Vooreerst het aanbrengen van trefwoorden op
onderwerp en geografische eenheid, zodat we de
algemene series beter bij het zoekproces kunnen
betrekken. Vervolgens meer contextgegevens dan
de naam van de archiefvormer en het archiefblok.
Graag willen we de gegevens uit het archieven
overzicht en de meest wezenlijke gegevens uit de
inleidingen van de inventarissen kunnen weerge
ven. De gegevens hebben we grotendeels in han
den. We willen ze aan de database van de
beschrijvingen koppelen. Daarnaast willen we
ook het zoekprogramma nog verbeteren.
Natuurlijk staat bij dit alles het belang van de
onderzoeker voorop. Hij kan zelf in belangrijke
mate bijdragen aan de verbetering van het sys
teem door verbeteringen en aanvullingen aan te
dragen. In een dergelijk digitaal systeem zijn
wijzigingen eenvoudig aan te brengen. Het
onderhoud van dit systeem is vele malen groter
dan de inventarissen op papier. En ten slotte: op
termijn zullen de inventarissen op papier ver
dwijnen. De enige manier waarop dit bereikt kan
worden, is een digitaal toegangenapparaat dat
sneller, beter en gemakkelijker werkt dan de
papieren inventarissen, dat goed te onderhou
den is en daardoor ook onderhouden wordt.
Op termijn zullen de
inventarissen op papier
verdwijnen.
21
lour een toegang tonder drempel: met Diana op jatht
Door Jan Sanders*
De overgrote meerderheid van de bezoekers
van onze studiezalen, zowel amateurs als
professionals, kan niet of uiterst slecht met
onze traditionele toegangen overweg,
ondanks aanwijzingen, richtlijnen en cursus
sen. Als we onze toegangen niet aanpassen
aan de eisen van de huidige onderzoeker,
zal het akelig stil worden in de archieven.
Het Rijksarchief in Noord-Brabant probeert
met een moderne verwerking van traditio
nele toegangen de onderzoeker tegemoet te
komen.
Wat gebruiken we en wat niet?
Aanpassingen aan beschrijvingen
Investering
Zoekprogramma
Digitaliseren van nadere toegangen
Toekomst: inventarissen op papier verdwijnen
jan Sanders is hoofd afd. Inventarisatie RA Noord-Brabant.
De godin Diana als jaagster, ca. 1550,
olieverf op linnen; Louvremuseum, Parijs.
20
archievenblad
maart 2001
maart 2001
archievenblad
