1
Gratis archiveringshulpje
lea cc
Onze hulp gaat verder.
Magista
past overa
ïttKSKÜit
a
een vak apart
i INFORMATIEBON
Archiefinrichting,
Wat u ook zoekt, hoe uw archief er ook uit ziet.
Onze adviseurs komen graag eens bij u langs om u een
passende oplossing voor uw archief te presenteren! Laat j Bedrijf.
u informeren over de maatwerkoplossingen van Magista! Naam:
(SS
de praktijk
29
Magista levert al
50 jaar verrijdbare
en stationaire
archiefstellingen,
etagestellingen,
verschillende
oplossingen voor
het bergen van
kaarten, prenten,
charters atlassen
en portefeuilles
etc.
Dankzij Magista
eigen ontwerp
en productie
afdelingen is
maatwerk gee
probleem', he
archief wordt
uw wensen
afgestemd en
andersom
Archieven worden vaak tientallen
jaren gebruikt. Bij de inrichting va
enn,euw archief moet hier tefdVe
Wein en laag is, de adviseurs van
Magista vinden er een passende
oplossing voor.
flWGON
A subsidiary of Wagon pic
r V Oosteinde 6
T3Uffl50 5025500
E.mJragSmagista.nf
i
1 Functie:
Ja, ik wil graag kennismaken met de oplossingen van Magista!
O Bel mij voor een vrijblijvende afspraak
O Stuur mij meer informatie over:
O Archiefinrichtingen
O Kantoorinrichtingen
O Bibliotheekinrichtingen
O Museumdepotinrichtingen
Adres:
Postcode:
Plaats:
Telefoon
Stuur of fax deze bon naar: Magista B.V.,
Postbus 1 NL-9300 AA Roden, fax: ++31 050 - 5025505
Magista B.V. Oosteinde 6, Postbus 1, NL-9300 AA Roden Tel. ++31 50-5025500, Fax ++31 50-5025505 www.magista.nl, e-mail: magista@magista.nl
Gegevens
ABS-
Archeion
(ORACLE)
Gegevens
Overzicht
(MS
Access)
Gegevens
beeld
materiaal
(AdLib)
Export
Atlant
ABS-Archeion
Zoekmachine
op GAA-site
Overzicht op
papier
Beheerapplicatie
Overzicht
Figuur 3: Huidige informatie-architectuur
t.b.v. gegevens op macroniveau.
functie door het rubriekenapparaat. Daarnaast
bestaat een functie om gericht te zoeken. Er zijn
zoekmogelijkheden op naam, trefwoord, vrije
tekst, toegangsnummer en objectsoort. De resul-
taatschermen tonen eerst de gevonden vormers
en daarna gegevens over de bijbehorende
archiefblokken/collecties. Via de namen van
vormers en trefwoorden kan genavigeerd wor
den. De onderliggende database wordt via
macro's in MSAccess gegenereerd en vervolgens
'onder' de website geïnstalleerd. Naast de dyna
mische pagina's op de website wordt per onder
deel uitleg gegeven over de wijze van gebruik.
De tweede representatie is de klassieke vorm van
een papieren overzicht. Dit overzicht is losbla
dig, zodat het regelmatig ververst kan worden.
Voor de vormgeving van het papieren overzicht
werd gebruik gemaakt van de diensten van een
professionele ontwerper. Naast een korte inlei
ding met leeswijzer is het papieren overzicht
ingedeeld naar het gehanteerde rubriekenappa
raat, gevolgd door het register van namen en het
trefwoordenregister. Het papieren overzicht
wordt vanuit de database gegenereerd en vervol
gens wordt de vormgeving via macro's in
MSWord gerealiseerd. Na conversie in PDF-for-
maat wordt het vermenigvuldigd.
Volgende stap
Het Overzicht van Archieven en Collecties
is één stap in het integraal en eenduidig beschik
baar stellen van ontsluitingsgegevens. Een vol
gende stap betreft het mesoniveau: het digitali
seren van inventarissen en het koppelen van die
ontsluitingsgegevens aan die van het Overzicht.
De enorme aantallen op mesoniveau (350.000)
vereisen een grote conversieslag, waarna de
gegevens daar waar nodig dienen te worden aan
gevuld met zoekingangen. Dit project is gestart
met de digitalisering van de inventarissen in
september 2000 en zal minimaal tot eind 2001
duren. Binnenkort wordt begonnen met de
voorbereidingen voor de bouw van de bijbeho
rende zoekmachine op internet. Ook dit project
is mede mogelijk dankzij een belangrijke subsi
die van de Mondriaan Stichting. Misschien meer
hierover in een volgend Archievenblad.
Frans Smit is sectiehoofd Ontsluiting, afdeling Archief- en
Collectiebeheer van het Gemeentarchief Amsterdam.
Onder het begrip metagege
ven wordt hier verstaan: alle
gegevens die vastgelegd en
onderhouden worden door
GAA om beheer, ontsluiting
en beschikbaarstelling van
de primaire gegevens (de
informatie in de archieven
en collecties) te ondersteu
nen.
[2] Het begrip vormer omvat
zowel de vormer van een
archief, als de samensteller
van een collectie.
[3] Zie http: www.gemeente-
archief.amsterdam.nl/archi
eve nen_collecties/over
zicht/
februari 2001
archievenblad
