DAG VAN HET DOCUMENT biedt aanbevelingen om te overdenken Jhe enterprise \E playground V NEEM VOORAL EEN I N F 0 R M ATI E TE C H N IC U S IN DIENST dag van het document dag van het document Uit de tevoren ontvangen informatie bleek dat er, naast de nodige sprekers, met name bedrijven gespeciali seerd in de automatisering, acte de pre sence zouden geven. Een ronde langs de ruim twintig stands op de beurs leverde een diversiteit aan informatie op. De specialismen van het merendeel van de bedrijven liggen in de digitalisering van bibliotheek en documentatie. Hieronder vallen het bou wen, onderhouden en archiveren van digitale dossiers, thesaurussen, (web)sites en emails, postregistratie en het digitaal uitwisselen en koppelen van informatie. Hiervoor is speciale kennis nodig die de bedrijven uiteraard aanbieden door de verkoop en levering van hun product, detachering en het organiseren van cur sussen van en door hun medewerkers bij de klant. De 350 bezoekers, al dan niet informatiespecialist, kwamen op 11 ok tober ogen en oren tekort bij het zien en horen van zoveel nieuws. Maar was er wat nieuws onder de zon voor mensen werkzaam in het archiefwezen? Ja en nee. Ja, in de zin van toepassingen voor de informatiebeveiliging van de email op tal van niveaus, beginnende bij de applicatie, het netwerk en eindigend bij het waarborgen van de authenticiteit van berichten en beelden. Ja, ook op het gebied van de 'flow' van digitale docu menten binnen het administratieve apparaat van een organisatie. Ja verder, op het gebied van conversiemogelijkhe den. Nee, wat betreft de uiteindelijke digitale archivering van te bewaren gegevens. Op de vraag hoe ervoor te zorgen dat authentieke en dus oorspronkelijke gege vens met de nodige bijlagen, uiteindelijk digitaal gearchiveerd worden, kon men geen pasklaar antwoord geven. Dit gold ook voor de noodzakelijke digitale selec tie tussen te bewaren en op termijn te vernietigen 'informatie'. Idealiter wil de archivaris, de 'digitale archiefbeheerder', immers uitsluitend te maken hebben met geordende en toegankelijke te bewaren gegevens. De meeste standhouders antwoordden op deze voorgelegde problemen dat voor alles 'maatwerk' te bedenken is. Met andere woorden, afhankelijk van de organisatie kunnen bedrijven een paskla re oplossing voor bovenstaande proble matiek uitknobbelen. Voor het archiefwezen zal het intussen wel duidelijk zijn dat het in dienst heb ben van een of meerdere informatietech nici geen overbodige luxe is. Het op de hoogte zijn en verwerken van de nieuw ste informatietechnologie brengt vakspe cialisme met zich mee. Een laatste nee werd verkocht op de vraag of men een inventarisatieprogram ma had ontwikkeld voor het beschrijven van archiefstukken en het maken van pasklare inventarissen. Verbazingwek kend is dat wel, gezien het feit dat er in archievenland al geruime tijd behoorlijk wat vraag is naar een dergelijk program ma. De Centrale Archiefselectiedienst (CAS) ontwikkelde voor deze doeleinden in de jaren tachtig van de vorige eeuw het programma MAIS dat echter niet mil- lenniumproef was. Bovendien was het technisch gesproken zo verouderd dat elke nieuwe uitvinding welkom was geweest. Je zou denken een gat in de markt voor IT-bedrijven, maar tot nu toe houdt zich in ons land maar een enkel bedrijf bezig met de ontwikkeling van een MAIS-vervanger. Uit het programma van lezingen kozen we er enkele uit met een onder werp dat ons de moeite waard leek. Mevrouw mr. E.J.C. Giavarra, partner van Coopers WG gevestigd in Amsterdam en Londen, wees op het noodzakelijk te regelen onderscheid tussen het licentie- recht voor digitale bestanden en het auteursrecht. In tegenstelling tot auteurs rechten vallen licenties onder het con tractenrecht. Onder dit laatste zouden digitale bestanden aangeleverd moeten worden, aldus de spreekster, omdat je in een contract meer kunt regelen en con troleren. Toegang tot digitale informatie is te koop voor een bepaalde tijd en tegen een overeengekomen prijs. Haar aanbe velingen nopen de archivaris tot naden ken. Moet de archiefwereld haar online gegevens ook licenseren en kosten in rekening brengen voor het raadplegen van haar sites? De volgende spreker, drs. G. Voer man van het Documentatiecentrum Ne derlandse Politieke Partijen van de Rijks universiteit van Groningen, vertelde over de archivering van websites. Zijn insti tuut archiveert de websites van de Nederlandse politieke partijen. Groen Links en de Partij van de Arbeid begon nen in 1994 vlak voor de verkiezingen, met een website. De overige partijen, behalve de Staatkundig Gereformeerde Partij, volgden in 1998. De eerste sites zijn al een paar keer gerestyled. en verlo ren gegaan voor de historie. Om die reden wees de spreker op de noodzaak van het downloaden en archiveren van de sites ten behoeve van onderzoek. Bij het archiveren moet je erop letten dat ook mutaties na het downloaden meeko men. Aan de technische archiveringspro- cedure wordt nog gesleuteld. De wijze van opslag is bij digitale bestanden een probleem. Migratiestrategieën zijn snel verouderd door de snelle verandering van soft- en hardwaresystemen. De ont sluiting van de sites zal gebeuren via een landelijk catalogussysteem, vergelijkbaar met het in de bibliotheken gebruikte PICA. Voerman noemde nog een aandachts punt, het auteursrecht en de privacyge voeligheid van de sites. De partijen wil len het auteursrecht wel regelen maar de rechten van bijvoorbeeld foto's liggen soms bij anderen. Beeldmateriaal mag meestal maar voor een paar jaar worden gebruikt door derden. Ook hyperlinks zorgen voor auteursrechtelijke obstakels maar die kunnen inactief worden gemaakt. Het andere aspect, de privacy bescherming, komt om de hoek kijken bij het digitaal uiten van meningen door partijleden op een besloten deel van de website. Hoe bescherm je iemands mening bij het uiteindelijke archiveren van de partijsite? Voerman gaf verder wat informatie over de stand van zaken rond het collectione ren en archiveren van sites in andere lan den. Kijk daarvoor tevens in het Archievenblad van september 2000 waar in Jenneke Quast een artikel schreef over het internetarchief van het IISG. Nog een spreker, M.L.M.Beckers van Kluwer Academie Publishers, wees op de noodzaak tot identificatie van digitale N \A/rtl-* Je n't o r~fu1 ^imimn roLr - W A r 'i/y IntraNeU informatie. Voor het vinden en bescher men van specifieke producten is een zogenaamde Digital Object Identifier (DOI) een absolute noodzaak. DOI regis treert de naam van de digitale informa tie, de metadata en de entiteit. Reference linking gebeurt via een cross-reference applicatie. Zo kan men bijvoorbeeld arti kelen met verwante onderwerpen online beschikbaar stellen, waarbij men wel eigenaar blijft van de beschikbaar gestel de informatie. De eerste dag werd afgesloten met een slotforum. Deelnemers hieraan waren Peter Doorn, hoofd IT van het NIWI, Jonathan Clark van Elsevier, Hans Roes, bibliothecaris bij de Katholieke Univer siteit Brabant, Richard Hermans, direc teur DIVA Koepel en archivaris en André Plat, van Hermes Advies en Manage ment. Onder leiding van Van Doorn werden stellingen geponeerd die echter niet leid den tot een fel debat en opmerkelijke uitspraken. In grote lijnen konden de forumleden zich vinden in de stelling dat er geen sprake kon zijn van één type informatiespecialist. Het verstrekken van informatie is sterk afhankelijk van de organisatie waarin je werkt en de infor matiebehoefte van die organisatie. Als specialist beperk je je tot die behoefte. Volgens het forum zou er meer samen werking moeten komen tussen de archi varis, de documentalist, de bibliothecaris en de IT 'r. Hermans stelde voor om het Cultureel Erfgoed in zijn totaliteit door bibliotheken, archieven en musea online aan te bieden. Een andere stelling luidde dat er veel spe cialisme is vereist voor de digitale infor matievoorziening. Van Doorn meende dat de informatievakken inhoudelijk interessanter zijn geworden; informatie uitdragen aan de klant is een vakgebied. Een bezoeker vond dat de informatiespe cialist kwalitatief niet van vak is veran derd maar de techniek wel en het eindre sultaat blijft hetzelfde. Volgens Clark biedt de technologie veel mogelijkheden en verrijkt het iemands kennisgebied. Roes wees erop dat bibliotheken geen fondscatalogi meer ontsluiten. Uitgevers bestanden worden gekocht alhoewel daar bestanden op staan die zelden of nooit geraadpleegd worden. Een biblio theek heeft dus geen ontsluitingsspecia list meer nodig. Van Doorn vroeg zich bezorgd af het onderwijs de snelle infor matie- ontwikkelingen wel kan bijhou den. Vakspecialisten blijven nodig, maar het onderwijs loopt altijd achter. Terugblikkend kan ik zeggen dat er op deze dag voor het archiefwezen een aan tal interessante mededelingen werd gedaan over het licentierecht en de pro blemen rond het archiveren van websi tes. En willen we onze bescheiden digi taal ontsluiten, beschikbaar stellen, selec teren en archiveren, dan zullen we nauw samen moeten werken met informatie technici. 14 15 Door Patricia Böschen Het was alweer de negende 'Dag van het Document' op 11 en 12 oktober jl. Ditmaal met als thema 'aandacht voor theo rie en praktijk van de informatiespecialist'. We besloten om de eerste dag, de congres- en beursdag, in De Reehorst in Ede present te zijn. De aan onszelf opgelegde opdracht was uit te vinden wat enige sprekers en bedrijven het archiefwezen te bieden hebben. Ogen en oren tekort Geen pasklare oplossingen Inventarisatieprogramma Auteursrecht of licenties? Archiveren websites Identificatie digitale informatie www.intranetsolutions.co IOII I, I Xpediö Web Content Management isw v Geen fel forumdebat archievenblad december 2000 december 2000 archievenblad

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archievenblad | 2000 | | pagina 7