Deloitte
gericht op resultaat &Touche
iV
werkweek
Archivaris
met ervaring
van een
Je houdt van een baan met afwisse
ling. De ene dag staat de telefoon rood
gloeiend omdat je collega's constant het
archief willen raadplegen, een andere dag werk je in
alle stilte aan het ordenen van een gecompliceerd
dossier of aan het bijwerken van de classificatie, de vol
gende dag ben je bezig op een van de stafafdelingen
om een deelarchief te structureren.
Daarnaast heb je ook plezier in de meer routine
matige archiefwerkzaamheden zoals postbehandeling
en het klasseren en registreren van documenten.
Bovendien spreekt het werken bij een internationale
organisatie je aan, waar een behoorlijk
deel van de documenten Engelstalig is.
Herken je jezelf hierin, ben je in het bezit
van het diploma GO B2 of een diploma dat daaraan
gelijkwaardig is, en beschik je over een ruime werk
ervaring in dit vakgebied?
Pak dan je pen en schrijf voor 22 november een
sollicitatiebrief met cv naar Deloitte Touche, t.a.v.
Willem Westerhoff, Postbus 2031, 3000 CA Rotterdam.
E-mailen kan ook: wwesterhoff@deloitte.nl. Of bel
voor meer informatie 010 - 272 12 23.
ACCOUNTANTS BELASTINGADVISEURS CONSULTANTS
Meer dan 90 vestigingen in Nederland. Internet: www.deloitte.nl
het dagboek van
Dag 1
Vorige week mijn diploma Archivistiek
(oude stijl) gehaald en dus wekenlang vrij
wel geheel afwezig geweest in verband met
de voorbereiding voor het tweede deelexa-
men. Ik praat bij met mijn beleidsmede
werkers en teamchef. Hilariteit om een
aanvraag in het kader van de WOB: een
Deventer burger vraagt met betrekking tot
een recent gebouwde woonwijk alle stuk
ken van de laatste 15 jaar op. Het gaat om
duizenden documenten, waarvan een
flink gedeelte nog in werkarchieven zit, die
dus gescreend zouden moeten worden.
Aan de afdeling Voorlichting gevraagd om
een werkbare oplossing te vinden. Bij
praten met mijn leidinggevende. Voor de
periode 2000-2002 heb ik in het kader van
de Zomernota 2000 een miljoeneninveste
ring aangevraagd om een digitaal archief
te kunnen ontwerpen en implementeren.
Het college van B W heeft de aanvraag
door een extern bureau laten bekijken. Het
oordeel is: realistisch en conform landelij
ke ontwikkelingen. In november zijn de
begrotingsbesprekingen. Het hoogtepunt
van de dag: mijn benoeming tot gemeen
tearchivaris is in gang gezet.
Op dag 2 met de projectleider digitale
archivering de stand van zaken doorge
praat. Samen met de gemeenten Breda en
Leiden hebben we Peter Horsman van de
Archiefschool eerder dit jaar een generiek
Plan van Aanpak laten schrijven, oftewel
hoe bij een gemeente tot een (digitale)
herinrichting van de archieffunctie te
komen (te downloaden bij www.archief-
school.nl). De eerste stap is nu het laten
uitvoeren van een vooronderzoek waarin
onder andere de archivistische eisen moe
ten worden uitgewerkt. Het benodigde
geld voor het onderzoek is sinds twee
weken binnen en samen met de Archief-
school gaan we het vooronderzoek speci
fiek voor Deventer opzetten. Telefoontjes
naar Breda en Leiden om voor te leggen of
3) 16 i ta
en hoe men zal participeren, en een tele
foontje naar Peter hoe ons onderzoek past
in het DIVA-project dat in gang gezet is
(het 'Stappenplan').
's Middags naar de projectgroep die een
beleidsplan voor het gemeentelijk intra
net gaat opstellen. Alle nonverbale com
municatie wordt meteen opgemerkt,
omdat het hoofd Voorlichting de project
leider is. Ik praat dus met open armen
mee. Ter afsluiting een vergadering met
mijn collega's van het Facilitaire Bedrijf
(FB). In het project 'vitalisering' moeten al
onze bedrijfsprocessen worden beschre
ven. De klant wil tenslotte weten wat,
wanneer en voor welke prijs hij/zij spullen
krijgt geleverd. Verder zullen aan het
einde van het jaar alle vragen aan
Documentmanagement ook via de afde
ling Klantenservice van het FB moeten
lopen: we gaan een 'front-office' creëren.
Tijdens het doornemen van de post op
dag 3 valt me wederom op hoeveel bij
eenkomsten consultancy-bureau's orga
niseren over workflow, digitalisering,
kennismanagement etc. Aan de prijzen
te zien, rijdt die branche in duurdere
auto's dan mijn archiefmedewerkers.
Aanvaring met een medewerker die mijn
favoriete drank - Belgisch witbier - een
vrouwendrankje noemt! Gelukkig staan
voor december weer de functioneringsge
sprekken op de agenda.
's Middags de afdelingsvergadering, waar
in we discussieren over de problemen
rond de centrale archivering. Jaren gele
den koos Deventer voor een centraal
archief, maar de ambtenaren zitten ver
spreid over zo'n twintig panden. Met als
gevolg dus legio schaduwarchieven, waar
in ook veel originele stukken verzeild
raken. DaarJaLkampen we met een struc-
tureel personeelstekort; zo hebben we het
gehele jaar al geen archiefinspecteur (was
de arbeidsmarkt voor archivarissen ooit zo
goed?). We spreken af dat ik een notitie
schrijf om aan het gemeentelijke manage
mentoverleg te overleggen. Tevens zullen
we een plan opstellen om de complete
organisatie door te lichten: welke docu
menten bevinden zich waar en waarom.
Daarna pakken we de archivering van de
documenten aan volgens prioriteiten. We
gaan een inspectie houden die ons nog
lang zal heugen!
Dag 4 met een brede delegatie op excursie
naar de gemeente Kerkrade. Naast wethou
der en gemeentesecretaris zitten diverse
sectorhoofden, afdelingshoofden, maar
ook leden van de OR, personeelsfunctiona
rissen en een archivist in de bus. In
Kerkrade had men dezelfde problemen die
Deventer nu heeft: een oud stadhuis en
een ambtelijk apparaat dat over talrijke
panden verspreid is. Men heeft daar
vrijwel alle ambtenaren in één pand
ondergebracht en het oude stadhuis
als 'bestuurscentrum' gehandhaafd (zie
voor het programma 'Nieuwe Ruimte':
www.kerkrade.nl). Daarbij zijn flexplekken
gecreëerd: voor elke vier ambtenaren zijn
drie werkplekken voorhanden en elke
ambtenaar mag nog maar 50 cm archief bij
zich hebben. De dag van de maand voor
mij: zowel de Kerkraadse gemeentesecreta
ris als de projectleider benadrukken steeds
weer het belang van een digitaal archief en
dat het een absolute voorwaarde is om met
flexplekken te kunnen werken. Het lijkt
wel afgesproken werk, hetgeen door diver
se Deventenaren ook wordt gesuggereerd.
Mijn favoriete dag van de werkweek is
dag 5: (vrijwel) altijd vrij van afspraken en
dus tijd om stukken en artikelen te lezen.
Vandaag af en toe de voeten op het
bureau om eens te overdenken wat mijn
club de komende vijftien maanden aan
werk moet verzetten. Het jaarplan 2001
zal in november klaar moeten zijn.
De week wordt in de kroeg afgesloten met
een koel Belgisch witbiertje, samen met
enkele collega's. Niemand vindt het een
vrouwendrankje.
Wie steekt graag
zijn neus
in andermans
dossiers?
FRAGMENTEN
Door Daan Hertogs
Van document manager van de gemeente
Deventer naar gemeentearchivaris van diezelf
de gemeente. Daan Hertogs. Van hem geen
dagboek van een aaneengesloten werkweek,
maar fragmenten uit enkele werkweken.
uan a.
V oofoné.
2000
archievenblad
